En Italie, la comptabilité des factures électroniques implique des exigences spécifiques sur la manière et le moment d’enregistrer les factures émises et reçues, ainsi que des lignes directrices pour la gestion et le stockage des registres de taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Dans cet article, nous verrons comment enregistrer une facture électronique en comptabilité, tout en mettant en évidence les caractéristiques comptables du régime simplifié et du régime forfaitaire.

Sommaire de cet article

• Enregistrement des factures électroniques en comptabilité
  
• Comptabilité simplifiée des factures électroniques : régime simplifié
  
• Comptabilité simplifiée des factures électroniques : régime forfaitaire
  

Enregistrement des factures électroniques en comptabilité

Pour enregistrer correctement les factures électroniques en comptabilité pour les entreprises immatriculées à la TVA, il est important de comprendre les règles et les délais applicables, ainsi que la distinction entre les factures émises et reçues. Une compréhension approfondie de ces procédures garantit la conformité fiscale ainsi que la transparence et l'exactitude des transactions comptables, ce qui se traduit par une gestion financière plus efficace.

Les assujettis à la TVA doivent maintenir et remplir différents registres :

• Registres des ventes (pour les factures émises)
  
• Registres des achats (pour les factures reçues)
  
• Registres des reçus
  

Ce sont les trois registres de TVA obligatoires. L’objectif principal des registres de TVA est de suivre les transactions entrantes et sortantes de l’entreprise afin de garantir le respect des obligations et exigences en matière de TVA.

Ces registres sont obligatoires pour les entreprises et les indépendants qui effectuent des opérations imposables et qui sont donc assujettis à la TVA. Toutefois, les autorités fiscales excluent ceux qui participent au régime forfaitaire.

Registres des ventes

Les entreprises doivent enregistrer les factures émises (immédiates et différées) au plus tard le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel la transaction a eu lieu. Les assujettis à la TVA ayant une immatriculation trimestrielle peuvent enregistrer leurs opérations avant la fin du mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, pour une opération qui a eu lieu en mai, les assujettis à la TVA peuvent compléter l'enregistrement avant la fin du mois de juillet.

Le respect de ces délais est important pour deux raisons : d'une part, les registres de TVA garantissent le règlement exact des impôts et, d'autre part, ils sont importants pour le calcul des déductions sur une base mensuelle ou trimestrielle.

L'article 23 du décret présidentiel nº 633/1972 régit le registre des factures émises (ou registre des ventes), qui comprend une liste complète des factures émises (par ordre chronologique) pour les ventes. Pour que les factures électroniques soient correctement enregistrées dans la comptabilité, chaque facture émise doit contenir les informations suivantes :

• Numéro séquentiel unique
  
• Date d’émission
  
• Coordonnées du client
  
• Montant imposable de la transaction
  
• TVA divisée par taux ou règle d’exonération
  

Registres des achats

Dans le cadre de l'enregistrement des factures électroniques dans les registres comptables, les entreprises doivent enregistrer les factures passives et les factures douanières dans le registre des achats, conformément à l'article 25 du décret présidentiel nº 633/1972. L’un des principaux objectifs de la tenue du registre des achats est de permettre au contribuable de déterminer avec précision la déduction de TVA due.

L’enregistrement des factures passives et des factures douanières peut avoir lieu soit avant le règlement périodique de la TVA, soit avant la déclaration annuelle de TVA. De cette manière, la facture reçue peut être déduite dans le mois de liquidation de la TVA au cours duquel l'entreprise l'enregistre et sera toujours dans le délai de dépôt de la déclaration annuelle pour l'année au cours de laquelle le client reçoit la facture, en se référant à cette même année.

La règle impose aux entreprises de fournir les données suivantes pour chaque facture d'achat enregistrée :

• Date de la facture (douanière ou non)
  
• Nom commercial de l’entreprise
  
• Nom complet du cédant ou du fournisseur s’il ne s’agit pas d’une entreprise, d’une société ou d’une entité
  
• Base imposable et montant de la taxe, séparés selon le taux appliqué
  

Pour les factures relatives à des transactions exonérées de TVA, indiquez le motif de l’exonération de TVA et, le cas échéant, indiquez la référence réglementaire au lieu de la taxe.

Registres des reçus

La tenue d’un registre des reçus pour la comptabilisation des factures électroniques, prévue à l’article 22 du décret présidentiel, est destinée aux commerçants de détail et aux autres personnes qui ne sont pas tenues d’émettre une facture, sauf demande du client. L’enregistrement des reçus constitue une alternative à la tenue d’un registre des factures, bien que les objectifs soient essentiellement les mêmes.

Bien que l’introduction du reçu électronique, qui nécessite le stockage et la transmission électroniques des données des reçus quotidiens, ait en grande partie éliminé l’obligation de tenir un registre des reçus, il est toujours judicieux d’enregistrer les reçus quotidiens dans un registre dédié, qu’il soit électronique ou papier. Ce registre est utile pour déterminer avec précision la TVA de crédit et de débit, ainsi qu'en cas de défaillance de la caisse enregistreuse électronique.

