En Italia, la contabilidad de facturas digitales implica requisitos específicos sobre cómo y cuándo registrar las facturas emitidas y recibidas, así como directrices para gestionar y almacenar los registros del impuesto sobre el valor añadido (IVA). En este artículo, exploramos cómo registrar una factura electrónica en contabilidad, destacando también las características contables del régimen simplificado y del régimen de tarifa plana.

¿De qué trata este artículo?

• Registro de facturas digitales en contabilidad
  
• Contabilidad simplificada de facturas digitales: régimen simplificado
  
• Contabilidad simplificada de facturas digitales: régimen de tarifa plana
  

Registro de facturas digitales en contabilidad

Para registrar correctamente las facturas electrónicas en la contabilidad de las empresas registradas a efectos de IVA, es importante conocer las normativas y los plazos aplicables, así como la distinción entre facturas emitidas y recibidas. Un conocimiento profundo de estos procedimientos garantiza el cumplimiento de la normativa fiscal y la transparencia y exactitud de las transacciones contables, lo que conduce a una gestión financiera más eficaz.

Los titulares del IVA deben conservar y completar lo siguiente:

• Registros de ventas (para facturas emitidas)
  
• Registros de compras (para facturas recibidas)
  
• Registros de ingresos
  

Estos registros representan los tres registros obligatorios de IVA. El objetivo principal de los registros de IVA es realizar un seguimiento de las transacciones entrantes y salientes de la empresa para garantizar el cumplimiento de la normativa de las obligaciones y los requisitos del IVA.

Estos registros son obligatorios para las empresas y los trabajadores autónomos que realizan operaciones gravables y, por tanto, son contribuyentes del IVA. Sin embargo, las autoridades fiscales excluyen a quienes participan en el régimen de tarifa plana.

Cajas registradoras de ventas

Las empresas deben registrar las facturas emitidas (tanto inmediatas como diferidas) a más tardar el día 15 del mes siguiente a aquel en el que se realizó la transacción. Los titulares de IVA con registro trimestral pueden registrar sus transacciones al final del mes siguiente al trimestre correspondiente. Por ejemplo, para una transacción que tuvo lugar en mayo, los titulares de IVA pueden completar el registro a finales de julio.

Cumplir con estos plazos es importante por dos razones: en primer lugar, los registros de IVA garantizan el cobro preciso de los impuestos y, en segundo lugar, son importantes para calcular las deducciones de forma mensual o trimestral.

El Artículo 23 del Decreto Presidencial n.º 633/1972 rige el registro de facturas emitidas (o el registro de ventas), que incluye una lista completa de las facturas emitidas (en orden cronológico) para las ventas. Para registrar correctamente las facturas electrónicas en las cuentas, cada factura emitida debe contener la siguiente información:

• Número secuencial único
  
• Fecha de emisión
  
• Datos del cliente
  
• Importe gravable de la transacción
  
• IVA dividido por tipo o regla de exención
  

Registros de compra

Como parte del registro de las facturas digitales en los registros contables, las empresas deben inscribir las facturas pasivas y las facturas aduaneras en el registro de compras, según lo regulado por el Artículo 25 del Decreto Presidencial n.º 633/1972. Uno de los principales objetivos del mantenimiento del registro de compras es permitir al contribuyente determinar con precisión la deducción del IVA adeudada.

El registro de facturas pasivas y facturas aduaneras puede producirse antes del cobro periódico del IVA o, alternativamente, antes de la declaración anual del IVA. De esta forma, la factura recibida puede ser deducible en el mes de cobro del IVA en el que lo registre la empresa y siempre estará dentro del plazo de presentación de la declaración anual del ejercicio en el que el cliente recibe la factura, haciendo referencia a ese mismo año.

La norma obliga a las empresas a facilitar los siguientes datos por cada factura de compra registrada:

• Fecha de la factura o recibo de aduanas
  
• Nombre comercial de la empresa
  
• Nombre completo del cedente o proveedor en caso de no ser una empresa, sociedad o entidad.
  
• El monto gravable y el importe del impuesto, separados según el tipo aplicado
  

Para las facturas relacionadas con transacciones exentas de IVA, indica el motivo de la exención del IVA y, si corresponde, indica la referencia reglamentaria en lugar del impuesto.

Registros de ingresos

El mantenimiento del registro de ingresos para la contabilidad de facturas electrónicas, especificado en el artículo 22 del Decreto Presidencial, es para minoristas y otras personas que no están obligadas a emitir una factura a menos que el cliente lo solicite. El registro de ingresos sirve como alternativa a llevar un registro de facturas, aunque los objetivos son esencialmente los mismos.

