Treasury-Richtlinien und -Kontrollen sind die Regeln und Durchsetzungsmechanismen, die regeln, wie ein Unternehmen Barmittel hält, bewegt und investiert. Richtlinien legen Parameter fest, wie Mindestliquidität, zulässige Investitionen, Schwellenwerte für Zahlungsfreigaben und wer Konten eröffnen oder dafür zeichnen darf. Kontrollen setzen diese Parameter durch doppelte Freigaben in Bankportalen, Funktionstrennung, Unterschriftsvollmachten und tägliche Abgleiche durch. Zusammen ermöglichen Richtlinien und Kontrollen einem Unternehmen genau zu sagen, wie viel Barmittel es hat und wer diese bewegen darf.

Im Folgenden behandeln wir die Komponenten eines Governance-Frameworks für das Treasury, wie Freigabe-Workflows und Funktionstrennung fehlerhafte oder betrügerische Zahlungen stoppen und wie Sie alles auf dem neuesten Stand halten, während Ihr Unternehmen wächst.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Treasury-Richtlinien legen die Regeln für die Barmittel des Unternehmens fest. Kontrollen, wie doppelte Freigaben und Unterschriftsvollmachten, setzen diese Regeln durch. Richtlinien definieren Mindestliquiditäten, zulässige Investitionen, Schwellenwerte für Zahlungsfreigaben und wer Konten eröffnen darf. Kontrollen sorgen für die Einhaltung dieser Richtlinien und geben dem Unternehmen ein klares Verständnis über seine Liquiditätsposition und darüber, wer diese Barmittel bewegen darf.

• Die Aufteilung von Aufgaben wie der Einrichtung von Anbieterinnen und Anbietern, Zahlungsveranlassung, Zahlungsfreigabe und Abgleich auf verschiedene Personen ist eine effektive Möglichkeit, betrügerische Zahlungen zu bekämpfen, da Kriminelle mehrere Personen oder Systeme kompromittieren müssten anstatt nur eines. Eine Freigabematrix, die die Zahlungshöhe an Freigaben bindet und durch das Vier-Augen-Prinzip durchgesetzt wird, bietet zusätzlichen Schutz.

• Jährliche Treasury-Überprüfungen decken auf, wenn Verfahren langsam von den Richtlinien abweichen. Eine sofortige Überprüfung der Richtlinien ist jedoch erforderlich, wenn ein Unternehmen mit neuen Märkten, Rechtsträgern, Banken oder Akquisitionen zu tun hat. Vierteljährliche Überprüfungen der Zugriffsberechtigungen von Nutzerinnen und Nutzern entfernen Unterzeichnende und Portalnutzerinnen und -nutzer, die das Unternehmen verlassen oder ihre Funktion gewechselt haben. Die stichprobenartige Überprüfung von Zahlungen in jedem Quartal bestätigt, dass Freigaben wie erforderlich erfolgt sind, und liefert Prüferinnen und Prüfern, Kreditgeberinnen und Kreditgebern sowie Investorinnen und Investoren die für sie relevanten Beweise.

Warum sind Treasury-Richtlinien und -Kontrollen wichtig?

Treasury-Richtlinien und -Kontrollen sind wichtig, weil sie die Konsistenz schaffen, die ein Unternehmen benötigt, um seine Liquiditätsposition klar zu erkennen. Ein Start-up mit 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann beispielsweise das Treasury über ein einziges Bankkonto und das Urteilsvermögen des Founders steuern. Wenn jedoch Finanzpersonal in drei Regionen mit jeweils unterschiedlichen Gewohnheiten hinzukommt, können Inkonsistenzen dem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen. Die Belegschaft in einer Region verlangt möglicherweise zwei Freigaben für Banküberweisungen über 25.000 $, während in einem anderen Büro vielleicht kein Schwellenwert gilt und in einem dritten Büro Anbieter aus einem lokalen Konto bezahlt werden, das nie in den konsolidierten Liquiditätsbericht eingeht. Ohne Treasury-Richtlinien und -Kontrollen erreicht ein Unternehmen einen Punkt, an dem niemand mehr weiß, wie viel Barmittel das Unternehmen hat oder wer diese bewegen darf.

Was beinhaltet ein Governance-Framework für das Treasury?

Ein Governance-Framework für das Treasury beantwortet vier Fragen: Wer legt die Richtlinie fest, wer führt sie aus, welche Limits gelten und wie wird überprüft, dass diese Limits eingehalten wurden?

