Het runnen van een reis onderneming betekent betalingen accepteren van mensen in verschillende tijdzones die verschillende valuta en apparaten gebruiken – allemaal terwijl je deposito’s, chargebacks en boekingen met veel tickets beheert die mogelijk maandenlang niet worden voldaan. Je moet in staat zijn om te gaan met risico's, groei mogelijk te maken en de betalingservaring zo georganiseerd te maken als de reizen die je verkoopt.

Met de wereldwijde markt voor online reisbureaus ter waarde van naar schatting 612,95 miljard dollar in 2024 en naar verwachting met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van 8,6% van 2025 tot 2030, is de verwerking van betalingen belangrijker dan ooit. Hieronder vind je een praktische gids voor het verwerken van betalingen door reisbureaus, inclusief hoe het werkt en waar je op moet letten bij een betaaldienstverlener.

Wat staat er in dit artikel?

• Op welke manier is de betalingsverwerking in een reisbureau uniek?
  
• Wat zijn de beste betaalmethoden voor reisbureaus?
  
• Hoe accepteren reisorganisaties internationale en mobiele betalingen?
  
• Hoe kunnen reisbureaus chargebacks en fraude verminderen?
  
• Hoe moet je stortingen, gedeeltelijke betalingen en terugbetalingen beheren?
  
• Waar moeten reisbureaus op letten bij een betaaldienstverlener?
  

Op welke manier is de betalingsverwerking in een reisbureau uniek?

Betalingen verwerken bij reizen is iets anders dan dit doen voor een typische online winkel. Je verkoopt toekomstige ervaringen aan mensen van over de hele wereld, en dat brengt een specifieke set uitdagingen met zich mee.

Dit is wat reisbetalingen onderscheidt:

• Grote betalingen voor toekomstige diensten: Klanten betalen vaak honderden of duizenden dollars vooraf voor een reis die pas over weken of maanden gaat plaatsvinden. Die lange kloof tussen aankoop en fulfilment voegt risico toe: tariefplannen veranderen, vluchten worden geannuleerd en terugbetalingen kunnen zich opstapelen. Daarom categoriseren veel betalingsverwerkers reizen als een branche met een hoger risico.

• Hoog chargebackpercentage: Reisorganisaties krijgen vaak te maken met hoge chargebackaanvragen. Sommige geschillen zijn legitiem: ze zijn het gevolg van geannuleerde reizen, vertragingen of slechte ervaringen. Anderen vallen onder “vriendelijke fraude”, waarbij een klant betwist dat hij daadwerkelijk een kost heeft gemaakt. Hoe dan ook, een hoog chargebackpercentage kan je marges verminderen en zelfs je vermogen om een zakelijke rekening open te houden.

• __ Grensoverschrijdende complexiteit met meerdere valuta:__ Reizen is inherent internationaal. Je werkt met verschillende valuta, wisselkoersen en betaalmethoden – soms allemaal in dezelfde boeking. Een klant in Canada kan bijvoorbeeld een tour in Thailand boeken via een in de VS gevestigd bureau.

• _Flexibele betalingsstructuren: _ Vaak ontvangen reisbureaus niet alle betalingen in een keer. Je kunt nu een storting ontvangen, het saldo later betalen of betalingen over meerdere data verdelen. Die flexibiliteit is belangrijk voor het businessmodel, maar niet elk betalingssysteem gaat er goed mee om.

• Verhoogd risico op fraude: Het grote aantal tickets en de snel bewegende voorraad (bijv. vluchten, hotels) maakt reizen een doelwit voor fraude. Gestolen kaarten worden vaak getest op kleine boekingen of gebruikt om waardevolle reizen te pakken die kunnen worden doorverkocht. Internationale boekingen maken het ook moeilijker om transacties te verifiëren, wat betekent dat je slimme software nodig hebt om verdachte activiteiten te markeren voordat deze een verlies worden.

Wat zijn de beste betaalmethoden voor reisbureaus?

Reizigers betalen niet allemaal op dezelfde manier. Hoe globaler je klanten zijn, hoe meer variatie je zult zien. Een Amerikaanse toerist zou zijn American Express-punten kunnen gebruiken. Een Duitse reiziger kan een directe bankoverschrijving verwachten. Een Braziliaanse klant wil misschien alleen Pix gebruiken.

De betaalmethoden die het beste werken voor reisbedrijven zijn degene die bereik, vertrouwen en flexibiliteit combineren.

