I Italien innebär bokföring för elektroniska fakturor särskilda krav på hur och när utfärdade och mottagna fakturor ska bokföras samt riktlinjer för hantering och lagring av momsuppgifter. I den här artikeln tittar vi närmare på hur man bokför en elektronisk faktura och belyser samtidigt bokföringsfunktionerna i det förenklade systemet och schablonbeskattningssystemet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Bokföra elektroniska fakturor
  
• Förenklad bokföring av elektroniska fakturor: Förenklat system
  
• Förenklad bokföring av elektroniska fakturor: Schablonbeskattningssystem
  

Bokföra elektroniska fakturor

För att korrekt bokföra elektroniska fakturor för momsregistrerade företag är det viktigt att man förstår gällande regler och tidsfrister samt skillnaden mellan utfärdade och mottagna fakturor. En grundlig förståelse av dessa procedurer säkerställer efterlevnad av skatteregler samt transparent och korrekt bokföring, vilket leder till effektivare ekonomisk förvaltning.

Momsregistrerade företag måste upprätthålla och bokföra uppgifter i:

• Försäljningsregister (för utfärdade fakturor)
  
• Inköpsregister (för mottagna fakturor)
  
• Inkomstregister
  

Dessa är de tre obligatoriska registren för momsuppgifter. Det primära syftet med momsregister är att övervaka företagets ingående och utgående transaktioner för att säkerställa att skyldigheter och krav avseende moms uppfylls.

Dessa register är obligatoriska för företag och frilansare som utför skattepliktiga transaktioner och därför måste betala moms. Skattemyndigheterna utesluter dock de som deltar i schablonbeskattningssystemet.

Försäljningsregister

Företag måste dokumentera utfärdade fakturor (både omedelbara och uppskjutna) senast den 15:e i månaden efter den månad då transaktionen ägde rum. De som är registrerade för momsredovisning varje kvartal kan bokföra sina transaktioner fram till slutet av den månad som följer på det aktuella kvartalet. För en transaktion som ägde rum i maj kan momsbetalaren till exempel slutföra bokföringen av transaktioner fram till sista juli.

Att hålla dessa tidsfrister är viktigt av två skäl: för det första säkerställer momsregister korrekt avräkning av skatter, och för det andra är de viktiga för att beräkna avdrag på månads- eller kvartalsbasis.

Artikel 23 i presidentdekret nr 633/1972 reglerar registret över utfärdade fakturor (eller försäljningsregistret), som innehåller en omfattande förteckning över fakturor som utfärdats (i kronologisk ordning) för försäljning. För att korrekt dokumentera elektroniska fakturor i bokföringen måste varje faktura som utfärdas innehålla följande information:

• Unikt löpnummer
  
• Datum för utfärdande
  
• Kunduppgifter
  
• Skattepliktigt belopp för transaktionen
  
• Moms dividerat med skattesats eller undantagsregel
  

Inköpsregister

Som en del av dokumenteringen av elektroniska fakturor i bokföringen måste företagen registrera passiva fakturor och tullräkningar i inköpsregistret, i enlighet med artikel 25 i presidentdekret nr 633/1972. Ett av huvudsyftena med att upprätthålla ett inköpsregister är att göra det möjligt för skattebetalaren att exakt fastställa hur mycket moms man kan dra av.

Registreringen av passiva fakturor och tullräkningar kan ske antingen före den periodiska momsavräkningen eller före den årliga momsdeklarationen. På så sätt kan den mottagna fakturan vara avdragsgill i den momsavräkningsmånad då företaget bokför den och kommer alltid att ligga inom tidsfristen för att lämna in den årliga deklarationen för det år då kunden tar emot fakturan, med hänvisning till samma år.

Regeln kräver att företag tillhandahåller följande uppgifter för varje registrerad inköpsfaktura:

• Datum för fakturan eller tullräkningen
  
• Företagets handelsnamn
  
• Fullständigt namn på överlåtaren eller leverantören, om det inte är en form av företag eller en juridisk person.
  
• Momspliktigt belopp och momsbelopp, uppdelade enligt den tillämpade momssatsen
  

För fakturor som avser momsbefriade transaktioner ska man ange skälet till momsbefrielsen och, i tillämpliga fall, den lagstadgade referensen i stället för skatten.

Inkomstregister

Ett register över inkomster för bokföring av elektroniska fakturor – som anges i artikel 22 i presidentdekretet – är avsett för detaljhandlare och andra personer som inte är skyldiga att utfärda en faktura utan att kunden begär det. Bokföring av inkomster är ett alternativ till att föra ett fakturaregister, även om det tjänar samma huvudsakliga syfte.

Även om införandet av elektroniska inkomster – som kräver elektronisk lagring och överföring av dagliga inkomstuppgifter – till stor del har eliminerat skyldigheten att föra ett register över inkomster, är det fortfarande en bra idé att registrera dagliga inkomster i ett särskilt register, oavsett om det är elektroniskt eller i en fysisk kassabok. Detta är användbart för att exakt bestämma kredit- och debetmoms samt i händelse av fel i det elektroniska kassaregistret.

