Treasury-beleid en -controles zijn de regels en handhavingsmechanismen die bepalen hoe een onderneming geld aanhoudt, verplaatst en investeert. Het beleid stelt parameters vast, zoals minimale liquiditeit, toegestane investeringen, drempels voor goedkeuring van betalingen en wie accounts kan openen of namens het account mag tekenen. Controles handhaven deze parameters door middel van dubbele goedkeuring in bankportals, scheiding van taken, tekenmandaten en dagelijkse reconciliaties. Samen zorgen het beleid en de controles ervoor dat een onderneming precies kan zien hoeveel geld er is en wie dit mag verplaatsen.

Hieronder bespreken we de onderdelen van een raamwerk voor treasury-governance, hoe goedkeuringsworkflows en functiescheiding foute betalingen stoppen en hoe alles actueel blijft naarmate de onderneming groeit.

Belangrijkste punten

• Treasury-beleid stelt de regels vast voor het geld van de onderneming. Controles, zoals dubbele goedkeuring en tekenmandaten, handhaven deze regels. Het beleid definieert minimale liquiditeit, toegestane investeringen, drempels voor de goedkeuring van betalingen en wie accounts kan openen. Controles zorgen voor de naleving van dit beleid, waardoor de onderneming een duidelijk inzicht krijgt in de kaspositie en wie dat geld mag verplaatsen.

• Het verdelen van taken zoals het instellen van leveranciers, het initiëren van betalingen, het vrijgeven van betalingen en reconciliatie over verschillende personen is een effectieve manier om frauduleuze betalingen te bestrijden, omdat een succesvolle crimineel meerdere personen of systemen moet binnendringen in plaats van slechts één. Een goedkeuringsmatrix die de omvang van betalingen koppelt aan goedkeuringen, afgedwongen door een dubbele controle, biedt extra bescherming.

• Jaarlijkse treasury-beoordelingen vangen signalen op wanneer de procedure langzaam afwijkt van het beleid, maar een onmiddellijke beleidsbeoordeling is nodig wanneer een onderneming te maken heeft met nieuwe markten, entiteiten, banken of overnames. Driemaandelijkse beoordelingen van gebruikerstoegang verwijderen ondertekenaars en portalgebruikers die de onderneming hebben verlaten of van rol zijn veranderd. Elk kwartaal een steekproef van betalingen testen bevestigt of goedkeuringen volgens plan zijn verlopen en geeft auditors, kredietverstrekkers en investeerders het relevante bewijs.

Waarom zijn treasury-beleid en -controles belangrijk?

Treasury-beleid en -controles zijn belangrijk omdat ze de consistentie creëren die een onderneming nodig heeft om de kaspositie duidelijk te zien. Een start-up met 30 werknemers kan bijvoorbeeld treasury beheren met één rekening en het oordeel van de oprichter. Wanneer er echter financieel personeel in drie regio's wordt toegevoegd, elk met andere gewoonten, kunnen inconsistenties grote schade toebrengen aan de onderneming. Medewerkers in de ene regio vereisen mogelijk twee goedkeuringen voor bankoverschrijvingen van meer dan $ 25.000,–, terwijl medewerkers in een ander kantoor geen drempel hebben en medewerkers in een derde regio mogelijk leveranciers betalen vanaf een lokale rekening die nooit in het geconsolideerde kasrapport wordt opgenomen. Zonder treasury-beleid en -controles bereikt een onderneming een punt waarop niemand weet hoeveel geld er is en wie het mag verplaatsen.

Wat omvat een raamwerk voor treasury-governance?

Een raamwerk voor treasury-governance beantwoordt vier vragen: wie stelt het beleid vast, wie voert dit uit, welke limieten zijn van toepassing en hoe controleert men of de limieten zijn gehandhaafd.

Veel ondernemingen bouwen hun raamwerk op basis van de volgende zes onderdelen:

• Delegatie van bevoegdheden: Het bestuur of de auditcommissie keurt het treasury-beleid goed en maximeert het lenen en investeren. Een document voor de delegatie van bevoegdheden kent specifieke bevoegdheden en dollarlimieten toe aan de financieel directeur (CFO), treasurer en benoemde medewerkers.

