Treasury-policyer och -kontroller är de regler och efterlevnadsmekanismer som styr hur ett företag innehar, flyttar och investerar likvida medel. Policyer fastställer parametrar, såsom minimikrav på likviditet, tillåtna investeringar, tröskelvärden för godkännande av betalningar samt vem som får öppna konton eller teckna dem. Kontroller upprätthåller dessa parametrar genom dubbla godkännanden i bankportaler, ansvarsfördelning, teckningsmandat och dagliga avstämningar. Tillsammans gör policyer och kontroller det möjligt för ett företag att veta exakt hur mycket likvida medel det har och vem som kan flytta dem.

Nedan går vi igenom komponenterna i ett ramverk för treasury-styrning, hur arbetsflöden för godkännanden och ansvarsfördelning stoppar felaktiga betalningar och hur man håller allt aktuellt i takt med att företaget växer.

Viktiga lärdomar

• Treasury-policyer fastställer reglerna för företagets likvida medel. Kontroller, såsom dubbla godkännanden och teckningsmandat, upprätthåller dessa regler. Policyer definierar minimikrav på likviditet, tillåtna investeringar, tröskelvärden för godkännande av betalningar och vem som kan öppna konton. Kontroller ser till att dessa policyer följs och ger företaget en tydlig förståelse för sin kassa och vem som kan flytta dessa medel.

• Att dela upp uppgifter som uppläggning av leverantörer, initiering av betalning, frisläppande av betalning och avstämning på olika personer är ett effektivt sätt att bekämpa bedrägliga betalningar, eftersom en framgångsrik brottsling skulle behöva kompromettera flera personer eller system i stället för bara ett. En godkännandematris som kopplar betalningens storlek till godkännanden, vilken upprätthålls genom dubbel kontroll, ger ytterligare skydd.

• Årliga treasury-granskningar upptäcker när rutiner långsamt avviker från policyn, men en omedelbar granskning av policyn är befogad när ett företag hanterar nya marknader, enheter, banker eller förvärv. Kvartalsvisa granskningar av användaråtkomst tar bort tecknare och portalanvändare som har slutat eller bytt roll. Genom att testa ett urval av betalningar varje kvartal bekräftas att godkännanden skett enligt kraven, och det ger revisorer, långivare och investerare de bevis som är viktiga för dem.

Varför är treasury-policyer och -kontroller viktiga?

Treasury-policyer och -kontroller är viktiga eftersom de skapar den konsekvens ett företag behöver för att se sin kassa tydligt. En startup med 30 personer kan till exempel driva treasury från ett bankkonto och utifrån grundarens omdöme, men när man lägger till ekonomipersonal i tre regioner, var och en med olika vanor, kan inkonsekvenser ställa till oreda i verksamheten. Personalen i en region kanske kräver två godkännanden för banköverföringar på över 25 000 USD, medan de på ett annat kontor kanske inte har något tröskelvärde, och de på ett tredje kontor kanske betalar leverantörer från ett lokalt konto som aldrig når den konsoliderade kassarapporten. Utan treasury-policyer och -kontroller kommer ett företag att nå en punkt där ingen vet hur mycket likvida medel företaget har eller vem som kan flytta dem.

Vad ingår i ett ramverk för treasury-styrning?

Ett ramverk för treasury-styrning besvarar fyra frågor: vem sätter policyn, vem genomför den, vilka gränser gäller och hur kontrollerar man att dessa gränser har upprätthållits.

Många företag bygger sitt ramverk utifrån följande sex komponenter:

• Delegering av befogenheter: Styrelsen eller revisionsutskottet godkänner treasury-policyn och sätter ett tak för upplåning och investeringar. Ett dokument för delegering av befogenheter tilldelar specifika befogenheter och beloppsgränser till finanschefen (CFO), treasurern och namngiven personal.

• Arbetsflöden för godkännanden: Varje betalningstyp följer en definierad väg från begäran till frisläppande, med tröskelvärden som anger hur många godkännare som måste signera och vilken befattningsnivå de måste ha. Dessa godkännandevägar finns i din bankportal och i reskontrasystemet i stället för i e-posttrådar.

• Ansvarsfördelning: Oförenliga uppgifter går till olika personer. Den som lägger till en leverantör kan inte betala den leverantören, och den som frisläpper betalningar stämmer inte av bankkontoutdraget.

• Rutiner för kontanthantering: Dessa rutiner beskriver det dagliga treasury-arbetet, inklusive när kassan stäms av, hur inkommande medel tillämpas, vilka betalningsstopp som gäller och hur fysiska checkar sparas och loggas.

• Riskkontroller: Riskkontroller begränsar kapitalexponeringen. Exempel på riskkontroller är att upprätthålla motpartsbegränsningar för likvida medel som innehas hos en enskild bank, att använda Positive Pay som ett verktyg för att bekämpa bedrägeri med checkar och autogiron samt att upprätthålla minimikrav på likviditet.

• Dokumentation och övervakning: Skriftliga policyer, rutinhandböcker och en granskningskalender gör reglerna granskningsbara. Undantagsrapporter talar om för ledningen när någon bryter mot en regel.