Si bien la introducción del recibo electrónico, que requiere el almacenamiento y la transmisión electrónicos de datos de ingresos diarios, ha eliminado en gran medida la obligación de mantener un registro de ingresos, sigue siendo una buena idea registrar los recibos diarios en un registro dedicado, ya sea electrónico o en papel. Esto es útil para determinar con precisión el IVA de crédito y débito, así como en caso de fallo en la caja registradora electrónica.

Llevar y conservar los registros del IVA

También puedes llevar los registros de IVA electrónicamente, gracias a laa funciones del software de facturación electrónica, que permiten a los usuarios importar automáticamente los datos de las facturas emitidas y recibidas. En el caso de los registros conservados de forma electrónica, a partir de 2022 ya no es obligatorio imprimirlos, aunque la Administración tributaria puede exigirlos para su revisión en caso de auditoría.

Es importante saber en qué consiste el almacenamiento electrónico de los registros de IVA. No se trata solo de archivar en dispositivos digitales, sino de un proceso específico que debe apegarse a las normativas establecidas en el Código de Administración Digital (CAD) y el decreto del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) del 17 de junio de 2014, asegurando los requisitos de inmutabilidad, integridad, autenticidad y legibilidad.

El proceso de conservación concluye con la aplicación de un sello de tiempo (oponible a terceros) en el expediente archivado y en el transcurso de tres meses siguientes a la fecha límite de presentación de la declaración fiscal.

Incluso después de la introducción de la facturación electrónica, todavía se pueden utilizar registros en papel en formato analógico, con páginas numeradas consecutivamente. Sin embargo, debes conservar los registros de IVA en papel durante un período mínimo de 10 años a partir de la fecha de última entrada o hasta la finalización de cualquier actividad de evaluación de impuestos que ya haya iniciado.

Contabilidad simplificada de facturas digitales: régimen simplificado

Una de las funciones clave de este régimen tributario es el uso de la base de caja en lugar de la base devengada. Con la base de caja, las empresas solo registran las transacciones pagadas. Por lo tanto, todo lo que se ha emitido, pero no se ha cobrado (por ejemplo, porque los plazos de pago aún no han pasado) no tiene que registrarse. Por lo tanto, solo la liquidez real de la empresa determina sus beneficios.

Beneficios contables del régimen simplificado

En el régimen simplificado, los requisitos contables son menos estrictos. De hecho, no es necesario preparar los estados financieros anuales finales ni completar todos los registros contables que suelen requerir las prácticas contables estándar. Por ejemplo, la normativa contable no exige ni un libro diario ni un libro de inventario.

Los registros obligatorios son:

• Registro único de empleo (si la empresa tiene empleados)
  
• Registro de IVA
  
• Registro de ingresos y pagos
  
• Registro de activos (o activos amortizables)
  

Además, los titulares de IVA acogidos al régimen de contabilidad simplificada que solo emiten facturas están exentos de la obligación de llevar registros de IVA. Esto incluye a las personas que se dedican a actividades distintas de las descritas en el artículo 22 del Decreto Presidencial n.º 633/1972 (como el comercio minorista y actividades similares) y que utilizan los datos proporcionados por la Agencia Tributaria italiana (Agenzia delle Entrate).

La gestión del proceso de facturación para las empresas puede volverse compleja, especialmente a medida que tu negocio crece. Algunas herramientas, como Stripe Invoicing, una plataforma integral y escalable, pueden ayudar a automatizar este proceso. Con Invoicing, puedes crear y enviar facturas tanto para pagos únicos como recurrentes sin necesidad de programación. Con Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidamente, ya que los usuarios de Stripe pueden cobrar el 87 % de las facturas emitidas en el transcurso de 24 horas. Además, a través de la colaboración con socios externos, también puedes usar Invoicing para la facturación electrónica.

Contabilidad simplificada de facturas digitales: régimen de tarifa plana

El régimen de tarifa plana ofrece varias ventajas a efectos fiscales y contables. De hecho, en cuanto a la contabilidad de factura electrónica de tarifa plana, los contribuyentes que se adhieran a este régimen:

• Estarán exentos de IVA: no tienen que cobrar el IVA en la factura ni deducir el impuesto pagado por las compras, además de estar exentos de las obligaciones de cobrar y pagar el impuesto y presentar la declaración anual correspondiente.
  
• Estarán exentos de registro: los contribuyentes están libres de los requisitos de registrar las facturas, los recibos y las compras emitidas.
  
• Podrán emitir facturas con importes ilimitados: a partir del 1 de enero de 2025, los contribuyentes pueden emitir una factura simplificada sin límite máximo de monto. Anteriormente, el límite era de 400 €, que se mantiene sin cambios para los contribuyentes que no tienen tarifa plana.
  

Como resultado, estos beneficios se traducen en una reducción de los costes para el contador, quien enfrenta menos trámites y, por lo tanto, cobra menores comisiones por el manejo de la contabilidad de facturas electrónicas bajo el régimen de tarifa plana.