Tenue et conservation des registres de TVA

Vous pouvez également tenir les registres de TVA par voie électronique, grâce à la fonctionnalité du logiciel de facturation électronique, qui permet aux utilisateurs d’importer automatiquement les données relatives aux factures émises et reçues. À partir de 2022, il ne sera plus obligatoire d'imprimer les documents conservés sous forme électronique, mais l'administration fiscale pourra les exiger pour les examiner en cas de contrôle.

Il est important de savoir en quoi consiste le stockage électronique des déclarations de TVA. Il ne s'agit pas d'un simple archivage sur des supports numériques, mais d'un processus spécifique qui doit respecter les règles fixées par le Code de l'administration numérique (CAD) et l'arrêté du ministère de l'Économie et des Finances (MEF) du 17 juin 2014, en garantissant les exigences d'immutabilité, d'intégrité, d'authenticité et de lisibilité.

Le processus de conservation se termine par l’application d’un horodatage opposable aux tiers sur le dossier archivé et dans les trois mois suivant la date limite de dépôt de la déclaration de revenus.

Même après l’introduction de la facturation électronique, vous pouvez toujours utiliser des registres papier au format analogique, avec des pages numérotées consécutivement. Toutefois, les registres de TVA sur papier doivent être conservés pendant une période minimale de dix ans à compter de la date de la dernière inscription ou jusqu'à l'achèvement des activités d'évaluation fiscale que vous auriez déjà entamées.

Comptabilité simplifiée des factures électroniques : régime simplifié

L'une des principales caractéristiques de ce régime fiscal est l'utilisation de la méthode de la comptabilité de caisse au lieu de la méthode de la comptabilité d'exercice. Dans le cadre de la comptabilité de caisse, les entreprises n’enregistrent que les transactions payées. Par conséquent, tout ce qui a été émis mais non encaissé (par exemple, parce que les délais de paiement ne sont pas encore écoulés) n’a pas besoin d’être enregistré. Par conséquent, seules les liquidités réelles de l'entreprise déterminent ses revenus.

Avantages comptables du régime simplifié

Dans le cadre du régime simplifié, les exigences comptables sont moins strictes. En effet, il n'est pas nécessaire de préparer des états financiers annuels définitifs ou de remplir tous les documents comptables généralement requis par les pratiques comptables normales. Par exemple, les règles comptables n'exigent ni livre-journal ni livre d'inventaire.

Les registres obligatoires sont les suivants :

• Registre unique de l’emploi (si l’entreprise emploie des salariés)
  
• Registre de la TVA
  
• Registre des encaissements et des paiements
  
• Registre des actifs (ou immobilisations amortissables)
  

En outre, les titulaires de la TVA sous le régime comptable simplifié qui n'émettent que des factures sont exemptés de l'obligation de tenir des registres de TVA. Il s’agit notamment des personnes exerçant des activités autres que celles visées à l’article 22 du décret présidentiel nº 633/1972 (telles que le commerce de détail et les activités similaires) et qui utilisent les données fournies par l’Agence des impôts italienne (Agenzia delle Entrate).

La gestion du processus de facturation des entreprises peut devenir complexe, surtout à mesure que votre entreprise se développe. Certains outils, tels que Stripe Invoicing, une plateforme complète et évolutive, peuvent aider à automatiser ce processus. Avec Invoicing, vous pouvez créer et envoyer des factures pour les paiements ponctuels et récurrents sans avoir à écrire de code. Avec Invoicing, vous gagnez du temps et recevez des paiements plus rapidement, car les utilisateurs Stripe sont en mesure de recouvrer 87 % des factures émises sous 24 heures. De plus, grâce à la collaboration avec des partenaires tiers, vous pouvez également utiliser Invoicing pour la facturation électronique.

Comptabilité simplifiée des factures électroniques : régime forfaitaire

Le régime forfaitaire offre plusieurs avantages sur le plan fiscal et comptable. En effet, en matière de comptabilité forfaitaire sur facture électronique, tout contribuable qui adhère à ce régime bénéficie des avantages suivants :

• Exonération de la TVA : les contribuables n'ont pas à facturer la TVA sur la facture ni à déduire la taxe payée sur les achats, et sont en outre exemptés de l’obligation de régler et de payer la taxe, ainsi que de soumettre la déclaration annuelle correspondante.
  
• Dispense d'enregistrement : les contribuables sont dispensés de l’obligation d’enregistrer les factures émises, les reçus et les achats.
  
• Possibilité d’émettre des factures d’un montant illimité : depuis le 1er janvier 2025, les contribuables peuvent émettre une facture simplifiée sans plafond de montant. Auparavant, le plafond était de 400 €. Il reste inchangé pour les contribuables qui ne sont pas soumis au régime forfaitaire.
  

Par conséquent, ces avantages se traduisent par une réduction des coûts pour le comptable, qui est confronté à moins de formalités et qui, par conséquent, facture des honoraires moins élevés pour la comptabilisation des factures électroniques dans le cadre du régime forfaitaire.