Ein Reiseunternehmen zu betreiben bedeutet, Zahlungen von Personen in verschiedenen Zeitzonen zu akzeptieren, die unterschiedliche Währungen und Geräte verwenden – und das alles, während Sie Anzahlungen, Rückbuchungen und hochpreisige Buchungen verwalten, die möglicherweise monatelang nicht ausgeführt werden. Sie müssen in der Lage sein, Risiken zu bewältigen, Wachstum zu ermöglichen und die Zahlungserfahrung ebenso gut organisiert wie die von Ihnen verkauften Reisen zu gestalten.

Angesichts des globalen Markts für Online-Reisebüros mit einem geschätzten Wert von 612,95 Mrd. USD im Jahr 2024 und einem voraussichtlichen jährlichen Wachstum von 8,6 % von 2025 bis 2030 ist die Zahlungsabwicklung wichtiger denn je. Im Folgenden finden Sie einen praktischen Leitfaden zur Zahlungsabwicklung im Reisebüro, einschließlich der Funktionsweise und worauf Sie bei einem Zahlungsdienstleister achten sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Besondere an der Zahlungsabwicklung im Reisebüro?
  
• Welche Zahlungsmethoden eignen sich für Reisebüros am besten?
  
• Wie akzeptieren Reiseunternehmen internationale und mobile Zahlungen?
  
• Wie können Reisebüros Rückbuchungen und Betrug reduzieren?
  
• Wie sollten Sie Anzahlungen, Teilzahlungen und Rückerstattungen handhaben?
  
• Worauf sollten Reisebüros bei einem Zahlungsdienstleister achten?
  

Was ist das Besondere an der Zahlungsabwicklung im Reisebüro?

Die Zahlungsabwicklung in der Reisebranche unterscheidet sich von einem typischen Online-Shop. Sie verkaufen zukünftige Erlebnisse an Menschen aus der ganzen Welt und das bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich.

Das macht Zahlungen in der Reisebranche so besonders:

• Große Zahlungen für zukünftige Dienstleistungen: Kundinnen und Kunden zahlen oft Hunderte oder Tausende von Dollar im Voraus für eine Reise, die erst Wochen oder Monaten später stattfindet. Dieser lange Abstand zwischen Kauf und Ausführung erhöht das Risiko: Pläne ändern sich, Flüge werden storniert und Rückerstattungen können sich ansammeln. Deshalb stufen viele Zahlungsabwickler Reisen als Branche mit erhöhtem Risiko ein.

• Hohe Rückbuchungsquote: Reiseunternehmen verzeichnen tendenziell hohe Anfechtungsquoten. Einige Zahlungsanfechtungen sind legitim: Sie sind das Ergebnis von stornierten Reisen, Verspätungen oder schlechten Erfahrungen. Andere fallen unter die Kategorie „freundlicher Betrug“, bei dem eine Kundin oder ein Kunde eine tatsächlich getätigte Zahlung anficht. In beiden Fällen kann eine hohe Rückbuchungsquote Ihre Margen und sogar Ihre Fähigkeit, ein Geschäftskonto offen zu halten, verringern.

• Grenzüberschreitende Komplexität bei mehreren Währungen: Die Reisebranche ist ihrem Wesen nach international. Es wird mit verschiedenen Währungen, Umrechnungskursen und Zahlungsmethoden gearbeitet – manchmal alle in ein und derselben Buchung. Zum Beispiel will vielleicht eine Kundin oder ein Kunde in Kanada eine Tour in Thailand über ein in den USA niedergelassenes Reisebüro buchen.

• Flexible Zahlungsstrukturen: Reisebüros erhalten oft nicht die gesamte Zahlung auf einmal. Vielleicht erhalten Sie eine Anzahlung bei Buchung und buchen den Restbetrag später ab oder Sie teilen Die Zahlung auf mehrere Daten auf. Diese Flexibilität ist für das Geschäftsmodell wichtig, aber nicht alle Zahlungssysteme können gleich gut damit umgehen.

• Erhöhtes Betrugsrsiko: Hochpreisige, schnelllebige Güter (z. B. Flüge, Hotels) machen die Reisebranche zu einem Ziel von Betrug. Gestohlene Karten werden oft bei kleinen Buchungen getestet oder für hochwertige Reisen verwendet, die weiterverkauft werden können. Internationale Buchungen erschweren außerdem die Verifizierung von Transaktionen. Das bedeutet, dass Sie eine intelligente Software benötigen, die auf verdächtige Aktivitäten hinweist, bevor daraus Verluste resultieren.

