Een creditcardtoeslag is een extra bedrag dat een bedrijf aan een transactie kan toevoegen wanneer een klant betaalt met een creditcard. Het doel van deze toeslag is om de kosten te dekken die het bedrijf maakt voor het verwerken van creditcardbetalingen. Deze kosten, die bedrijven betalen aan creditcardmaatschappijen en betalingsverwerkers, zijn doorgaans een percentage van de transactiewaarde, en deze kosten zijn aanzienlijk. In 2022 betaalden Amerikaanse bedrijven meer dan 160 miljard dollar aan verwerkingskosten om ongeveer 10 biljoen dollar aan betalingen met creditcards, debitcards en prepaidkaarten te accepteren.

De toeslag kan variëren op basis van de overeenkomst tussen het bedrijf en de betalingsverwerker. Vaak is de vergoeding een klein percentage van het totale transactiebedrag. De toeslag is bedoeld om de kosten te compenseren die het bedrijf maakt voor het accepteren van creditcards, waaronder kosten zoals interbancaire kosten, beoordelingskosten en vergoedingen voor de betalingsverwerker.

Hieronder vind je uitgebreide informatie over creditcardtoeslagen voor bedrijven: hoe ze werken, welke voordelen ze kunnen bieden, en best practices om creditcardtoeslagen op een strategische manier toe te passen zodat de klanttevredenheid niet wordt ondermijnd. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom brengen bedrijven creditcardtoeslagen in rekening?
  
• Regels voor creditcardtoeslagen
  
• Met welke factoren moeten bedrijven rekening houden voordat ze toeslagen toepassen?
  
• Best practices voor toeslagen
  
• De voor- en nadelen van creditcardtoeslagen
  
• Alternatieven voor creditcardtoeslagen
  

Waarom brengen bedrijven creditcardtoeslagen in rekening?

Bedrijven brengen creditcardtoeslagen in rekening om de kosten te compenseren die gepaard gaan met het verwerken van creditcardtransacties. Wanneer klanten met een creditcard betalen, wordt het bedrijf kosten in rekening gebracht door hun bank of betalingsverwerker. Deze kosten kunnen bestaan uit een percentage van het transactiebedrag plus een vast bedrag per transactie. Bedrijven passen toeslagen toe met de bedoeling deze kosten terug te verdienen in plaats van zelf te dragen, wat vooral belangrijk kan zijn voor kleine bedrijven of bedrijven met smalle winstmarges.

Naast de directe verwerkingskosten, zijn er andere kosten verbonden aan het accepteren van creditcards. Deze bestaan uit de kosten voor het onderhoud van de benodigde hardware en software en de naleving van beveiligingsnormen om kaarthoudergegevens te beschermen. Creditcardfraude is een ander punt van zorg, en bedrijven dragen bij frauduleuze transacties vaak de kosten van chargebacks.

Toeslagen kunnen ook een strategische beslissing zijn voor bedrijven. Bedrijven kunnen ze gebruiken om bij klanten het gebruik aan te moedigen van alternatieve betaalmethoden die lagere of geen verwerkingskosten met zich meebrengen, zoals contant geld of debitcards.

Regels voor creditcardtoeslagen

In de VS heeft niet elke staat dezelfde regelgeving voor creditcardtoeslagen. Hier vind je een overzicht van de regelgeving in verschillende rechtsgebieden.

Landelijke regels voor toeslagen in de VS

• Creditcardtoeslagen zijn over het algemeen toegestaan in de Verenigde Staten.
  
• Deze toeslagen worden toegevoegd aan creditcardtransacties om de verwerkingskosten te dekken.
  
• Het bedrag van de toeslag is meestal een percentage van de transactie.
  
• Bedrijven moeten klanten vóór de transactie informeren over de toeslag.
  
• Creditcardnetwerken (zoals Visa en Mastercard) hebben richtlijnen voor toeslagen. Zo zijn er toeslaglimieten en meldingsvereisten voor zowel het netwerk als de klanten.
  

Regels in staten

• Californië: Verbood voorheen toeslagen, maar door recente wetswijzigingen zijn ze nu onder bepaalde voorwaarden toegestaan.
  
• Colorado: Toeslagen zijn toegestaan, maar met specifieke openbaarmakingsverplichtingen.
  
• Connecticut: Staat geen creditcardtoeslagen toe.
  
• Florida: Had een verbod op toeslagen, maar door juridische ontwikkelingen worden ze nu onder bepaalde omstandigheden toegestaan.
  
• Kansas: Toeslagen zijn toegestaan, maar bedrijven moeten voldoen aan openbaarmakings- en transparantievereisten.
  
• Maine: Toeslagen zijn toegestaan, onder bepaalde voorwaarden en openbaarmakingsverplichtingen.
  
