In Italië gelden er specifieke vereisten voor de elektronische boekhouding van facturen, waaronder voor de wijze en het tijdstip waarop uitgegeven en ontvangen facturen moeten worden geregistreerd, evenals richtsnoeren voor het beheren en opslaan van btw-gegevens. In dit artikel onderzoeken we hoe je een elektronische factuur in de boekhouding opneemt, maar belichten we ook de boekhoudkundige kenmerken van het vereenvoudigde regime en het forfaitaire regime.

Wat staat er in dit artikel?

• Elektronische facturen opnemen in de boekhouding
  
• Vereenvoudigde boekhouding van elektronische facturen: Vereenvoudigd stelsel
  
• Vereenvoudigde boekhouding van elektronische facturen: Forfaitaire belastingstelsel
  

Elektronische facturen opnemen in de boekhouding

Om elektronische facturen correct vast te leggen in de boekhouding van btw-plichtige ondernemingen, is het belangrijk om de toepasselijke regels en deadlines te begrijpen, evenals het verschil tussen uitgegeven en ontvangen facturen. Een grondig begrip van deze procedures zorgt voor fiscale compliance, en transparante en nauwkeurige boekhoudkundige transacties, wat resulteert in een effectiever financieel beheer.

Btw-houders moeten het volgende bijhouden en invullen:

• Verkoopregisters (voor uitgegeven facturen)
  
• Inkoopregisters (voor ontvangen facturen)
  
• Ontvangstbewijzenregisters
  

Deze registers vertegenwoordigen de drie verplichte btw-dossiers. Het primaire doel van btw-registers is het volgen van de inkomende en uitgaande transacties van de onderneming om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de btw-verplichtingen en -vereisten.

Deze registers zijn verplicht voor ondernemingen en freelancers die belastbare handelingen verrichten en dus btw-plichtig zijn. Ondernemingen die het forfaitaire belastingstelsel volgen, zijn echter uitgesloten.

Verkoopregisters

Bedrijven moeten uitgegeven facturen (zowel onmiddellijke als uitgestelde) registreren vóór de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin de transactie heeft plaatsgevonden. Btw-houders met kwartaalregistratie kunnen hun transacties registreren voor het einde van de maand die volgt op het betreffende kwartaal. Voor een transactie die bijvoorbeeld in mei heeft plaatsgevonden, kunnen btw-houders de registratie eind juli voltooien.

Het naleven van deze tijdlijnen is om twee redenen belangrijk: ten eerste zorgen btw-registers voor een nauwkeurige vereffening van belastingen, en ten tweede zijn ze belangrijk voor het berekenen van aftrekposten op maand- of kwartaalbasis.

Artikel 23 van presidentieel decreet nr. 633/1972 is van toepassing op het register van uitgegeven facturen (of het verkoopregister), dat een uitgebreide lijst bevat van uitgegeven verkoopfacturen (in chronologische volgorde). Om elektronische facturen correct in de boekhouding te registreren, moet elke uitgegeven factuur de volgende informatie bevatten:

• Uniek opeenvolgend nummer
  
• Uitgiftedatum
  
• Klantgegevens
  
• Belastbaar bedrag van de transactie
  
• Btw uitgesplitst naar tarief of vrijstellingsregel
  

Inkoopregisters

Als onderdeel van de registratie van elektronische facturen in de boekhouding moeten bedrijven passieve facturen en douanefacturen registreren in het aankoopregister, zoals geregeld in artikel 25 van presidentieel decreet nr. 633/1972. Een van de belangrijkste doelen van het bijhouden van het inkoopregister is om de belastingplichtige in staat te stellen de verschuldigde btw-aftrek nauwkeurig te bepalen.

De registratie van passieve facturen en douanefacturen kan plaatsvinden vóór de periodieke btw-afrekening of, als alternatief, vóór de jaarlijkse btw-aangifte. Op deze manier kan de ontvangen factuur aftrekbaar zijn in de btw-afrekeningsmaand waarin het bedrijf deze registreert en zal deze altijd binnen de deadline zijn voor het indienen van de jaaraangifte voor het jaar waarin de klant de factuur ontvangt, verwijzend naar datzelfde jaar.

De regel vereist dat ondernemingen de volgende gegevens verstrekken voor elke geregistreerde inkoopfactuur:

• Datum van de factuur of douanefactuur
  
• Handelsnaam van het bedrijf
  
• Volledige naam van de overdrager of leverancier indien het geen onderneming, bedrijf of entiteit is
  
• Het belastbare bedrag en het btw-bedrag, gescheiden volgens het toegepaste tarief
  

Voor facturen die betrekking hebben op van btw vrijgestelde transacties, moet je de reden voor de btw-vrijstelling vermelden en, indien van toepassing, de wettelijke referentie in plaats van de belasting.

Ontvangstbewijzenregisters

Het bijhouden van het register van ontvangstbewijzen voor de elektronische boekhouding van facturen – zoals gespecificeerd in artikel 22 van het presidentieel decreet – is bedoeld voor detailhandelaren en andere particulieren die niet verplicht zijn een factuur uit te geven, tenzij de klant daarom verzoekt. De registratie van ontvangstbewijzen dient als alternatief voor het bijhouden van een factuurregister, hoewel de doelstellingen in wezen dezelfde zijn.

Hoewel het door de invoering van de elektronische ontvangstbewijzen – waarvoor gegevens van de dagelijkse ontvangstbewijzen elektronisch moeten worden opgeslagen en overgedragen – vrijwel niet meer nodig is om een register van ontvangstbewijzen bij te houden, is het nog steeds een goed idee om dagelijkse ontvangstbewijzen te registreren in een speciaal register, elektronisch of op papier. Dit is handig voor het nauwkeurig bepalen van de credit- en debit-btw en in het geval van een storing van de elektronische kassa.