• Goedkeuringsworkflows: Elk betalingstype volgt een gedefinieerd pad van verzoek tot vrijgave, met drempels die aangeven hoeveel goedkeurders moeten aftekenen en welk senioriteitsniveau is vereist. Deze goedkeuringspaden bevinden zich in de bankportal en het systeem voor te betalen bedragen in plaats van in e-mailthreads.

• Functiescheiding: Incompatibele taken gaan naar verschillende personen. Degene die een leverancier toevoegt, kan deze leverancier niet betalen en degene die betalingen vrijgeeft, reconcilieert de afschriften niet.

• Procedures voor geldverwerking: Deze procedures schetsen de dagelijkse treasury-werkzaamheden, inclusief wanneer de kaspositie wordt opgemaakt, hoe inkomend geld wordt toegepast, welke betalingsdeadlines van toepassing zijn en hoe fysieke cheques worden bewaard en geregistreerd.

• Risicocontroles: Risicocontroles beperken de kapitaalblootstelling. Voorbeelden van risicocontroles zijn het afdwingen van tegenpartijlimieten voor geld dat bij één enkele bank wordt aangehouden, het gebruik van Positive Pay als hulpmiddel om fraude met cheques en automatische incasso's te bestrijden, en het handhaven van minimale liquiditeit.

• Documentatie en monitoring: Geschreven beleid, procedurehandleidingen en een beoordelingskalender maken de regels controleerbaar. Uitzonderingsrapporten vertellen het management wanneer iemand een regel overtreedt.

Hoe beschermen goedkeuringsworkflows en functiescheiding het geld?

Goedkeuringsworkflows en functiescheiding behoren tot de sterkste verdedigingsmechanismen tegen foute betalingen. Ze dwingen een crimineel om meerdere personen of systemen binnen te dringen in plaats van slechts één. Een goedkeuringsmatrix koppelt bijvoorbeeld de grootte en het type betaling aan de vereiste goedkeuringen: één goedkeurder voor bedragen onder $ 10.000,–, twee voor bedragen van $ 10.000,– tot $ 250.000,–, en de CFO of treasurer plus één extra goedkeurder voor bedragen boven $ 250.000,–. De exacte drempels zijn minder belangrijk dan het afdwingen ervan in de bankportal via dubbele controle, waarbij een betaling die is ingevoerd door de ene gebruiker in behandeling blijft totdat een tweede gebruiker deze vrijgeeft. Ook hebben spoedbetalingen een gedefinieerd uitzonderingspad nodig, zoals telefonische bevestiging van een benoemde leidinggevende en een beoordeling binnen 24 uur.

Functiescheiding dekt alles wat met de betaling te maken heeft.

De klassieke opzet voor functiescheiding scheidt de volgende vier verantwoordelijkheden:

• Instellen van leveranciers: Eén persoon maakt of bewerkt leveranciersgegevens, inclusief bankgegevens. Wijzigingen in bestaande leveranciersgegevens worden geverifieerd door de leverancier te bellen op een reeds geregistreerd nummer, en nooit op een nummer dat in het wijzigingsverzoek is opgenomen.

• Betaling initiëren: Een tweede persoon stelt betalingsbatches samen uit goedgekeurde facturen; deze persoon kan geen leveranciersgegevens bewerken.

• Betaling vrijgeven: Een derde persoon – die niet de mogelijkheid heeft om betalingen te wijzigen – controleert en geeft betalingsbatches vrij in de bankportal.

• Reconciliatie: Een vierde persoon – die geen andere rol speelt in het betalingsproces – koppelt dagelijks of wekelijks bankactiviteiten aan het grootboek en pikt alles eruit wat daar niet thuishoort.

Wat dekt het algemene treasury-beleid?

Ondernemingen eindigen vaak met een kernset van treasury-beleid. Elk daarvan is gericht op een andere manier waarop het mis kan gaan met het geld.

Liquiditeitsbeheer

Dit beleid stelt het minimumbedrag aan geld vast dat de onderneming moet aanhouden, uitgedrukt in dollars of weken van operationele kosten. Het definieert hoe vaak treasury het geld voorspelt (doorlopende prognoses van 13 weken zijn gebruikelijk), wie kan opnemen van een kredietlijn en wat er gebeurt wanneer de voorspelling onder het aangewezen minimum daalt, zoals een CFO-waarschuwing binnen één werkdag en een bevriezing van discretionaire uitgaven.

