Een creditcardtoeslag is een extra bedrag aan kosten dat een onderneming aan een transactie kan toevoegen als een klant met een creditcard betaalt. Het doel van deze toeslag is om de kosten te dekken die de onderneming maakt voor het verwerken van creditcardbetalingen. Deze kosten, die ondernemingen betalen aan creditcardmaatschappijen en betalingsverwerkers, zijn doorgaans een percentage van de transactiewaarde en vormen een aanzienlijke kostenpost. In 2024 betaalden VS-ondernemingen ruim $ 236 miljard aan verwerkingskosten om zo'n $ 10 biljoen aan betalingen met creditcards, debitcards en prepaid betaalkaarten te accepteren.

De toeslag kan variëren op basis van de overeenkomst tussen de onderneming en de betalingsverwerker. Vaak zijn de kosten een klein percentage van het totale transactiebedrag. De bedoeling van de toeslag is om de kosten van de onderneming voor het accepteren van creditcards te compenseren, waaronder kosten zoals interchange-kosten, beoordelingskosten en kosten voor de betalingsverwerker.

Hieronder leggen we creditcardtoeslagen voor ondernemingen uit: hoe ze werken, welke voordelen ze kunnen bieden en best practices om creditcardtoeslagen strategisch toe te passen zonder de klanttevredenheid te schaden. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom passen ondernemingen creditcardtoeslagen toe?
  
• Verschillen tussen toeslagen, gemakstoeslagen en contante kortingen
  
• Regels voor creditcardtoeslagen
  
• Welke factoren moeten ondernemingen overwegen voordat ze toeslagen toepassen?
  
• Zo pas je stapsgewijs een toeslag toe
  
• Best practices voor toeslagbeleid
  
• De voor- en nadelen van creditcardtoeslagen
  
• Alternatieven voor creditcardtoeslagen
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  
• Veelgestelde vragen over creditcardtoeslagen
  

Waarom brengen bedrijven creditcardtoeslagen in rekening?

Ondernemingen passen creditcardtoeslagen toe om de kosten voor de verwerking van creditcardtransacties te compenseren. Bij creditcardbetalingen van klanten komen voor ondernemingen ook nog eens de kosten van hun bank of betalingsverwerker kijken. Het gaat dan mogelijk om een percentage van het bedrag plus vaste kosten per transactie. Ondernemingen berekenen deze toeslagen met het idee die kosten eruit te halen en deze niet voor eigen rekening te hoeven nemen, wat met name voor kleine ondernemingen of ondernemingen met een kleine marge erg belangrijk is.

Naast directe verwerkingskosten zijn er andere kosten verbonden aan de acceptatie van creditcards. Hieronder vallen ook het onderhoud van eventuele hardware en software, en compliance met beveiligingsstandaarden om gegevens van de kaarthouder te beschermen. Creditcardfraude is nog een punt van aandacht, en de onderneming draait vaak op voor de kosten van chargebacks in het geval van frauduleuze transacties.

Toeslagen kunnen ook een strategische beslissing zijn. Ondernemingen kunnen ze gebruiken om klanten te stimuleren met andere betaalmethoden te betalen, zoals met contant geld of met een debitcard, waaraan weinig of geen verwerkingskosten verbonden zijn.

De verschillen tussen toeslagen, convenience fees en contantkorting

Toeslagen worden vaak verward met twee andere prijsbepalingstools die ondernemingen gebruiken om creditcardkosten te compenseren.

Toeslagen in vergelijking met convenience fees

Een 'convenience fee', of administratiekosten, is een toeslag die van toepassing is wanneer de klant betaalt via een niet-standaardmethode, zoals via de telefoon of online, in plaats van in een fysieke winkel. In tegenstelling tot een toeslag is de convenience fee altijd van toepassing, of het nu om een creditcard, debitcard of cheque gaat, en gaat het meestal om een vast bedrag in plaats van een percentage, wat aan de klant kenbaar wordt gemaakt vóór de betaling. Ondernemingen mogen zo'n bedrag alleen berekenen als ze ook een standaard betaaloptie bieden, en bovendien staan Visa en Mastercard een toeslag plus convenience fee voor één en dezelfde transactie niet toe, evenmin als convenience fees op terugkerende betalingen.

