財務ポリシーと管理体制は、企業による現金の保有、移動、投資の方法を管理するルールおよび適用メカニズムです。ポリシーにより、最低流動性、許容される投資、支払い承認のしきい値、口座の開設や署名を許可する担当者などのパラメーターを設定します。管理体制により、銀行ポータルでの二重承認、職務の分離、署名者の要件、および毎日の照合を通じて、これらのパラメーターを適用します。ポリシーと管理体制を組み合わせることで、企業は手元にある現金の正確な額と、それを移動できる担当者を正確に把握できます。

以下では、財務ガバナンスフレームワークの構成要素、承認ワークフローと職務の分離によって不正な支払いを防ぐ仕組み、および企業の成長に合わせてすべてを最新の状態に保つ方法について説明します。

この記事でわかること

• 財務ポリシーにより、企業の現金に関するルールを設定します。二重承認や署名者の要件などの管理体制により、これらのルールを適用します。ポリシーでは、最低流動性、許容される投資、支払い承認のしきい値、および口座を開設できる担当者を定義します。管理体制により、これらのポリシーを定着させ、企業は資金状況と現金を移動できる担当者を明確に把握できます。

• ベンダーの設定、支払いの開始、支払いの実行、照合などの職務を複数の担当者に分割することは、不正な支払いに対抗する有効な手段です。これは、犯罪を成功させるには、1 人の担当者や単一のシステムではなく、複数の担当者やシステムを侵害する必要があるためです。二重管理を通じて適用され、支払額と承認を関連付ける承認マトリックスにより、保護が強化されます。

• 年次財務レビューにより、手順がポリシーから徐々に逸脱していることを把握できますが、企業が新しい市場、事業体、銀行、または買収に対処している場合は、早急なポリシーのレビューが必要です。四半期ごとのユーザーアクセスレビューでは、退職した担当者や役割が変更された署名者とポータルユーザーを削除します。四半期ごとに支払いのサンプルをテストすることで、要件どおりに承認が行われたことを確認し、監査人、貸し手、投資家に重要な証拠を提供します。

財務ポリシーと管理体制の重要性

財務ポリシーと管理体制は、企業が資金状況を明確に把握するために必要な一貫性をもたらすため、非常に重要です。たとえば、従業員数 30 人のスタートアップ企業では、1 つの銀行口座と創業者の判断で財務を運営できます。しかし、3 つの地域にそれぞれ異なる慣習を持つ財務担当者を追加すると、一貫性の欠如がビジネスに大損害をもたらす可能性があります。ある地域のスタッフは 25,000 ドルを超える電信送金に 2 人の承認を必要とするかもしれませんが、別のオフィスのスタッフはしきい値を設けておらず、さらに別のオフィスのスタッフは、統合現金レポートに記録されない現地口座からベンダーに支払うかもしれません。財務ポリシーと管理体制がなければ、企業は保有する現金の額や、それを移動できる担当者を誰も把握できない状態に陥ります。

財務ガバナンスフレームワークに含まれる要素

財務ガバナンスフレームワークは、「誰がポリシーを設定するか」、「誰がそれを実行するか」、「どのような制限が適用されるか」、「それらの制限が適用されたことをどのように確認するか」という 4 つの疑問に答えます。

多くの企業は、次の 6 つの構成要素からフレームワークを構築します。

• 権限の委譲: 取締役会または監査委員会が財務ポリシーを承認し、借り入れと投資の上限を定めます。権限委譲ドキュメントでは、最高財務責任者 (CFO)、財務部長、および指名されたスタッフに特定の権限と金額の制限を割り当てます。

• 承認ワークフロー: 各支払いタイプはリクエストから実行まで定義されたパスをたどります。この際、何人の承認者によるサインオフが必要か、承認者がどの程度の役職レベルである必要があるかを示すしきい値が設定されます。これらの承認パスは、メールのスレッドではなく、銀行ポータルや支払いシステムに存在します。

• 職務の分離: 両立しないタスクは別々の担当者に割り当てられます。ベンダーを追加した担当者はそのベンダーに支払うことができず、支払いを実行した担当者はカード利用明細の照合を行いません。

• 現金取り扱い手順: これらの手順は、資金状況を引き出すタイミング、入金の適用方法、適用される支払い締め切り、物理的な小切手の保管および記録方法など、日々の財務業務の概要を示します。

• リスク管理体制: リスク管理体制は資本エクスポージャーを制限します。リスク管理体制の例としては、単一の銀行に保有する現金に対してカウンターパーティ制限を適用すること、小切手や口座振替の不正利用に対抗するツールとして Positive Pay を使用すること、最低流動性を維持することなどが挙げられます。

• 文書化と監視: 書面によるポリシー、手順マニュアル、レビューカレンダーにより、ルールの監査が可能になります。例外レポートにより、担当者がルールに違反した際に経営陣に通知されます。

