Las políticas y los controles de tesorería son las reglas y los mecanismos de aplicación que rigen la forma en que una empresa conserva, mueve e invierte su efectivo. Las políticas establecen parámetros, como los mínimos de liquidez, las inversiones permitidas, los umbrales de aprobación de pagos y quién puede abrir cuentas o firmar en su nombre. Los controles aplican dichos parámetros mediante la aprobación dual en los portales bancarios, la separación de funciones, los mandatos de los firmantes y las conciliaciones diarias. En conjunto, las políticas y los controles permiten a una empresa saber exactamente de cuánto efectivo dispone y quién puede moverlo.

A continuación, analizamos los componentes de un marco de control de tesorería, de qué manera los flujos de trabajo de aprobación y la separación de funciones evitan los pagos indebidos y cómo mantener todo actualizado a medida que tu empresa crece.

De un vistazo:

• Las políticas de tesorería establecen las reglas relativas al efectivo de la empresa. Los controles, como la aprobación dual y los mandatos de los firmantes, hacen que se cumplan. Las políticas definen los mínimos de liquidez, las inversiones permitidas, los umbrales de aprobación de pagos y quién puede abrir cuentas. Los controles garantizan la aplicación de dichas políticas, lo que proporciona a la empresa una visión clara de su situación de tesorería y de quién puede mover dicho efectivo.

• Repartir tareas como la creación de proveedores, la iniciación de pagos, la liberación de pagos y la conciliación entre distintas personas resulta una manera eficaz de combatir los pagos fraudulentos, ya que un delincuente tendría que vulnerar a varias personas o sistemas en lugar de a uno solo. Una matriz de aprobaciones que vincule el importe del pago con las autorizaciones, aplicada mediante un control dual, añade una protección adicional.

• Las revisiones anuales de la tesorería detectan los casos en los que el procedimiento se desvía progresivamente de la política, pero es preciso realizar una revisión inmediata de la misma cuando la empresa aborda la entrada en nuevos mercados, entidades o bancos, o bien cuando realiza adquisiciones. Las revisiones trimestrales del acceso de los usuarios eliminan a los firmantes y usuarios del portal que se hayan marchado o hayan cambiado de función. Al analizar una muestra de pagos cada trimestre, se confirma que las aprobaciones se han realizado de la forma requerida y se proporciona a los auditores, prestamistas e inversores las pruebas que precisan.

¿Por qué son importantes las políticas y los controles de tesorería?

Las políticas y los controles de tesorería son importantes porque crean la coherencia que necesita una empresa para visualizar claramente su posición de efectivo. Una startup de 30 personas, por ejemplo, puede gestionar su tesorería con una sola cuenta bancaria y el criterio de su fundador. Sin embargo, cuando se incorpora personal financiero en tres regiones, cada uno con hábitos diferentes, las incoherencias pueden causar estragos en la empresa. Es posible que el personal de una región exija dos aprobaciones para realizar transferencias electrónicas superiores a 25.000 $, mientras que los trabajadores de otra oficina podrían no tener ningún umbral y los de una tercera, pagar a los proveedores desde una cuenta local que nunca se incluya en el informe de efectivo consolidado. Si no se aplican políticas ni controles de tesorería, la empresa llegará a un punto en el que nadie sabrá cuánto efectivo tiene ni quién puede moverlo.

¿Qué incluye un marco de control de tesorería?

Un marco de control de tesorería responde a cuatro preguntas: quién establece la política, quién la lleva a cabo, qué límites se aplican y cómo se comprueba que dichos límites se hayan cumplido.

Muchas empresas elaboran su marco de control a partir de los seis componentes siguientes:

• Delegación de autoridad: La junta o el comité de auditoría aprueba la política de tesorería y limita los préstamos y las inversiones. En el documento de delegación de autoridad se asignan poderes y límites económicos concretos al director financiero (CFO), al tesorero y al personal designado.

• Flujos de trabajo de aprobación: Cada tipo de pago sigue una ruta definida desde la solicitud hasta la liberación, con umbrales que indican cuántos aprobadores deben dar el visto bueno y qué nivel de antigüedad deben tener. Estas vías de aprobación se encuentran en tu portal bancario y en el sistema de cuentas a pagar, no en hilos de correo electrónico.

• Separación de funciones: Las tareas incompatibles recaen en personas distintas. Quien añade un proveedor no puede pagarle, y quien libera los pagos no concilia el extracto bancario.

• Procedimientos de manipulación de efectivo: Estos procedimientos describen el trabajo diario de la tesorería, y abarcan aspectos como el momento en el que se extrae la posición de efectivo, el modo en que se aplican los fondos entrantes, qué límites de pago se aplican y cómo se guardan y registran los cheques físicos.

