Le policy e i controlli di tesoreria sono le regole e i meccanismi di applicazione che governano il modo in cui un'azienda detiene, movimenta e investe la liquidità. Le policy stabiliscono parametri, come i minimi di liquidità, gli investimenti consentiti, le soglie di approvazione dei pagamenti e chi può aprire conti o apporre la firma in relazione a essi. I controlli applicano questi parametri tramite la doppia approvazione nei portali bancari, la separazione delle mansioni, i mandati dei firmatari e le riconciliazioni quotidiane. Insieme, le policy e i controlli consentono a un'azienda di sapere esattamente di quanta liquidità dispone e chi può movimentarla.

Di seguito, illustriamo i componenti di un framework di governance della tesoreria, come i flussi di lavoro di approvazione e la separazione delle mansioni bloccano i pagamenti illeciti e come mantenere tutto aggiornato man mano che l'azienda cresce.

In sintesi:

• Le policy di tesoreria stabiliscono le regole per la liquidità aziendale. I controlli, come la doppia approvazione e i mandati dei firmatari, applicano queste regole. Le policy definiscono i minimi di liquidità, gli investimenti consentiti, le soglie di approvazione dei pagamenti e chi può aprire conti. I controlli fanno in modo che tali policy vengano rispettate, offrendo all'azienda una chiara comprensione della sua posizione di cassa e di chi può movimentare tale liquidità.

• Dividere mansioni come la configurazione dei fornitori, l'avvio e il rilascio dei pagamenti e la riconciliazione tra persone diverse è un modo efficace per combattere i pagamenti fraudolenti, in quanto un potenziale truffatore dovrebbe compromettere più persone o sistemi invece di uno solo. Una matrice di approvazione che collega l'importo del pagamento alle autorizzazioni, applicata tramite doppio controllo, aggiunge un'ulteriore protezione.

• Le verifiche annuali della tesoreria rilevano quando la procedura si discosta lentamente dalla policy, ma è necessaria una verifica immediata di quest'ultima quando un'azienda si occupa di nuovi mercati, entità, banche o acquisizioni. Le verifiche trimestrali degli accessi degli utenti rimuovono i firmatari e gli utenti del portale che hanno lasciato l'azienda o cambiato ruolo. Il test di un campione di pagamenti ogni trimestre conferma che le approvazioni sono avvenute come richiesto e fornisce a revisori dei conti, istituti di credito e investitori le prove per loro rilevanti.

Perché le policy e i controlli di tesoreria sono importanti?

Le policy e i controlli di tesoreria sono importanti perché creano la coerenza necessaria a un'attività per avere una visione chiara della sua posizione di cassa. Ad esempio, una start-up di 30 persone può gestire la tesoreria con un conto bancario in base al giudizio del fondatore; tuttavia, quando inserisce personale finanziario in tre aree geografiche diverse, ciascuna con abitudini differenti, le incongruenze possono causare danni all'attività. Il personale di un'area geografica potrebbe richiedere due approvazioni per i bonifici superiori a 25.000 $, mentre un altro ufficio potrebbe non avere alcuna soglia e un terzo ufficio potrebbe pagare i fornitori da un conto locale che non figura mai nel report di cassa consolidato. In assenza di policy e controlli di tesoreria, un'attività arriverà a un punto in cui nessuno sa di quanta liquidità dispone l'azienda o chi può movimentarla.

Cosa include un framework di governance della tesoreria?

Un framework di governance della tesoreria risponde a quattro domande: chi stabilisce le policy, chi le applica, quali limiti si applicano e come si verifica che tali limiti siano stati rispettati.

Molte aziende basano il proprio framework sui sei componenti seguenti:

• Delega di autorità: il consiglio o il comitato di audit approva la policy di tesoreria e limita i prestiti e gli investimenti. Un documento di delega di autorità assegna poteri specifici e limiti in termini di importo al direttore finanziario (CFO), al tesoriere e al personale designato.

• Flussi di lavoro di approvazione: ogni tipo di pagamento segue un percorso definito dalla richiesta al rilascio, con soglie che indicano quanti responsabili dell'approvazione devono dare la loro autorizzazione e quale livello di anzianità devono avere. Questi percorsi di approvazione si trovano nel tuo portale bancario e nel tuo sistema di contabilità passiva, anziché nei thread delle email.

• Separazione delle mansioni: compiti incompatibili vengono assegnati a persone diverse. Chiunque aggiunga un fornitore non può pagarlo e chi rilascia i pagamenti non riconcilia l'estratto conto.

• Procedure di gestione della liquidità: queste procedure delineano il lavoro quotidiano della tesoreria, includendo quando viene rilevata la posizione di cassa, come vengono applicati i fondi in entrata, quali limiti di pagamento si applicano e come vengono conservati e registrati gli assegni fisici.