Viele Unternehmen bauen ihr Framework aus den folgenden sechs Komponenten auf:

• Delegation von Befugnissen: Der Vorstand oder der Prüfungsausschuss genehmigt die Treasury-Richtlinie und begrenzt die Kreditaufnahme und Investitionen. Ein Dokument zur Delegation von Befugnissen weist dem Chief Financial Officer (CFO), der Leitung des Treasury und benannten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern spezifische Befugnisse und Dollar-Limits zu.

• Freigabe-Workflows: Jede Zahlungsart folgt einem definierten Pfad von der Anfrage bis zur Freigabe, mit Schwellenwerten, die angeben, wie viele genehmigende Personen abzeichnen müssen und welche Führungsebene sie haben müssen. Diese Freigabepfade befinden sich in Ihrem Bankportal und Kreditorensystem und nicht in E-Mail-Verläufen.

• Funktionstrennung: Unvereinbare Aufgaben werden an unterschiedliche Personen vergeben. Wer eine Anbieterin oder einen Anbieter hinzufügt, kann diese nicht bezahlen, und wer Zahlungen freigibt, gleicht den Kontoauszug nicht ab.

• Verfahren zur Barmittelhandhabung: Diese Verfahren umreißen die tägliche Treasury-Arbeit, einschließlich der Zeitpunkte, zu denen die Liquiditätsposition ermittelt wird, wie eingehende Gelder verwendet werden, welche Zahlungsfristen gelten und wie physische Schecks aufbewahrt und protokolliert werden.

• Risikokontrollen: Risikokontrollen begrenzen das Kapitalrisiko. Beispiele für Risikokontrollen sind die Durchsetzung von Gegenpartei-Limits für Barmittel, die bei einer einzelnen Bank gehalten werden, die Nutzung von Positive Pay als Instrument zur Bekämpfung von Betrug bei Schecks und Lastschriftverfahren sowie die Aufrechterhaltung von Mindestliquiditäten.

• Dokumentation und Überwachung: Schriftliche Richtlinien, Verfahrenshandbücher und ein Überprüfungskalender machen die Regeln überprüfbar. Ausnahmeberichte informieren das Management, wenn jemand gegen eine Regel verstößt.

Wie schützen Freigabe-Workflows und Funktionstrennung Ihre Barmittel?

Freigabe-Workflows und Funktionstrennung gehören zu den stärksten Abwehrmechanismen gegen fehlerhafte oder betrügerische Zahlungen. Sie zwingen Kriminelle dazu, mehrere Personen oder mehrere Systeme anstelle von nur einem zu kompromittieren. Beispielsweise bindet eine Freigabematrix die Höhe und Art der Zahlung an erforderliche Freigaben: eine genehmigende Person für Beträge unter 10.000 $, zwei für Beträge von 10.000 $ bis 250.000 $ und der CFO oder die Leitung des Treasury plus eine zusätzliche genehmigende Person für Beträge über 250.000 $. Die genauen Schwellenwerte sind weniger wichtig als die Tatsache, dass sie in Ihrem Bankportal durch das Vier-Augen-Prinzip durchgesetzt werden, bei dem eine von einer Nutzerin oder einem Nutzer eingegebene Zahlung ausstehend bleibt, bis eine zweite Nutzerin oder ein zweiter Nutzer sie freigibt. Zudem benötigen dringende Zahlungen einen definierten Ausnahmepfad, wie etwa die telefonische Bestätigung durch eine benannte Führungskraft und eine Überprüfung innerhalb von 24 Stunden.

Die Funktionstrennung deckt alles ab, was mit der Zahlung zusammenhängt.

Das klassische Setup der Funktionstrennung trennt die folgenden vier Verantwortlichkeiten:

• Anbietereinrichtung: Eine Person erstellt oder bearbeitet Anbieterdatensätze, einschließlich der Bankdaten. Änderungen an bestehenden Anbieterdatensätzen werden durch einen Anruf bei der Anbieterin oder dem Anbieter unter einer bereits hinterlegten Nummer verifiziert, niemals unter einer, die in der Änderungsanfrage angegeben ist.

• Zahlungsveranlassung: Eine zweite Person erstellt Zahlungsstapel aus freigegebenen Rechnungen; diese Person kann keine Anbieterdaten bearbeiten.

• Zahlungsfreigabe: Eine dritte Person, die keine Möglichkeit hat, Zahlungen zu ändern, überprüft und gibt Zahlungsstapel im Bankportal frei.

• Abgleich: Eine vierte Person, die keine andere Rolle im Zahlungsprozess hat, gleicht die Bankaktivitäten täglich oder wöchentlich mit dem Hauptbuch ab und erfasst alles, was dort nicht sein sollte.

Was decken gängige Treasury-Richtlinien ab?

Unternehmen verfügen oft über ein Kernset an Treasury-Richtlinien. Jede davon zielt auf einen anderen Weg ab, auf dem bei Barmitteln etwas schiefgehen kann.

