ในอิตาลี การทําบัญชีใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์มีข้อกําหนดเฉพาะเกี่ยวกับวิธีและเวลาในการบันทึกรายการใบกำกับภาษีที่ออกและได้รับ รวมถึงแนวทางในการจัดการและจัดเก็บบันทึกรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ในบทความนี้ เราจะสํารวจวิธีบันทึกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในบัญชี พร้อมทั้งเน้นฟีเจอร์การทําบัญชีของหลักเกณฑ์แบบง่ายและหลักเกณฑ์แบบคงที่
บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง
- การบันทึกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในบัญชี
- การทําบัญชีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย: ระบบแบบง่าย
- การทําบัญชีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย: ระบบแบบอัตราคงที่
การบันทึกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในบัญชี
เพื่อการบันทึกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในบัญชีสำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างถูกต้อง ธุรกิจควรเข้าใจกฎและวันครบกำหนดที่เกี่ยวข้อง และทราบความแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีที่ออกและที่ได้รับ ความเข้าใจขั้นตอนเหล่านี้อย่างถี่ถ้วนช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี และทำให้มีความโปร่งใสและถูกต้องของรายการทางบัญชี ซึ่งทำให้การจัดการด้านการเงินมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องดูแลและจัดทำสิ่งต่อไปนี้
- ทะเบียนรายการขาย (สําหรับใบกำกับภาษีที่ออก)
- ทะเบียนรายการซื้อ (สําหรับใบกำกับภาษีที่ได้รับ)
- ทะเบียนรายการใบเสร็จ
ทะเบียนรายเหล่านี้เป็นรายการเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มที่กฎหมายกำหนดให้จัดทำ วัตถุประสงค์หลักของทะเบียนรายการภาษีมูลค่าเพิ่มคือเพื่อติดตามธุรกรรมขาเข้าและขาออกของธุรกิจ เพื่อการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่และข้อกำหนดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม
ทะเบียนเหล่านี้เป็นข้อกำหนดที่ธุรกิจและผู้ทำงานอิสระที่มีธุรกรรมที่ต้องเสียภาษี และเป็นผู้นำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มต้องทำ อย่างไรก็ตาม หน่วยงานภาษีไม่ได้นับรวมหน่วยงานในระบบอัตราคงที่เข้าหลักเกณฑ์นี้
ทะเบียนการขาย
บริษัทจะต้องบันทึกใบกำกับภาษีที่ออก (ทั้งแบบออกทันทีและออกภายหลัง))ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากที่มีธุรกรรมเกิดขึ้น กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ยื่นภาษีรายไตรมาสสามารถบันทึกรายการธุรกรรมของตนได้ภายในสิ้นเดือนหลังจากสิ้นสุดไตรมาส ตัวอย่างเช่น กรณีที่ธุรกรรมเกิดขึ้นในเดือนพฤษภาคม กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถดําเนินการยื่นภาษีได้ภายในสิ้นเดือนกรกฎาคม
การปฏิบัติตามกำหนดเวลาเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญด้วยสองสาเหตุ ข้อแรกคือทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มช่วยให้แน่ใจว่าการชําระภาษีถูกต้อง และข้อที่สองคือกำหนดเวลาเหล่านี้สำคัญต่อการคำนวณค่าลดหย่อนรายเดือนหรือรายไตรมาส
มาตรา 23 ของรัฐกำหนด เลขที่ 633/1972 กํากับดูแลทะเบียนรายการใบกำกับภาษีที่ออก (หรือทะเบียนการขาย) ซึ่งประกอบด้วยรายการใบกำกับภาษีจากการขายทั้งหมดที่ออก (ตามลําดับเวลา) เพื่อการบันทึกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในบัญชีอย่างถูกต้อง ใบกำกับภาษีแต่ละรายการที่ออกต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้
- หมายเลขเรียงตามลําดับที่ไม่ซ้ำกัน
- วันที่ออก
- รายละเอียดลูกค้า
- ยอดของธุรกรรมที่่ต้องเสียภาษี
- ภาษีมูลค่าเพิ่มแบ่งตามอัตราภาษีและอัตรายกเว้น
ทะเบียนการซื้อ
ในการบันทึกใบกำกับภาอิเล็กทรอนิกส์ในรายการบัญชี บริษัทจะต้องบันทึกใบกำกับภาษีรับและใบเรียกเก็บเงินภาษีศุลกากรไว้ในทะเบียนการซื้อตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 25 ของรัฐกำหนด เลขที่ 633/1972 จุดประสงค์หลักอย่างหนึ่งของการจัดทำทะเบียนรายการซื้อคือเพื่อให้ผู้เสียภาษีสามารถคำนวณยอดภาษีซื้อที่หักได้อย่างถูกต้อง