Welche Zahlungsmethoden eignen sich für Reisebüros am besten?

Nicht alle Reisenden zahlen gleich. Je globaler Ihre Kundenbasis ist, desto mehr Variationen werden Sie sehen. Eine Touristin oder ein Tourist aus den USA möchte vielleicht American Express Punkte nutzen. Deutsche Reisende erwarten möglicherweise eine direkte Banküberweisung. Eine Kundin oder ein Kunde aus Brasilien möchte möglicherweise nur Pix verwenden.

Die Zahlungsmethoden, die für Reiseunternehmen am besten geeignet sind, sind diejenigen, die Reichweite, Vertrauen und Flexibilität kombinieren.

Kredit- und Debitkarten

Viele Reisende erwarten, mit Visa, Mastercard, American Express oder einer anderen großen Karte bezahlen zu können – insbesondere bei Buchungen mit hohem Wert. Kredit- und Debitkarten sind bequem und vertraut und bieten Reisenden Schutz, auf den sie sich verlassen können. Für Reisebüros sind Karten jedoch mit Abstrichen verbunden: hohe Bearbeitungsgebühren, Rückbuchungsgefahr und die Notwendigkeit eines Geschäftskontos, das ein hohes Transaktionsvolumen störungsfrei bewältigen kann.

Ihr Dienstleister muss in der Lage sein, alle großen globalen Karten sicher und in großem Umfang zu akzeptieren.

Digital Wallets

Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay sind zu einer Notwendigkeit geworden, insbesondere auf Mobilgeräten. Mit ihnen können Kundinnen und Kunden Käufe schnell abschließen, ohne Kartenangaben einzugeben, oft mit Gesichtserkennung oder Fingerabdruck. Hinter den Kulissen arbeiten Digital Wallets mit der Tokenisierung von Karten, was das Betrugsrisiko verringert.

Wenn Mobilgeräte ein Hauptkanal für Ihr Unternehmen sind, können Sie die Konversionsrate steigern, indem Sie Wallets unterstützen.

Banküberweisungen

In den USA werden ACH Transfers (Automated Clearing House) häufig für größere Buchungen, Gruppenreisen und Firmenkunden verwendet. In Europa sind SEPA-Überweisungen (Single Euro Payments Area) Standard. Diese direkten Banküberweisungen sind oft langsamer als Kartenzahlungen, können aber mit niedrigeren Gebühren verbunden sein, insbesondere bei Einkäufen mit hohem Wert. Sie sprechen auch Kundinnen und Kunden an, die davor zurückscheuen, große Zahlungen über eine Karte abzuwickeln.

Besonders relevant sind Banküberweisungen für maßgeschneiderte Reisen, Reisegruppen oder Fälle, in denen der Buchungsprozess per E-Mail oder gegen Rechnung und nicht über einen sofortigen Bezahlvorgang abgewickelt wird.

Jetzt kaufen, später bezahlen (Buy now, pay later, BNPL) und Raten

BNPL gewinnt in der Reisebranche an Zugkraft, weil es das Problem der Erschwinglichkeit lösen kann. Kundinnen und Kunden können die Kosten einer Reise jetzt in überschaubare Tranchen aufteilen, ohne erste einen formellen Kreditprozess durchlaufen zu müssen. Das kann den Unterschied zwischen Kaufabbruch und Reisebuchung bedeuten.

Mit Stripe können Sie eine Reihe von BNPL-Anbietern in unterschiedlichen Märkten integrieren. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll, wenn Sie eine jüngere Kundschaft ansprechen oder teure Pakete verkaufen.

Lokale Zahlungsmethoden

Reisende stoßen beim Abschließen einer Buchung auf weniger Hindernisse, wenn ihnen eine vertraute und regelmäßig genutzte Zahlungsmethode angeboten wird. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele:

• Europa: iDEAL, Bancontact und Sofort

• Asien: Alipay, WeChat Pay und Konbini

• Lateinamerika: Pix und OXXO

Sie müssen nicht alles unterstützen, aber wenn Ihnen bewusst ist, welche Märkte Sie am meisten bedienen, und Sie Ihre Zahlungen entsprechend anpassen, können Sie die Konversionsrate verbessern. Stripe erleichtert das Aktivieren und Verwalten vieler dieser regionsspezifischen Methoden über ein einziges Dashboard.

