Na Itália, a contabilidade de faturas eletrônicas envolve requisitos específicos sobre como e quando registrar faturas emitidas e recebidas, bem como diretrizes para gerenciar e armazenar registros do imposto sobre valor agregado (IVA). Este artigo explica como registrar uma fatura eletrônica na contabilidade, além de destacar as características contábeis do regime simplificado e do regime de alíquota fixa.

Neste artigo:

• Registro de faturas eletrônicas na contabilidade
  
• Contabilidade simplificada de faturas eletrônicas: regime simplificado
  
• Contabilidade simplificada de faturas eletrônicas: regime de alíquota fixa
  

Registro de faturas eletrônicas na contabilidade

Para registrar corretamente as faturas eletrônicas na contabilidade de empresas cadastradas no IVA, é importante entender as regras e prazos aplicáveis, bem como a distinção entre faturas emitidas e recebidas. Um entendimento detalhado desses procedimentos garante a conformidade fiscal, a transparência e a precisão das transações contábeis, levando a uma gestão financeira mais eficaz.

Os titulares de IVA devem manter e realizar:

• Registros de vendas (para faturas emitidas)
  
• Registros de compras (para faturas recebidas)
  
• Registros de recibos
  

Estes três registros são obrigatórios para o IVA. O principal objetivo dos registros de IVA é rastrear as transações de entrada e saída da empresa para garantir a conformidade com as obrigações e requisitos do IVA.

Estes registros são obrigatórios para as empresas e freelancers que realizam transações tributáveis e, portanto, são contribuintes do IVA. No entanto, as autoridades fiscais excluem os participantes no regime de alíquota fixa.

Registros de vendas

As empresas devem registrar as faturas emitidas (imediatas e diferidas) até o 15º dia do mês seguinte ao mês em que a transação ocorreu. Os titulares de IVA com registro trimestral podem registrar as suas transações até o final do mês seguinte ao trimestre em questão. Por exemplo, para uma transação que ocorreu em maio, os titulares de IVA podem concluir o registro até o final de julho.

O cumprimento desses cronogramas é importante por dois motivos: primeiro, os registros de IVA garantem a liquidação precisa dos impostos e, em segundo lugar, são importantes para calcular as deduções a cada mês ou trimestre.

O Artigo 23 do Decreto Presidencial 633/1972 rege o registro de faturas emitidas (ou o registro de vendas), que inclui uma lista abrangente das faturas emitidas (em ordem cronológica) para vendas. Para registrar corretamente as faturas eletrônicas nas contas, cada fatura emitida deve conter os seguintes dados:

• Número sequencial único
  
• Data de emissão
  
• Detalhes do cliente
  
• Valor tributável da transação
  
• IVA dividido por alíquota ou regra de isenção
  

Registros de compra

Como parte do registro de faturas eletrônicas nos registros contábeis, as empresas devem registrar faturas passivas e aduaneiras no registro de compras, conforme regulado pelo artigo 25 do Decreto Presidencial 633/1972. Um dos principais objetivos da manutenção do registro de compras é permitir que o contribuinte determine com precisão a dedução do IVA devido.

O registro de faturas passivas e aduaneiras pode ocorrer antes da liquidação periódica do IVA ou antes da declaração anual de IVA. Dessa forma, a fatura recebida pode ser dedutível no mês de liquidação do IVA em que a empresa a registra e estará sempre dentro do prazo de apresentação da declaração anual do ano em que o cliente recebe a fatura, referente a esse mesmo ano.

A regra exige que as empresas informem os seguintes dados para cada fatura de compra registrada:

• Data da fatura ou fatura aduaneira
  
• Nome comercial da empresa
  
• Nome completo do cedente ou fornecedor, se não for uma corporação, empresa ou entidade
  
• O valor tributável e o valor do imposto, separados de acordo com a alíquota aplicada
  

Para faturas relacionadas a transações isentas de IVA, indique o motivo da isenção de IVA e, se for o caso, indique a referência regulatória em vez do imposto.

Registros de recibos

A manutenção do registro de recibos para a contabilidade das faturas eletrônicas, especificada no Artigo 22 do Decreto Presidencial, destina-se a comerciantes de varejo e outros indivíduos que não são obrigados a emitir faturas, a menos que sejam solicitadas pelos clientes. O registro dos recibos serve como alternativa à manutenção de um registro de faturas, embora os objetivos sejam essencialmente os mesmos.

A introdução do recibo eletrônico (que exige o armazenamento e a transmissão eletrônicos de dados de recibos diários) eliminou em grande parte a obrigação de manter um registro de recibos, mas ainda é uma boa ideia registrar os recibos diários em um registro dedicado, seja eletrônico ou em papel. Isso é útil para determinar com precisão o IVA de crédito e débito, bem como em caso de qualquer falha da caixa registradora eletrônica.