Investeren van overtollig geld

Dit beleid somt toegestane instrumenten op, zoals schatkistpapier, door de overheid uitgegeven geldmarktfondsen en hoog gewaardeerd handelspapier. Het stelt ook minimale kredietbeoordelingen, maximale looptijden en concentratielimieten vast (zoals niet meer dan 5% tot 10% bij één enkele niet-gouvernementele uitgever, zodat treasury niet zoekt naar rendement met geld dat de onderneming mogelijk volgend kwartaal nodig heeft).

Betalingen

Dit beleid koppelt betaalmethoden aan doelen en stelt de goedkeuringsmatrix, het betalingsschema en het protocol in voor het wijzigen van bankgegevens van de leverancier. Het benoemt ook wie een bankoverschrijving op dezelfde dag kan aanvragen en welke documentatie hiervoor nodig is.

Beheer van bankrekeningen

Dit beleid stelt protocollen vast voor het beheren van rekeningen. Alleen benoemde functionarissen mogen rekeningen kunnen openen of sluiten, en een centrale inventaris moet elke rekening vermelden. Lijsten met ondertekenaars moeten ten minste jaarlijks worden vergeleken met HR-gegevens, evenals elke keer dat een ondertekenaar vertrekt. Slapende rekeningen moeten worden gesloten voordat ze een eenvoudig doelwit worden voor kwaadwillenden.

Financieel toezicht

Dit beleid definieert wat treasury rapporteert, aan wie dit wordt gerapporteerd en hoe vaak. Een typisch beleid vereist een dagelijks rapport over de kaspositie voor de treasurer, een maandelijks CFO-rapport over liquiditeit, investeringen en uitzonderingen, en een driemaandelijkse samenvatting voor de auditcommissie. Een beveiligingsinbreuk die wordt gemeld en uitgelegd toont aan dat governance werkt, terwijl een inbreuk die tijdens een audit wordt ontdekt een mislukking is.

Hoe ondersteunen treasury-controles naleving en risicobeperking?

Regelgevers en auditors evalueren gedocumenteerde en geteste controles om te bewijzen dat een onderneming goed met geld omgaat. De voordelen van treasury-controles zijn op vier plaatsen zichtbaar.

Compliance voor naamloze vennootschappen

Sectie 404 van de Sarbanes-Oxley Act vereist dat ondernemingen die rapporten indienen bij de US Securities and Exchange Commission (SEC), inclusief buitenlandse uitgevers van effecten, jaarlijks interne controles op financiële verslaggeving beoordelen. Versnelde en grote versnelde indieners (d.w.z. ondernemingen die verplicht zijn om volgens een versneld schema in te dienen) hebben ook een accountantsverklaring nodig. Veel ondernemingen modelleren hun treasury-controles naar het Internal Control-Integrated Framework dat is opgesteld door het Committee of Sponsoring Organizations van de Treadway Commission (COSO). Dit raamwerk bestaat uit vijf componenten: controleomgeving, risicobeoordeling, controleactiviteiten, informatie en communicatie, en monitoringactiviteiten.

Toezicht op besloten vennootschappen

Kredietverstrekkers nemen vaak convenanten voor minimale liquiditeit op in kredietovereenkomsten, en treasury-controles zorgen ervoor dat de onderneming voldoende kasreserves aanhoudt om aan deze financiële verplichtingen te voldoen. Investeerders vragen tijdens de due diligence om het treasury-beleid om te zien of er een sterk treasury-beleid van kracht is. Managementbrieven van auditors wijzen op hiaten zoals het ontbreken van functiescheiding; deze hiaten zijn niet aanwezig als de onderneming over voldoende treasury-beleid en -controles beschikt.

Blootstelling aan fraude

Een dubbele controle voorkomt dat een gecompromitteerd account zelfstandig een bankoverschrijving verstuurt. Terugbelverificatie verslaat een klassieke e-mailzwendel gericht op ondernemingen: een vervalst verzoek om een betaling naar een nieuwe bankrekening te sturen. Positive Pay vangt gewijzigde of valse cheques op en blokkeringen voor automatische incasso's maken een einde aan ongeautoriseerde opnames van de rekening.

Betere beslissingen

Wanneer geld dagelijks wordt gereconcilieerd en consistent over de entiteiten wordt gerapporteerd, kan de CFO een kredietlijn aflossen of een nieuwe aanwerving uitstellen op basis van cijfers die te vertrouwen zijn. Niemand zal uiteindelijk geld tellen dat op een niet-gereconcilieerde rekening van een dochteronderneming staat – want er zullen geen niet-gereconcilieerde rekeningen zijn.

