Les politiques et les contrôles de trésorerie sont les règles et les mécanismes d’application qui régissent la manière dont une entreprise détient, déplace et investit de l’argent comptant. Les politiques définissent des paramètres, tels que les minimums de liquidité, les investissements autorisés, les seuils d’approbation des paiements, ainsi que les personnes pouvant ouvrir des comptes ou signer pour ces derniers. Les contrôles font respecter ces paramètres au moyen de la double approbation dans les portails bancaires, de la séparation des tâches, des mandats des signataires et des rapprochements quotidiens. Ensemble, les politiques et les contrôles permettent à une entreprise de savoir exactement de combien d’argent comptant elle dispose et qui peut le déplacer.

Ci-dessous, nous abordons les composantes d’un cadre de gouvernance de la trésorerie, la manière dont les flux de travail d’approbation et la séparation des tâches bloquent les mauvais paiements, et la façon de tout maintenir à jour à mesure que votre entreprise croît.

Points à retenir

• Les politiques de trésorerie établissent les règles relatives à l’argent comptant de l’entreprise. Les contrôles, tels que la double approbation et les mandats des signataires, font respecter ces règles. Les politiques définissent les minimums de liquidité, les investissements autorisés, les seuils d’approbation des paiements et les personnes pouvant ouvrir des comptes. Les contrôles font en sorte que ces politiques soient respectées, ce qui donne à l’entreprise une compréhension claire de sa situation de trésorerie et des personnes qui peuvent déplacer cet argent comptant.

• La répartition de tâches telles que la configuration des fournisseurs, le lancement des paiements, la libération des paiements et le rapprochement entre différentes personnes est un moyen efficace de lutter contre les paiements frauduleux, car un criminel, pour réussir, devrait compromettre plusieurs personnes ou systèmes plutôt qu’un seul. Une matrice d’approbation qui lie le montant du paiement aux approbations, appliquée par l’intermédiaire d’un double contrôle, ajoute une protection.

• Les examens annuels de la trésorerie permettent de détecter les cas où la procédure s’écarte peu à peu de la politique, mais un examen immédiat de la politique s’impose lorsqu’une entreprise traite avec de nouveaux marchés, de nouvelles entités, de nouvelles banques ou de nouvelles acquisitions. Des examens trimestriels de l’accès des utilisateurs permettent de retirer les signataires et les utilisateurs du portail qui sont partis ou qui ont changé de rôle. La mise à l’essai d’un échantillon de paiements chaque trimestre confirme que les approbations ont eu lieu comme exigé et fournit aux auditeurs, aux prêteurs et aux investisseurs les preuves qui comptent pour eux.

Pourquoi les politiques et les contrôles de trésorerie sont-ils importants?

Les politiques et les contrôles de trésorerie sont importants parce qu’ils créent la cohérence dont une entreprise a besoin pour voir clairement sa situation de trésorerie. Une jeune entreprise de 30 personnes, par exemple, peut gérer sa trésorerie à partir d’un seul compte et du jugement de son fondateur; cependant, lorsqu’elle ajoute du personnel des finances dans trois régions, chacune ayant des habitudes différentes, les incohérences peuvent faire des ravages dans l’entreprise. Le personnel d’une région pourrait exiger deux approbations pour les virements bancaires supérieurs à 25 000 $, tandis que celui d’un autre bureau pourrait n’avoir aucun seuil, et celui d’un troisième pourrait payer les fournisseurs à partir d’un compte local qui n’apparaît jamais dans le rapport de trésorerie consolidé. Sans politiques et contrôles de trésorerie, une entreprise atteindra un point où personne ne saura de combien d’argent comptant l’entreprise dispose ou qui peut le déplacer.

Que comprend un cadre de gouvernance de la trésorerie?

Un cadre de gouvernance de la trésorerie répond à quatre questions : qui définit la politique, qui l’exécute, quelles limites s’appliquent et comment vérifie-t-on que ces limites ont été respectées.