Creditcards en debitcards

Veel reizigers verwachten te betalen met Visa, Mastercard, American Express of een ander groot betaalkaart netwerk—vooral voor boekingen met een hoge waarde. Creditcards en betaalpassen zijn handig en vertrouwd en bieden reizigers bescherming waarop ze kunnen vertrouwen. Maar kaarten hebben ook nadelen voor een bureau: hoge verwerkingskosten, aansprakelijkheden voor chargeback en de behoefte aan een zakelijke rekening die een hoog transactievolume zonder verstoring kan verwerken.

Je provider moet alle grote wereldwijde betaalkaarten veilig en groeiend kunnen accepteren.

Digitale wallets

Apple Pay, Google Pay en Samsung Pay zijn noodzakelijk geworden, vooral op mobiel. Ze laten klanten snel afrekenen, zonder kaartgegevens in te voeren, en vaak met behulp van een gezichtsscan of fingerprint. Achter de schermen tokeniseren digitale wallets betaalkaartgegevens, wat het risico op fraude vermindert.

Als mobiel een hoofdkanaal is voor je onderneming, kun je de conversie verhogen door wallets te ondersteunen.

Bankoverschrijvingen

In de VS worden Automated Clearing House (ACH) overschrijvingen vaak gebruikt voor grotere boekingen, groepsreizen en zakelijke klanten. In Europa zijn Single Euro Payments Area-overschrijvingen (SEPA) standaard. Deze directe bank overschrijvingen zijn vaak langzamer dan kaartbetalingen maar kunnen lagere kosten met zich meebrengen, vooral voor aankopen met een hoge waarde. Ze zijn ook aantrekkelijk voor klanten die terughoudend zijn met het aanbrengen van grote kosten op een betaalkaart.

Bankoverschrijving methoden zijn met name relevant voor aangepaste routes, tourgroepen, of gevallen waarin de boeking procedure wordt afgehandeld via e-mail of facturering in plaats van via een instant afrekenproces.

Buy now, pay later (BNPL) en termijnen

BNPL wint aan tractie in reizen omdat het de kwestie van betaalbaarheid kan oplossen. Een klant kan nu de kosten van een reis opsplitsen in beheersbare brokken zonder vooraf een formeel kredietproces te hoeven verwerken. Dat kan het verschil maken tussen het verlaten van hun karretje en het boeken van een reis.

Met Stripe kun je een reeks BNPL-providers integreren in verschillende markten. Deze flexibiliteit is vooral waardevol als je je richt op een jonger klant of dure pakketten verkoopt.

Lokale betaalmethoden

Reizigers ondervinden minder belemmeringen bij het voltooien van een boeking als ze een betaling zien die ze herkennen en regelmatig gebruiken. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Europa: iDEAL, Bancontact en Sofort

• Azië: Alipay, WeChat Pay en Konbini

• Latijns-Amerika: Pix en OXXO

Je hoeft niet alles te ondersteunen, maar begrijpen welke markten je het meest bedient en je betaling opties hierop afstemmen kan de conversie verbeteren. Stripe helpt door veel van deze regiospecifieke methoden gemakkelijker in te schakelen en te beheren vanuit één Dashboard.

Hoe accepteren reisorganisaties internationale en mobiele betalingen?

In reizen zijn je klanten overal. Je accepteert betalingen uit verschillende landen, in verschillende valuta en vaak op mobiele apparaten.

Zo maak je internationale en mobiele betalingen makkelijker voor jou en je klanten.

Internationale betalingen

Meerdere valuta accepteren

Bied waar mogelijk prijzen in lokale valuta aan, zodat de klant deze niet zelf hoeft om te rekenen en het valuta risico op zich hoeft te nemen. Bijvoorbeeld, een klant uit het Verenigd Koninkrijk die een tour in de VS boekt moet de kosten betalen in Britse ponden zonder verrast te worden met wisselkoerskosten. Stripe laat je betalingen in meer dan 135 valuta en vereffenen in je valuta van keuze (of saldi in vreemde valuta aanhouden, als dat efficiënter is).

Ondersteun regionale betaalmethoden

In veel landen domineren lokale betaalmethoden. Klanten verwachten dat ze worden ondersteund. Stripe stelt je in staat om veel regionale betaalmethoden met minimale setup mogelijk te maken.

Plan voor regelgeving en risico

Internationale betalingen brengen extra controles met zich mee. Europese kaarthouders moeten bijvoorbeeld vaak 3D Secure-authenticatie (3DS) voltooien. Die extra stap kan fraude minimaliseren en je helpen te voldoen aan de wettelijke vereisten, maar alleen als het goed wordt geïmplementeerd. Een slimme betaaldienstverlener zal 3DS alleen activeren wanneer het nodig is, zonder dat elke klant onnodige stappen hoeft te voltooien.