Hur skyddar arbetsflöden för godkännanden och ansvarsfördelning dina likvida medel?

Arbetsflöden för godkännanden och ansvarsfördelning är bland de starkaste försvaren mot felaktiga betalningar. De tvingar en brottsling att kompromettera flera personer eller flera system i stället för bara ett. Till exempel kopplar en godkännandematris betalningens storlek och typ till nödvändiga godkännanden: en godkännare för belopp under 10 000 USD, två för belopp mellan 10 000 USD och 250 000 USD samt CFO:n eller treasurern plus en ytterligare godkännare för belopp över 250 000 USD. De exakta tröskelvärdena är mindre viktiga än att upprätthålla dem i din bankportal genom dubbel kontroll, där en betalning som angetts av en användare förblir väntande tills en andra användare frisläpper den. Brådskande betalningar kommer också att behöva en definierad undantagsväg, såsom telefonbekräftelse från en namngiven chef och granskning inom 24 timmar.

Ansvarsfördelning omfattar allt som rör betalningen.

Den klassiska fördelningsmodellen separerar följande fyra ansvarsområden:

• Uppläggning av leverantör: En person skapar eller redigerar leverantörsregister, inklusive bankuppgifter. Ändringar i befintliga leverantörsregister bekräftas genom att ringa leverantören på ett nummer som redan finns registrerat, aldrig ett nummer som anges i ändringsbegäran.

• Initiering av betalning: En andra person skapar betalningsbuntar från godkända fakturor. Denna person kan inte redigera leverantörsuppgifter.

• Frisläppande av betalning: En tredje person – som inte har möjlighet att ändra betalningar – granskar och frisläpper betalningsbuntar i bankportalen.

• Avstämning: En fjärde person – som inte har någon annan roll i betalningsprocessen – stämmer av bankaktiviteten mot huvudboken på daglig eller veckovis basis och fångar upp allt som inte borde finnas där.

Vad omfattar vanliga treasury-policyer?

Företag får ofta en kärnuppsättning av treasury-policyer. Var och en inriktar sig på ett annat sätt som likvida medel kan hamna på avvägar.

Likviditetshantering

Denna policy fastställer den lägsta mängden likvida medel som företaget måste inneha, uttryckt i dollar eller veckors driftskostnader. Den definierar hur ofta treasury prognostiserar kassan (rullande prognoser på 13 veckor är vanliga), vem som kan utnyttja en kreditlina och vad som händer när prognosen sjunker under det angivna minimivärdet, såsom en varning till CFO:n inom en arbetsdag och ett frysande av icke-nödvändiga utgifter.

Investering av överskottslikviditet

Denna policy listar tillåtna instrument, såsom statsskuldväxlar, statliga penningmarknadsfonder och högt rankade företagscertifikat. Den fastställer också lägsta kreditbetyg, maximala löptider och koncentrationsgränser (såsom högst 5 % till 10 % hos en enskild icke-statlig utfärdare, så att treasury inte jagar avkastning med medel som företaget kan behöva nästa kvartal).

Betalningar

Denna policy matchar betalningsmetoder till ändamål och fastställer godkännandematris, schema för betalningskörningar och protokoll för att ändra leverantörens bankuppgifter. Den anger också vem som kan begära en banköverföring samma dag och vilken dokumentation som denna begäran kräver.

Hantering av bankkonton

Denna policy fastställer protokoll för hantering av bankkonton. Endast namngivna chefer bör kunna öppna eller stänga konton, och ett centralt register bör lista varje konto. Listor över tecknare bör kontrolleras mot HR-register minst en gång om året, samt varje gång en tecknare slutar. Vilande konton bör stängas innan de blir enkla måltavlor för illvilliga aktörer.

Finansiell tillsyn

Denna policy definierar vad treasury rapporterar, till vem de rapporterar och hur ofta de rapporterar. En typisk policy skulle kräva en daglig kassarapport för treasurern, en månatlig CFO-rapport om likviditet, investeringar och undantag samt en kvartalsvis sammanfattning för revisionsutskottet. En säkerhetsöverträdelse som rapporteras och förklaras visar att styrningen fungerar, medan en som upptäcks i en revision är ett misslyckande.

Hur stödjer treasury-kontroller efterlevnad och riskreducering?

Tillsynsmyndigheter och revisorer utvärderar dokumenterade och testade kontroller för att bevisa att ett företag hanterar likvida medel på rätt sätt. Fördelarna med treasury-kontroller visar sig på fyra områden.

Efterlevnad för aktiebolag

Avsnitt 404 i Sarbanes-Oxley Act kräver att företag som lämnar in rapporter till USA:s Securities and Exchange Commission (SEC), inklusive utländska utfärdare av värdepapper, utför årliga bedömningar av interna kontroller avseende finansiell rapportering. Accelerated och large accelerated filers (dvs. företag som är skyldiga att lämna in enligt ett påskyndat schema) behöver också revisorsintyg. Många företag baserar sina treasury-kontroller på det Internal Control-Integrated Framework som skapats av Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Detta ramverk har fem komponenter: kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt övervakningsaktiviteter.