承認ワークフローと職務の分離による現金の保護

承認ワークフローと職務の分離は、不正な支払いに対する最も強力な防御策の 1 つです。これにより、犯罪者は 1 人の担当者や単一のシステムではなく、複数の担当者や複数のシステムを侵害する必要があります。たとえば、承認マトリックスは支払いの規模とタイプを必要な承認に関連付けます。10,000 ドル未満の金額には 1 人の承認者、10,000 ドルから 250,000 ドルまでは 2 人、250,000 ドルを超える金額には CFO または財務部長と 1 人の追加承認者が必要です。正確なしきい値よりも、銀行ポータルにおいて二重管理を通じてこれらを適用することの方が重要です。二重管理では、1 人のユーザーが入力した支払いは、2 人目のユーザーが実行するまで保留状態になります。また、緊急の支払いには、指名された役員からの電話確認や 24 時間以内のレビューなど、定義された例外パスが必要です。

職務の分離は、支払いに関連するすべてを対象とします。

従来の分離設定では、次の 4 つの責任が分離されています。

• ベンダーの設定: 1 人の担当者が、口座情報を含むベンダー記録を作成または編集します。既存のベンダー記録の変更は、変更リクエストに含まれている番号ではなく、すでに登録されている番号に電話してベンダーに確認します。

• 支払いの開始: 2 人目の担当者が承認済みの請求書から支払いバッチを作成します。この担当者はベンダーのデータを編集できません。

• 支払いの実行: 支払いを変更する権限のない 3 人目の担当者が、銀行ポータルで支払いバッチをレビューして実行します。

• 照合: 支払いプロセスにおいて他の役割を持たない 4 人目の担当者が、毎日または毎週、銀行の活動を台帳と照合し、不適切なものを検出します。

一般的な財務ポリシーの対象範囲

企業は最終的に、中核となる財務ポリシーのセットを持つことになります。それぞれのポリシーは、現金で問題が発生する可能性のあるさまざまなケースを対象としています。

流動性管理

このポリシーは、企業が保有しなければならない現金の最小額を、ドルまたは営業費用の週間数で設定します。財務部門が現金を予測する頻度 (13 週間のローリング予測が一般的)、クレジットラインを利用できる担当者、および予測が指定された最小値を下回った場合の対処 (1 営業日以内の CFO へのアラートや裁量支出の凍結など) を定義します。

余剰資金の投資

このポリシーは、財務省証券、政府系 MMF (マネーマーケットファンド)、格付けの高いコマーシャルペーパーなど、許可されている金融商品をリストアップします。また、最低信用格付け、最大満期、および集中限度額 (企業が次の四半期に必要とする可能性のある資金で財務部門が利回りを追求しないように、単一の非政府発行体に対して 5% ～ 10% を超えないようにするなど) を設定します。

決済

このポリシーでは、決済手段と目的を一致させ、承認マトリックス、支払い実行スケジュール、ベンダーの口座情報を変更するためのプロトコルを設定します。また、即日の電信送金をリクエストできる担当者や、そのリクエストに必要なドキュメントも指定します。

銀行口座の管理

このポリシーでは、銀行口座を管理するためのプロトコルを確立します。指名された役員のみが口座を開設または閉鎖できるようにし、中央のインベントリにすべての口座をリストする必要があります。署名者のリストは、少なくとも年に 1 回、また署名者が退職するたびに、人事記録と照らし合わせて確認する必要があります。休眠口座は、悪意のある利用者の標的になりやすくなる前に閉鎖する必要があります。

財務監視

このポリシーは、財務部門が何を、誰に、どのくらいの頻度で報告するかを定義します。一般的なポリシーでは、財務部長向けの日次の資金状況レポート、流動性、投資、例外に関する月次の CFO 向けレポート、および四半期ごとの監査委員会のサマリーが義務付けられます。セキュリティ侵害が報告および説明されている場合はガバナンスが機能していることを示しますが、監査で発見された場合は機能していないことを意味します。

財務管理体制によるコンプライアンスとリスク緩和のサポート

規制当局や監査人は、文書化されテストされた管理体制を評価して、企業が現金を適切に取り扱っていることを証明します。財務管理体制の利点は、次の 4 つの領域に現れます。

上場企業のコンプライアンス

サーベンス・オクスリー法 (SOX 法) 第 404 条は、外国有価証券発行者を含む、米国証券取引委員会 (SEC) にレポートを提出する企業に対し、財務報告に係る内部統制の年次評価を実施することを義務付けています。早期提出会社および大規模早期提出会社 (つまり、前倒しのスケジュールで提出することが義務付けられている企業) にも、監査人による証明が必要です。多くの企業は、トレッドウェイ委員会支援組織委員会 (COSO) によって作成された内部統制の統合的フレームワークをモデルにして財務管理体制を構築しています。このフレームワークは、統制環境、リスク評価、統制活動、情報と伝達、監視活動の 5 つの構成要素から成ります。