Mobiele betalingen

Ontwerp een mobielgericht afrekenproces

Veel reisboekingen gebeuren nu op mobiel, en zelfs een klein obstakel (bijv. langzaam laden, slechte opmaak, extra typen) kan ervoor zorgen dat gebruikers afhaken. Je afrekenproces moet eigen aanvoelen voor mobiel: snel, responsief en eenvoudig met één hand te voltooien. Het moet autovullen, grote tikdoelen en minimaal vereiste velden bevatten.

Gebruik digitale portemonnees

Het typen van kaartgegevens kost tijd. Apple Pay, Google Pay en andere digitale wallets maken het afrekenen sneller en veiliger, vooral voor reizigers die onderweg boeken. Stripe ondersteunt deze portemonnees standaard en rekent geen extra kosten aan om wallets te accepteren voor kaarten die in eigen land zijn uitgegeven.

In-app ondersteuning en on-the-go betalingen

Als je een app hebt, integreer betalingen daar dan direct in met behulp van mobiele software development kits (SDK's). Klanten moeten kunnen boeken en betalen zonder te worden doorgestuurd naar een browser. En voor bureaus die persoonlijk verkopen – denk aan touroperators of gidsen – maken tools zoals Tap to Pay op iPhone het mogelijk om kaartbetalingen vanaf telefoons zonder extra hardware te accepteren.

Hoe kunnen reisbureaus chargebacks en fraude verminderen?

Chargebacks en fraude zijn constante zorgen in de reis branche. Je werkt met transacties met hoge ticketprijzen, boekingen die maanden van Advance zijn gemaakt en klanten die verspreid zijn over tijdzones. Dit alles creëert openingen voor geschillen over betaalkaarten en vriendelijke fraude. Maar met de juiste systemen en praktijken kun je beide minimaliseren. We laten zien hoe je dat aanpakt.

Gebruik intelligente fraude programma's

Fraude pogingen in reizen zijn vaak geraffineerd, en je hebt meer nodig dan basisfilters.Stripe Radar, bijvoorbeeld, gebruikt AI getraind op honderden miljarden datapunten om risicovol gedrag in real time te herkennen: niet-overeenkomende facturatiedetails, ongebruikelijke internet protocol-locaties (IP), verdachte boekingspatronen, en meer.

Waar het om gaat is balans. Je wilt frauduleuze acteurs blokkeren zonder echte klanten af te wijzen.

3DS selectief toevoegen

3DS voegt nog een verificatiestap toe, meestal een code van de bank van de kaarthouder. Het is een waardevolle laag voor scenario's met een hoog risico, zoals dure boekingen, nieuwe klanten en bepaalde regio's. Een goede betaaldienstverlener laat je configureren wanneer je deze wilt activeren.

Betaalkaart verificatie waarden (CVV's) vereisen en adres verificatie service (AVS) gebruiken

Vraag altijd naar de CVV code voor een betaalkaart en verifieer waar mogelijk het facturatieadres met AVS. Deze stappen helpen te bevestigen dat de koper de betaalkaart daadwerkelijk in de hand heeft, en ze filteren veelvoorkomende vormen van fraude met weinig moeite.

Ze zijn niet waterdicht, maar ze zijn belangrijk als de eerste verdedigingslinie, vooral voor betaalkaart niet aanwezig (CNP) boekingen.

Blijf fraude trends voor

Frauduleuze acteurs veranderen hun tactiek. Als je een patroon begint te zien (bijvoorbeeld meerdere geschillen uit een bepaalde regio of een plotselinge toename van terugboekingen na een bepaalde promotie), pas dan je instellingen aan. Dat kan betekenen dat de regels worden aangescherpt, 3DS vaker wordt vereist of dat aankopen uit risicovolle regio's tijdelijk worden beperkt.

Maak je beleid transparant en volg door

Veel chargebacks komen voort uit verwarring, niet uit misdaad. Een klant herkent een betaling mogelijk niet, begrijpt je annuleringsvenster verkeerd of heeft het gevoel dat ze niet snel genoeg zijn terugbetaald.

Zo voorkom je verwarring:

• Stel vooraf terugbetalen en annuleringsbeleid dat gemakkelijk kan worden begrepen.

• Bevestig dit beleid tijdens het boeken-met selectievakjes, indien nodig.

• Verwerk terugbetalingen onmiddellijk wanneer ze verschuldigd zijn.

• Communiceer goed en snel wanneer het mis gaat.

Grondige boekhouding bijhouden

Wanneer terugboekingen wel gebeuren, moet je snel en met bewijs reageren. Dat omvat bevestigingsmails, boekingsgegevens, terugbetaalde inkomsten en bewijs dat de service is geleverd.

Hoe sterker je documentatie is, hoe groter je kansen om geschillen te winnen worden.

Hoe moet je stortingen, gedeeltelijke betalingen en terugbetalingen beheren?

