En Italia, la contabilidad de facturas electrónicas implica requisitos específicos sobre cómo y cuándo se deben registrar las facturas emitidas y recibidas, así como pautas para gestionar y almacenar los registros del impuesto sobre el valor agregado (IVA). En este artículo, exploramos cómo registrar una factura electrónica en contabilidad, al tiempo que destacamos las características contables del régimen simplificado y del régimen de tarifa plana.

¿Qué contiene este artículo?

• Registro de facturas electrónicas en la contabilidad
  
• Contabilidad simplificada de facturas electrónicas: régimen simplificado
  
• Contabilidad simplificada de facturas electrónicas: régimen de tarifa plana
  

Registro de facturas electrónicas en la contabilidad

Para registrar correctamente las facturas electrónicas en la contabilidad de las empresas registradas a efectos del IVA, es importante comprender las normas y los plazos vigentes, así como la distinción entre las facturas emitidas y las recibidas. Una comprensión profunda de estos procedimientos garantiza el cumplimiento de la normativa fiscal y la transparencia y la precisión de las transacciones contables, lo que conduce a una gestión financiera más eficaz.

Los titulares del IVA deben mantener y completar lo siguiente:

• Registros de ventas (para facturas emitidas).
  
• Registros de compras (para facturas recibidas).
  
• Registros de recibos.
  

Estos registros representan los tres registros obligatorios del IVA. El objetivo principal de los registros del IVA es realizar un seguimiento de las transacciones entrantes y salientes de la empresa para garantizar el cumplimiento de las obligaciones y los requisitos del IVA.

Estos registros son obligatorios para las empresas y los trabajadores independientes que realizan operaciones gravadas y, por tanto, son contribuyentes del IVA. Sin embargo, las autoridades fiscales excluyen a quienes participan en el régimen de tarifa plana.

Registros de ventas

Las empresas deben registrar las facturas emitidas (tanto inmediatas como diferidas) a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes en el que se realizó la transacción. Los titulares del IVA con registro trimestral pueden registrar sus transacciones al final del mes siguiente al trimestre correspondiente. Por ejemplo, para una transacción que tuvo lugar en mayo, los titulares del IVA pueden completar el registro antes de finales de julio.

Cumplir con estos plazos es importante por dos razones: en primer lugar, los registros del IVA garantizan la liquidación precisa de los impuestos y, en segundo lugar, son importantes para calcular las deducciones de forma mensual o trimestral.

El artículo 23 del Decreto Presidencial n.º 633/1972 regula el registro de facturas emitidas (o el registro de ventas), que incluye una lista completa de facturas emitidas (en orden cronológico) para ventas. Para registrar correctamente las facturas electrónicas en las cuentas, cada factura emitida debe incluir la siguiente información:

• Número secuencial único.
  
• Fecha de emisión.
  
• Datos del cliente.
  
• Base imponible de la transacción.
  
• IVA dividido por tasa o regla de exención.
  

Registros de compras

Como parte de la inclusión de las facturas electrónicas en los registros contables, las empresas deben registrar las facturas pasivas y las declaraciones de entrada aduaneras en el registro de compras, tal como se regula en el artículo 25 del Decreto Presidencial n.º 633/1972. Uno de los principales objetivos de llevar el registro de compras es permitir al contribuyente determinar con precisión la deducción del IVA adeudado.

El registro de facturas pasivas y declaraciones de entrada aduaneras puede producirse antes de la liquidación periódica del IVA o, de manera alternativa, antes de la declaración anual del IVA. De esta forma, la factura recibida puede ser deducible en el mes de liquidación del IVA en el que la registre la empresa y siempre estará dentro del plazo de presentación de la declaración anual del año en el que el cliente recibe la factura, lo que hace referencia a ese mismo año.

La norma exige que las empresas proporcionen los siguientes datos por cada factura de compra registrada:

• Fecha de la factura o declaración de entrada aduanera.
  
• Nombre comercial de la empresa.
  
• Nombre completo del cedente o proveedor en caso de no ser una empresa o entidad.
  
• La base imponible y el importe del impuesto, separados según la tasa que se aplique.
  

En el caso de las facturas relacionadas con operaciones exentas del IVA, se debe indicar el motivo de la exención del IVA y, si corresponde, la referencia normativa en lugar del impuesto.

Registros de recibos

El mantenimiento del registro de recibos para la contabilidad de facturas electrónicas, especificado en el artículo 22 del Decreto Presidencial, corresponde a los comerciantes minoristas y otras personas que no están obligadas a emitir una factura a menos que el cliente lo solicite. El registro de recibos sirve como alternativa al mantenimiento de un registro de facturas, aunque los objetivos son esencialmente los mismos.

Si bien la introducción del recibo electrónico, que requiere el almacenamiento y la transmisión electrónicos de los datos de los recibos diarios, ha eliminado en gran medida la obligación de mantener un registro de recibos, sigue siendo una buena idea incluir los recibos diarios en un registro especializado, ya sea electrónico o en papel. Esto es útil para determinar con precisión el IVA de crédito y débito, así como en caso de falla de la caja registradora electrónica.