非上場企業の監視

貸し手は多くの場合、信用契約に最低流動性コベナンツを記載し、財務管理体制により、企業がこれらの財務上の義務を果たすために十分な現金準備金を維持していることを保証します。投資家はデューデリジェンスの際に財務ポリシーを要求し、強力な財務ポリシーが整備されているかどうかを確認します。また、監査人のマネジメントレターでは、職務分離の欠落などのギャップが指摘されます。企業に十分な財務ポリシーと管理体制が整備されていれば、このようなギャップは存在しません。

不正利用のエクスポージャー

二重管理により、侵害されたアカウントが単独で電信送金を実行するのを防ぎます。コールバック検証により、新しい銀行口座への支払いを求めるなりすましリクエストという、古典的なビジネスメール詐欺を防ぐことができます。Positive Pay は改ざんされた小切手や偽造小切手を検出し、口座振替のブロックにより、不正な口座引き出しを阻止します。

より適切な意思決定

現金が毎日照合され、事業体間で一貫して報告されていれば、CFO は信頼できる数値に基づいて、クレジットラインを支払う、または採用を遅らせるなどの判断を下すことができます。照合されていない子会社口座に残っている現金を数えることはなくなります。照合されていない口座はなくなるからです。

成長のペースに合わせたガバナンスフレームワークの構築と維持

ビジネスに適したガバナンスフレームワークを構築し、維持するための手順は次のとおりです。

• 既存のものを棚卸しする: 各銀行口座、ポータルへのアクセス権や署名権限を持つ各担当者、支払いを開始できる各システムをリストアップします。ここでは、地域のチームが開設した口座や、数カ月前に退職したユーザーなど、見落とされていた可能性のあるものを発見できます。

• ポリシーを作成してから、手順を作成する: ポリシーでルールと制限を設定し、手順でスタッフがそれらのルールと制限をどのように適用すべきかを正確に説明します。ポリシーと手順を分離しておくことで、ポリシーの変更に通常必要となる取締役会の承認を得ることなく、手順を変更できます。

• システム内で管理体制を設定する: ポリシーがデフォルトで適用されるように、銀行ポータルや ERP (企業資源計画) システムで承認のしきい値、二重管理、ユーザー権限を設定します。

• 支払いアカウントに管理体制を拡張する: たとえば Stripe ダッシュボードでは、管理者、開発者、アナリスト、閲覧などの事前定義された役割により、API (アプリケーションプログラミングインターフェイス) キーの管理、財務レポートの表示、入金先の口座情報の編集を行うことができる担当者を制限できます。開発者とアナリストの役割は口座情報を変更できません。API キーの管理と口座情報の編集の両方を行える管理者役割は、できるだけ少ない人数に限定します。入金照合レポートにより、各自動入金とその基となる取引が関連付けられます。

• 支払いをテストし、証拠を保管する: 監査で求められるため、四半期ごとに支払いのサンプルを抽出し、それぞれに必要な承認が得られていることを確認します。

• 定期的に、および重要イベントの発生時に見直す: ポリシー全体を毎年見直し、ユーザーのアクセス権限の確認を四半期ごとに実行します。また、新規市場への参入、法人の追加、新しい銀行での口座開設、買収の完了時や、財務の担当業務を分割するほど従業員数が増加した際にも見直しを行います。

Stripe Treasury でできること

Stripe Treasury により、Stripe 上で決済と財務を一元管理し、資金の受け取り、保管、送金、支出を 1 カ所で完結できます。資金移動を迅速化し、財務業務にかかる時間を削減したいスタートアップや成長企業向けに設計されています。また、プラットフォーム、マーケットプレイス、フィンテック企業は、Treasury for platforms を活用して自社のユーザーに金融サービスを提供することも可能です。

Treasury では、以下が可能です。

• 財務オペレーションを簡素化する: 資金、支払い、カード利用、入金などを Stripe ダッシュボードから管理します。

• 資金移動を迅速化する: 確定した Stripe の売上にすぐにアクセスし、Stripe を利用している他のビジネスへ手数料無料で即時送金できます。

• 資金をより有効に活用する: カード利用によるキャッシュバックや、対象となる残高に応じた Stripe 手数料クレジットを獲得できます。

• グローバルな事業展開を容易にする: 複数通貨で残高を保持し、必要な場合にのみ両替して、160 カ国以上の受取人に入金できます。

• 財務オペレーションを自動化する: エージェントを活用してキャッシュフローを分析し、設定した制限の範囲内で、請求書の支払い、資金の移動、通貨の両替などのタスクを自動化します。

Stripe Treasury を活用した財務と支払いの一元管理については、詳細を表示するか、今すぐ利用を開始してください。

財務ポリシーと管理に関するよくあるご質問