In Italien beinhaltet die Buchhaltung für elektronische Rechnungen besondere Anforderungen an die Art und Weise, wie und wann ausgestellte und empfangene Rechnungen zu erfassen sind, sowie Richtlinien für die Verwaltung und Aufbewahrung von Umsatzsteueraufzeichnungen. In diesem Artikel untersuchen wir, wie eine elektronische Rechnung in der Buchhaltung erfasst wird, und gehen dabei auf die buchhalterischen Merkmale der vereinfachten Regelung und der Pauschalregelung ein.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Erfassung von elektronischen Rechnungen in der Buchhaltung
  
• Vereinfachte Buchhaltung für elektronische Rechnungen: vereinfachte Regelung
  
• Vereinfachte Buchhaltung für elektronische Rechnungen: Pauschalregelung
  

Erfassung von elektronischen Rechnungen in der Buchhaltung

Für die korrekte Erfassung elektronischer Rechnungen in der Buchhaltung für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ist es wichtig, die geltenden Regeln und Fristen sowie den Unterschied zwischen ausgestellten und empfangenen Rechnungen zu verstehen. Ein gründliches Verständnis dieser Verfahren sorgt für Einhaltung der Steuervorschriften sowie für Transparenz und Genauigkeit von Buchhaltungstransaktionen, was wiederum zu einem effektiveren Finanzmanagement führt.

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen Folgendes pflegen und ausfüllen:

• Verkaufsregister (für ausgestellte Rechnungen)
  
• Einkaufsregister (für erhaltene Rechnungen)
  
• Belegregister
  

Bei diesen Registern handelt es sich um die drei obligatorischen Umsatzsteueraufzeichnungen. Der Hauptzweck von Umsatzsteuerregistern besteht darin, die ein- und ausgehenden Transaktionen des Unternehmens zu verfolgen, um die Einhaltung der Umsatzsteuerpflichten und -anforderungen sicherzustellen.

Diese Register sind für Unternehmen und Freiberufler/innen verpflichtend, die steuerpflichtige Transaktionen tätigen und somit umsatzsteuerpflichtig sind. Die Steuerbehörden schließen jedoch diejenigen aus, die an der Pauschalregelung teilnehmen.

Verkaufsregister

Unternehmen müssen ausgestellte Rechnungen (sowohl sofortige als auch aufgeschobene) bis zum 15. des Monats erfassen, der auf den Monat folgt, in dem die Transaktion stattgefunden hat. Umsatzsteuerpflichtige Einheiten, die die Umsatzsteuer vierteljährlich melden, können ihre Transaktionen bis zum Ende des auf das betreffende Quartal folgenden Monats erfassen. Beispiel: Bei einer Transaktion im Mai können die umsatzsteuerpflichtigen Einheiten die Meldung bis Ende Juli abschließen.

Die Einhaltung dieser Fristen ist aus zwei Gründen wichtig: Zum einen gewährleisten die Umsatzsteuerregister die korrekte Abrechnung der Steuern. Zum anderen sind sie wichtig für die Berechnung der Vorsteuerabzüge auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis.

Artikel 23 des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 regelt das Register der ausgestellten Rechnungen (oder das Verkaufsregister), das eine umfassende Liste der für Verkäufe ausgestellten Rechnungen (in chronologischer Reihenfolge) enthält. Um elektronische Rechnungen ordnungsgemäß in der Buchhaltung zu erfassen, muss jede ausgestellte Rechnung die folgenden Informationen enthalten:

• Eindeutige fortlaufende Nummer
  
• Ausstellungsdatum
  
• Kundendetails
  
• Zu besteuernder Betrag der Transaktion
  
• Umsatzsteuer aufgeteilt nach Satz oder Freistellungsregel
  

Einkaufsregister

Bei der Erfassung elektronischer Rechnungen in den Buchhaltungsunterlagen müssen Unternehmen passive Rechnungen und Zollrechnungen in das Einkaufsregister eintragen, wie in Artikel 25 des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 geregelt. Einer der Hauptzwecke der Führung des Einkaufsregisters besteht darin, den Steuerpflichtigen die Möglichkeit zu geben, den geschuldeten Vorsteuerabzug genau zu ermitteln.

