Les politiques et contrôles de trésorerie sont les règles et les mécanismes d'application qui régissent la manière dont une entreprise détient, déplace et investit ses liquidités. Les politiques définissent des paramètres, tels que les seuils de liquidité minimum, les investissements autorisés, les seuils d'approbation des paiements et les personnes autorisées à ouvrir des comptes ou à disposer de la signature pour ces derniers. Les contrôles appliquent ces paramètres par le biais d'une double approbation sur les portails bancaires, de la séparation des tâches, des mandats des signataires et des rapprochements quotidiens. Ensemble, les politiques et les contrôles permettent à une entreprise de savoir exactement de combien de liquidités elle dispose et qui peut les déplacer.

Nous abordons ci-dessous les composants d'un cadre de gouvernance de trésorerie, la manière dont les flux d'approbation et la séparation des tâches empêchent les paiements erronés, et la façon de maintenir l'ensemble à jour à mesure que votre entreprise se développe.

L’essentiel à retenir

• les politiques de trésorerie fixent les règles relatives aux liquidités de l'entreprise. Les contrôles, tels que la double approbation et les mandats des signataires, appliquent ces règles. Les politiques définissent les seuils de liquidité minimum, les investissements autorisés, les seuils d'approbation des paiements et les personnes autorisées à ouvrir des comptes. Les contrôles assurent le respect de ces politiques, ce qui permet à l'entreprise de bien comprendre sa position de trésorerie et d'identifier les personnes autorisées à déplacer ces fonds ;

• la répartition des tâches telles que la création des fournisseurs, l'initiation des paiements, le déblocage des paiements et le rapprochement entre différentes personnes est un moyen efficace de lutter contre les paiements frauduleux, car un criminel devrait compromettre plusieurs personnes ou systèmes au lieu d'un seul pour parvenir à ses fins. Une matrice d'approbation qui lie le montant du paiement aux validations, appliquée par un double contrôle, ajoute une protection supplémentaire ;

• les examens annuels de la trésorerie permettent de détecter les cas où la procédure s'écarte lentement de la politique, mais un examen immédiat de la politique s'impose lorsqu'une entreprise fait face à de nouveaux marchés, entités, banques ou acquisitions. Les examens trimestriels des accès utilisateurs permettent de supprimer les signataires et les utilisateurs du portail qui ont quitté l'entreprise ou changé de rôle. Le test d'un échantillon de paiements chaque trimestre confirme que les approbations ont eu lieu comme prévu et fournit aux auditeurs, aux prêteurs et aux investisseurs les preuves qui les intéressent.

Pourquoi les politiques et contrôles de trésorerie sont-ils importants ?

Les politiques et contrôles de trésorerie sont importants, car ils créent la cohérence dont une entreprise a besoin pour voir clairement sa position de trésorerie. Une startup de 30 personnes, par exemple, peut gérer sa trésorerie à partir d'un seul compte bancaire et du jugement de son fondateur. Toutefois, lorsqu'elle ajoute du personnel financier dans trois régions, chacune ayant des habitudes différentes, les incohérences peuvent faire des ravages dans l'entreprise. Le personnel d'une région peut exiger deux approbations pour les virements bancaires supérieurs à 25 000 $, tandis que celui d'un autre bureau peut n'avoir aucun seuil, et celui d'une troisième région peut payer les fournisseurs à partir d'un compte local qui n'apparaît jamais dans le rapport de trésorerie consolidé. Sans politiques ni contrôles de trésorerie, une entreprise atteindra un point où personne ne saura de combien de liquidités elle dispose ni qui peut les déplacer.

Que comprend un cadre de gouvernance de trésorerie ?

Un cadre de gouvernance de trésorerie répond à quatre questions : qui définit la politique, qui l'exécute, quelles limites s'appliquent et comment vérifier que ces limites ont été respectées.

De nombreuses entreprises construisent leur cadre à partir des six composants suivants :

• délégation de pouvoir : le conseil d'administration ou le comité d'audit approuve la politique de trésorerie et plafonne les emprunts et les investissements. Un document de délégation de pouvoir attribue des pouvoirs spécifiques et des limites de montant au directeur financier (CFO), au trésorier et au personnel désigné ;

• flux d'approbation : chaque type de paiement suit un parcours défini, de la demande au déblocage, avec des seuils qui indiquent le nombre d'approbateurs nécessaires et leur niveau d'ancienneté. Ces parcours d'approbation se trouvent dans votre portail bancaire et votre système de comptabilité fournisseurs plutôt que dans des fils d'e-mail ;

• séparation des tâches : les tâches incompatibles sont confiées à des personnes différentes. La personne qui ajoute un fournisseur ne peut pas le payer, et la personne qui débloque les paiements ne rapproche pas le relevé bancaire ;

• procédures de manipulation des liquidités : ces procédures décrivent le travail quotidien de trésorerie, notamment à quel moment la position de trésorerie est extraite, comment les fonds entrants sont affectés, quelles heures limites de paiement s'appliquent et comment les chèques physiques sont stockés et enregistrés ;

• contrôles des risques : les contrôles des risques limitent l'exposition du capital. Citons par exemple l'application de limites de contrepartie sur les liquidités détenues dans une seule banque, l'utilisation de Positive Pay comme outil pour lutter contre la fraude sur les chèques et les prélèvements automatiques, et le maintien de seuils de liquidité minimum ;

• documentation et surveillance : les politiques écrites, les manuels de procédure et un calendrier d'examen rendent les règles vérifiables. Les rapports d'exception indiquent à la direction lorsqu'une personne enfreint une règle.