Granskning av privatägda företag

Långivare skriver ofta in kovenanter för minimilikviditet i kreditavtal, och treasury-kontroller säkerställer att verksamheten upprätthåller tillräckliga kassareserver för att uppfylla dessa finansiella skyldigheter. Investerare begär treasury-policyn under due diligence för att se om starka treasury-policyer finns på plats. Revisorns rekommendationsbrev påtalar brister som bristande ansvarsfördelning. Dessa brister kommer inte att finnas om verksamheten har tillräckliga treasury-policyer och -kontroller på plats.

Exponering för bedrägeri

Dubbel kontroll förhindrar att ett komprometterat konto skickar en banköverföring på egen hand. Återanropsverifiering besegrar ett klassiskt e-postbedrägeri mot företag: en förfalskad begäran om att skicka betalning till ett nytt bankkonto. Positive Pay fångar upp ändrade eller förfalskade checkar, och blockeringar av autogiron sätter stopp för obehöriga uttag från kontot.

Bättre beslut

När kassan stäms av dagligen och rapporteras konsekvent över enheter kan CFO:n amortera på en kreditlina eller skjuta upp en anställning baserat på siffror som hen kan lita på. Ingen kommer att behöva räkna likvida medel som ligger på ett oavstämt dotterbolagskonto – eftersom det inte kommer att finnas några oavstämda konton.

Hur bygger och underhåller man ett ramverk för styrning som håller jämna steg med tillväxten?

Här är stegen för att bygga och underhålla ett ramverk för styrning som fungerar för ditt företag.

• Inventera vad som finns: Lista varje bankkonto, varje person med portalåtkomst eller teckningsrätt och varje system som kan initiera en betalning. Det är här du kommer att upptäcka saker som annars kan ha förbisetts, till exempel konton som ett regionalt team har öppnat eller användare som slutat för månader sedan.

• Skriv policyer, sedan rutiner: Policyer fastställer regler och gränser, medan rutiner förklarar exakt hur personalen ska upprätthålla dessa regler och gränser. Genom att hålla policyer och rutiner åtskilda kan rutinerna ändras utan det styrelsegodkännande som vanligtvis krävs för policyändringar.

• Konfigurera kontroller i dina system: Konfigurera tröskelvärden för godkännanden, dubbel kontroll och användarbehörigheter i din bankportal och i affärssystemet (ERP) så att policyerna upprätthålls som standard.

• Utöka kontrollerna till ditt betalningskonto: I Stripe Dashboard låter fördefinierade roller som till exempel Administratör, Utvecklare, Analytiker och Läsbehörig dig begränsa vem som kan hantera nycklar för application programming interface (API), visa finansiella rapporter och redigera bankuppgifter för utbetalningar. Rollerna Utvecklare och Analytiker kan inte ändra bankuppgifter. Begränsa administratörsrollen, som både kan hantera API-nycklar och redigera bankuppgifter, till så få personer som möjligt. Rapporten för avstämning av utbetalningar kopplar varje automatisk utbetalning till dess underliggande transaktioner.

• Testa betalningar och spara bevis: Gör ett stickprov av betalningar varje kvartal och bekräfta att var och en hade de nödvändiga godkännandena, eftersom revisorer kommer att fråga.

• Granska enligt ett fastställt schema och när viktiga händelser inträffar: Återgå till den fullständiga policyn årligen och genomför granskningar av användaråtkomst varje kvartal. Gör också en granskning närhelst företaget går in på en ny marknad, lägger till en enhet, öppnar konton i en ny bank, slutför ett förvärv eller ökar personalstyrkan så mycket att ekonomiansvaret delas upp.

Så kan Stripe Treasury hjälpa dig

Stripe Treasury samlar betalningar och ekonomi på Stripe, så att företag kan ta emot, lagra, skicka och spendera medel på ett och samma ställe. Det är byggt för startups och växande företag som vill flytta pengar snabbare och lägga mindre tid på att hantera finansiella processer. Plattformar, marknadsplatser och fintech-bolag kan också erbjuda finansiella tjänster till sina användare med Treasury för plattformar.

Treasury kan hjälpa dig att:

• Förenkla dina finansiella processer: Hantera pengar, betalningar, kortutgifter, utbetalningar och mycket mer från Stripe Dashboard.

• Flytta pengar snabbare: Få tillgång till reglerade Stripe-intäkter direkt och skicka omedelbara överföringar till andra företag på Stripe utan kostnad.

• Få ut mer av dina pengar: Tjäna cashback på kortutgifter och krediter för Stripe-avgifter på kvalificerade saldon.

• Verka globalt med lätthet: Håll saldon i flera valutor, konvertera bara när det behövs och skicka utbetalningar till mottagare i 160+ länder.

• Automatisera finansiella processer: Använd agenter för att analysera kassaflödet och automatisera uppgifter som att betala fakturor, flytta pengar och konvertera valutor inom de gränser du anger.

Läs mer om hur Stripe Treasury kan hjälpa dig att hantera din ekonomi och dina betalningar på ett och samma ställe, eller börja i dag.

Vanliga frågor om policyer och kontroller för treasury