Wie akzeptieren Reiseunternehmen internationale und mobile Zahlungen?

In der Reisebranche haben Sie überall Kundinnen und Kunden. Sie akzeptieren Zahlungen aus verschiedenen Ländern, in unterschiedlichen Währungen und oft auf Mobilgeräten.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie internationale und mobile Zahlungen für Sie und Ihre Kundschaft vereinfachen können.

Internationale Zahlungen

Mehrere Währungen akzeptieren

Bieten Sie nach Möglichkeit Preise in lokalen Währungen an, damit Kundinnen und Kunden die Preise nicht selbst umrechnen und das Währungsrisiko tragen müssen. Zum Beispiel sollte eine Kundin oder ein Kunde im Vereinigten Königreich beim Buchen einer USA-Tour die Kosten in britischen Pfund bezahlen können, ohne überraschende Umrechnungsgebühren. Mit Stripe können Sie Zahlungen in mehr als 135 Währungen abwickeln und in der Währung Ihrer Wahl verrechnen (oder Guthaben in Fremdwährungen halten, wenn das effizienter ist).

Regionale Zahlungsmethoden unterstützen

In vielen Ländern dominieren lokale Zahlungsmethoden. Kundinnen und Kunden erwarten, dass diese Methoden unterstützt werden. Mit Stripe können Sie viele regionale Zahlungsmethoden mit minimalem Einrichtungsaufwand aktivieren.

Regulierung und Risiko einplanen

Grenzüberschreitende Zahlungen erfordern zusätzliche Kontrollen. Beispielsweise müssen europäische Karteninhaber/innen häufig die 3D Secure (3DS)-Authentifizierung durchführen. Dieser zusätzliche Schritt kann Betrug minimieren und Ihnen helfen, die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, aber nur, wenn er gut implementiert wird. Ein intelligenter Zahlungsdienstleister löst 3DS nur dann aus, wenn es auch erforderlich ist, ohne die gesamten Kundschaft mit unnötigen Schritten zu belasten.

Mobile Zahlungen

Mobil ausgerichteten Bezahlvorgang erstellen

Viele Reisebuchungen erfolgen mittlerweile über mobile Geräte und selbst ein kleines Hindernis (z. B. langsames Laden, schlechte Formatierung, zusätzliches Tippen) kann zu Abbrüchen führen. Ihr Bezahlvorgang muss der mobilen Erfahrung entgegenkommen: Er muss schnell, responsiv und problemlos mit einer Hand durchzuführen sein. Er sollte Autofill nutzen, mit großen Tap-Zielen arbeiten die Anzahl erforderlicher Felder minimieren.

Digital Wallets verwenden

Das Eingeben von Kartenangaben dauert. Apple Pay, Google Pay und andere Digital Wallets machen den Bezahlvorgang schneller und sicherer, insbesondere für Reisende, die unterwegs buchen. Stripe unterstützt diese Wallets nativ und erhebt keine zusätzlichen Gebühren, um Wallets für im Inland ausgestellte Karten zu akzeptieren.

In-App-Zahlungen und Zahlungen unterwegs unterstützen

Wenn Sie eine App haben, integrieren Sie Zahlungen mit mobilen Software Development Kits (SDKs) direkt in Ihre App. Kundinnen und Kunden müssen buchen und bezahlen können, ohne zu einem Browser weitergeleitet zu werden. Und Reisebüros, die im persönlichen Kontakt verkaufen – man denke an Reiseveranstalter oder Reiseleiter –, haben durch Tools wie Tape to Pay auf dem iPhone die Möglichkeit, Kartenzahlungen von Mobiltelefonen aus ohne zusätzliche Hardware anzunehmen.

Wie können Reisebüros Rückbuchungen und Betrug reduzieren?

Rückbuchungen und Betrug sind in der Reisebranche ein ständiges Problem. Sie arbeiten mit hochpreisigen Transaktionen, Buchungen, die Monate im Voraus getätigt werden, und Kundinnen und Kunden, die über Zeitzonen verteilt sind – all das öffnet Kartenanfechtungen und freundlichem Betrug Tür und Tor. Aber mit den richtigen Systemen und Praktiken können Sie beides minimieren. So sollten Sie vorgehen.

Intelligente Betrugsprogramme nutzen

Betrugsversuche sind in der Reisebranche oft ausgefeilt und Sie benötigen mehr als nur einfache Filter. Stripe Radar beispielsweise nutzt KI, die an Hunderten von Milliarden Datenpunkten trainiert wurde, um risikoreiches Verhalten in Echtzeit zu erkennen: nicht übereinstimmende Rechnungsdaten, ungewöhnliche IP-Standorte (Internet Protocol), verdächtige Buchungsmuster und mehr.