• Controlli dei rischi: i controlli dei rischi limitano l'esposizione del capitale. Esempi di controlli dei rischi includono l'applicazione di limiti di controparte per la liquidità detenuta presso una singola banca, l'utilizzo di Positive Pay come strumento per combattere le frodi su assegni e addebiti diretti e il mantenimento di minimi di liquidità.

• Documentazione e monitoraggio: le policy scritte, i manuali procedurali e un calendario di verifiche rendono le regole controllabili. I report delle eccezioni segnalano alla dirigenza quando qualcuno infrange una regola.

Come i flussi di lavoro di approvazione e la separazione delle mansioni proteggono la tua liquidità?

I flussi di lavoro di approvazione e la separazione delle mansioni sono tra le difese più efficaci contro i pagamenti illeciti. Costringono i truffatori a compromettere più persone o più sistemi invece di uno solo. Ad esempio, una matrice di approvazione lega l'entità e il tipo di pagamento alle autorizzazioni richieste: un solo responsabile dell'approvazione per importi inferiori a 10.000 $, due per importi compresi tra 10.000 $ e 250.000 $ e il CFO o il tesoriere più un altro responsabile dell'approvazione per importi superiori a 250.000 $. Le soglie esatte sono meno importanti del fatto di applicarle nel portale bancario tramite il doppio controllo, in cui un pagamento inserito da un utente rimane in sospeso finché un secondo utente non lo rilascia. Inoltre, per i pagamenti urgenti sarà necessario un percorso di eccezione definito, come la conferma telefonica da parte di un dirigente designato e la revisione entro 24 ore.

La separazione delle mansioni copre tutto ciò che riguarda il pagamento.

La classica impostazione della separazione divide le seguenti quattro responsabilità:

• Configurazione dei fornitori: una persona crea o modifica i record dei fornitori, inclusi i dati bancari. Le modifiche ai record dei fornitori esistenti vengono verificate chiamando il fornitore a un numero già registrato, mai a uno incluso nella richiesta di modifica.

• Avvio dei pagamenti: una seconda persona crea i batch di pagamenti partendo dalle fatture approvate; questa persona non può modificare i dati dei fornitori.

• Rilascio dei pagamenti: una terza persona (che non ha la possibilità di alterare i pagamenti) esamina e rilascia i batch di pagamenti nel portale bancario.

• Riconciliazione: una quarta persona (che non ha alcun altro ruolo nel processo di pagamento) associa le attività bancarie al libro mastro su base giornaliera o settimanale, individuando eventuali anomalie.

Cosa coprono le policy di tesoreria comuni?

Spesso le aziende finiscono per avere un set di base di policy di tesoreria. Ognuna è mirata a un modo diverso in cui la gestione della liquidità può presentare problemi.

Gestione della liquidità

Questa policy stabilisce l'importo minimo di liquidità che l'azienda deve detenere, espresso in dollari o in settimane di spese operative. Definisce la frequenza con cui la tesoreria prevede la liquidità (le previsioni a rotazione di 13 settimane sono comuni), chi può attingere a una linea di credito e cosa succede quando la previsione scende al di sotto del minimo stabilito, come un avviso al CFO entro un giorno lavorativo e un blocco delle spese discrezionali.

Investimento della liquidità in eccesso

Questa policy elenca gli strumenti consentiti, come i buoni del Tesoro, i fondi comuni di investimento monetario statali e le carte commerciali con rating elevato. Stabilisce inoltre i rating del credito minimi, le scadenze massime e i limiti di concentrazione (ad esempio, non oltre il 5%-10% con un singolo emittente non governativo, in modo che la tesoreria non cerchi di ottenere rendimenti con denaro di cui l'azienda potrebbe aver bisogno nel trimestre successivo).

Pagamenti

Questa policy abbina i metodi di pagamento agli scopi e stabilisce la matrice di approvazione, la programmazione dell'esecuzione dei pagamenti e il protocollo per modificare i dati bancari dei fornitori. Indica inoltre chi può richiedere un bonifico in giornata e quale documentazione è necessaria per tale richiesta.

Gestione dei conti bancari

Questa policy definisce i protocolli per la gestione dei conti bancari. Solo i dirigenti nominati dovrebbero poter aprire o chiudere i conti e un inventario centrale dovrebbe elencare tutti i conti. Gli elenchi dei firmatari devono essere verificati con i registri delle risorse umane almeno una volta all'anno, nonché ogni volta che un firmatario lascia l'azienda. I conti dormienti devono essere chiusi prima di diventare facili bersagli per i malintenzionati.

Supervisione finanziaria

Questa policy definisce i contenuti dei report di tesoreria, a chi vengono presentati e con quale frequenza. Una policy tipica richiederebbe un report giornaliero sulla posizione di cassa per il tesoriere; un report mensile per il CFO su liquidità, investimenti ed eccezioni; e un riepilogo trimestrale per il comitato di audit. Una violazione della sicurezza segnalata e spiegata dimostra che la governance funziona, mentre una violazione scoperta durante un audit rappresenta un fallimento.