• Massachusetts: Staat geen creditcardtoeslagen toe.
  
• New York: Had eerder een verbod, maar door rechterlijke uitspraken zijn toeslagen nu toegestaan, met strikte openbaarmakingsverplichtingen.
  
• Oklahoma: Toeslagen zijn toegestaan, op voorwaarde dat bedrijven zich houden aan de openbaarmakingsregels.
  
• Texas: Staat toeslagen toe, met specifieke vereisten voor het informeren van klanten.
  

Elke staat heeft zijn eigen manier om creditcardtoeslagen te reguleren, wat een weerspiegeling is van verschillend beleid op het gebied van consumentenbescherming en bedrijfsactiviteiten. Terwijl sommige staten toeslagen onder bepaalde voorwaarden toestaan, hebben andere strengere regels of regelrechte verboden. Bedrijven die internationaal of in meerdere staten actief zijn, zijn verplicht om op de hoogte te zijn van deze regelgeving en deze na te leven, anders riskeren ze juridische problemen en andere complicaties.

Wereldwijde aandachtspunten

• In sommige landen buiten de VS zijn toeslagen anders gereguleerd of verboden.
  
• Compliance met lokale wetten en regels van creditcardnetwerken is vooral belangrijk voor multinationale ondernemingen.
  

Met welke factoren moeten bedrijven rekening houden voordat ze toeslagen toepassen?

Voordat bedrijven toeslagen toepassen, moeten ze aan de volgende zaken hebben gedacht:

• Naleving van de wet
  Allereerst moeten bedrijven nagaan of het toepassen van toeslagen legaal is in hun staat of regio. Dit betekent dat je de lokale wet- en regelgeving voor toeslagen moet kennen.

• Regels voor creditcardnetwerken
  Bedrijven moeten de regels van creditcardnetwerken zoals Visa, Mastercard en American Express begrijpen en naleven. Zo zijn er limieten aan de toeslagen en vereisten voor kennisgeving aan klanten gesteld.

• Transparantie voor de klant
  Duidelijke communicatie met klanten over eventuele extra kosten is essentieel. Bedrijven kunnen dit bereiken door middel van zichtbare informatiepanelen, verklaringen op websites of mondelinge meldingen tijdens transacties.

• Impact op klantgedrag
  Bedenk hoe toeslagen de keuzes van klanten kunnen beïnvloeden. Sommige klanten kiezen mogelijk voor alternatieve betaalmethoden of zelfs andere bedrijven als ze de toeslag oneerlijk vinden.

• Kosten-batenanalyse
  Bedrijven moeten beoordelen of de extra inkomsten uit toeslagen opwegen tegen het potentiële verlies van omzet van klanten die vanwege de extra kosten mogelijk op zoek gaan naar alternatieven.

• Administratieve overhead
  Voor het toepassen en beheren van toeslagen zijn mogelijk wijzigingen in facturatiesystemen en extra administratief werk nodig.

• Marktpositie en concurrentie
  Het is belangrijk om te weten hoe concurrenten omgaan met creditcardkosten. Als concurrenten deze kosten wel op zich nemen, kan het toevoegen van een toeslag een bedrijf in een nadelige positie brengen.

• Klantrelaties en -tevredenheid
  Sommige klanten zien toeslagen als een flink minpunt, dus het is belangrijk om financiële voordelen in evenwicht te brengen met klanttevredenheid.

• Frequentie van creditcardtransacties
  Bedrijven met grote hoeveelheden creditcardtransacties zullen wellicht merken dat toeslagen helpen om de verwerkingskosten te compenseren, maar bedrijven met minder creditcardaankopen ervaren mogelijk een beperkte impact.

• Prikkels om anders te betalen
  In plaats van te vertrouwen op toeslagen kan het stimuleren van klanten om gebruik te maken van een betaalmethode met lagere kosten, zoals contant geld of pinpassen, een klantvriendelijkere methode zijn.

Door deze zaken zorgvuldig in overweging te nemen, kunnen bedrijven een goed onderbouwde beslissing nemen over het al dan niet toepassen van toeslagen, en daarbij zorgen voor evenwicht tussen hun financiële behoeften en de verwachtingen van klanten en wettelijke vereisten.

Best practices voor toeslagen

Bedrijven moeten bij toeslagen zoeken naar een delicaat evenwicht: ze moeten hun kosten dekken, maar ook klanten tevreden houden. Een te hoge toeslag voor creditcardbetalingen kan geld besparen op transactiekosten, maar het kan de tevredenheid en loyaliteit van klanten in gevaar brengen.