การยื่นใบกำกับภาษีที่ได้รับและใบเรียกเก็บเงินภาษีศุลกากรสามารถทำได้ก่อนการชําระภาษีมูลค่าเพิ่มตามรอบ หรือก่อนการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มประจำปี ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถหักภาษีซื้อที่บริษัทบันทึกได้ในเดือนที่ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งอยู่ภายในวันครบกําหนดการยื่นภาษีประจำปีในปีที่ลูกค้าได้รับใบกำกับภาษีซึ่งอยู่ในปีภาษีเดียวกัน
โดยระเบียบนี้กําหนดให้ธุรกิจให้ข้อมูลในใบกำกับภาษีที่เป็นรายการซื้อดังต่อไปนี้
- วันที่ของใบกำกับภาษีหรือใบเรียกเก็บเงินภาษีศุลกากร
- ชื่อทางการค้าของธุรกิจ
- ชื่อเต็มของผู้ส่งมอบหรือซัพพลายเออร์ หากไม่ใช่องค์กร บริษัท หรือนิติบุคคล
- ยอดที่ต้องเสียภาษีและยอดภาษีแยกรายการตามอัตราภาษีที่เรียกเก็บ
สําหรับใบกำกับภาษีที่มีรายการธุรกรรมที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้ระบุเหตุผลของการยกเว้นภาษี และอ้างอิงระเบียบข้อบังคับแทนยอดภาษี
ทะเบียนรายการใบเสร็จ
การจัดทำทะเบียนรายการใบเสร็จสำหรับการลงบัญชีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ตามที่ระบุไว้ในมาตรา 22 ของรัฐกำหนดเป็นหน้าที่ของผู้ค้าปลีกและบุคคลทั่วไปที่ไม่มีข้อกำหนดให้ออกใบกำกับภาษีเว้นแต่ลูกค้าจะร้องขอ การบันทึกใบเสร็จเป็นทางเลือกที่ใช้แทนการจัดทำทะเบียนรายการใบกำกับภาษี เพราะโดยพื้นฐานแล้วใช้ในวัตถุประสงค์เดียวกัน
แม้ว่าการนำใบเสร็จแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งต้องใช้พื้นที่จัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์และมีการรับส่งข้อมูลรายวันจะช่วยลดภาระในการจัดทำทะเบียนรายการใบเสร็จเป็นอย่างมาก แต่ก็ยังควรที่จะบันทึกรายการใบเสร็จรายวันไว้เป็นทะเบียนแยกต่างหาก ไม่ว่าจะทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือบนกระดาษก็ตาม สิ่งนี้มีประโยชน์ในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มฝั่งเดบิตและเครดิตอย่างถูกต้อง และช่วยได้ในกรณีที่เครื่องบันทึกเงินสดไม่ทำงาน
การบันทึกและจัดเก็บทะเบียนรายการเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม
นอกจากนี้คุณยังจัดทำทะเบียนรายการภาษีมูลค่าเพิ่มทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยใช้คุณสมบัติการทำงานของซอฟต์แวร์การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถนําเข้าข้อมูลใบกำกับภาษีที่ออกและรับได้โดยอัตโนมัติ สําหรับบันทึกที่จัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ ไม่มีข้อกำหนดให้พิมพ์รายการตั้งแต่ปี 2022 เป็นต้นมา แต่หน่วยงานภาษีก็อาจให้พิมพ์ออกมาในกรณีที่มีการตรวจสอบ
คุณควรทราบว่าการเก็บบันทึกรายการภาษีมูลค่าเพิ่มทางอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง ซึ่งไม่ใช่แค่การเก็บถาวรข้อมูลไว้ในอุปกรณ์ดิจิทัล แต่เป็นขั้นตอนเฉพาะที่ต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในประมวลกฎหมายว่าด้วยการบริหารจัดการด้านดิจิทัล (CAD) และกฎกระทรวงเศรษฐกิจและการเงิน (MEF) ลงวันที่ 17 มิถุนายน 2014 เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง มีความสมบูรณ์ ถูกต้อง และชัดเจน
กระบวนการรักษาข้อมูลจะเสร็จสมบูรณ์ด้วยการประทับเวลาบนไฟล์เก็บถาวรซึ่งมีผลบังคับใช้กับบุคคลที่สาม ภายในสามเดือนหลังจากวันครบกําหนดยื่นภาษี
แม้ว่าจะเริ่มใช้การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แล้ว คุณยังคงสามารถใช้ทะเบียนรายการกระดาษซึ่งเป็นรูปแบบแอนะล็อกได้โดยระบุเลขหน้าตามลำดับตัวเลข อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องเก็บทะเบียนรายการภาษีมูลค่าเพิ่มไว้เป็นเวลาขั้นต่ํา 10 ปีนับจากวันที่บนรายการสุดท้ายในทะเบียน หรือจนกว่ากิจกรรมการประเมินภาษีใดๆ ที่คุณเริ่มทําจบลงเรียบร้อยแล้ว
การทําบัญชีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย ระบบแบบง่าย