Come i controlli di tesoreria supportano la conformità e la mitigazione dei rischi?

Le autorità di regolamentazione e i revisori dei conti valutano controlli documentati e testati per dimostrare che un'azienda gestisce la liquidità in modo corretto. I vantaggi dei controlli di tesoreria si manifestano in quattro ambiti.

Conformità delle società per azioni

L'Articolo 404 del Sarbanes-Oxley Act richiede alle aziende che presentano report alla Securities and Exchange Commission (SEC) degli Stati Uniti, inclusi gli emittenti di titoli stranieri, di effettuare valutazioni annuali dei controlli interni sull'informativa finanziaria. Anche i filer accelerati e quelli di grandi dimensioni (ossia le aziende tenute a presentare dichiarazioni con tempistiche accelerate) hanno bisogno dell'attestazione di un revisore. Molte aziende modellano i propri controlli di tesoreria sull'Internal Control-Integrated Framework (Modello CoSO di controllo interno) creato dal Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Questo framework si compone di cinque elementi: ambiente di controllo, valutazione dei rischi, attività di controllo, informazione e comunicazione, e attività di monitoraggio.

Controllo delle società private

I finanziatori spesso inseriscono clausole di liquidità minima nei contratti di credito e i controlli di tesoreria assicurano che l'attività mantenga riserve di liquidità sufficienti per far fronte a questi obblighi finanziari. Gli investitori richiedono la policy di tesoreria durante la due diligence, per verificare che siano in atto policy solide in tal senso. Inoltre, le lettere di gestione dei revisori segnalano carenze come la mancata separazione delle mansioni; tali carenze non saranno presenti se l'attività dispone di policy e controlli di tesoreria sufficienti.

Esposizione alle frodi

Il doppio controllo impedisce a un conto compromesso di inviare un bonifico in modo autonomo. La verifica tramite richiamata contrasta una classica truffa tramite email aziendale: una falsa richiesta di inviare un pagamento a un nuovo conto bancario. Positive Pay rileva gli assegni alterati o contraffatti e i blocchi degli addebiti diretti impediscono i prelievi non autorizzati dal conto.

Decisioni migliori

Quando la liquidità viene riconciliata quotidianamente e riportata in modo coerente tra le entità, il CFO può restituire una linea di credito o ritardare un'assunzione basandosi su numeri di cui può fidarsi. Nessuno finirà per contare la liquidità depositata in un conto sussidiario non riconciliato, perché non ci saranno conti non riconciliati.

Come costruire e mantenere un framework di governance al passo con la crescita?

Ecco i passaggi per costruire e mantenere un framework di governance adatto alla tua attività.

• Fai un inventario dell'esistente: elenca ogni conto bancario, ogni persona con accesso al portale o potere di firma e ogni sistema in grado di avviare un pagamento. È qui che scoprirai elementi che altrimenti avresti potuto trascurare, come i conti aperti da un team regionale o gli utenti che se ne sono andati mesi fa.

• Scrivi le policy, poi le procedure: le policy stabiliscono regole e limiti, mentre le procedure spiegano esattamente come il personale deve applicarli. Mantenere separate le policy dalle procedure consente a queste ultime di cambiare senza l'approvazione del consiglio, tipicamente richiesta per le modifiche alle policy.

• Configura i controlli nei tuoi sistemi: imposta soglie di approvazione, doppio controllo e permessi utente nel tuo portale bancario e nel sistema ERP (Enterprise Resource Planning) in modo che le policy vengano applicate per impostazione predefinita.

• Estendi i controlli al tuo account di pagamento: nella Dashboard Stripe, ad esempio, i ruoli predefiniti come Amministratore, Sviluppatore, Analista e Visualizzatore consentono di limitare chi può gestire le chiavi API (Application Programming Interface), visualizzare i report finanziari e modificare i dati bancari dei payout. I ruoli Sviluppatore e Analista non possono modificare i dati bancari. Riserva il ruolo di Amministratore, che può sia gestire le chiavi API sia modificare i dati bancari, a un numero ristretto di persone. Il report di riconciliazione dei payout collega ciascun payout automatico alle transazioni sottostanti.

• Testa i pagamenti e conserva le prove: estrai un campione di pagamenti ogni trimestre e verifica che ciascuno abbia ottenuto le approvazioni richieste, poiché i revisori lo chiederanno.

• Esamina con scadenze fisse e quando si verificano eventi chiave: rivedi l'intera policy ogni anno ed esegui revisioni degli accessi utente ogni trimestre. Inoltre, effettua una revisione ogni volta che l'azienda entra in un nuovo mercato, aggiunge un'entità, apre conti presso una nuova banca, completa un'acquisizione o aumenta il personale al punto da dover suddividere le responsabilità finanziarie.

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Domande frequenti su policy e controlli di tesoreria