Toeslagen in vergelijking met contantkorting

Bij een contantkorting wordt het model omgedraaid: in plaats van een bedrag toe te voegen voor gebruik van een betaalkaart, bouwt de onderneming de creditcardkosten in de reguliere prijs in en biedt het een korting aan voor klanten die met contant geld betalen. Om aan de regels te voldoen, moeten ondernemingen de prijs voor contante betalingen en voor betalingen via creditcard tonen, of duidelijk aangeven wat de korting op de reguliere prijs is. Simpelweg een bedrag boven op de reguliere prijs berekenen wanneer er met een betaalkaart wordt betaald, is geen geldige contantkorting. Dit is een toeslag die aan de daarvoor geldende regels moet voldoen. Verwarring over de verschillen is een fout wat betreft compliance die je beter kunt voorkomen.

Regels voor creditcardtoeslagen

In de VS heeft niet elke staat dezelfde regelgeving rond toeslagen op creditcards. Hier volgt een overzicht van de regelgeving in verschillende rechtsgebieden.

Landelijke regels voor toeslagen in de VS

• Toeslagen op creditcards zijn over het algemeen toegestaan in de Verenigde Staten.
  
  • Deze toeslagen worden toegevoegd aan creditcardtransacties om de verwerkingskosten te dekken.
    
  • Het toeslagbedrag is doorgaans een percentage van de transactie.
    
  • Ondernemingen moeten klanten voorafgaand aan de transactie informeren over de toeslag.
    
  • Kaartnetwerken (zoals Visa en Mastercard) hebben richtlijnen voor toeslagen. Hieronder vallen toeslaglimieten en kennisgevingsvereisten voor zowel het netwerk als de klanten.
    

Staten waar toeslagen zijn toegestaan

Veel staten staan creditcardtoeslagen toe, meestal met een limiet (doorgaans 2%–3%) en openbaarmakingsvereisten zoals een duidelijke kennisgeving aan klanten vóór het afrekenproces, op het POS en op inkomsten. Staten die uitdrukkelijk toeslagen toestaan, zijn:

• Alabama
  
• Alaska
  
• Arizona
  
• Arkansas
  
• Californië
  
• Colorado
  
• Delaware
  
• Washington, D.C.
  
• Florida
  
• Georgia
  
• Hawaï
  
• Idaho
  
• Kentucky
  
• Louisiana
  
• Maryland
  
• Michigan
  
• Minnesota
  
• Mississippi
  
• Missouri
  
• Montana
  
• Ohio
  
• Oklahoma
  
• Oregon
  
• Pennsylvania
  
• Rhode Island
  
• South Carolina
  
• South Dakota
  
• Tennessee
  
• Texas
  
• Utah
  
• Vermont
  
• Virginia
  
• Washington
  
• West Virginia
  
• Wisconsin
  
• Wyoming
  

De vereisten verschillen per staat. In Colorado geldt bijvoorbeeld een toeslaglimiet van 2% of de werkelijke verwerkingskosten, afhankelijk van wat een verkoper kiest.

Staten en gebieden waar toeslagen illegaal zijn

Een toeslag in rekening brengen is momenteel verboden in:

• Connecticut
  
• Maine
  
• Massachusetts
  
• Puerto Rico
  

Omdat deze regelgeving kan veranderen door wetgeving of rechtszaken, moeten ondernemingen de huidige regels bevestigen met hun advocaat of een betalingsadvocaat voordat ze een toeslag implementeren.

