As políticas e os controles de tesouraria são as regras e os mecanismos de aplicação que governam como uma empresa retém, movimenta e investe dinheiro. As políticas definem parâmetros, como mínimos de liquidez, investimentos permitidos, limites de aprovação de pagamentos e quem pode abrir contas ou assiná-las. Os controles aplicam esses parâmetros por meio de aprovação dupla em portais bancários, segregação de funções, mandatos de signatários e reconciliações diárias. Juntos, as políticas e os controles permitem que uma empresa saiba exatamente quanto dinheiro tem e quem pode movimentá-lo.

A seguir, abordamos os componentes de uma estrutura de governança de tesouraria, como os fluxos de trabalho de aprovação e a segregação de funções evitam pagamentos indevidos e como manter tudo atualizado à medida que a empresa cresce.

Principais conclusões

• As políticas de tesouraria definem as regras para o dinheiro da empresa. Controles, como aprovação dupla e mandatos de signatários, aplicam essas regras. As políticas definem mínimos de liquidez, investimentos permitidos, limites de aprovação de pagamentos e quem pode abrir contas. Os controles garantem a eficácia dessas políticas, dando à empresa uma compreensão clara de sua posição de caixa e de quem pode movimentar esse dinheiro.

• Dividir funções como configuração de fornecedores, iniciação de pagamentos, liberação de pagamentos e reconciliação entre diferentes pessoas é uma maneira eficaz de combater pagamentos fraudulentos, pois um criminoso bem-sucedido precisaria comprometer várias pessoas ou sistemas em vez de apenas um. Uma matriz de aprovação que vincula o valor do pagamento a aprovações, aplicada por meio de controle duplo, adiciona proteção.

• As revisões anuais de tesouraria detectam quando o procedimento diverge lentamente da política, mas uma revisão imediata da política é necessária quando uma empresa lida com novos mercados, entidades, bancos ou aquisições. As revisões trimestrais de acesso de usuários removem signatários e usuários do portal que saíram ou mudaram de função. Testar uma amostra de pagamentos a cada trimestre confirma que as aprovações ocorreram conforme exigido e fornece aos auditores, credores e investidores os comprovantes relevantes para eles.

Por que as políticas e os controles de tesouraria são importantes?

As políticas e os controles de tesouraria são importantes porque criam a consistência que uma empresa precisa para ver sua posição de caixa com clareza. Uma startup de 30 pessoas, por exemplo, pode administrar a tesouraria a partir de uma conta bancária e do julgamento do fundador. No entanto, ao adicionar equipes financeiras em três regiões, cada uma com hábitos diferentes, as inconsistências podem causar estragos na empresa. A equipe em uma região pode exigir duas aprovações para wire transfers acima de US$ 25.000, enquanto a de outro escritório pode não ter limite, e a de uma terceira pode pagar fornecedores a partir de uma conta local que nunca chega ao relatório de caixa consolidado. Sem políticas e controles de tesouraria, uma empresa chegará a um ponto em que ninguém sabe quanto dinheiro a empresa tem ou quem pode movimentá-lo.

O que compõe uma estrutura de governança de tesouraria?

Uma estrutura de governança de tesouraria responde a quatro perguntas: quem define a política, quem a executa, quais limites se aplicam e como verificar se esses limites foram aplicados.

Muitas empresas constroem sua estrutura a partir dos seis componentes a seguir:

• Delegação de autoridade: o conselho ou comitê de auditoria aprova a política de tesouraria e limita os empréstimos e investimentos. Um documento de delegação de autoridade atribui poderes específicos e limites de valor ao diretor financeiro (CFO), ao tesoureiro e a funcionários nomeados.

• Fluxos de trabalho de aprovação: cada tipo de pagamento segue um caminho definido da solicitação à liberação, com limites que indicam quantos aprovadores devem assinar e qual nível de senioridade devem ter. Esses caminhos de aprovação ficam no portal do banco e no sistema de contas a pagar, e não em tópicos de e-mail.

• Segregação de funções: tarefas incompatíveis vão para pessoas diferentes. Quem adiciona um fornecedor não pode pagar esse fornecedor, e quem libera os pagamentos não reconcilia os extratos bancários.

• Procedimentos de manuseio de dinheiro: esses procedimentos descrevem o trabalho diário de tesouraria, incluindo quando a posição de caixa é extraída, como os fundos recebidos são aplicados, quais limites de pagamento se aplicam e como os cheques físicos são armazenados e registrados.

• Controles de risco: os controles de risco limitam a exposição do capital. Exemplos de controles de risco incluem a aplicação de limites de contraparte sobre o dinheiro mantido em qualquer banco único, o uso do Positive Pay como ferramenta para combater a fraude em cheques e em débito automático, além da manutenção de mínimos de liquidez.

• Documentação e monitoramento: políticas escritas, manuais de procedimentos e um calendário de revisão tornam as regras auditáveis. Relatórios de exceção informam a gestão quando alguém quebra uma regra.