Die Registrierung von passiven Rechnungen und Zollrechnungen kann entweder vor der periodischen Umsatzsteuerabrechnung oder alternativ vor der jährlichen Umsatzsteuererklärung erfolgen. Auf diese Weise kann die erhaltene Rechnung in dem Monat der Umsatzsteuerabrechnung, in dem das Unternehmen sie erfasst, abgezogen werden und liegt immer innerhalb der Frist für die Einreichung der Jahreserklärung für das Jahr, in dem die Rechnung erhalten wurde, wobei auf dasselbe Jahr Bezug genommen wird.

Die Regel schreibt vor, dass Unternehmen für jede erfasste Einkaufsrechnung die folgenden Daten angeben müssen:

• Datum der Rechnung oder Zollrechnung
  
• Handelsname des Unternehmens
  
• Vollständiger Name der Verkäufer/innen oder Anbieter/innen, wenn es sich nicht um ein Unternehmen oder eine Einrichtung handelt
  
• Zu besteuernder Betrag und Steuerbetrag, getrennt nach dem angewendeten Steuersatz
  

Geben Sie bei Rechnungen, die sich auf von der Umsatzsteuer ausgenommene Transaktionen beziehen, den Grund für die Umsatzsteuerbefreiung und gegebenenfalls anstelle der Steuer die behördliche Referenz an.

Belegregister

Die Führung des Belegregisters für die elektronische Rechnungsbuchhaltung – gemäß Artikel 22 des Präsidialdekrets – ist für Einzelhändler/innen und andere Personen bestimmt, die nicht verpflichtet sind, eine Rechnung auszustellen, es sei denn, die Kundinnen und Kunden verlangt diese. Die Erfassung von Belegen dient als Alternative zur Führung eines Rechnungsregisters, wobei die Ziele im Wesentlichen die gleichen sind.

Während die Einführung der elektronischen Quittung – die die elektronische Speicherung und Übermittlung der täglichen Belegdaten erfordert – die Verpflichtung, ein Belegregister zu führen, weitgehend beseitigt hat, ist es immer noch eine gute Idee, die täglichen Belege in einem speziellen Register zu erfassen, egal ob elektronisch oder in Papierform. Dies ist nützlich für die genaue Ermittlung der Gut- und Lastschriftumsatzsteuer sowie bei einem Ausfall der elektronischen Registrierkasse.

Umsatzsteuerregister führen und aufbewahren

Dank der Funktionalität von Software für die elektronische Rechnungsstellung, die es Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht, Daten zu ausgestellten und empfangenen Rechnungen automatisch zu importieren, können Sie auch die Umsatzsteuerregister elektronisch aufzeichnen. Für elektronisch geführte Aufzeichnungen ist es ab 2022 nicht mehr obligatorisch, sie auszudrucken, obwohl die Steuerbehörden sie im Falle einer Prüfung verlangen können.

Es ist wichtig zu wissen, was die elektronische Aufbewahrung von Umsatzsteuerunterlagen beinhaltet. Es geht nicht nur um die Archivierung auf digitalen Geräten, sondern um einen spezifischen Prozess, der den Regeln des Codes für digitale Verwaltung (CAD) und des Erlasses des Ministeriums für Wirtschaft und Finanzen (MEF) vom 17. Juni 2014 entsprechen muss, um die Anforderungen an Unveränderlichkeit, Integrität, Authentizität und Lesbarkeit zu erfüllen.

Der Aufbewahrungsprozess endet mit der Anwendung eines Zeitstempels (für Dritte durchsetzbar) auf die archivierte Datei und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Frist für die Abgabe der Steuererklärung.

Auch nach der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung können Sie immer noch Papierregister in analoger Form verwenden, bei denen die Seiten fortlaufend nummeriert sind. Umsatzsteuerregister in Papierform müssen Sie jedoch für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren ab dem Datum des letzten Eintrags oder bis zum Abschluss von bereits eingeleiteten steuerlichen Veranlagungsaktivitäten aufbewahren.