Comment les flux d'approbation et la séparation des tâches protègent-ils vos liquidités ?

Les flux d'approbation et la séparation des tâches figurent parmi les défenses les plus solides contre les paiements erronés. Ils obligent un criminel à compromettre plusieurs personnes ou systèmes au lieu d'un seul. Par exemple, une matrice d'approbation lie le montant et le type de paiement aux validations requises : un approbateur pour les montants inférieurs à 10 000 $, deux pour les montants compris entre 10 000 $ et 250 000 $, et le directeur financier ou le trésorier plus un approbateur supplémentaire pour les montants supérieurs à 250 000 $. Les seuils exacts importent moins que le fait de les appliquer dans votre portail bancaire au moyen d'un double contrôle, où un paiement saisi par un utilisateur reste en attente jusqu'à ce qu'un deuxième utilisateur le débloque. De plus, les paiements urgents nécessiteront un parcours d'exception défini, comme une confirmation téléphonique de la part d'un dirigeant désigné et un examen dans les 24 heures.

La séparation des tâches couvre tout ce qui a trait au paiement.

La configuration classique de la séparation répartit les quatre responsabilités suivantes :

• création des fournisseurs : une personne crée ou modifie les fiches fournisseurs, notamment les coordonnées bancaires. Les modifications apportées aux fiches fournisseurs existantes sont vérifiées en appelant le fournisseur à un numéro déjà enregistré, et jamais à un numéro inclus dans la demande de modification ;

• initiation des paiements : une deuxième personne prépare les lots de paiements à partir des factures approuvées (cette personne ne peut pas modifier les données du fournisseur) ;

• déblocage des paiements : une troisième personne (qui n'a pas la possibilité de modifier les paiements) examine et débloque les lots de paiements dans le portail bancaire ;

• rapprochement : une quatrième personne (qui n'a aucun autre rôle dans le processus de paiement) fait correspondre l'activité bancaire au grand livre de manière quotidienne ou hebdomadaire, détectant ainsi tout élément anormal.

Que couvrent les politiques de trésorerie courantes ?

Les entreprises finissent souvent par adopter un ensemble de politiques de trésorerie fondamentales. Chacune permet de prévenir différents types de problèmes liés aux liquidités.

Gestion des liquidités :

Cette politique fixe le montant minimum de liquidités que l'entreprise doit détenir, exprimé en dollars ou en semaines de dépenses d'exploitation. Elle définit la fréquence à laquelle la trésorerie prévoit les liquidités (les prévisions glissantes sur 13 semaines sont courantes), qui peut tirer sur une ligne de crédit, et ce qui se passe lorsque les prévisions passent sous le minimum désigné, par exemple une alerte au directeur financier dans un délai d'un jour ouvrable et un gel des dépenses discrétionnaires.

Investissement des excédents de trésorerie

Cette politique répertorie les instruments autorisés, tels que les bons du Trésor, les fonds monétaires d'État et les billets de trésorerie bien notés. Elle fixe également les notations de crédit minimales, les échéances maximales et les limites de concentration (par exemple, pas plus de 5 % à 10 % auprès d'un même émetteur non gouvernemental, afin que la trésorerie ne cherche pas à obtenir un rendement avec des fonds dont l'entreprise pourrait avoir besoin au trimestre suivant).

Paiements

Cette politique fait correspondre les moyens de paiement aux objectifs et définit la matrice d'approbation, le calendrier d'exécution des paiements et le protocole de modification des coordonnées bancaires du fournisseur. Elle désigne également les personnes autorisées à demander un virement bancaire le jour même et les documents requis pour cette demande.

Gestion des comptes bancaires

Cette politique établit des protocoles de gestion des comptes bancaires. Seuls les responsables désignés doivent pouvoir ouvrir ou fermer des comptes, et un inventaire central doit répertorier chaque compte. Les listes de signataires doivent être vérifiées par rapport aux dossiers des ressources humaines au moins une fois par an, ainsi qu'à chaque départ d'un signataire. Les comptes dormants doivent être fermés avant de devenir des cibles faciles pour les personnes malveillantes.

Surveillance financière

Cette politique définit les éléments que la trésorerie signale, à qui elle les signale et à quelle fréquence. Une politique classique exigerait un rapport quotidien sur la position de trésorerie pour le trésorier, un rapport mensuel du directeur financier sur les liquidités, les investissements et les exceptions, et un résumé trimestriel du comité d'audit. Une faille de sécurité signalée et expliquée montre que la gouvernance fonctionne, tandis qu'une faille découverte lors d'un audit constitue un échec.