De nombreuses entreprises élaborent leur cadre à partir des six composantes suivantes :

• Délégation de pouvoir : Le conseil d’administration ou le comité d’audit approuve la politique de trésorerie et plafonne les emprunts et les investissements. Un document de délégation de pouvoir attribue des pouvoirs précis et des limites en dollars au directeur financier (DF), au trésorier et au personnel désigné.

• Flux de travail d’approbation : Chaque type de paiement suit un parcours défini, de la demande à la libération, avec des seuils qui indiquent combien d’approbateurs doivent signer et quel niveau d’ancienneté ils doivent avoir. Ces parcours d’approbation se trouvent dans votre portail bancaire et votre système des comptes fournisseurs plutôt que dans des fils de courriels.

• Séparation des tâches : Les tâches incompatibles sont confiées à des personnes différentes. La personne qui ajoute un fournisseur ne peut pas payer ce fournisseur, et celle qui libère les paiements ne rapproche pas les relevés de compte.

• Procédures de manipulation de l’argent comptant : Ces procédures décrivent le travail quotidien de trésorerie, notamment à quel moment la situation de trésorerie est extraite, la façon dont les fonds entrants sont appliqués, les heures limites de paiement qui s’appliquent et la façon dont les chèques physiques sont entreposés et consignés.

• Contrôles des risques : Les contrôles des risques limitent l’exposition du capital. Des exemples de contrôles des risques comprennent l’application de limites de contrepartie sur l’argent comptant détenu dans une seule banque, l’utilisation de Positive Pay comme outil pour lutter contre la fraude sur les chèques et les prélèvements automatiques, et le maintien de minimums de liquidité.

• Documentation et surveillance : Des politiques écrites, des manuels de procédures et un calendrier d’examen rendent les règles vérifiables. Des rapports d’exception indiquent à la direction lorsqu’une personne enfreint une règle.

Comment les flux de travail d’approbation et la séparation des tâches protègent-ils votre argent comptant?

Les flux de travail d’approbation et la séparation des tâches comptent parmi les défenses les plus solides contre les mauvais paiements. Ils forcent un criminel à compromettre plusieurs personnes ou plusieurs systèmes au lieu d’un seul. Par exemple, une matrice d’approbation lie le montant et le type de paiement aux approbations exigées : un approbateur pour les montants inférieurs à 10 000 $, deux pour les montants de 10 000 $ à 250 000 $, et le directeur financier ou le trésorier ainsi qu’un approbateur supplémentaire pour les montants supérieurs à 250 000 $. Les seuils exacts importent moins que le fait de les appliquer dans votre portail bancaire par l’intermédiaire d’un double contrôle, où un paiement saisi par un utilisateur demeure en attente jusqu’à ce qu’un deuxième utilisateur le libère. De plus, les paiements urgents nécessiteront un parcours d’exception défini, comme une confirmation téléphonique d’un cadre désigné et un examen dans un délai de 24 h.

La séparation des tâches couvre tout ce qui concerne le paiement.

La configuration classique de séparation des tâches sépare les quatre responsabilités suivantes :

• Configuration des fournisseurs : Une personne crée ou modifie les dossiers des fournisseurs, y compris les coordonnées bancaires. Les modifications apportées aux dossiers des fournisseurs existants sont vérifiées en appelant le fournisseur à un numéro déjà au dossier, et jamais à un numéro inclus dans la demande de modification.

• Lancement des paiements : Une deuxième personne crée des lots de paiements à partir des factures approuvées; cette personne ne peut pas modifier les données des fournisseurs.

• Libération des paiements : Une troisième personne – qui n’a aucune capacité à modifier les paiements – examine et libère les lots de paiements dans le portail bancaire.

• Rapprochement : Une quatrième personne – qui n’a aucun autre rôle dans le processus de paiement – rapproche l’activité bancaire du grand livre de manière quotidienne ou hebdomadaire, détectant tout ce qui ne devrait pas s’y trouver.

Que couvrent les politiques de trésorerie courantes?

Les entreprises se retrouvent souvent avec un ensemble de base de politiques de trésorerie. Chacune cible une façon différente dont la gestion de l’argent comptant peut mal tourner.