Best practices voor de toepassing van toeslagen vereisen een zorgvuldige afweging op verschillende gebieden:

• Zorgen voor naleving van wet- en regelgeving
  Zorg ervoor dat je regels voor toeslagen voldoen aan de lokale wetgeving en de voorschriften van creditcardnetwerken. Dit houdt onder andere in dat je je houdt aan eventuele beperkingen op de maximaal toegestane toeslag en dat je ervoor zorgt dat de toeslagen de kosten dekken van de verwerking van transacties, maar geen winst genereren.

• Onderhouden van transparante communicatie met klanten
  Maak het toeslagbeleid op een directe en duidelijke manier bekend aan klanten. Je kunt dit doen door middel van zichtbare informatiepanelen op fysieke locaties, expliciete vermeldingen tijdens transacties en verklaringen op websites en ontvangstbewijzen. Het is belangrijk dat klanten zich bewust zijn van de toeslag voordat ze hun transactie voltooien.

• Bepalen wat een redelijke toeslag is
  Stel toeslagen in op een niveau dat de kosten dekt, maar ook eerlijk is voor je klanten. Overmatige kosten kunnen klanten wegjagen. Het is gebruikelijk om de toeslag in te stellen op een niveau dat gelijk is aan wat creditcardmaatschappijen voor transacties in rekening brengen.

• Regelmatig evalueren en aanpassen
  Controleer je toeslagtarieven regelmatig en pas ze aan als dat nodig is, zeker als de verwerkingskosten veranderen. Dit zorgt ervoor dat de toeslag in lijn blijft met de werkelijke kosten en wettelijke vereisten.

• Opleiden van personeel
  Train uw personeel zodat ze het toeslagbeleid effectief aan klanten kunnen uitleggen. Het personeel moet in staat zijn om vragen te beantwoorden en uitleg te geven over waarom de toeslag van kracht is en hoe deze wordt berekend.

• Meerdere betalingsmogelijkheden aanbieden
  Bied klanten diverse betaalopties, waaronder betaalopties zonder toeslagen, zoals contant geld en debitcards. Sommige bedrijven bieden ook kortingen voor betalingen zonder creditcard.

• Analyseren van feedback van klanten
  Let op de feedback van klanten over de toeslag. Om positieve klantrelaties te behouden, moet je je strategie aanpassen als je meetbare ontevredenheid of verwarring bij klanten aantreft.

• Documenteren van het beleid
  Zorg ervoor dat uw toeslagbeleid goed gedocumenteerd is. Zo moet zijn beschreven hoe de toeslag wordt berekend, hoe deze wordt toegepast en moet alle relevante informatie over wettelijke naleving zijn verzameld. Deze documentatie kan nuttig zijn voor het trainen van personeel en het beantwoorden van vragen van klanten.

• Voorkomen van verschillende behandeling van kaarttypes
  Pas de toeslag op dezelfde manier toe op alle soorten creditcards als de lokale wetgeving en overeenkomsten met creditcardnetwerken dit toestaan. Onderscheid maken tussen kaarttypen kan leiden tot complicaties en tot ontevredenheid bij de klant.

• Wetswijzigingen in de gaten houden
  Blijf op de hoogte van wijzigingen in wetten en in regels van creditcardnetwerken. Toeslagen kunnen worden beïnvloed door nieuwe wetten, rechterlijke uitspraken of wijzigingen in de regels van creditcardnetwerken. Je moet de naleving en operationele efficiëntie regelmatig controleren.

Bedrijven die deze praktijken volgen, kunnen een beleid voor toeslagen toepassen dat eerlijk, legaal en transparant is en de klantrelaties minimaal verstoort.

De voor- en nadelen van creditcardtoeslagen

Het toeslagbeleid van een bedrijf moet een afspiegeling zijn van het soort klantervaring dat het wil bieden. Hoewel het financiële voordeel van het terugverdienen van transactiekosten duidelijk is, is het belangrijk om het grotere plaatje te bekijken van hoe toeslagen een rol spelen in de relatie met klanten en deze de manier beïnvloeden waarop klanten hun geld uitgeven. Hier is een kort overzicht van de voor- en nadelen van creditcardtoeslagen.

Voordelen van het invoeren van een toeslagbeleid

• Transactiekosten terugverdienen
  Een van de belangrijkste voordelen voor bedrijven is de mogelijkheid om de kosten voor de verwerking van creditcardbetalingen terug te verdienen. Hierbij gaat het onder meer om procentuele kosten, kosten per transactie en maandelijkse kosten van betalingsverwerkers.

• Overhead verminderen
  Door een toeslag toe te voegen, kunnen bedrijven de overhead die gepaard gaat met creditcardtransacties verminderen, waardoor producten of diensten mogelijk betaalbaarder worden doordat de prijzen niet over de hele linie hoeven te worden verhoogd.