Manter e armazenar registros de IVA

Você também pode manter registros eletrônicos do IVA, graças às funções do software de faturamento eletrônico, que permite aos usuários importar automaticamente dados de faturas emitidas e recebidas. Para esses registros eletrônicos, a partir de 2022, não é mais obrigatório imprimi-los, embora as autoridades fiscais possam exigi-los para revisão em caso de auditoria.

É importante saber o que está envolvido no armazenamento eletrônico de registros de IVA. Não se trata apenas de arquivamento em dispositivos digitais, mas sim de um processo específico que deve seguir as regras estabelecidas no Código de Administração Digital (CAD) e no decreto do Ministério da Economia e Finanças (MEF) de 17 de junho de 2014 para garantir o cumprimento dos requisitos de imutabilidade, integridade, autenticidade e legibilidade.

O processo de preservação termina com a aplicação de um carimbo de data/hora, exequível contra terceiros, no arquivo preservado e dentro do prazo de três meses a contar do prazo de apresentação da declaração de impostos.

Mesmo após a introdução da fatura eletrônica, ainda é possível utilizar registros em papel em formato analógico, com páginas numeradas consecutivamente. No entanto, você deve manter registros de IVA em papel por um período mínimo de 10 anos a partir da data da última entrada ou até a conclusão de qualquer atividade de liquidação de imposto que você já possa ter iniciado.

Contabilidade simplificada de faturas eletrônicas: regime simplificado

Uma das principais características desse regime tributário é o uso de regime de caixa em vez de regime de competência. No regime de caixa, as empresas só registram transações pagas. Por isso, não é preciso registrar nada que tenha sido emitido, mas não cobrado (por exemplo, porque os prazos de pagamento ainda não passaram). Portanto, somente a liquidez real da empresa determina a receita.

Benefícios contábeis do regime simplificado

No regime simplificado, os requisitos contábeis são menos rigorosos. Na verdade, não é necessário preparar demonstrativos financeiros anuais finais ou concluir todos os registros contábeis normalmente exigidos pelas práticas contábeis padrão. Por exemplo, os regulamentos contábeis não exigem um livro diário nem um livro de inventário.

Os registros obrigatórios são:

• Registro único de emprego (se a empresa tiver funcionários)
  
• Registo de IVA
  
• Registro de recibos e pagamentos
  
• Registro de ativos (ou ativos depreciáveis)
  

Além disso, os titulares de IVA no regime contábil simplificado que apenas emitem faturas estão isentos da obrigação de manter registros de IVA. Isso inclui pessoas físicas envolvidas em atividades diferentes das descritas no Artigo 22 do Decreto Presidencial 633/1972 (como comércio varejista e atividades similares) e que usam os dados fornecidos pela Agência da Receita Italiana (Agenzia delle Entrate).

Gerenciar o faturamento de uma empresa pode ser um trabalho complexo, principalmente quando sua empresa cresce. Algumas ferramentas, como o Stripe Invoicing, uma plataforma abrangente e expansível, podem ajudar a automatizar o processo. Com o Invoicing, você cria e envia faturas para pagamentos avulsos e recorrentes, sem precisar escrever código. Com o Invoicing, você economiza tempo e recebe pagamentos em menos tempo: os usuários da Stripe conseguem cobrar 87% das faturas emitidas em até 24 horas. Além disso, em colaboração com parceiros externos, você também pode usar o Invoicing para faturas eletrônicas.

Contabilidade simplificada de faturas eletrônicas: regime de alíquota fixa

O regime de alíquota fixa oferece vários benefícios fiscais e contábeis. Na verdade, em termos de contabilidade de faturas eletrônicas com alíquota fixa, qualquer contribuinte que opte por esse regime é:

• Isento de IVA: ele não precisa cobrar IVA na fatura ou deduzir o imposto pago nas compras, além de estar isentos da obrigação de liquidar e pagar o imposto e enviar a declaração anual correspondente.
  
• Isento de registros: os contribuintes estão livres da exigência de registrar faturas emitidas, recibos e compras.
  
• Capaz de emitir faturas com valores ilimitados: a partir de 1º de janeiro de 2025, os contribuintes podem emitir uma fatura simplificada sem limite máximo de valor. Anteriormente, o limite era de € 400, que permanece inalterado para contribuintes não sujeitos à alíquota fixa.
  

Consequentemente, estes benefícios levam a custos reduzidos para o contador, que lida com menos formalidades e, portanto, cobra tarifas mais baixas para contabilizar as faturas eletrônicas no regime de alíquota fixa.