Elke staat heeft zijn eigen manier om creditcardtoeslagen te reguleren en hanteert een ander beleid voor consumentenbescherming en bedrijfsactiviteiten. Hoewel sommige staten toeslagen met bepaalde voorwaarden toestaan, hebben andere staten strengere regels of regelrechte verboden. Ondernemingen die internationaal of in meerdere staten actief zijn, moeten op de hoogte zijn van deze regelgeving en eraan voldoen; anders riskeren ze juridische problemen en andere complicaties.

Wereldwijde aandachtspunten

• In sommige landen buiten de VS worden toeslagen op een andere manier gereguleerd of zijn ze verboden.
  
• Naleving van lokale wetgeving en de regels van het kaartnetwerk is met name belangrijk voor multinationale ondernemingen.
  

Regels voor creditcardnetwerken

Ondernemingen moeten de regels begrijpen en naleven die zijn vastgesteld door creditcardnetwerken zoals Visa, Mastercard en American Express. Deze regels omvatten limieten voor toeslagbedragen en vereisten voor de kennisgeving aan klanten. Visa beperkt creditcardtoeslagen tot 3% en de limiet van Mastercard is 4%.

Met welke factoren moeten bedrijven rekening houden voordat ze toeslagen toepassen?

Voordat bedrijven toeslagen toepassen, moeten ze aan de volgende zaken hebben gedacht:

• Wettelijke naleving: Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat het toepassen van toeslagen legaal is in hun staat of regio. Dit betekent inzicht in lokale wetten en regelgeving met betrekking tot toeslagen.

• Transparantie voor klanten: Duidelijke communicatie met klanten over eventuele extra kosten is essentieel. Ondernemingen kunnen dit bereiken door middel van zichtbare aanduidingen, verklaringen op websites of mondelinge meldingen tijdens transacties.

• Gevolgen voor het gedrag van klanten: Houd er rekening mee dat toeslagen de keuzes van klanten kunnen beïnvloeden. Sommige klanten kiezen mogelijk voor alternatieve betaalmethoden of stappen over naar een andere onderneming als ze vinden dat de toeslag oneerlijk is.

• Kosten-batenanalyse: Ondernemingen moeten nagaan of de extra inkomsten uit toeslagen opwegen tegen het potentiële verlies van klanten die mogelijk naar alternatieven zoeken vanwege de extra kosten.

• Administratieve overhead: Voor het implementeren en beheren van toeslagen zijn mogelijk wijzigingen in de facturatiesystemen nodig evenals extra administratief werk.

• Marktpositie en concurrentie: Het is belangrijk te weten hoe concurrenten omgaan met creditcardkosten. Als concurrenten deze kosten opvangen, kan de toevoeging van een toeslag de onderneming benadelen.

• Klantrelaties en tevredenheid: Sommige klanten zien toeslagen mogelijk als een aanzienlijk nadeel, dus is het belangrijk om financiële voordelen af te wegen tegen de klanttevredenheid.

• Frequentie van creditcardtransacties: Ondernemingen met grote aantallen creditcardtransacties kunnen merken dat toeslagen helpen om verwerkingskosten te compenseren, maar bij ondernemingen met minder creditcardaankopen is de impact mogelijk beperkt.

• Alternatieve betalingsstimulansen: In plaats van te vertrouwen op toeslagen kan het klantvriendelijker zijn om klanten te stimuleren betaalmethoden met lagere kosten te gebruiken, zoals contant geld of debitcards.

• Ingangsdatum voor toeslag: Ten minste 30 dagen voordat de toeslag wordt geïmplementeerd, moeten Amerikaanse verkopers de uitgever van de betaalkaart en hun aanvrager hiervan op de hoogte stellen.

Door deze zaken zorgvuldig in overweging te nemen, kunnen bedrijven een goed onderbouwde beslissing nemen over het al dan niet toepassen van toeslagen, en daarbij zorgen voor evenwicht tussen hun financiële behoeften en de verwachtingen van klanten en wettelijke vereisten.

Stap voor stap een toeslag implementeren

Je moet de volgende stappen uitvoeren om een toeslag te implementeren.