Gestion des liquidités

Cette politique établit le montant minimum d’argent comptant que l’entreprise doit détenir, exprimé en dollars ou en semaines de dépenses d’exploitation. Elle définit à quelle fréquence la trésorerie prévoit les flux d’argent comptant (les prévisions continues sur 13 semaines sont courantes), qui peut tirer sur une ligne de crédit et ce qui se passe lorsque les prévisions tombent en dessous du minimum désigné, comme une alerte au directeur financier dans un délai d’un jour ouvrable et un gel des dépenses discrétionnaires.

Investissement des excédents d’argent comptant

Cette politique répertorie les instruments autorisés, tels que les bons du Trésor, les fonds du marché monétaire gouvernementaux et les billets de trésorerie bien notés. Elle établit également les cotes de crédit minimales, les échéances maximales et les limites de concentration (comme pas plus de 5 % à 10 % auprès d’un seul émetteur non gouvernemental, afin que la trésorerie ne recherche pas le rendement avec de l’argent dont l’entreprise pourrait avoir besoin le trimestre suivant).

Paiements

Cette politique associe les modes de paiement aux objectifs et établit la matrice d’approbation, le calendrier d’exécution des paiements et le protocole de modification des coordonnées bancaires des fournisseurs. Elle désigne également les personnes qui peuvent demander un virement bancaire le jour même et la documentation nécessaire à cette demande.

Gestion des comptes bancaires

Cette politique établit les protocoles de gestion des comptes bancaires. Seuls les dirigeants désignés devraient être en mesure d’ouvrir ou de fermer des comptes, et un inventaire central devrait répertorier chaque compte. Les listes de signataires devraient être vérifiées par rapport aux dossiers des RH au moins une fois par an, ainsi que chaque fois qu’un signataire quitte l’entreprise. Les comptes inactifs devraient être fermés avant qu’ils ne deviennent des cibles faciles pour les acteurs malveillants.

Surveillance financière

Cette politique définit ce que la trésorerie signale, à qui elle le signale et à quelle fréquence. Une politique typique exigerait un rapport quotidien sur la situation de trésorerie pour le trésorier; un rapport mensuel au directeur financier sur la liquidité, les investissements et les exceptions; et un résumé trimestriel pour le comité d’audit. Une atteinte à la sécurité signalée et expliquée montre que la gouvernance fonctionne, tandis qu’une atteinte découverte lors d’un audit est un échec.

Comment les contrôles de trésorerie soutiennent-ils la conformité et l’atténuation des risques?

Les organismes de réglementation et les auditeurs évaluent les contrôles documentés et mis à l’essai pour prouver qu’une entreprise gère correctement son argent comptant. Les avantages des contrôles de trésorerie se manifestent à quatre endroits.

Conformité des sociétés ouvertes

L’article 404 de la loi Sarbanes-Oxley exige que les entreprises qui déposent des rapports auprès de la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis, y compris les émetteurs étrangers de valeurs mobilières, effectuent des évaluations annuelles des contrôles internes à l’égard de l’information financière. Les déclarants accélérés et les grands déclarants accélérés (c.-à-d., les entreprises qui sont tenues de déposer selon un calendrier accéléré) ont également besoin de l’attestation d’un auditeur. De nombreuses entreprises modèlent leurs contrôles de trésorerie sur le Cadre intégré de contrôle interne créé par le Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Ce cadre comporte cinq composantes : l’environnement de contrôle, l’évaluation des risques, les activités de contrôle, l’information et la communication, et les activités de surveillance.

Examen des sociétés fermées

Les prêteurs inscrivent souvent des clauses restrictives de liquidité minimale dans les accords de crédit, et les contrôles de trésorerie s’assurent que l’entreprise maintient des réserves d’argent comptant suffisantes pour répondre à ces obligations financières. Les investisseurs demandent la politique de trésorerie lors de la vérification préalable, cherchant à voir si des politiques de trésorerie solides sont en place. De plus, les lettres de recommandations des auditeurs signalent les lacunes telles que le manque de séparation des tâches; ces lacunes ne seront pas présentes si l’entreprise a mis en place des politiques et des contrôles de trésorerie suffisants.