Hoe bouw en onderhoud je een raamwerk voor governance dat gelijke tred houdt met de groei?

Hier zijn de stappen voor het bouwen en onderhouden van een raamwerk voor governance dat werkt voor jouw onderneming.

• Maak een inventarisatie van wat er bestaat: Maak een lijst van elke bankrekening, elke persoon met toegang tot een portal of tekenbevoegdheid en elk systeem dat een betaling kan initiëren. Hier ontdek je zaken die je anders misschien over het hoofd had gezien, zoals rekeningen die door een regionaal team zijn geopend of gebruikers die maanden geleden zijn vertrokken.

• Schrijf beleid, daarna procedures: Beleid stelt regels en limieten vast, terwijl procedures precies uitleggen hoe medewerkers die regels en limieten moeten handhaven. Door beleid en procedures gescheiden te houden, kunnen procedures worden gewijzigd zonder de goedkeuring van het bestuur die normaal gesproken vereist is voor beleidswijzigingen.

• Configureer controles in je systemen: Stel drempels voor goedkeuring, dubbele controle en gebruikersmachtigingen in je bankportal en ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) in, zodat het beleid standaard wordt gehandhaafd.

• Breid beheermogelijkheden uit naar je betalingsaccount: In het Stripe-dashboard kun je met vooraf gedefinieerde rollen zoals Administrator, Developer, Analyst en View bijvoorbeeld beperken wie application programming interface (API)-sleutels kan beheren, financiële rapporten kan bekijken en bankgegevens voor uitbetalingen kan bewerken. De rollen Developer en Analyst kunnen bankgegevens niet wijzigen. Wijs de rol Administrator, die zowel API-sleutels kan beheren als bankgegevens kan bewerken, aan zo min mogelijk personen toe. Het rapport voor reconciliatie van uitbetalingen koppelt elke automatische uitbetaling aan de onderliggende transacties.

• Test betalingen en bewaar bewijs: Neem elk kwartaal een steekproef van betalingen en bevestig dat elke betaling de vereiste goedkeuringen had, aangezien auditors hierom vragen.

• Controleer volgens een vast schema en wanneer belangrijke gebeurtenissen zich voordoen: Herzie het volledige beleid jaarlijks en voer elk kwartaal controles van de toegang van gebruikers uit. Voer ook een controle uit wanneer het bedrijf een nieuwe markt betreedt, een entiteit toevoegt, accounts opent bij een nieuwe bank, een overname afrondt of het personeelsbestand zo ver groeit dat financiële verantwoordelijkheden worden gesplitst.

Hoe Stripe Treasury je kan helpen

Stripe Treasury brengt betalingen en financiën samen op Stripe, zodat ondernemingen op één plek geld kunnen ontvangen, opslaan, verzenden en uitgeven. Het is gebouwd voor start-ups en groeiende ondernemingen die sneller geld willen verplaatsen en minder tijd willen besteden aan het beheren van financiële activiteiten. Platforms, marktplaatsen en fintechs kunnen met Treasury voor platforms ook financiële diensten aanbieden aan hun gebruikers.

Treasury kan je helpen om:

• Vereenvoudig je financiële activiteiten: Beheer geld, betalingen, uitgaven met betaalkaarten, uitbetalingen en meer vanuit het Stripe-dashboard.

• Verplaats geld sneller: Krijg direct toegang tot verrekende Stripe-resultaten en stuur kosteloos directe overschrijvingen naar andere ondernemingen op Stripe.

• Haal meer uit je geld: Verdien cashback op uitgaven met betaalkaarten en tegoed voor Stripe-kosten op in aanmerking komende saldi.

• Werk eenvoudig wereldwijd: Houd saldi aan in meerdere valuta's, converteer alleen wanneer nodig en stuur uitbetalingen naar ontvangers in 160+ landen.

• Automatiseer financiële activiteiten: Gebruik agents om de cashflow te analyseren en taken te automatiseren, zoals het betalen van facturen, het verplaatsen van geld en het converteren van valuta's binnen de limieten die je instelt.

Lees meer over hoe Stripe Treasury je kan helpen je financiën en betalingen op één plek te beheren, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over beleid en beheermogelijkheden voor treasury