Como os fluxos de trabalho de aprovação e a segregação de funções protegem seu dinheiro?

Os fluxos de trabalho de aprovação e a segregação de funções estão entre as defesas mais fortes contra pagamentos indevidos. Eles forçam um criminoso a comprometer várias pessoas ou vários sistemas em vez de um só. Por exemplo, uma matriz de aprovação vincula o valor e o tipo do pagamento às aprovações necessárias: um aprovador para valores abaixo de US$ 10.000, dois para valores de US$ 10.000 a US$ 250.000, e o CFO ou tesoureiro mais um aprovador adicional para valores acima de US$ 250.000. Os limites exatos importam menos do que o ato de aplicá-los em seu portal bancário por meio do controle duplo, onde um pagamento inserido por um usuário permanece pendente até que um segundo usuário o libere. Além disso, pagamentos urgentes precisarão de um caminho de exceção definido, como confirmação por telefone de um executivo nomeado e revisão em 24 horas.

A segregação de funções abrange tudo relacionado ao pagamento.

A configuração clássica de segregação separa as quatro responsabilidades a seguir:

• Configuração de fornecedores: uma pessoa cria ou edita os registros do fornecedor, incluindo os dados bancários. As alterações nos registros de fornecedores existentes são verificadas ligando para o fornecedor em um número já registrado, nunca em um incluído na solicitação de alteração.

• Iniciação de pagamentos: uma segunda pessoa cria lotes de pagamentos a partir de faturas aprovadas; essa pessoa não pode editar os dados do fornecedor.

• Liberação de pagamentos: uma terceira pessoa (que não tem a capacidade de alterar pagamentos) revisa e libera lotes de pagamentos no portal do banco.

• Reconciliação: uma quarta pessoa (que não tem outra função no processo de pagamento) corresponde a atividade bancária ao livro-razão diária ou semanalmente, detectando qualquer coisa que não deveria estar lá.

O que as políticas comuns de tesouraria abrangem?

As empresas costumam terminar com um conjunto principal de políticas de tesouraria. Cada uma aborda um tipo de problema que pode ocorrer com o dinheiro.

Gestão de liquidez

Essa política define o valor mínimo de dinheiro que a empresa deve reter, expresso em dólares ou semanas de despesas operacionais. Ela define com que frequência a tesouraria prevê o caixa (previsões contínuas de 13 semanas são comuns), quem pode sacar de uma linha de crédito e o que acontece quando a previsão cai abaixo do mínimo designado, como um alerta do CFO em um dia útil e o congelamento de gastos discricionários.

Investimento de excesso de caixa

Essa política lista os instrumentos permitidos, como títulos do Tesouro, fundos do mercado monetário do governo e commercial papers com alta classificação. Ela também define classificações de crédito mínimas, vencimentos máximos e limites de concentração (como não mais que 5% a 10% com um único emissor não governamental, para que a tesouraria não busque rendimentos com o dinheiro que a empresa pode precisar no próximo trimestre).

Pagamentos

Essa política vincula as formas de pagamento às finalidades e define a matriz de aprovação, o cronograma de execução de pagamentos e o protocolo para a alteração dos dados bancários do fornecedor. Ela também nomeia quem pode solicitar uma wire transfer no mesmo dia e qual documentação essa solicitação exige.

Gestão de contas bancárias

Essa política estabelece protocolos para a gestão de contas bancárias. Somente executivos nomeados devem ser capazes de abrir ou fechar contas, e um inventário central deve listar cada conta. As listas de signatários devem ser verificadas em relação aos registros do RH pelo menos anualmente, bem como sempre que um signatário sair. Contas inativas devem ser fechadas antes que se tornem alvos fáceis para agentes mal-intencionados.

Supervisão financeira

Essa política define o que a tesouraria relata, a quem relata e com que frequência relata. Uma política típica exigiria um relatório diário de posição de caixa para o tesoureiro, um relatório mensal do CFO sobre liquidez, investimentos e exceções, e um resumo trimestral do comitê de auditoria. Uma violação de segurança que é relatada e explicada mostra que a governança está funcionando, enquanto uma descoberta em uma auditoria é uma falha.

Como os controles de tesouraria apoiam a conformidade e a mitigação de riscos?

Reguladores e auditores avaliam controles documentados e testados para provar que uma empresa lida com o dinheiro de maneira adequada. Os benefícios dos controles de tesouraria aparecem em quatro lugares.

Conformidade de empresa de capital aberto

A Seção 404 da Lei Sarbanes-Oxley exige que as empresas que enviam relatórios à Comissão de Valores Mobiliários dos EUA (SEC), incluindo emissores estrangeiros de valores mobiliários, realizem avaliações anuais dos controles internos sobre os relatórios financeiros. Declarantes acelerados e grandes declarantes acelerados (ou seja, empresas que são obrigadas a declarar em um cronograma acelerado) também precisam de atestado do auditor. Muitas empresas baseiam seus controles de tesouraria na Estrutura Integrada de Controle Interno criada pelo Comitê das Organizações Patrocinadoras da Comissão Treadway (COSO). Essa estrutura tem cinco componentes: ambiente de controle, avaliação de risco, atividades de controle, informação e comunicação, e atividades de monitoramento.