Llevar y almacenar registros del IVA

También se pueden llevar registros del IVA de forma electrónica gracias a la funcionalidad de un software de facturación electrónica, que permite a los usuarios importar datos de las facturas emitidas y recibidas de forma automática. En el caso de los registros que se conservan de forma electrónica, desde 2022, ya no es obligatorio imprimirlos, aunque las autoridades fiscales pueden exigir esto para su revisión en caso de auditoría.

Es importante saber en qué consiste el almacenamiento electrónico de los registros del IVA. No se trata solo de archivarlos en dispositivos digitales, sino de un proceso específico que debe cumplir con las normas establecidas en el Código de Administración Digital (CAD) y el decreto del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) del 17 de junio de 2014, lo que garantiza que se cumpla con los requisitos de inmutabilidad, integridad, autenticidad y legibilidad.

El proceso de conservación concluye con la aplicación de una marca de tiempo, oponible a terceros, en el expediente archivado y dentro de los tres meses siguientes a la fecha límite de presentación de la declaración de impuestos.

Incluso después de la introducción de la facturación electrónica, todavía se pueden utilizar registros en papel en formato analógico, con páginas numeradas consecutivamente. No obstante, deberás conservar los registros del IVA en papel durante un período mínimo de 10 años a partir de la fecha de la última entrada o hasta la finalización de cualquier actividad de liquidación de impuestos que ya hayas iniciado.

Contabilidad simplificada de facturas electrónicas: régimen simplificado

Una de las características clave de este régimen fiscal es el uso del método de caja en lugar del método del valor devengado. En el método de caja, las empresas solo registran las transacciones pagadas. Como resultado, todo lo que se haya emitido, pero no se haya cobrado (por ejemplo, porque aún no se han cumplido los plazos de pago) no tiene que registrarse. Por lo tanto, solo la liquidez real de la empresa determina sus ingresos.

Beneficios contables del régimen simplificado

En el régimen simplificado, los requisitos contables son menos estrictos. De hecho, no es necesario preparar estados financieros anuales finales ni completar todos los registros contables que las prácticas contables estándares, por lo general, requieren. Por ejemplo, las normas contables no exigen ni un libro diario ni un libro de inventario.

Los registros obligatorios son los siguientes:

• Registro único de empleo (si la empresa tiene empleados).
  
• Registro del IVA.
  
• Registro de recibos y pagos.
  
• Registro de activos (o activos depreciables).
  

Además, los titulares del IVA sujetos al régimen de contabilidad simplificada que solo emiten facturas están exentos de la obligación de llevar registros del IVA. Esto incluye a las personas que realizan actividades distintas de las descritas en el artículo 22 del Decreto Presidencial n.º 633/1972 (como el comercio minorista y actividades similares) y que utilizan los datos proporcionados por la Agencia Tributaria italiana (Agenzia delle Entrate).

Gestionar el proceso de facturación para empresas puede resultar complejo, sobre todo a medida que tu empresa crece. Algunas herramientas, como Stripe Invoicing, una plataforma integral y escalable, pueden ayudar a automatizar este proceso. Con Invoicing, puedes crear y enviar facturas para pagos únicos y recurrentes sin necesidad de escribir ningún código. Con Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir los pagos más rápidamente, ya que los usuarios de Stripe pueden cobrar el 87 % de las facturas emitidas en un plazo de 24 horas. Además, a través de la colaboración con socios externos, también puedes usar Invoicing para la facturación electrónica.

Contabilidad simplificada de facturas electrónicas: régimen de tarifa plana

El régimen de tarifa plana ofrece varios beneficios a efectos fiscales y contables. De hecho, en cuanto a la contabilidad de facturas electrónicas a tarifa plana, cualquier contribuyente que se adhiera a este régimen cuenta con lo siguiente:

• Exención del IVA: no tiene que cargar el IVA en la factura ni deducir el impuesto pagado en las compras y, además, está exento de las obligaciones de liquidar y pagar el impuesto, y presentar la declaración anual correspondiente.
  
• Exención de registro: los contribuyentes no deben cumplir con los requisitos de registrar facturas emitidas, recibos y compras.
  
• Posibilidad de emitir facturas con importes ilimitados: a partir del 1 de enero de 2025, los contribuyentes podrán emitir una factura simplificada sin límite máximo de importe. Anteriormente, el límite era de EUR 400, que se mantiene sin cambios para los contribuyentes cuyo régimen no es de tarifa plana.
  

Como resultado, estos beneficios conducen a una reducción de los costos para el contador, que se enfrenta a menos trámites y, por lo tanto, cobra tarifas más bajas por el manejo de la contabilidad de facturas electrónicas sujetas al régimen de tarifa plana.