La contabilità delle fatture elettroniche in Italia comporta una serie di adempimenti per quanto riguarda le modalità e le tempistiche di registrazione delle fatture emesse e ricevute e le regole per la tenuta e la conservazione dei registri Iva. In questo articolo approfondiremo come registrare una fattura elettronica in contabilità, evidenziando anche le agevolazioni contabili per il regime semplificato e il regime forfettario.

Contenuto dell'articolo

• La registrazione della fattura elettronica in contabilità
  
• Contabilità semplificata delle fatture elettroniche: regime semplificato
  
• Contabilità semplificata delle fatture elettroniche: regime forfettario
  

Registrazione delle fatture elettroniche in contabilità

Per registrare correttamente le fatture elettroniche nella contabilità delle attività registrate ai fini IVA, è importante comprendere le regole e le scadenze applicabili, nonché la distinzione tra fatture emesse e ricevute. Una conoscenza approfondita di queste procedure garantisce la conformità fiscale, la trasparenza e l'accuratezza delle transazioni contabili, portando a una gestione finanziaria più efficace.

I titolari di partita IVA devono conservare e completare:

• Registri di vendita (per fatture emesse)

• Registri di acquisto (per fatture ricevute)

• Registri delle ricevute

Questi registri rappresentano i tre registri IVA obbligatori. Lo scopo principale dei registri IVA è tenere traccia delle transazioni in entrata e in uscita dell'azienda per garantire la conformità agli obblighi e ai requisiti IVA.

Questi registri sono obbligatori per le aziende, le attività e i liberi professionisti che effettuano operazioni imponibili e sono, quindi, contribuenti IVA. Tuttavia, le autorità fiscali escludono coloro che partecipano al regime forfettario.

Registri di vendita

Le aziende devono registrare le fatture emesse (sia immediate che differite) entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui è avvenuta la transazione. I titolari di partita IVA con registrazione trimestrale possono registrare le proprie transazioni entro la fine del mese successivo al trimestre di riferimento. Ad esempio, per una transazione avvenuta nel mese di maggio, i titolari di partita IVA possono completare la registrazione entro la fine di luglio.

Il rispetto di queste tempistiche è importante per due motivi: in primo luogo, i registri IVA garantiscono l'esatta liquidazione delle imposte e, in secondo luogo, sono importanti per calcolare le detrazioni su base mensile o trimestrale.

L'articolo 23 del D.P.R. n.633/1972 disciplina il registro delle fatture emesse (o registro delle vendite), che comprende un elenco completo delle fatture emesse (in ordine cronologico) per le vendite. Per registrare correttamente le fatture elettroniche nella contabilità, ogni fattura emessa deve contenere le seguenti informazioni:

• Numero progressivo univoco

• Data di emissione

• Dati del cliente

• Base imponibile della transazione

• IVA suddivisa per aliquota o regola di esenzione

Registri di acquisto

Nell'ambito della registrazione delle fatture elettroniche nelle scritture contabili, le aziende devono registrare le fatture passive e le bolle doganali nel registro degli acquisti, come disciplinato dall'articolo 25 del D.P.R. n.633/1972. Uno degli scopi principali della tenuta del registro degli acquisti è quello di consentire al contribuente di determinare con precisione la detrazione IVA dovuta.

La registrazione delle fatture passive e delle bolle doganali può avvenire sia prima della liquidazione periodica dell'IVA o, in alternativa, prima della dichiarazione IVA annuale. In questo modo, la fattura ricevuta potrà essere detraibile nel mese di liquidazione IVA in cui l'azienda la registra e sarà sempre entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all'anno in cui il cliente riceve la fattura, riferita a quello stesso anno.

La regola impone alle aziende di fornire i seguenti dati per ogni fattura di acquisto registrata:

• Data della fattura o della bolla doganale

• Nome commerciale dell'attività

• Nome completo del cedente o del fornitore se non si tratta di un'impresa, società o entità

• La base imponibile e l'importo dell'imposta, separati in base all'aliquota applicata

Per le fatture relative a transazioni esenti da IVA, indica il motivo dell'esenzione IVA e, se applicabile, indica il riferimento normativo anziché l'imposta.

Registri delle ricevute

La tenuta del registro delle ricevute per la contabilità elettronica delle fatture, di cui all'articolo 22 del D.P.R., è riservata ai commercianti al dettaglio e ad altri soggetti che non sono tenuti a emettere fattura se non su richiesta del cliente. La registrazione delle ricevute costituisce un'alternativa alla tenuta di un registro delle fatture, anche se gli obiettivi sono essenzialmente gli stessi.