Análise de empresa de capital fechado

Credores costumam incluir cláusulas de liquidez mínima em acordos de crédito, e os controles de tesouraria garantem que a empresa mantenha reservas de caixa suficientes para cumprir essas obrigações financeiras. Os investidores solicitam a política de tesouraria durante a due diligence, procurando ver se políticas fortes de tesouraria estão em vigor. E as cartas de recomendação dos auditores apontam lacunas, como a falta de segregação de funções. Essas lacunas não estarão presentes se a empresa tiver políticas e controles de tesouraria suficientes em vigor.

Exposição a fraude

O controle duplo impede que uma conta comprometida envie uma wire transfer por conta própria. A verificação de retorno de chamada evita um golpe clássico de e-mail corporativo: uma solicitação falsificada para enviar pagamento a uma nova conta bancária. O Positive Pay detecta cheques alterados ou falsificados, e os bloqueios de débito automático interrompem as retiradas não autorizadas da conta.

Melhores decisões

Quando o caixa é reconciliado diariamente e relatado de forma consistente em todas as entidades, o CFO pode amortizar uma linha de crédito ou atrasar uma contratação com base em números em que pode confiar. Ninguém acabará contando dinheiro que está em uma conta subsidiária não reconciliada, porque não haverá contas não reconciliadas.

Como criar e manter uma estrutura de governança que acompanhe o crescimento?

Aqui estão as etapas para criar e manter uma estrutura de governança que funcione para a sua empresa.

• Faça um inventário do que existe: liste cada conta bancária, cada pessoa com acesso ao portal ou autoridade de assinatura, e cada sistema que pode iniciar um pagamento. É aqui que você descobrirá coisas que poderiam ter sido negligenciadas, como contas que uma equipe regional abriu ou usuários que saíram meses atrás.

• Escreva políticas e, em seguida, procedimentos: as políticas definem regras e limites, enquanto os procedimentos explicam exatamente como a equipe deve aplicá-los. Manter as políticas e os procedimentos separados permite que os procedimentos mudem sem a aprovação do conselho, que geralmente é exigida para mudanças de política.

• Configure controles em seus sistemas: defina limites de aprovação, controle duplo e permissões de usuário em seu portal bancário e sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) para que as políticas sejam aplicadas por padrão.

• Estenda os controles para sua conta de pagamentos: no Stripe Dashboard, por exemplo, funções predefinidas como Administrador, Desenvolvedor, Analista e Visualização permitem limitar quem pode gerenciar as chaves de interface de programação de aplicações (API), visualizar relatórios financeiros e editar os dados bancários de repasse. As funções de Desenvolvedor e Analista não podem alterar os dados bancários. Reserve a função de Administrador, que pode gerenciar chaves de API e editar dados bancários, para o menor número de pessoas possível. O relatório de reconciliação de repasses vincula cada repasse automático às suas transações subjacentes.

• Teste pagamentos e guarde os comprovantes: Selecione uma amostra de pagamentos a cada trimestre e confirme se cada um teve as aprovações necessárias, pois os auditores solicitarão.

• Revise de acordo com um cronograma definido e quando ocorrerem eventos importantes: Reavalie toda a política anualmente e revise os acessos de usuários trimestralmente. Faça também uma revisão sempre que a empresa entrar em um novo mercado, adicionar uma entidade, abrir contas em um novo banco, concluir uma aquisição ou aumentar o quadro de funcionários a ponto de dividir as responsabilidades financeiras.

Como o Stripe Treasury pode ajudar

O Stripe Treasury reúne pagamentos e finanças na Stripe, para que as empresas possam receber, armazenar, enviar e gastar fundos em um só lugar. Ele foi criado para startups e empresas em crescimento que desejam movimentar dinheiro mais rápido e gastar menos tempo na gestão de operações financeiras. Plataformas, marketplaces e fintechs também podem oferecer serviços financeiros a seus usuários com o Treasury para plataformas.

O Treasury pode ajudar você a:

• Simplifique suas operações financeiras: Gerencie dinheiro, pagamentos, gastos com cartão, repasses e muito mais no Dashboard da Stripe.

• Movimente dinheiro mais rápido: Acesse as receitas liquidadas da Stripe imediatamente e envie transferências instantâneas para outras empresas na Stripe sem custo.

• Faça seu dinheiro render mais: Ganhe cashback em gastos com cartão e créditos de tarifa da Stripe em saldos qualificados.

• Opere globalmente com facilidade: Mantenha saldos em várias moedas, converta apenas quando necessário e envie repasses para destinatários em mais de 160 países.

• Automatize as operações financeiras: Use agentes para analisar o fluxo de caixa e automatizar tarefas, como pagar faturas, movimentar dinheiro e converter moedas dentro dos limites que você definir.

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Perguntas frequentes sobre políticas e controles de tesouraria