Exposition à la fraude

Le double contrôle empêche un compte compromis d’envoyer un virement bancaire de son propre chef. La vérification par rappel fait échouer une arnaque classique par courriel d’entreprise : une demande usurpée pour envoyer un paiement sur un nouveau compte bancaire. Positive Pay détecte les chèques falsifiés ou contrefaits, et les blocages de prélèvements automatiques mettent fin aux retraits de comptes non autorisés.

Meilleures décisions

Lorsque l’argent comptant est rapproché quotidiennement et signalé de manière cohérente dans l’ensemble des entités, le directeur financier peut rembourser une ligne de crédit ou retarder une embauche en se fondant sur des chiffres dignes de confiance. Personne ne finira par compter de l’argent comptant qui se trouve dans un compte de filiale non rapproché – parce qu’il n’y aura pas de comptes non rapprochés.

Comment créer et maintenir un cadre de gouvernance qui suit le rythme de la croissance?

Voici les étapes pour créer et maintenir un cadre de gouvernance qui fonctionne pour votre entreprise.

• Faites l’inventaire de ce qui existe : Répertoriez chaque compte bancaire, chaque personne ayant accès au portail ou un pouvoir de signature, et chaque système pouvant lancer un paiement. C’est là que vous découvrirez des éléments qui auraient pu passer inaperçus autrement, comme des comptes ouverts par une équipe régionale ou des utilisateurs qui sont partis il y a des mois.

• Rédigez des politiques, puis des procédures : Les politiques établissent des règles et des limites, tandis que les procédures expliquent exactement comment le personnel devrait appliquer ces règles et limites. Le fait de séparer les politiques et les procédures permet aux procédures de changer sans l’approbation du conseil d’administration qui est généralement exigée pour les changements de politique.

• Configurez les contrôles dans vos systèmes : Établissez des seuils d’approbation, un double contrôle et des autorisations des utilisateurs dans votre portail bancaire et votre système de planification des ressources de l’entreprise (PRE) afin que les politiques soient appliquées par défaut.

 Étendez les contrôles à votre compte de paiement :* Dans le Dashboard Stripe, par exemple, des rôles prédéfinis comme Administrateur, Développeur, Analyste et Lecture vous permettent de limiter les personnes qui peuvent gérer les clés d’interface de programmation d’application (API), consulter les rapports financiers et modifier les coordonnées bancaires pour les versements. Les rôles Développeur et Analyste ne peuvent pas modifier les coordonnées bancaires. Réservez le rôle Administrateur, qui permet de gérer les clés d’API et de modifier les coordonnées bancaires, à un minimum de personnes. Le rapport de rapprochement des versements lie chaque versement automatique à ses transactions sous-jacentes.

 Testez les paiements et conservez des preuves :* Extrayez un échantillon de paiements chaque trimestre et confirmez que chacun a reçu les approbations requises, car les auditeurs le demanderont.

 Effectuez des vérifications selon un calendrier établi et lors d’événements clés :* Révisez l’ensemble de la politique annuellement et passez en revue les accès des utilisateurs tous les trimestres. Effectuez également une vérification lorsque l’entreprise pénètre un nouveau marché, ajoute une entité, ouvre des comptes auprès d’une nouvelle banque, réalise une acquisition ou augmente suffisamment ses effectifs pour que les responsabilités financières soient réparties.

Comment Stripe Treasury peut vous aider

Stripe Treasury réunit les paiements et les finances sur Stripe, afin que les entreprises puissent recevoir, conserver, envoyer et dépenser des fonds au même endroit. Ce produit est conçu pour les entreprises en démarrage et les entreprises en croissance qui souhaitent déplacer de l’argent plus rapidement et passer moins de temps à gérer leurs opérations financières. Les plateformes, les places de marché et les entreprises de technologie financière peuvent également offrir des services financiers à leurs utilisateurs avec Treasury pour les plateformes.

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FAQ sur les politiques et les contrôles de trésorerie