1. Controleer of toeslagen wettelijk zijn toegestaan waar je actief bent: In Connecticut, Massachusetts, Maine en Puerto Rico gelden absolute verboden; andere staten beperken de tarieven of stellen voorwaarden. Pas de strengste regel toe als je in meerdere staten actief bent.

2. Kies een verwerker en POS-apparatuur die toeslagen ondersteunen: Zoek er een die automatisch debitcards of prepaidkaarten detecteert, de toeslag binnen wettelijke grenzen berekent en deze specificeert op inkomsten.

3. Informeer de kaartnetwerken: Informeer je kaartnetwerk en betalingsverwerker ten minste 30 dagen van tevoren.

4. Bepaal je tarief: Gebruik over het algemeen je werkelijke verwerkingskosten of 3%, afhankelijk van wat lager is. In sommige staten is dit nog verder beperkt.

5. Sluit debitcards en prepaidkaarten uit: Toeslagen zijn alleen van toepassing op creditcards, nooit op debitcards, prepaidkaarten, cheques of contant geld.

6. Plaats de vermeldingen overal waar klanten prijzen zien: Vermeld dit duidelijk bij de ingang, op het POS en online waar de betaalkaarten voor het eerst worden genoemd.

7. Specificeer het op inkomsten: Vermeld de toeslag als een afzonderlijke factuurregel en niet als onderdeel van de prijs.

8. Train personeel: Zorg ervoor dat medewerkers kunnen uitleggen wat de kosten inhouden en hoe deze worden berekend.

9. Betaal de toeslag terug als transacties worden terugbetaald: Retourneer de toeslag samen met de rest van de aankoop bij een terugbetaling van transacties.

10. Regelmatig controleren: Bekijk je tarief opnieuw en blijf op de hoogte van wijzigingen in de staatswetgeving.

Best practices voor toeslagen

Ondernemingen moeten met toeslagen een lastig evenwicht zien te vinden: ze moeten de kosten dekken en hun klanten tevreden houden. Een te hoge toeslag op creditcardbetalingen kan een besparing op transactiekosten opleveren, maar kan ook de tevredenheid en loyaliteit van klanten in de weg staan.

Best practices voor de toepassing van toeslagen vereisen een zorgvuldige afweging op verschillende gebieden:

• Zorgen voor compliance met wet- en regelgeving: zorg dat het toeslagenbeleid voldoet aan lokale wetgeving en regels voor creditcardnetwerken. Dit omvat ook de regels voor de maximale toegestane toeslag. Bovendien moeten de toeslagen de kosten van transactieverwerking dekken, maar geen winst opleveren.

• Transparante communicatie met klanten onderhouden: wees duidelijk over het toeslagenbeleid richting de klant. Dit kan door middel van zichtbare borden op fysieke locaties, expliciete vermeldingen tijdens de transactie en vermeldingen op websites en bonnen. Klanten moeten voordat ze de transactie voltooien, op de hoogte zijn van de toeslag.

• Redelijke bedragen voor de toeslag bepalen: stel toeslagen in op een niveau dat de kosten dekt, maar ook eerlijk is voor de klant. Bij te hoge toeslagen kunnen klanten afhaken. Een veelgebruikte aanpak is de toeslag op hetzelfde niveau vast te stellen als wat creditcardmaatschappijen in rekening brengen voor transacties.

• Regelmatig evalueren en aanpassen: evalueer de toeslagen regelmatig en pas ze zo nodig aan, zeker bij veranderingen in de verwerkingskosten. Zo zorg je dat de toeslagen in lijn blijven met de werkelijke kosten en wettelijke vereisten.

• Personeel opleiden: train het personeel zodat dit het toeslagenbeleid goed kan uitleggen aan klanten. Het personeel moet vragen kunnen beantwoorden en kunnen uitleggen waarom er een toeslag is en hoe deze wordt berekend.

• Verschillende betaalopties aanbieden: bied klanten verschillende betaalopties, waaronder opties zonder toeslag, zoals contant of via debitcard. Sommige ondernemingen geven ook korting voor betalingen die niet met een creditcard worden gedaan.