• Controles de riesgos: Los controles de riesgos limitan la exposición del capital. Algunos ejemplos de controles de riesgos son la aplicación de límites de contrapartida al efectivo mantenido en un único banco, el uso de Positive Pay como herramienta para combatir el fraude en los cheques y los adeudos directos, y el mantenimiento de mínimos de liquidez.

• Documentación y supervisión: Las políticas por escrito, los manuales de procedimientos y los calendarios de revisiones permiten auditar las reglas. Los informes de excepciones avisan a la dirección si alguien infringe alguna regla.

¿Cómo protegen tu efectivo los flujos de trabajo de aprobación y la separación de funciones?

Los flujos de trabajo de aprobación y la separación de funciones figuran entre las defensas más sólidas frente a los pagos indebidos, ya que obligan a los delincuentes a vulnerar a varias personas o sistemas en lugar de a uno solo. Por ejemplo, una matriz de aprobaciones asocia el tamaño y el tipo de pago a las firmas exigidas: un aprobador para importes inferiores a 10.000 $, dos para cantidades entre 10.000 $ y 250.000 $, y el CFO o tesorero más un aprobador adicional para importes superiores a 250.000 $. Los umbrales exactos importan menos que el hecho de aplicarlos en el portal bancario mediante el control dual, en el que un pago introducido por un usuario queda pendiente hasta que un segundo usuario lo libera. Asimismo, los pagos urgentes necesitarán una vía de excepción definida, como la confirmación telefónica de un directivo designado y la revisión en un plazo de 24 horas.

La separación de funciones abarca todo lo relacionado con el pago.

La configuración clásica de la separación divide las cuatro responsabilidades siguientes:

• Creación de proveedores: Una persona crea o edita los registros de los proveedores, incluidos los datos bancarios. Los cambios en los registros de proveedores existentes se verifican llamando al proveedor a un número que ya conste en los archivos y nunca a uno incluido en la petición de cambio.

• Iniciación del pago: Una segunda persona crea los lotes de pagos a partir de las facturas aprobadas; esta persona no puede editar los datos del proveedor.

• Liberación del pago: Una tercera persona (que no puede modificar los pagos) revisa y libera los lotes de pagos en el portal bancario.

• Conciliación: Una cuarta persona (que no tiene ninguna otra función en el proceso de pago) cuadra la actividad bancaria con el libro mayor diaria o semanalmente y detecta cualquier aspecto fuera de lugar.

¿Qué abarcan las políticas de tesorería habituales?

A menudo, las empresas acaban con un conjunto básico de políticas de tesorería. Cada una de ellas aborda un problema distinto relacionado con el efectivo.

Gestión de liquidez:

Esta política establece la cantidad mínima de efectivo de la que debe disponer la empresa, expresada en dólares o en semanas de gastos operativos. Define la frecuencia con la que la tesorería realiza las previsiones de efectivo (es habitual hacer previsiones continuas a 13 semanas), quién puede disponer de una línea de crédito y qué ocurre cuando la previsión cae por debajo del mínimo designado (por ejemplo, una alerta al CFO en el plazo de un día hábil y una congelación de los gastos discrecionales).

Inversión del exceso de efectivo

En esta política se enumeran los instrumentos permitidos, como las letras del Tesoro, los fondos del mercado monetario gubernamental y los pagarés de empresa con una alta calificación. Asimismo, establece calificaciones crediticias mínimas, vencimientos máximos y límites de concentración (como un máximo del 5 % al 10 % en un único emisor no gubernamental para que la tesorería no busque rentabilidad con un dinero que la empresa podría necesitar al trimestre siguiente).

Pagos

Esta política asocia los métodos de pago a las finalidades y establece la matriz de aprobaciones, el calendario de ejecución de los pagos y el protocolo para cambiar los datos bancarios del proveedor. También indica quién puede solicitar una transferencia electrónica en el mismo día y qué documentación requiere dicha petición.

Gestión de las cuentas bancarias

Esta política establece protocolos para la gestión de las cuentas bancarias. Solo los directivos designados deberían poder abrir o cerrar cuentas, y debe existir un inventario central en el que figuren todas ellas. Las listas de firmantes deben cotejarse con los registros de RR. HH. al menos una vez al año y siempre que un firmante se marche. Las cuentas inactivas deben cerrarse antes de que se conviertan en blancos fáciles para los infractores.

Supervisión financiera

Esta política define sobre qué informa la tesorería, a quién lo hace y con qué frecuencia. Una política típica requeriría un informe diario de la situación de efectivo para el tesorero, un informe mensual para el CFO sobre la liquidez, las inversiones y las excepciones, así como un resumen trimestral para el comité de auditoría. Si se notifica y se explica una filtración de seguridad, se demuestra que el control funciona, mientras que si se descubre en una auditoría, se trata de un fracaso.