Deposito's, afbetaling tariefplannen en gedeeltelijke terugbetalingen zijn gebruikelijk en worden verwacht in reisgerelateerde betalingen. Maar je hebt een flexibele betaling setup en beleid dat verwachtingen vanaf het begin beheren nodig.

Hier lees je hoe je met deze opties omgaat.

Deposito's en gedeeltelijke betalingen

Het nemen van een storting vooraf is standaardpraktijk in reizen. Het vergrendelt de boeking, filtert no-shows en verbetert de cashflow. Maar hoe je dit verwerkt is van belang:

• Wees specifiek over timing en bedragen: Laat klanten weten wat er nu moet gebeuren, wat er later moet gebeuren en wanneer. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “$200 storting vandaag, $800 saldo automatisch in rekening gebracht op 1 juli.”

• Verduidelijk voorwaarden bij afrekenen: Noteer in een vroeg stadium, idealiter met een checkboxbevestiging, of de storting wordt terugbetaald - en zo ja, onder welke voorwaarden.

• Automatiseer de opvolging: Gebruik een systeem dat geplande of termijnbetalingen ondersteunt. Stripe biedt je bijvoorbeeld de mogelijkheid om een betaalkaart veilig op te bergen en op een toekomstige datum te betalen, of een tweede factuur uit te reiken wanneer het saldo verschuldigd is. Je kunt ook terugkerende betalingen instellen met ingestelde einddatums.

Bied betaling tariefplannen wanneer ze zinvol zijn: Termijnen kunnen de kosten toegankelijker maken voor items met een hoog ticket, zoals meerweekse tours. Zorg ervoor dat je systeem meerdere kosten kan verwerken die aan één boeking zijn gekoppeld en stuur herinneringen zodat klanten niet voor verrassingen komen te staan.

Terugbetalingen (volledig en gedeeltelijk)

Zelfs met een goede planning gebeuren annuleringen. Goed omgaan met terugbetalingen kan je reputatie beschermen en terugboekingen minimaliseren. Dit is wat je moet doen:

• Publiceer een zichtbaar terugbetalingsbeleid: Begraaf het niet in de kleine lettertjes. Als je tot 14 dagen voor de reis het volledige bedrag terugbetaalt, zeg dat dan duidelijk. Als je een gedeelte inhoudt als annulering kosten, leg dan uit hoeveel en waarom.

• Procedure terugbetalingen snel: Als een terugbetaling verschuldigd is, handel dan snel. Zelfs als de bank een paar dagen nodig heeft om het geld te boeken, komt het gebaar van snelheid een heel eind. Stripe laat je volledige of gedeeltelijke terugbetalingen rechtstreeks vanuit het Stripe Dashboard of application programming interface (API) uitgeven.

• Gebruik gedeeltelijke terugbetalingen indien van toepassing: Soms annuleert een klant een deel van een reis of downgradet hij een pakket. Verwerk deze niet handmatig; gebruik een systeem waarmee je precies terugkrijgt wat je verschuldigd bent, gebonden aan de oorspronkelijke betaling. Dat voorkomt boekhoudkundige verwarring en menselijke fouten.

• Bereid je voor op randgevallen: Als je credits geeft in plaats van contant geld, zorg er dan voor dat ze makkelijk toepasbaar zijn op toekomstige boekingen. Als de oorspronkelijke betaling meerdere methoden gebruikte (bijv. cadeaubon en creditcard), wees dan klaar om het terugbetaalde dienovereenkomstig te splitsen. Transparantie en documentatie zijn hierbij van belang.

Flexibele betaling afhandeling bouwt vertrouwen en maakt inkomstenstroom soepeler. Klanten hebben de neiging om zich veiliger te voelen bij het boeken als ze weten hoe en wanneer ze zullen betalen en wat er zal gebeuren als tariefplannen veranderen. Je kunt je ook minder richten op het nastreven van balansen of het omgaan met geschillen, en meer op het leveren van onvergetelijke ervaringen.

Waar moeten reisbureaus op letten bij een betaaldienstverlener?

De betaaldienstverlener die je kiest bepaalt hoe je verkoopt, waar je kunt uitbreiden en hoe goed je risico's beheert.

Dit is wat je moet prioriteren wanneer je dienstverleners evalueert:

• Ingebouwde fraudepreventie en beveiliging

• Wereldwijde mogelijkheden

• Flexibiliteit voor ingewikkelde betalingen

• Transparante tarieven die kunnen groeien

• Ontwikkelaarsvriendelijke software

• Betrouwbare uptime en support

Lees meer over hoe Stripe betalingen je afrekening en betaling verwerken in verschillende markten kan vereenvoudigen.