Las políticas y los controles de tesorería son las reglas y los mecanismos de aplicación que rigen la forma en que una empresa retiene, mueve e invierte el efectivo. Las políticas establecen parámetros, como los mínimos de liquidez, las inversiones permitidas, los umbrales de aprobación de pagos y quién puede abrir cuentas o firmar por ellas. Los controles aplican esos parámetros a través de la aprobación dual en los portales bancarios, la segregación de funciones, los mandatos de los firmantes y las conciliaciones diarias. En conjunto, las políticas y los controles le permiten a una empresa saber exactamente cuánto efectivo tiene y quién puede moverlo.

A continuación, analizamos los componentes de un marco de gobernanza de tesorería, cómo los flujos de trabajo de aprobación y la segregación de funciones detienen los pagos incorrectos y cómo mantener todo actualizado a medida que tu empresa crece.

Conclusiones principales

• Las políticas de tesorería establecen las reglas para el efectivo de la empresa. Los controles, como la aprobación dual y los mandatos de los firmantes, aplican esas reglas. Las políticas definen los mínimos de liquidez, las inversiones permitidas, los umbrales de aprobación de pagos y quién puede abrir cuentas. Los controles hacen que esas políticas se cumplan, lo que le da a la empresa una comprensión clara de su posición de efectivo y de quién puede mover ese efectivo.

• Dividir las tareas como la configuración de proveedores, el inicio de pagos, la liberación de pagos y la conciliación entre diferentes personas es una forma eficaz de combatir los pagos fraudulentos porque un delincuente que tenga éxito tendría que comprometer a varias personas o sistemas en lugar de a uno solo. Una matriz de aprobación que vincula el tamaño del pago con las aprobaciones, aplicada a través del control dual, agrega protección.

• Las revisiones anuales de tesorería detectan cuando el procedimiento se desvía lentamente de la política, pero corresponde realizar una revisión inmediata de la política cuando una empresa trata con nuevos mercados, entidades, bancos o adquisiciones. Las revisiones trimestrales del acceso de los usuarios eliminan a los firmantes y usuarios del portal que se fueron o cambiaron de función. Probar una muestra de pagos cada trimestre confirma que las aprobaciones se realizaron según lo requerido y brinda a los auditores, prestamistas e inversores la evidencia que les importa.

¿Por qué son importantes las políticas y los controles de tesorería?

Las políticas y los controles de tesorería son importantes porque crean la consistencia que una empresa necesita para ver su posición de efectivo con claridad. Una startup de 30 personas, por ejemplo, puede administrar la tesorería desde una cuenta bancaria y el criterio del fundador; sin embargo, cuando agrega personal de finanzas en tres regiones, cada una con hábitos diferentes, las inconsistencias pueden causar estragos en la empresa. Es posible que el personal de una región requiera dos aprobaciones para transferencias electrónicas superiores a USD 25,000, mientras que aquellos en otra oficina podrían no tener un umbral, y los de una tercera oficina podrían pagar a los proveedores desde una cuenta local que nunca llega al informe de efectivo consolidado. Sin políticas y controles de tesorería, una empresa llegará a un punto en el que nadie sabrá cuánto efectivo tiene ni quién puede moverlo.

¿Qué incluye un marco de gobernanza de tesorería?

Un marco de gobernanza de tesorería responde a cuatro preguntas: quién establece la política, quién la ejecuta, qué límites se aplican y cómo se comprueba que esos límites se hayan cumplido.

Muchas empresas construyen su marco a partir de los siguientes seis componentes:

• Delegación de autoridad: La junta o el comité de auditoría aprueba la política de tesorería y limita los préstamos y las inversiones. Un documento de delegación de autoridad asigna poderes específicos y límites en dólares al director financiero (CFO), al tesorero y al personal designado.

• Flujos de trabajo de aprobación: Cada tipo de pago sigue una ruta definida desde la solicitud hasta la liberación, con umbrales que indican cuántos aprobadores deben autorizar y qué nivel de antigüedad deben tener. Estas rutas de aprobación residen en tu portal bancario y en el sistema de cuentas por pagar en lugar de en hilos de correo electrónico.

• Segregación de funciones: Las tareas incompatibles se asignan a personas diferentes. Quien agrega a un proveedor no puede pagarle, y quien libera los pagos no concilia el extracto bancario.

• Procedimientos de manejo de efectivo: Estos procedimientos describen el trabajo diario de tesorería, lo que incluye cuándo se extrae la posición de efectivo, cómo se aplican los fondos entrantes, qué cortes de pago se aplican y cómo se almacenan y registran los cheques físicos.