Comment les contrôles de trésorerie soutiennent-ils la conformité et l'atténuation des risques ?

Les autorités de régulation et les auditeurs évaluent les contrôles documentés et testés afin de prouver qu'une entreprise gère correctement ses liquidités. Les avantages des contrôles de trésorerie se manifestent à quatre niveaux.

Conformité des sociétés par actions

L'Article 404 de la loi Sarbanes-Oxley exige des entreprises qui déposent des rapports auprès de la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis, y compris les émetteurs étrangers de valeurs mobilières, qu'elles procèdent à des évaluations annuelles des contrôles internes de l'information financière. Les déclarants accélérés et les grands déclarants accélérés (c'est-à-dire les entreprises tenues de déposer leurs déclarations selon un calendrier accéléré) ont également besoin d'une attestation d'auditeur. De nombreuses entreprises modélisent leurs contrôles de trésorerie sur le Cadre intégré de contrôle interne créé par le Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Ce cadre comporte cinq composants : l'environnement de contrôle, l'évaluation des risques, les activités de contrôle, l'information et la communication, et les activités de surveillance.

Surveillance des entreprises privées

Les prêteurs intègrent souvent des clauses de liquidité minimum dans les contrats de crédit, et les contrôles de trésorerie garantissent que l'entreprise maintient des réserves de liquidités suffisantes pour respecter ces obligations financières. Les investisseurs demandent la politique de trésorerie lors du devoir de vigilance, afin de vérifier si des politiques de trésorerie solides sont en place. De plus, les lettres de recommandation des auditeurs signalent des lacunes, comme l'absence de séparation des tâches. Ces lacunes ne seront pas présentes si l'entreprise a mis en place des politiques et des contrôles de trésorerie adéquats.

Exposition à la fraude

Le double contrôle empêche un compte compromis d'envoyer seul un virement bancaire. La vérification par rappel permet de déjouer une escroquerie classique par e-mail d'entreprise : une demande usurpée d'envoi de paiement vers un nouveau compte bancaire. Positive Pay détecte les chèques modifiés ou contrefaits, et les blocages de prélèvements automatiques mettent fin aux retraits de compte non autorisés.

Meilleures décisions

Lorsque les liquidités font l'objet d'un rapprochement quotidien et sont déclarées de manière cohérente dans l'ensemble des entités, le directeur financier peut rembourser une ligne de crédit ou reporter une embauche en s'appuyant sur des chiffres fiables. Personne ne finira par compter des liquidités qui se trouvent sur un compte de filiale non rapproché (car il n'y aura aucun compte non rapproché).

Comment créer et maintenir un cadre de gouvernance qui évolue avec la croissance ?

Voici les étapes à suivre pour créer et maintenir un cadre de gouvernance adapté à votre entreprise.

• faites l'inventaire de l'existant : répertoriez chaque compte bancaire, chaque personne disposant d'un accès au portail ou du pouvoir de signature, et chaque système pouvant initier un paiement. C'est ici que vous découvrirez des éléments qui auraient pu être négligés autrement, comme des comptes ouverts par une équipe régionale ou des utilisateurs partis depuis des mois ;

• rédigez les politiques, puis les procédures : les politiques fixent les règles et les limites, tandis que les procédures expliquent exactement comment le personnel doit appliquer ces règles et ces limites. La séparation des politiques et des procédures permet de modifier ces dernières sans l'approbation du conseil d'administration, généralement requise pour les changements de politique ;

• configurez les contrôles dans vos systèmes : définissez les seuils d'approbation, le double contrôle et les autorisations des utilisateurs dans votre portail bancaire et votre système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) afin que les politiques soient appliquées par défaut ;

• étendez les contrôles à votre compte de paiement : dans le Dashboard Stripe, par exemple, des rôles prédéfinis tels qu'Administrateur, Développeur, Analyste et Consultation vous permettent de limiter les personnes autorisées à gérer les clés de l'interface de programmation d'application (API), à consulter les rapports financiers et à modifier les coordonnées bancaires de virement. Les rôles Développeur et Analyste ne peuvent pas modifier les coordonnées bancaires. Réservez le rôle Administrateur, qui permet de gérer les clés API et de modifier les coordonnées bancaires, à un nombre restreint de personnes. Le rapport de rapprochement des virements relie chaque virement automatique à ses transactions sous-jacentes.

• Testez les paiements et conservez des preuves : prélevez un échantillon de paiements chaque trimestre et confirmez que chacun a reçu les approbations requises, car les auditeurs le demanderont.

• Révisez la politique à intervalles réguliers et lors d'événements clés : revoyez l'ensemble de la politique chaque année et vérifiez les accès des utilisateurs chaque trimestre. Procédez également à une révision chaque fois que l'entreprise pénètre un nouveau marché, ajoute une entité, ouvre des comptes dans une nouvelle banque, réalise une acquisition ou augmente ses effectifs au point de devoir répartir les responsabilités financières.

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FAQ sur les politiques et contrôles de trésorerie