Föra och lagra momsregister

Du kan också föra elektroniska momsregister tack vare funktionaliteten i programvara för elektronisk fakturering, som gör det möjligt för användare att automatiskt importera uppgifter om utfärdade och mottagna fakturor. För register som förs elektroniskt är det från och med 2022 inte längre obligatoriskt att skriva ut dem, även om skattemyndigheterna kan kräva att de granskas i händelse av en revision.

Det är viktigt att veta vad elektronisk lagring av momsuppgifter innebär. Det handlar inte bara om arkivering på digitala enheter, utan snarare om en specifik process som måste följa de regler som anges i lagen om digital förvaltning (CAD) och det italienska ekonomi- och finansministeriets dekret av den 17 juni 2014, för att säkerställa att man uppfyller kraven på uppgifternas beständighet, integritet, autenticitet och läsbarhet.

Processen för bevaring avslutas med att den arkiverade filen tidsstämplas inom tre månader efter tidsfristen för inlämning av skattedeklarationen. Denna tidsstämpel kan göras gällande mot tredje part.

Även efter införandet av e-fakturering kan du fortfarande använda fysiska register i analogt format, med löpande sidnumrering. Du måste dock bevara fysiska momsregister i minst 10 år från och med datumet för den sista posten eller tills eventuella taxeringsaktiviteter som du kanske redan har påbörjat har slutförts.

Förenklad bokföring av elektroniska fakturor: Förenklat system

Ett av de viktigaste inslagen i detta skattesystem är användningen av kontantmetoden i stället för periodiseringsmetoden. Enligt kontantmetoden bokför företag endast betalda transaktioner. Som ett resultat av detta behöver fakturor som har utfärdats men inte betalats (t.ex. på grund av att betalningsvillkoren ännu inte har löpt ut) inte bokföras. Därför är det bara företagets faktiska likviditet som avgör dess inkomst.

Redovisningsmässiga fördelar med det förenklade systemet

Det förenklade systemet har redovisningskrav som är mindre strikta. Faktum är att det inte är nödvändigt att förbereda årsbokslut eller fylla i alla redovisningsposter som vanligtvis krävs enligt vedertagen redovisningssed. Till exempel kräver redovisningsregler varken en bokföringsjournal eller en inventarieförteckning.

De obligatoriska registren är:

• Ett personalregister (om företaget har anställda)
  
• Momsregister
  
• Register över inkomster och betalningar
  
• Register över tillgångar (eller avskrivningsbara tillgångar)
  

Dessutom är de som är momsregistrerade enligt det förenklade redovisningssystemet och som endast utfärdar fakturor befriade från skyldigheten att föra momsregister. Detta omfattar personer som bedriver annan verksamhet än de som anges i artikel 22 i presidentdekret nr 633/1972 (t.ex. detaljhandel och liknande verksamhet) och som använder de uppgifter som tillhandahålls av den italienska skattemyndigheten (Agenzia delle Entrate).

Faktureringsprocessen kan bli mer och mer komplicerad i takt med att företaget växer. Vissa verktyg, som den omfattande och skalbara plattformen Stripe Invoicing, kan hjälpa till att automatisera den här processen. Med Invoicing kan du skapa och skicka fakturor för både engångsbetalningar och återkommande betalningar utan att behöva skriva någon kod. Med Invoicing kan du spara tid och få betalningar snabbare, eftersom 87 % av alla utfärdade fakturor betalas inom 24 timmar för Stripe-användare. Genom samarbete med tredjepartspartner kan du dessutom använda Invoicing för elektronisk fakturering.

Förenklad bokföring av elektroniska fakturor: Schablonbeskattningssystem

Schablonbeskattningssystem erbjuder flera fördelar för både skatt och redovisning. När det gäller schablonredovisning med e-fakturor är alla skattebetalare som ansluter sig till detta system följande:

• Momsbefriade: De behöver inte ta ut moms på fakturan eller dra av den skatt som betalats på inköp. De är dessutom befriade från skyldigheterna att avräkna och betala moms samt deklarera den årligen.
  
• Registreringsbefriade: Skattebetalarna är befriade från kraven på att registrera utfärdade fakturor, inkomster och inköp.
  
• Kan utfärda fakturor med obegränsade belopp: Från och med den 1 januari 2025 kan skattebetalare utfärda en förenklad faktura utan någon övre gräns för beloppet. Tidigare var gränsen 400 EUR, vilket fortfarande gäller för skattebetalare som inte har schablonbeskattning.
  

Detta kan medföra fördelar i form av lägre kostnader för företagets revisor, som ställs inför färre formaliteter och därför tar ut lägre avgifter för att sköta redovisningen av elektroniska fakturor enligt schablonsystemet.