Sebbene l'introduzione della ricevuta elettronica, che richiede l'archiviazione e la trasmissione elettronica dei dati delle ricevute giornaliere, abbia in gran parte eliminato l'obbligo di tenere un registro delle ricevute, è comunque una buona idea registrare le ricevute giornaliere in un registro dedicato, elettronico o cartaceo. Ciò è utile per determinare con precisione l'IVA a credito e a debito, nonché in caso di guasto del registratore di cassa elettronico.

Tenuta e conservazione dei registri IVA

È inoltre possibile gestire i registri IVA in formato elettronico, grazie alla funzionalità del software di fatturazione elettronica, che consente di importare automaticamente i dati delle fatture emesse e ricevute. Per quanto riguarda i registri conservati in formato elettronico, a partire dal 2022 non è più obbligatorio stamparli, sebbene le autorità fiscali possano richiederne la revisione in caso di verifica.

È importante sapere cosa comporta l'archiviazione elettronica dei registri IVA. Non si tratta solo di archiviazione su supporti digitali, ma di un processo specifico che deve rispettare le regole previste dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e dal decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze (MEF) del 17 giugno 2014, garantendo i requisiti di immutabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Il processo di conservazione si conclude con l'apposizione di una marca temporale, opponibile a terzi, sul file archiviato ed entro tre mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione fiscale.

Anche dopo l'introduzione della fatturazione elettronica, è ancora possibile utilizzare i registri cartacei in formato analogico, con le pagine numerate consecutivamente. Tuttavia, è necessario conservare i registri IVA cartacei per un periodo minimo di 10 anni dalla data dell'ultimo inserimento o fino al completamento di eventuali attività di calcolo delle imposte che potresti aver già avviato.

Contabilità semplificata delle fatture elettroniche: regime semplificato

Una delle caratteristiche principali di questo regime fiscale è l'applicazione del criterio di "cassa" al posto di quello di "competenza". Il criterio di cassa prevede che vengano registrate esclusivamente le operazioni che sono già state pagate. Di conseguenza, tutto ciò che è stato emesso, ma non incassato (ad esempio perché i termini di pagamento non sono ancora trascorsi), non deve essere registrato. Il reddito dell'impresa è quindi basato sulla reale liquidità.

Agevolazioni contabili del regime semplificato

Nel regime semplificato gli adempimenti contabili sono alleggeriti. Infatti, non è necessario preparare il bilancio annuale finale né compilare tutti i registri contabili previsti dalla contabilità ordinaria. Ad esempio, non è richiesto il libro giornale né il libro degli inventari.

I registri obbligatori sono:

• il libro unico del lavoro (se l'azienda ha dipendenti);
  
• il registro Iva;
  
• il registro di incassi e pagamenti;
  
• il registro dei cespiti (o beni ammortizzabili).
  

Inoltre, per i titolari di partita Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture, cioè i soggetti che effettuano operazioni diverse da quelle previste dall'art. 22 del DPR n. 633/1972 (commercio al minuto e attività assimilate) e che si avvalgono dei dati che l'Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione, viene meno l'obbligo di tenere i registri Iva.

Gestire il processo di fatturazione per le aziende può diventare complesso, soprattutto man mano che la tua attività cresce. Alcuni strumenti ti aiutano ad automatizzare questo processo come, ad esempio, Stripe Invoicing, una piattaforma di fatturazione globale e scalabile con cui puoi creare e inviare sia le fatture per i pagamenti una tantum che ricorrenti, senza scrivere una sola riga di codice. Con Stripe Invoicing puoi risparmiare tempo e ricevere pagamenti più velocemente (l'87% delle fatture Stripe viene incassato entro 24 ore). E, grazie alla collaborazione con partner terzi, puoi utilizzare Stripe Invoicing anche con la fatturazione elettronica.

Contabilità semplificata delle fatture elettroniche: regime forfettario

Il regime forfettario comporta una serie di agevolazioni non solo fiscali, ma anche contabili. Infatti, per quanto riguarda la contabilità forfettaria della fattura elettronica, il contribuente che aderisce a questo regime:

• è esente dall'Iva, quindi non deve addebitare l'Iva in fattura né detrarre l'imposta assolta sugli acquisti, oltre a essere esonerato dagli obblighi di liquidazione e versamento dell'imposta e di presentazione della relativa dichiarazione annuale;
  
• non è tenuto a registrare le fatture emesse, i corrispettivi e gli acquisti;
  
• dal 1° gennaio 2025 può emettere la fattura semplificata senza limite massimo di importo (in precedenza il limite era di 400 €, che rimane invariato per i contribuenti non forfettari).
  

Questa serie di agevolazioni comporta quindi una riduzione dei costi per il commercialista, che deve far fronte a meno adempimenti e di conseguenza addebita importi minori per gestire la contabilità delle fatture elettroniche per il regime forfettario.