• Alternatieve betalingen stimuleren
  Toeslagen kunnen klanten stimuleren om alternatieve, goedkopere betaalmethoden te gebruiken, zoals contant geld of debitcards, waardoor de totale transactiekosten voor bedrijven kunnen dalen.

Nadelen van het toepassen van toeslagen

• Negatieve reactie van klanten
  Klanten kunnen toeslagen negatief beoordelen en ze zien als een boete voor het gebruik van hun favoriete betaalmethode. Dit kan leiden tot ontevredenheid of het mogelijke verlies van omzet aan concurrenten die dergelijke kosten niet toevoegen.

• Complexiteit in prijsstelling
  Het invoeren van toeslagen kan de prijsstructuur ingewikkelder maken, wat mogelijk kan leiden tot verwarring bij het verkooppunt, omdat klanten zich mogelijk pas op het laatste moment bewust zijn van de extra kosten.

• Terughoudendheid bij uitgaven
  Sommige klanten kunnen hun bestedingspatroon aanpassen om creditcardaankopen te vermijden, wat kan betekenen dat bedrijven het risico lopen grotere verkopen mis te lopen.

• Je weg vinden in de regelgeving
  Het kan vervelend zijn om je steeds aan regelgeving en nalevingsvereisten te moeten aanpassen. Deze regels kunnen per locatie en zelfs per creditcardnetwerk verschillen en vereisen zorgvuldige aandacht.

Alternatieven voor creditcardtoeslagen

Bedrijven hebben een scala aan opties waarmee ze creditcardtoeslagen kunnen omzeilen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende:

• Het gebruik van kosteneffectieve betalingsverwerkers
  Betalingsverwerkers zoals Stripe bieden concurrerende tarieven en tariefstructuren die de transactiekosten kunnen verlagen. Door verschillende betalingsverwerkers te analyseren en er een te kiezen met lagere kosten, kan een bedrijf de noodzaak om toeslagen toe te voegen verminderen of wegnemen.

• Het kiezen van optimale POS-systemen
  Het juiste POS-systeem kiezen is essentieel bij transacties. Sommige systemen bieden gunstigere tarieven of zijn meer afgestemd op bedrijfsspecifieke transactiepatronen. Een POS-systeem dat eenvoudig integreert met de bedrijfsvoering kan de verwerkingstijd en -kosten verminderen.

• Onderhandelen over diensten voor verkopers
  Bedrijven kunnen met hun leverancier van diensten voor verkopers onderhandelen over de voorwaarden. Sommige aanbieders bieden mogelijk lagere tarieven op basis van transactievolume of langdurige klantenbinding.

• Stimulering van goedkopere betaalmethoden
  Kortingen geven voor het gebruik van contant geld, cheques of ACH-overschrijvingen kan klanten motiveren om deze goedkopere methoden te gebruiken. Dit kan indirect het volume van creditcardtransacties en de bijbehorende kosten verminderen.

• Batching van transacties
  Door transacties in batches te verwerken in plaats van afzonderlijk, kunnen bedrijven zorgen voor een verlaging van de kosten per transactie die vaak door creditcardverwerkers in rekening worden gebracht.

• Servicekosten toepassen
  In plaats van een specifieke creditcardtoeslag brengen sommige bedrijven voor alle transacties een klein bedrag aan servicekosten in rekening. Dit kan een methode zijn die voor klanten makkelijker te verteren is, en kan de negatieve perceptie vermijden die gepaard gaat met creditcardtoeslagen.

• Lidmaatschaps- of loyaliteitsprogramma's aanbieden
  Door programma's te introduceren die betalingsverwerkingskosten in de lidmaatschapskosten opnemen, kunnen de verwerkingskosten over een grotere basis worden verdeeld, waardoor de impact op individuele transacties wordt verminderd.

• Acceptatie van kaartbetalingen beperken
  Sommige bedrijven beperken het accepteren van creditcards voor kleine transacties, omdat de kosten een aanzienlijk deel van de inkomsten zouden opslokken.

• Verbetering van de operationele efficiëntie
  Het stroomlijnen van bedrijfsactiviteiten om kosten te besparen, kan de verwerkingskosten van betalingen compenseren. Denk bijvoorbeeld aan het optimaliseren van voorraadbeheer, het verminderen van verspilling of het verbeteren van de klantenservice om de retentie te vergroten.

• Besluiten om de kosten zelf te dragen
  Sommige bedrijven kunnen besluiten om de kosten op zich te nemen en als compensatie de prijzen voor alle producten en diensten een weinig aan te passen.

Het kiezen van het juiste alternatief voor creditcardtoeslagen moet een verlengstuk zijn van het belang dat een bedrijf aan klantenservice hecht, en passen bij de activiteiten van het bedrijf. Het doel is om winstgevend te blijven en tegelijkertijd transacties eerlijk en gemakkelijk te houden voor klanten.