• Feedback van klanten analyseren: let goed op de feedback van klanten over de toeslag. Om de relatie met de klant goed te houden, pas je de strategie aan als er sprake is van meetbare ontevredenheid of verwarring bij de klant.

• Het beleid documenteren: zorg voor een goede documentatie van het toeslagenbeleid. Hierin moeten details worden opgenomen over hoe de toeslag wordt berekend, hoe deze wordt toegepast en alle relevante informatie over compliance met de wet. Deze documentatie kan handig zijn voor het trainen van personeel en het beantwoorden van vragen van klanten.

• Geen onderscheid maken tussen verschillende soorten betaalkaarten: pas de toeslag gelijkmatig toe op alle soorten creditcards, zolang lokale wetten en overeenkomsten met creditcardnetwerken dit toestaan. Onderscheid maken tussen soorten betaalkaarten kan leiden tot complicaties en ontevredenheid bij de klant.

• Regelmatig controleren op veranderingen in de wet: blijf op de hoogte van veranderingen in wetten en regels voor creditcardnetwerken. Regels over toeslagen kunnen veranderen door nieuwe wetgeving, rechterlijke uitspraken of veranderingen in het beleid van creditcardnetwerken. Door regelmatige updates kun je blijvende compliance en operationele efficiëntie waarborgen.

Bedrijven die deze praktijken volgen, kunnen een beleid voor toeslagen toepassen dat eerlijk, legaal en transparant is en de klantrelaties minimaal verstoort.

De voor- en nadelen van creditcardtoeslagen

Het toeslagbeleid van een bedrijf moet een afspiegeling zijn van het soort klantervaring dat het wil bieden. Hoewel het financiële voordeel van het terugverdienen van transactiekosten duidelijk is, is het belangrijk om het grotere plaatje te bekijken van hoe toeslagen een rol spelen in de relatie met klanten en deze de manier beïnvloeden waarop klanten hun geld uitgeven. Hier is een kort overzicht van de voor- en nadelen van creditcardtoeslagen.

Voordelen van het invoeren van een toeslagbeleid

• Dekt de transactiekosten: een van de grootste voordelen voor ondernemingen is de optie om de kosten voor de verwerking van creditcardbetalingen te dekken, inclusief het percentage van de kosten, de kosten per transactie en de maandelijkse kosten van de betalingsverwerker.

• Verlaagt extra uitgaven: door een toeslag toe te voegen, kunnen ondernemingen de overheadkosten van creditcardtransacties mogelijk verlagen. Omdat ze dan de prijzen niet meer zo nodig hoeven te verhogen, kunnen hun producten of diensten ook betaalbaarder worden.

• Moedigt het gebruik van andere methoden aan: toeslagen kunnen een stimulans zijn voor klanten om andere, goedkopere methoden te gebruiken, zoals contant betalen of betalen via debitcard, wat over het algemeen kan resulteren in lagere transactiekosten voor de onderneming.

Nadelen van het toepassen van toeslagen

• Negatieve reactie van de klant: klanten kunnen negatief reageren op toeslagen en deze zien als een straf voor het gebruik van de methode van hun voorkeur. Dit kan tot ontevredenheid leiden en tot een eventueel verlies van klanten aan de concurrent, die mogelijk geen extra kosten berekent.

• Complex in prijsbepaling: het implementeren van toeslagen kan een complicerende factor zijn bij het instellen van de prijzen, wat kan leiden tot verwarring bij het afrekenen wanneer klanten pas op het allerlaatste moment horen van de extra kosten.

• Een belemmering bij grote uitgaven: mogelijk passen klanten hun gewoontes aan om creditcardtoeslagen te ontlopen, wat voor ondernemingen mogelijk verlies in verkopen aan de bovenkant betekent.

• Navigeren door de regels: op de hoogte blijven van verplichte regels en compliance kan lastig zijn. Deze regels verschillen mogelijk per locatie en per creditcardnetwerk en er is constant toezicht nodig.