¿Cómo favorecen los controles de tesorería el cumplimiento de la normativa y la mitigación de los riesgos?

Los organismos reguladores y los auditores evalúan los controles documentados y probados para comprobar que una empresa maneja el efectivo correctamente. Las ventajas de los controles de tesorería se manifiestan en cuatro áreas.

Cumplimiento de la normativa de las empresas que cotizan en bolsa

La Sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley obliga a las empresas que presentan informes a la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC), incluidos los emisores de valores extranjeros, a realizar evaluaciones anuales de los controles internos sobre los informes financieros. Los declarantes acelerados y los grandes declarantes acelerados (es decir, las empresas que están obligadas a realizar las declaraciones en un plazo acelerado) también necesitan la certificación del auditor. Muchas empresas modelan sus controles de tesorería basándose en el Marco Integrado de Control Interno creado por el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Este marco de control consta de cinco componentes: entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y actividades de supervisión.

Examen minucioso de las empresas privadas

Los prestamistas suelen incluir cláusulas de liquidez mínima en los contratos de crédito, y los controles de tesorería garantizan que la empresa mantenga unas reservas de efectivo suficientes para hacer frente a dichas obligaciones financieras. Los inversores solicitan la política de tesorería durante la diligencia debida, con el fin de comprobar si existen políticas de tesorería sólidas. Además, en las cartas de recomendaciones de los auditores se señalan deficiencias como la falta de separación de funciones; dichas deficiencias no se producirán si la empresa cuenta con las políticas y los controles de tesorería adecuados.

Exposición al fraude

El control dual impide que una cuenta vulnerada envíe una transferencia electrónica por sí sola. La verificación mediante devolución de llamada permite desbaratar una clásica estafa a las empresas por correo electrónico, que consiste en una solicitud suplantada para enviar un pago a una nueva cuenta bancaria. Positive Pay detecta los cheques modificados o falsificados y los bloqueos de los adeudos directos ponen freno a las retiradas de fondos no autorizadas en las cuentas.

Mejores decisiones

Cuando el efectivo se concilia a diario y se informa de él de forma sistemática en todas las entidades, el CFO puede pagar una línea de crédito o posponer una contratación con base en cifras en las que puede confiar. Nadie acabará contabilizando el efectivo que se encuentre en la cuenta no conciliada de una filial, porque no habrá cuentas sin conciliar.

Cómo crear y mantener un marco de control que siga el ritmo de crecimiento

Estos son los pasos necesarios para crear y mantener un marco de control que se adapte a tu empresa.

• Haz un inventario de lo que existe: Elabora una lista con cada cuenta bancaria, cada persona que tenga acceso al portal o capacidad de firma y cada sistema que pueda iniciar un pago. Es en este punto en el que descubrirás cosas que, de otro modo, se te habrían pasado por alto, como las cuentas que abrió un equipo regional o los usuarios que se marcharon hace meses.

• Redacta las políticas y luego los procedimientos: Las políticas establecen reglas y límites, mientras que los procedimientos explican exactamente cómo debe aplicar el personal esas reglas y límites. Si se mantienen separadas las políticas de los procedimientos, es posible modificar estos últimos sin la aprobación de la junta que se suele exigir para los cambios en las políticas.

• Configura los controles en tus sistemas: Establece los umbrales de aprobación, el control dual y los permisos de usuario en tu portal bancario y en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para que las políticas se apliquen de forma predeterminada.

• Amplía los controles a tu cuenta de pagos: En el Dashboard de Stripe, por ejemplo, las funciones predefinidas como Administrador, Desarrollador, Analista y Ver te permiten limitar quién puede gestionar las claves de la interfaz de programación de aplicaciones (API), ver informes financieros y editar los datos bancarios para recibir transferencias. Las funciones de Desarrollador y Analista no pueden modificar los datos bancarios. Reserva la función de Administrador, que permite tanto gestionar las claves de la API como editar los datos bancarios, para el menor número de personas posible. El Informe de conciliación de transferencias asocia cada transferencia automática a sus transacciones subyacentes.

• Prueba los pagos y guarda las pruebas: Extrae una muestra de pagos cada trimestre y confirma que cada uno de ellos contaba con las aprobaciones requeridas, ya que los auditores lo pedirán.

• Revisa según un calendario establecido y cuando se produzcan eventos clave: Revisa la política completa de forma anual y examina el acceso de los usuarios de forma trimestral. Haz también una revisión siempre que la empresa entre en un mercado nuevo, añada una entidad, abra cuentas en un banco nuevo, complete una adquisición o aumente su plantilla lo suficiente como para que se dividan las responsabilidades financieras.

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Preguntas frecuentes sobre las políticas y los controles de tesorería