Wichtig ist das Gleichgewicht. Sie möchten betrügerische Akteurinnen und Akteure blockieren, ohne echte Kundinnen und Kunden abzulehnen.

3DS selektiv hinzufügen

3DS fügt einen weiteren Verifizierungsschritt hinzu – in der Regel einen Code von der Bank der Karteninhaberin oder des Karteninhabers. Es ist eine wertvolle Schicht für risikoreiche Szenarien wie z. B. teure Buchungen, neue Kundinnen und Kunden und bestimmte Regionen. Ein guter Zahlungsdienstleister lässt Sie konfigurieren, wann dieser Schritt ausgelöst werden soll.

Kartenverifizierungswerte (CVVs) verlangen und Adressverifizierungsdienst (AVS) nutzen

Fragen Sie immer nach dem CVV-Code für eine Karte und verifizieren Sie die Rechnungsadresse nach Möglichkeit mit AVS. Diese Schritte helfen dabei, zu überprüfen, dass die Käuferin oder der Käufer die Karte tatsächlich in der Hand hat, und filtern gängige Formen von mühelosem Betrug heraus.

Sie sind nicht narrensicher, aber wichtig als erste Verteidigungslinie, insbesondere bei CNP-Buchungen(Card-not-present).

Betrugstrends immer einen Schritt voraus bleiben

Betrügerische Akteure ändern ihre Taktik. Wenn Sie ein Muster erkennen (z. B. mehrere Zahlungsanfechtungen aus einer bestimmten Region oder eine plötzliche Zunahme von Rückbuchungen nach einer bestimmten Werbeaktion), passen Sie Ihre Einstellungen an. Das kann bedeuten, dass Sie die Regeln verschärfen, 3DS häufiger verlangen oder Käufe aus risikoreichen Regionen vorübergehend einschränken.

Machen Sie Ihre Richtlinien transparent und seien Sie konsequent

Viele Rückbuchungen beruhen auf Verwirrung und nicht auf kriminellem Verhalten. Eine Kundin oder ein Kunde erkennt eine Abbuchung möglicherweise nicht, versteht Ihr Kündigungsfenster falsch oder hat das Gefühl, eine Rückerstattung nicht schnell genug erhalten zu haben.

So vermeiden Sie Verwirrung:

• Richten Sie im Voraus leicht verständliche Rückerstattungs- und Stornierungsrichtlinien ein.

• Bestätigen Sie diese Richtlinien bei der Buchung – bei Bedarf mit Kontrollkästchen.

• Wickeln Sie geschuldete Rückerstattungen umgehend ab.

• Kommunizieren Sie gut und schnell, wenn etwas schiefgeht.

Gründliche Aufzeichnungen führen

Wenn es zu Rückbuchungen kommt, müssen Sie schnell und mit Beweisen reagieren. Dazu gehören Bestätigungs-E-Mails, Buchungsdetails, Belege für Rückerstattungen und der Nachweis, dass die Dienstleistung erbracht wurde.

Je stärker Ihre Dokumentation ist, desto größer sind Ihre Chancen, Zahlungsanfechtungen zu Ihren Gunsten zu entscheiden.

Wie sollten Sie Einzahlungen, Teilzahlungen und Rückerstattungen handhaben?

Anzahlungen, Ratenzahlungspläne und Teilrückerstattungen sind bei reisebezogenen Zahlungen üblich und werden erwartet. Dafür benötigen Sie jedoch eine flexible Zahlungskonfiguration und Richtlinien, die die Erwartungen von Anfang in die richtige Richtung lenken.

So können Sie diese Optionen handhaben.

Anzahlungen und Teilzahlungen

Anzahlungen sind in der Reisebranche Standard. Sie schreiben die Buchung fest, filtern Nichtanreisen heraus und verbessern den Cashflow. Aber es ist wichtig, wie Sie diesen Prozess strukturieren:

• Machen Sie genaue Angaben zu Zeitpunkten und Beträgen: Teilen Sie Ihren Kundinnen und Kunden mit, was jetzt fällig ist, was später fällig ist und wann genau. Sie könnten zum Beispiel sagen: „200 USD Anzahlung heute, und der Restbetrag von 800 USD wird automatisch am 1. Juli abgebucht.“

• Klären Sie Konditionen beim Bezahlvorgang: Weisen Sie frühzeitig, idealerweise mit einer Bestätigung per Kontrollkästchen, darauf hin, ob die Anzahlung erstattungsfähig ist – und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen.