Vereinfachte Buchhaltung von elektronischen Rechnungen: vereinfachte Regelung

Eines der Hauptmerkmale dieser Steuerregelung ist die Verwendung der Kassenbuchführung anstelle der periodengerechten Abgrenzung. Bei der Kassenbuchführung erfassen Unternehmen nur bezahlte Transaktionen. Daher muss alles, was ausgestellt, aber nicht eingezogen wurde (z. B. weil die Zahlungsfrist noch nicht verstrichen ist), nicht aufgezeichnet werden. Dementsprechend bestimmt nur die tatsächliche Liquidität des Unternehmens seine Erträge.

Vorteile der vereinfachten Regelung für die Buchhaltung

Im Rahmen der vereinfachten Regelung sind die Buchhaltungsanforderungen weniger streng. So ist es nicht erforderlich, einen endgültigen Jahresabschluss zu erstellen oder alle Buchhaltungsunterlagen zu vervollständigen, die normalerweise von den Standardbuchhaltungspraktiken gefordert werden. Die Buchhaltungsvorschriften verlangen beispielsweise weder ein Journalbuch noch ein Inventarbuch.

Die obligatorischen Register sind:

• Einheitliches Beschäftigungsregister (wenn das Unternehmen Mitarbeiter/innen hat)
  
• Umsatzsteuerregister
  
• Register von Belegen und Zahlungen
  
• Vermögensregister (oder abschreibungsfähige Vermögenswerte)
  

Darüber hinaus sind Umsatzsteuerpflichtige im Rahmen der vereinfachten Buchführung, die nur Rechnungen ausstellen, von der Verpflichtung befreit, Umsatzsteuerregister zu führen. Dazu gehören Personen, die andere als die in Artikel 22 des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 genannten Tätigkeiten ausüben (z. B. Einzelhandel und ähnliche Tätigkeiten) und die von der italienischen Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) bereitgestellten Daten verwenden.

Die Verwaltung des Rechnungsstellungsprozesses für Unternehmen kann kompliziert werden, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. Einige Tools wie Stripe Invoicing, eine umfassende und skalierbare Plattform, können dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Mit Invoicing können Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden, ohne Code schreiben zu müssen. Mit Invoicing sparen Sie Zeit und erhalten Zahlungen schneller, da Stripe-Nutzer/innen 87 % der ausgestellten Rechnungen innerhalb von 24 Stunden einziehen können. Durch die Zusammenarbeit mit Drittanbietern können Sie Invoicing außerdem auch für die elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Vereinfachte Buchhaltung von elektronischen Rechnungen: Pauschalregelung

Die Pauschalregelung bietet mehrere Vorteile für steuerliche und buchhalterische Zwecke. In Bezug auf die pauschale elektronische Rechnungslegung gilt Folgendes für alle Steuerzahler/innen, die sich dieser Regelung anschließen:

• Sie sind von der Umsatzsteuer befreit: Sie müssen weder die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen noch die auf Einkäufe gezahlte Steuer abziehen und sind zudem von der Verpflichtung zur Abrechnung und Abführung der Steuer sowie zur Abgabe der entsprechenden Jahreserklärung befreit.
  
• Sie sind von der Registrierung befreit: Steuerzahler/innen sind von der Verpflichtung befreit, ausgestellte Rechnungen, Belege und Einkäufe aufzuzeichnen.
  
• Sie können Rechnungen mit unbegrenzten Beträgen ausstellen: Seit dem 1. Januar 2025 können Steuerpflichtige eine vereinfachte Rechnung ohne Obergrenze für den Betrag ausstellen. Bisher lag die Grenze bei 400 €, die für Nicht-Pauschalsteuerzahler/innen unverändert bleibt.
  

Folglich führen diese Vorteile zu geringeren Kosten für die Buchhalter/innen, die weniger Formalitäten erledigen müssen und daher niedrigere Gebühren für die Buchhaltung der elektronischen Rechnungen im Rahmen der Pauschalregelung erheben.