En Italie, la comptabilité électronique des factures implique des exigences spécifiques sur la manière et le moment d’enregistrer les factures émises et reçues, ainsi que des lignes directrices pour la gestion et le stockage des enregistrements de taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Dans cet article, nous explorons comment enregistrer une facture électronique en comptabilité, tout en mettant en évidence les caractéristiques comptables du régime simplifié et du régime forfaitaire.

Sommaire

• Saisie des factures électroniques en comptabilité
  
• Comptabilité simplifiée des factures électroniques : régime réel simplifié
  
• Comptabilité simplifiée des factures électroniques : régime forfaitaire
  

Enregistrement des factures électroniques en comptabilité

Pour enregistrer correctement les factures électroniques dans la comptabilité des entreprises immatriculées à la TVA, il est important de comprendre les règles et les délais applicables ainsi que la distinction entre les factures émises et reçues. Une compréhension approfondie de ces procédures garantit la conformité fiscale ainsi que la transparence et l’exactitude des transactions comptables, ce qui conduit à une gestion financière plus efficace.

Les entités assujetties à la TVA doivent maintenir et remplir les registres suivants :

• registres des ventes (pour les factures émises)
  
• registres d’achats (pour les factures reçues)
  
• registres de reçus
  

Ces registres représentent les trois registres de TVA obligatoires. L’objectif principal des registres de TVA est de suivre les transactions entrantes et sortantes de l’entreprise afin de garantir le respect des obligations et exigences en matière de TVA.

Ces registres sont obligatoires pour les entreprises et les indépendants qui effectuent des opérations imposables et qui sont donc assujettis à la TVA. Toutefois, l’administration fiscale exclut ceux qui participent au régime forfaitaire.

Registres de vente

Les entreprises doivent enregistrer les factures émises (à la fois immédiates et différées) au plus tard le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel la transaction a eu lieu. Les titulaires d’une TVA immatriculée trimestriellement peuvent enregistrer leurs transactions avant la fin du mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, pour une transaction qui a eu lieu en mai, les entités assujetties à la TVA peuvent terminer l’inscription avant la fin du mois de juillet.

Il est important de respecter ces délais pour deux raisons : d’une part, les registres de TVA garantissent le règlement exact des impôts et, d’autre part, ils sont importants pour le calcul des déductions sur une base mensuelle ou trimestrielle.

L’article 23 du décret présidentiel n° 633/1972 régit le registre des factures émises (ou registre des ventes), qui comprend une liste complète des factures émises (par ordre chronologique) pour les ventes. Pour enregistrer correctement les factures électroniques dans les comptes, chaque facture émise doit contenir les informations suivantes :

• numéro séquentiel unique
  
• date d’émission
  
• coordonnées du client
  
• montant imposable de la transaction
  
• TVA divisée par taux ou règle d’exonération
  

Registres d’achat

Dans le cadre de l’enregistrement des factures électroniques dans les registres comptables, les entreprises doivent enregistrer les factures passives et les factures douanières dans le registre des achats, conformément à l’article 25 du décret présidentiel n° 633/1972. L’un des principaux objectifs de la tenue du registre des achats est de permettre au contribuable de déterminer avec précision la déduction de TVA due.

L’enregistrement des factures passives et des factures douanières peut avoir lieu soit avant le règlement périodique de la TVA, soit avant la déclaration annuelle de TVA. De cette façon, la facture reçue peut être déductible dans le mois de règlement de la TVA au cours duquel l’entreprise l’enregistre et sera toujours dans le délai de soumission de la déclaration annuelle pour l’année au cours de laquelle le client reçoit la facture, en se référant à cette même année.

La règle oblige les entreprises à fournir les données suivantes pour chaque facture d’achat enregistrée :

• date de la facture ou de la facture douanière
  
• nom commercial de l’entreprise
  
• nom complet du cédant ou du fournisseur s’il ne s’agit pas d’une entreprise, d’une société, ni d’une entité
  
• la base imposable et le montant de l’impôt, séparés selon le taux appliqué
  

Pour les factures relatives à des transactions exonérées de TVA, indiquez le motif de l’exonération de TVA et, le cas échéant, indiquez la référence réglementaire au lieu de la taxe.

Registres de reçus

La tenue d’un registre des récépissés pour la comptabilisation électronique des factures, prévue à l’article 22 du décret présidentiel, est destinée aux commerçants de détail et aux autres personnes qui ne sont pas tenues d’émettre une facture, sauf demande du client. L’enregistrement des reçus constitue une solution de remplacement à la tenue d’un registre des factures, bien que les objectifs soient essentiellement les mêmes.

Bien que l’introduction du reçu électronique, qui nécessite le stockage et la transmission électroniques des données des reçus quotidiens, ait en grande partie éliminé l’obligation de tenir un registre des reçus, il est toujours judicieux d’enregistrer les reçus quotidiens dans un registre dédié, qu’il soit électronique ou papier. Cela est utile pour déterminer avec précision le crédit et le débit de la TVA ainsi qu’en cas de défaillance de la caisse enregistreuse électronique.