• Automatisieren Sie die Nachverfolgung: Verwenden Sie ein System, das geplante Zahlungen oder Ratenzahlungen unterstützt. Mit Stripe können Sie beispielsweise eine Karte sicher aufbewahren und zu einem späteren Zeitpunkt belasten oder eine zweite Rechnung ausstellen, wenn der Restbetrag fällig ist. Sie können auch wiederkehrende Zahlungen mit festgelegten Enddaten einrichten.

Bieten Sie Zahlungspläne an, wenn sie sinnvoll sind: Raten können die Kosten für hochpreisige Artikel wie mehrwöchige Touren leichter erschwinglich machen. Stellen Sie sicher, dass Ihr System Mehrfachzahlungen verarbeiten kann, die mit einer einzigen Buchung verknüpft sind, und senden Sie Erinnerungen, damit die Kundinnen und Kunden nicht überrascht sind.

Rückerstattungen (vollständig und teilweise)

Selbst bei guter Planung kommt es zu Stornierungen. Ein guter Umgang mit Rückerstattungen kann Ihren Ruf schützen und Rückbuchungen minimieren. Das müssen Sie tun:

• Veröffentlichen Sie eine sichtbare Rückerstattungsrichtlinie: Verstecken Sie sie nicht im Kleingedruckten. Wenn Sie bis zu 14 Tage vor Reiseantritt den vollen Betrag zurückerstatten, sagen Sie das auch deutlich. Wenn Sie einen Teil als Stornierungsgebühr einbehalten, erklären Sie, wie viel und warum.

• Wickeln Sie Rückerstattungen schnell ab: Wenn eine Rückerstattung fällig ist, handeln Sie schnell. Selbst wenn die Bank ein paar Tage braucht, um die Gelder zu verbuchen, ist Ihr schnelles Handeln viel wert. Mit Stripe können Sie vollständige oder teilweise Rückerstattungen direkt über das Stripe-Dashboard oder die Schnittstelle (API) ausstellen.

• Nutzen Sie gegebenenfalls Teilrückerstattungen: Manchmal storniert eine Kundin oder ein Kunde eine Etappe einer Reise oder stuft ein Paket herab. Wickeln Sie solche Vorgänge nicht manuell ab; verwenden Sie ein System, mit dem Sie genau den Teil zurückerstatten können, der geschuldet wird, gebunden an die ursprüngliche Zahlung. Dadurch werden Verwirrung in der Buchhaltung und menschliche Fehler vermieden.

• Bereiten Sie sich auf Grenzfälle vor: Wenn Sie anstelle von Rückerstattungen in bar Gutschriften ausstellen, stellen Sie sicher, dass sie mühelos auf zukünftige Buchungen anzuwenden sind. Wenn für die ursprüngliche Zahlung mehrere Methoden verwendet wurden (z. B. Geschenkkarte und Kreditkarte), sollten Sie bereit sein, die Rückerstattung entsprechend aufzuteilen. Transparenz und Dokumentation sind hier wichtig.

Flexible Zahlungen schaffen Vertrauen und sorgen für einen reibungsloseren Umsatz. Kundinnen und Kunden fühlen sich bei der Buchung in der Regel sicherer, wenn sie wissen, wie und wann sie bezahlen werden und was passiert, wenn sich Pläne ändern. Außerdem müssen Sie weniger Aufmerksamkeit auf das Eintreiben ausstehender Beträge und den Umgang mit Zahlungsanfechtungen verwenden und können sich stärker darauf konzentrieren, unvergessliche Erlebnisse zu bieten.

Worauf sollten Reisebüros bei einem Zahlungsdienstleister achten?

Die Wahl des Zahlungsdienstleisters wirkt sich darauf aus, wie Sie verkaufen, wohin Sie expandieren können und wie gut Sie mit Risiken umgehen.

Folgendes sollten Sie beim Bewerten von Dienstleistern priorisieren:

• Integrierte Betrugsprävention und Sicherheit

• Globale Funktionen

• Flexibilität bei komplizierten Zahlungen

• Transparente Preisgestaltung, die skalieren kann

• Entwicklungsfreundliche Software

• Zuverlässige Erreichbarkeit und Support

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