• Controles de riesgo: Los controles de riesgo limitan la exposición del capital. Algunos ejemplos de controles de riesgo incluyen la aplicación de límites de contraparte sobre el efectivo mantenido en un solo banco, el uso de Positive Pay como herramienta para combatir el fraude en cheques y débitos directos, y el mantenimiento de mínimos de liquidez.

• Documentación y supervisión: Las políticas escritas, los manuales de procedimientos y un calendario de revisión hacen que las reglas sean auditables. Los informes de excepción le indican a la gerencia cuando alguien rompe una regla.

¿Cómo protegen tu efectivo los flujos de trabajo de aprobación y la segregación de funciones?

Los flujos de trabajo de aprobación y la segregación de funciones se encuentran entre las defensas más sólidas contra los pagos incorrectos. Obligan a un delincuente a comprometer a varias personas o varios sistemas en lugar de a uno solo. Por ejemplo, una matriz de aprobación vincula el tamaño y el tipo de pago a las aprobaciones requeridas: un aprobador para montos menores a USD 10,000, dos para montos de USD 10,000 a USD 250,000, y el CFO o el tesorero más un aprobador adicional para montos superiores a USD 250,000. Los umbrales exactos importan menos que el acto de aplicarlos en tu portal bancario a través del control dual, donde un pago ingresado por un usuario permanece pendiente hasta que un segundo usuario lo libera. Además, los pagos urgentes necesitarán una ruta de excepción definida, como la confirmación telefónica de un ejecutivo designado y la revisión en un plazo de 24 h.

La segregación de funciones cubre todo lo relacionado con el pago.

La configuración clásica de segregación separa las siguientes cuatro responsabilidades:

• Configuración de proveedores: Una persona crea o edita los registros de proveedores, lo que incluye los datos bancarios. Los cambios en los registros de proveedores existentes se verifican llamando al proveedor a un número que ya está archivado, nunca a uno incluido en la solicitud de cambio.

• Inicio de pagos: Una segunda persona elabora lotes de pagos a partir de facturas aprobadas; esta persona no puede editar los datos del proveedor.

• Liberación de pagos: Una tercera persona —que no tiene capacidad para alterar los pagos— revisa y libera lotes de pagos en el portal bancario.

• Conciliación: Una cuarta persona —que no tiene ninguna otra función en el proceso de pago— concilia la actividad bancaria con el libro mayor a diario o semanalmente para detectar cualquier cosa que no debería estar allí.

¿Qué cubren las políticas de tesorería comunes?

Las empresas a menudo terminan con un conjunto básico de políticas de tesorería. Cada una aborda una forma diferente en que el manejo del efectivo puede salir mal.

Gestión de liquidez

Esta política establece la cantidad mínima de efectivo que la empresa debe retener, expresada en dólares o en semanas de gastos operativos. Define con qué frecuencia la tesorería proyecta el efectivo (los pronósticos continuos de 13 semanas son comunes), quién puede utilizar una línea de crédito y qué sucede cuando el pronóstico cae por debajo del mínimo designado, como una alerta del CFO en un plazo de un día hábil y un congelamiento del gasto discrecional.

Inversión del exceso de efectivo

Esta política enumera los instrumentos permitidos, como las letras del Tesoro, los fondos del mercado monetario del gobierno y los efectos comerciales de alta calificación. También establece las calificaciones crediticias mínimas, los vencimientos máximos y los límites de concentración (como no más del 5 % al 10 % con un solo emisor no gubernamental, de modo que la tesorería no busque rendimiento con dinero que la empresa podría necesitar el próximo trimestre).

Pagos

Esta política relaciona los métodos de pago con los propósitos y establece la matriz de aprobación, el cronograma de ejecución de pagos y el protocolo para cambiar los datos bancarios del proveedor. También nombra quién puede solicitar una transferencia electrónica el mismo día y qué documentación necesita esa solicitud.

Gestión de cuentas bancarias

Esta política establece protocolos para la gestión de cuentas bancarias. Solo los funcionarios designados deberían poder abrir o cerrar cuentas, y un inventario central debería enumerar cada cuenta. Las listas de firmantes deben verificarse con los registros de Recursos Humanos al menos una vez al año, así como cada vez que un firmante se va. Las cuentas inactivas deben cerrarse antes de que se conviertan en blancos fáciles para actores malintencionados.

Supervisión financiera

Esta política define qué reporta la tesorería, a quién le reporta y con qué frecuencia lo hace. Una política típica requeriría un informe diario de la posición de efectivo para el tesorero; un informe mensual del CFO sobre liquidez, inversiones y excepciones; y un resumen trimestral para el comité de auditoría. Una violación de seguridad que se reporta y se explica demuestra que la gobernanza está funcionando, mientras que una descubierta en una auditoría es un fracaso.