Btw-registers bijhouden en bewaren

Je kunt btw-registers ook elektronisch bijhouden dankzij de functionaliteit van software voor elektronische facturatie, waarmee gebruikers automatisch gegevens over uitgegeven en ontvangen facturen kunnen importeren. Voor elektronisch bewaarde gegevens is het vanaf 2022 niet langer verplicht om ze af te drukken, hoewel de belastingdienst wel een papieren kopie kan eisen in geval van een audit.

Het is belangrijk om te weten wat er komt kijken bij de elektronische opslag van btw-dossiers. Het gaat niet slechts om archivering op digitale apparaten, maar eerder om een specifiek proces dat moet voldoen aan de regels die zijn vastgelegd in de wet digitale administratie (CAD) en het decreet van het ministerie van Economie en Financiën (MEF) van 17 juni 2014, waarbij de vereisten van onveranderlijkheid, integriteit, authenticiteit en leesbaarheid worden gewaarborgd.

Het opslagproces wordt afgesloten met de toepassing van een tijdstempel, dat afdwingbaar is ten opzichte van derden, op het gearchiveerde dossier en binnen drie maanden na de deadline voor het indienen van de belastingaangifte.

Ook na de invoering van elektronische facturatie kun je nog gebruikmaken van papieren registers in analoog formaat, met pagina's die doorlopend genummerd zijn. Je moet echter wel papieren btw-registers bewaren gedurende een minimumperiode van 10 jaar vanaf de datum van de laatste invoer of tot de voltooiing van eventuele belastingaanslagactiviteiten die je mogelijk al hebt gestart.

Vereenvoudigde boekhouding van elektronische facturen: Vereenvoudigd stelsel

Een van de belangrijkste kenmerken van dit belastingstelsel is het gebruik van de boekhouding op kasbasis in plaats van op transactiebasis. Bij boekhouding op kasbasis registreren bedrijven alleen betaalde transacties. Als gevolg hiervan hoeven facturen die zijn uitgegeven maar nog niet geïnd (bijvoorbeeld omdat de betalingstermijn nog niet is verstreken), niet te worden geregistreerd. Daarom worden de inkomsten van de onderneming alleen bepaald op basis van de werkelijke liquiditeit.

Boekhoudkundige voordelen van het vereenvoudigde stelsel

Bij het vereenvoudigde stelsel zijn de boekhoudkundige vereisten minder streng. Het is zelfs niet nodig om definitieve jaarrekeningen op te stellen of alle boekhoudkundige gegevens in te vullen die doorgaans vereist zijn door standaard boekhoudpraktijken. Boekhoudkundige voorschriften vereisen bijvoorbeeld geen journaalboek of een inventarisboek.

De volgende registers zijn verplicht:

• Enkelvoudig arbeidsregister (als het bedrijf werknemers heeft)
  
• Btw-register
  
• Register van ontvangstbewijzen en betalingen
  
• Register van activa (of af te schrijven activa)
  

Bovendien zijn btw-houders die onder het vereenvoudigde boekhoudstelsel vallen en alleen facturen uitreiken, vrijgesteld van de verplichting om btw-registers bij te houden. Dit omvat personen die zich bezighouden met andere activiteiten dan zijn beschreven in artikel 22 van presidentieel decreet nr. 633/1972 (zoals detailhandel en soortgelijke activiteiten) en die de gegevens gebruiken die zijn verstrekt door de Italiaanse belastingdienst (Agenzia delle Entrate).

Het beheren van het facturatieproces voor bedrijven kan ingewikkeld worden, vooral naarmate je bedrijf groeit. Sommige tools, zoals Stripe Invoicing, een uitgebreid en schaalbaar platform, kunnen helpen dit proces te automatiseren. Met Invoicing kun je facturen maken en versturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen, zonder dat je iets hoeft te programmeren. Met Invoicing bespaar je tijd en ontvang je betalingen sneller: 87% van Stripe-gebruikers innen binnen 24 uur hun uitgegeven facturen. Daarnaast kun je door samenwerking met externe partners Invoicing ook gebruiken voor elektronische facturatie.

Vereenvoudigde boekhouding van elektronische facturen: Forfaitaire belastingstelsel

Het forfaitaire stelsel biedt verschillende voordelen voor belastingdoeleinden en boekhouding. Sterker nog, wat betreft boekhouding van elektronische facturen onder het forfaitaire stelsel, is elke belastingplichtige:

• Vrijgesteld van btw: Ze hoeven geen btw op de factuur in rekening te brengen of de belasting die is betaald voor aankopen af te trekken. Ze zijn bovendien vrijgesteld van de verplichtingen om de belasting te betalen en de relevante jaarlijkse aangifte in te dienen.
  
• Vrijgesteld van registratie: Belastingbetalers zijn vrijgesteld van de vereisten om uitgegeven facturen, ontvangstbewijzen en aankopen te registreren.
  
• In staat om facturen uit te geven met onbeperkte bedragen: Vanaf 1 januari 2025 kunnen belastingplichtigen een vereenvoudigde factuur uitgeven zonder limiet aan het bedrag. Vroeger was de limiet 400 euro. Deze limiet geldt nog steeds voor niet-forfaitaire belastingplichtigen.
  

Als gevolg daarvan leiden deze voordelen tot lagere kosten voor de accountant, die met minder formaliteiten te maken krijgt en dus lagere kosten kan rekenen voor de boekhouding van elektronische facturen onder het forfaitaire stelsel.