Alternatieven voor creditcardtoeslagen

Bedrijven hebben een scala aan opties waarmee ze creditcardtoeslagen kunnen omzeilen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende:

• Kosteneffectieve betalingsverwerkers gebruiken: betalingsverwerkers zoals Stripe bieden concurrerende tarieven en prijsstructuren die de transactiekosten mogelijk kunnen verlagen. Door verschillende betalingsverwerkers te analyseren en de verwerker met de lagere kosten te kiezen, kan een onderneming de noodzaak om toeslagen in rekening te brengen, mogelijk verminderen of elimineren.

• Optimale POS-systemen kiezen: voor transacties is het belangrijk het juiste POS-systeem te kiezen. Sommige systemen bieden voordeligere tarieven of zijn beter afgestemd op bedrijfsspecifieke transactiepatronen. Een POS-systeem dat makkelijk integreert met bedrijfsactiviteiten, kan de verwerkingstijd en de kosten verlagen.

• Onderhandelen met leveranciers van merchant services: ondernemingen kunnen onderhandelen over de voorwaarden met de leverancier van merchant services. Sommige aanbieders bieden mogelijk lagere tarieven op basis van transactievolume of loyaliteit op de lange termijn.

• Goedkopere betaalmethoden stimuleren: door het geven van kortingen bij betalingen via contant geld, een cheque of een ACH-overschrijving kunnen klanten worden aangespoord deze goedkopere methoden te gebruiken. Dit kan indirect de hoeveelheid creditcardtransacties en de bijbehorende kosten verlagen.

• Transacties bundelen: door transacties in batches te verwerken in plaats van per stuk, kunnen ondernemingen de kosten per transactie die betalingsverwerkers vaak in rekening brengen verlagen.

• Een servicebijdrage doorvoeren: in plaats van een specifieke creditcardtoeslag hanteren sommige ondernemingen voor elke transactie een kleine servicebijdrage. Voor klanten is deze methode mogelijk wat makkelijker te verteren en voorkom je zo het negatieve imago dat kleeft aan creditcardtoeslagen.

• Lidmaatschaps- of loyaliteitsprogramma's aanbieden: de introductie van programma's die kosten voor betalingsverwerking verwerken in de lidmaatschapskosten, kan de verwerkingskosten over een grotere basis verdelen, waardoor de impact per transactie kleiner is.

• Acceptatie van betalingen met betaalkaarten inperken: sommige ondernemingen beperken de mogelijkheid met een creditcard te betalen bij kleine transacties, omdat de kosten een groot deel van de inkomsten in beslag zouden nemen.

• De operationele efficiëntie verbeteren: het stroomlijnen van bedrijfsactiviteiten om zo de kosten te verlagen, kan mogelijk de kosten voor betalingsverwerking compenseren. Dit kan gaan om het optimaliseren van voorraadbeheer, het verminderen van verspilling of het verbeteren van de klantenservice om retentie te verhogen.

• Kosten voor eigen rekening nemen: sommige ondernemingen kiezen er misschien voor de kosten te absorberen en dit in balans te brengen met lichte prijsverhogingen in alle producten en diensten.

Het kiezen van het juiste alternatief voor creditcardtoeslagen moet een verlengstuk zijn van het belang dat een bedrijf aan klantenservice hecht, en passen bij de activiteiten van het bedrijf. Het doel is om winstgevend te blijven en tegelijkertijd transacties eerlijk en gemakkelijk te houden voor klanten.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een gebundelde, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming, van groeiende start-ups tot wereldwijde ondernemingen, helpt om online, fysiek en wereldwijd betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden uren aan engineering met kant-en-klare betaalinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een wallet ontwikkeld door Stripe.
  
• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta.
  
• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
  
• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over creditcardtoeslagen

Hier vind je snelle antwoorden op een aantal van de meest voorkomende vragen die ondernemingen hebben over creditcardtoeslagen.