¿Cómo apoyan los controles de tesorería el cumplimiento de la normativa y la mitigación de riesgos?

Los reguladores y los auditores evalúan los controles documentados y probados para comprobar que una empresa maneja el efectivo correctamente. Los beneficios de los controles de tesorería se manifiestan en cuatro aspectos.

Cumplimiento de la normativa de empresas que cotizan en bolsa

La Sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley exige que las empresas que presentan informes ante la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) de EE. UU., lo que incluye a los emisores extranjeros de valores, realicen evaluaciones anuales de los controles internos sobre los informes financieros. Los declarantes acelerados y los grandes declarantes acelerados (es decir, las empresas que deben presentar declaraciones en un cronograma acelerado) también necesitan la certificación del auditor. Muchas empresas modelan sus controles de tesorería según el Marco Integrado de Control Interno creado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO). Este marco consta de cinco componentes: entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y actividades de supervisión.

Escrutinio de empresas privadas

Los prestamistas a menudo incluyen cláusulas de liquidez mínima en los acuerdos de crédito, y los controles de tesorería garantizan que la empresa mantenga suficientes reservas de efectivo para cumplir con estas obligaciones financieras. Los inversores solicitan la política de tesorería durante la diligencia debida para comprobar si existen políticas de tesorería sólidas. Y las cartas de la gerencia de los auditores señalan las brechas, como la falta de segregación de funciones; estas brechas no estarán presentes si la empresa cuenta con suficientes políticas y controles de tesorería.

Exposición al fraude

El control dual evita que una cuenta comprometida envíe una transferencia electrónica por sí sola. La verificación por devolución de llamada vence a una clásica estafa por correo electrónico empresarial: una solicitud falsificada para enviar un pago a una nueva cuenta bancaria. Positive Pay detecta cheques alterados o falsificados, y los bloqueos de débitos directos detienen los retiros de cuenta no autorizados.

Mejores decisiones

Cuando el efectivo se concilia a diario y se reporta de manera consistente en todas las entidades, el CFO puede pagar una línea de crédito o retrasar una contratación basándose en números en los que puede confiar. Nadie terminará contando efectivo que esté en una cuenta subsidiaria no conciliada —porque no habrá cuentas no conciliadas—.

Cómo construir y mantener un marco de gobernanza que siga el ritmo del crecimiento

Aquí tienes los pasos para construir y mantener un marco de gobernanza que funcione para tu empresa.

• Haz un inventario de lo que existe: Enumera cada cuenta bancaria, cada persona con acceso al portal o autoridad de firma y cada sistema que pueda iniciar un pago. Aquí es donde descubrirás cosas que de otro modo podrían haberse pasado por alto, como cuentas que abrió un equipo regional o usuarios que se fueron hace meses.

• Escribe las políticas, luego los procedimientos: Las políticas establecen reglas y límites, mientras que los procedimientos explican exactamente cómo el personal debe aplicar esas reglas y límites. Mantener separadas las políticas y los procedimientos permite que estos últimos cambien sin la aprobación de la junta que normalmente se requiere para los cambios de política.

• Configura los controles en tus sistemas: Establece umbrales de aprobación, control dual y permisos de usuario en tu portal bancario y en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para que las políticas se apliquen de forma predeterminada.

• Extiende los controles a tu cuenta de pagos: En el Dashboard de Stripe, por ejemplo, las funciones predefinidas como Administrador, Desarrollador, Analista y Vista te permiten limitar quién puede gestionar las claves de la interfaz de programación de aplicaciones (API), ver informes financieros y editar los datos bancarios para transferencias a cuentas bancarias. Las funciones de Desarrollador y Analista no pueden cambiar los datos bancarios. Reserva la función de Administrador, que puede gestionar las claves de API y editar los datos bancarios, para la menor cantidad de personas posible. El informe de conciliación de transferencias a cuentas bancarias vincula cada transferencia a cuenta bancaria automática con sus transacciones subyacentes.

• Prueba los pagos y conserva la evidencia: Extrae una muestra de los pagos cada trimestre y confirma que cada uno tuvo las aprobaciones requeridas, ya que los auditores lo pedirán.

• Revisa según un cronograma establecido y cuando ocurran eventos clave: Vuelve a evaluar la política completa de forma anual y realiza revisiones de acceso de usuarios cada trimestre. También haz una revisión cada vez que la empresa ingrese a un mercado nuevo, agregue una entidad, abra cuentas en un banco nuevo, complete una adquisición o aumente el personal lo suficiente como para que se dividan las responsabilidades financieras.

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Preguntas frecuentes sobre políticas y controles de tesorería