หนึ่งในฟีเจอร์สําคัญของระบบภาษีนี้คือการใช้เกณฑ์เงินสดแทนที่จะใช้เกณฑ์คงค้าง ภายใต้เกณฑ์เงินสด บริษัทจะบันทึกธุรกรรมที่ชําระแล้วเท่านั้น ด้วยเหตุนี้ รายการใดๆ ที่ออกแต่ยังไม่ได้เรียกเก็บ (เช่น เนื่องจากยังไม่เลยกําหนดการชําระเงิน) จึงไม่จําเป็นต้องบันทึก ดังนั้น รายได้ของธุรกิจจะนับเฉพาะสภาพคล่องที่แท้จริงเท่านั้น
ประโยชน์ในทางบัญชีของระบบแบบง่าย
ภายใต้ระบบแบบง่าย ข้อกําหนดทางบัญชีมีความเข้มงวดน้อยกว่า ซึ่งที่จริงแล้วไม่จำเป็นต้องจัดทํางบการเงินประจําปีขั้นสุดท้ายหรือจัดทํารายการบัญชีทั้งหมดให้เสร็จสิ้นตามที่กำหนดไว้ในแนวปฏิบัติมาตรฐานทางบัญชี ตัวอย่างเช่น ข้อบังคับทางบัญชีไม่ได้กำหนดให้มีสมุดรายวันหรือสมุดสินค้าคงคลัง
ทะเบียนที่กำหนดให้ต้องมีได้แก่:
- ทะเบียนการจ้างงานเดียว (หากบริษัทมีพนักงาน)
- ทะเบียนรายการเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ทะเบียนรายการใบเสร็จและการชำระเงิน
- ทะเบียนรายการสินทรัพย์ (หรือสินทรัพย์ที่เสื่อมค่าได้)
นอกจากนี้ ผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายใต้ระบบบัญชีแบบง่ายที่มีแต่การออกใบกำกับภาษีจะได้รับยกเว้นภาระหน้าที่ในการจัดทำทะเบียนรายการเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งรวมถึงบุคคลทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมอื่นๆ นอกเหนือจากที่ระบุไว้ในมาตรา 22 ของรัฐกำหนด เลขที่ 633/1972 (เช่น การค้าปลีกและกิจกรรมลักษณะเดียวกัน) และผู้ที่ใช้ข้อมูลของกรมสรรพากรอิตาลี (Agenzia delle Entrate)
การจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจอาจมีความซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น เครื่องมือบางอย่าง เช่น Stripe Invoicing ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมและปรับขนาดได้จะช่วยคุณปรับกระบวนการนี้ให้เป็นอัตโนมัติ Invoicing จะช่วยคุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้สําหรับทั้งการชําระเงินครั้งเดียวและการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าโดยไม่ต้องเขียนโค้ดใดๆ Invoicing ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและรับการชําระเงินได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เนื่องจากผู้ใช้ Stripe สามารถเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้ที่ออกได้ถึง 87% ภายใน 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ เมื่อร่วมมือกับพาร์ทเนอร์บริษัทอื่น คุณจะใช้ Invoicing ในการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นกัน
การทําบัญชีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย ระบบแบบอัตราคงที่
ระบบอัตราคงที่มีประโยชน์หลายด้านในแง่ภาษีและบัญชี สำหรับการทําบัญชีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตราคงที่ ผู้เสียภาษีทุกคนที่อยู่ในระบบนี้จะ
- ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม: นอกจากจะได้รับยกเว้นภาระหน้าที่ในการสรุปและชำระภาษีมูลค่าเพิ่มและยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มรายปีแล้ว ธุรกิจเหล่านี้ยังไม่ต้องเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้หรือหักภาษีที่ชําระจากการซื้อด้วย
- ได้รับการยกเว้นการทำทะเบียน: ไม่มีข้อกำหนดให้บันทึกรายการใบกำกับภาษี ใบเสร็จที่ออก และรายการซื้อ
- สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่จํากัดมูลค่า: ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป ผู้เสียภาษีสามารถออกใบแจ้งหนี้ฉบับย่อได้โดยไม่จำกัดยอดสูงสุด โดยก่อนหน้านี้มีการจำกัดมูลค่าอยู่ที่ 400 ยูโร ซึ่งยังคงบังคับใช้กับผู้จ่ายภาษีที่ไม่ได้อยู่ในระบบอัตราคงที่
ประโยชน์เหล่านี้ทำให้นักบัญชีมีขั้นตอนต่างๆ น้อยลง ทำให้มีต้นทุนต่ำลงและเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการทำบัญชีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้ระบบอัตราคงที่ต่ำลงด้วย
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