Tenue et conservation des registres de TVA

Vous pouvez également tenir les registres de TVA par voie électronique, grâce à la fonctionnalité du logiciel de facturation électronique, qui permet aux utilisateurs d’importer automatiquement des données sur les factures émises et reçues. Pour les documents conservés sous forme électronique, à partir de 2022, il n’est plus obligatoire de les imprimer, bien que l’administration fiscale puisse les exiger pour examen en cas de contrôle.

Il est important de savoir en quoi consiste le stockage électronique des registres de TVA. Il ne s’agit pas seulement d’archivage sur des supports numériques, mais plutôt d’un processus spécifique qui doit respecter les règles énoncées dans le Code de l’administration numérique (CAD) et le décret du ministère de l’Economie et des Finances (MEF) du 17 juin 2014, en veillant aux exigences d’immuabilité, d’intégrité, d’authenticité et de lisibilité.

Le processus de conservation se termine par l’application d’un horodatage, opposable aux tiers, sur le dossier archivé et dans les trois mois à compter de la date limite de dépôt de la déclaration de revenus.

Même après l’introduction de la facturation électronique, vous pouvez toujours utiliser des registres papier au format analogique, avec des pages numérotées consécutivement. Toutefois, vous devez conserver les registres de TVA papier pendant une période minimale de 10 ans à compter de la date de la dernière saisie ou jusqu’à l’achèvement de toute activité d’évaluation fiscale que vous pourriez avoir déjà commencée.

Comptabilité simplifiée des factures électroniques : régime réel simplifié

L’une des principales caractéristiques de ce régime fiscal est l’utilisation de la comptabilité de caisse au lieu de la comptabilité d’exercice. Dans le cadre de la comptabilité de caisse, les entreprises n’enregistrent que les transactions payées. Par conséquent, tout ce qui a été émis, mais non encaissé (par exemple, parce que les conditions de paiement ne sont pas encore passées) n’a pas besoin d’être enregistré. Par conséquent, seule la liquidité réelle de l’entreprise détermine ses revenus.

Avantages comptables du régime simplifié

Dans le cadre du régime simplifié, les exigences comptables sont moins strictes. En fait, il n’est pas nécessaire de préparer les états financiers annuels finaux ni de remplir tous les documents comptables généralement exigés par les pratiques comptables standard. Par exemple, la réglementation comptable n’exige ni un livre de journal ni un livre d’inventaire.

Les registres obligatoires sont les suivants :

• registre unique de l’emploi (si l’entreprise a des salariés)
  
• registre de la TVA
  
• registre des encaissements et des paiements
  
• registre des actifs (ou immobilisations amortissables)
  

En outre, les entités assujetties à la TVA sous le régime de la comptabilité simplifiée qui n’émettent que des factures sont dispensées de l’obligation de tenir des registres de TVA. Il s’agit notamment des personnes exerçant des activités autres que celles visées à l’article 22 du décret présidentiel n° 633/1972 (telles que le commerce de détail et les activités similaires) et qui utilisent les données fournies par l’Agence italienne des impôts (Agenzia delle Entrate).

La gestion du processus de facturation des entreprises peut devenir complexe, surtout à mesure que votre entreprise se développe. Certains outils, tels que Stripe Invoicing, une plateforme complète et évolutive, peuvent aider à automatiser ce processus. Avec Invoicing, vous pouvez créer et envoyer des factures pour les paiements ponctuels et récurrents sans avoir à écrire de code. Avec Invoicing, vous gagnez du temps et recevez vos paiements plus rapidement, car les utilisateurs de Stripe peuvent encaisser 87 % des factures émises dans les 24 heures. De plus, grâce à la collaboration avec des partenaires tiers, vous pouvez également utiliser Invoicing pour la facturation électronique.

Comptabilité simplifiée des factures électroniques : régime forfaitaire

Le régime forfaitaire offre plusieurs avantages sur le plan fiscal et comptable. En effet, en matière de comptabilité forfaitaire sur facture électronique, tout contribuable qui adhère à ce régime bénéficie des avantages suivants.

• Exonération de la TVA : ils n’ont pas à appliquer la TVA sur la facture ni à déduire la taxe payée sur les achats, et sont en outre exemptés des obligations de règlement et de paiement de la taxe, ainsi que de la déclaration annuelle y afférente.
  
• Dispense d’enregistrement : les contribuables sont dispensés de l’obligation d’enregistrer les factures, les reçus et les achats émis.
  
• Possibilité d’émettre des factures d’un montant illimité : depuis le 1er janvier 2025, les contribuables peuvent émettre une facture simplifiée sans plafond de montant. Auparavant, le plafond était de 400 €; ce plafond reste inchangé pour les contribuables non forfaitaires.
  

En conséquence, ces avantages se traduisent par une réduction des coûts pour le comptable, qui doit faire face à moins de formalités et, par conséquent, facture moins de frais pour le traitement de la comptabilité des factures électroniques sous le régime forfaitaire.