Liquiditätsmanagement:

Diese Richtlinie legt den Mindestbetrag an Barmitteln fest, den das Unternehmen halten muss, ausgedrückt in Dollar oder Wochen von Betriebsausgaben. Sie definiert, wie oft das Treasury die Barmittel prognostiziert (rollierende 13-Wochen-Prognosen sind üblich), wer einen Kreditrahmen in Anspruch nehmen darf und was passiert, wenn die Prognose unter das festgelegte Minimum fällt, wie etwa eine Benachrichtigung des CFO innerhalb eines Werktags und ein Stopp für diskretionäre Ausgaben.

Investition von überschüssigen Barmitteln

Diese Richtlinie listet zulässige Instrumente auf, wie Schatzwechsel, staatliche Geldmarktfonds und hoch bewertete Commercial Papers. Sie legt auch Mindestbonitätsbewertungen, maximale Laufzeiten und Konzentrationsgrenzen fest (z. B. nicht mehr als 5 % bis 10 % bei einem einzelnen nicht-staatlichen Emittenten, damit das Treasury nicht mit Geld nach Rendite strebt, das das Unternehmen möglicherweise im nächsten Quartal benötigt).

Zahlungen

Diese Richtlinie ordnet Zahlungsmethoden den jeweiligen Zwecken zu und legt die Freigabematrix, den Zeitplan für den Zahlungslauf und das Protokoll für die Änderung von Bankdaten von Anbietern fest. Sie benennt auch, wer eine taggleiche Banküberweisung anfordern kann und welche Dokumentation diese Anfrage erfordert.

Bankkontoverwaltung

Diese Richtlinie etabliert Protokolle für die Verwaltung von Bankkonten. Nur benannte Führungskräfte sollten in der Lage sein, Konten zu eröffnen oder zu schließen, und ein zentrales Verzeichnis sollte jedes Konto auflisten. Listen der Unterzeichnungsberechtigten sollten mindestens jährlich sowie jedes Mal, wenn eine unterzeichnungsberechtigte Person das Unternehmen verlässt, mit den Personalakten abgeglichen werden. Ruhende Konten sollten geschlossen werden, bevor sie zu leichten Zielen für böswillige Akteure werden.

Finanzielle Aufsicht

Diese Richtlinie definiert, was das Treasury meldet, an wen es meldet und wie oft es meldet. Eine typische Richtlinie würde einen täglichen Bericht zur Liquiditätsposition für die Leitung des Treasury, einen monatlichen CFO-Bericht zu Liquidität, Investitionen und Ausnahmen sowie eine vierteljährliche Zusammenfassung für den Prüfungsausschuss erfordern. Eine Sicherheitsverletzung, die gemeldet und erklärt wird, zeigt, dass die Governance funktioniert, während eine erst bei einer Prüfung entdeckte Sicherheitsverletzung ein Versagen darstellt.

Wie unterstützen Treasury-Kontrollen die Compliance und Risikominderung?

Aufsichtsbehörden sowie Prüferinnen und Prüfer bewerten dokumentierte und getestete Kontrollen, um nachzuweisen, dass ein Unternehmen Barmittel ordnungsgemäß handhabt. Die Vorteile von Treasury-Kontrollen zeigen sich an vier Stellen.

Compliance von börsennotierten Unternehmen

Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Act verlangt von Unternehmen, die Berichte bei der US-Börsenaufsichtsbehörde (Securities and Exchange Commission, SEC) einreichen, einschließlich ausländischer Wertpapieremittenten, jährliche Bewertungen der internen Kontrollen für die Finanzberichterstattung durchzuführen. Accelerated und Large Accelerated Filers (d. h. Unternehmen, die Berichte nach einem beschleunigten Zeitplan einreichen müssen) benötigen ebenfalls eine Bestätigung durch Prüferinnen und Prüfer. Viele Unternehmen modellieren ihre Treasury-Kontrollen nach dem Internal Control-Integrated Framework, das vom Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) erstellt wurde. Dieses Framework hat fünf Komponenten: Kontrollumfeld, Risikobewertung, Kontrollaktivitäten, Information und Kommunikation sowie Überwachungsaktivitäten.

Überprüfung privater Unternehmen

Kreditgeber schreiben oft Mindestliquiditätsklauseln in Kreditverträge, und Treasury-Kontrollen stellen sicher, dass das Unternehmen ausreichende Barreserven aufrechterhält, um diese finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen. Investorinnen und Investoren fordern die Treasury-Richtlinie während der Due Diligence an, um zu überprüfen, ob starke Treasury-Richtlinien vorhanden sind. Die Managementbriefe von Prüferinnen und Prüfern weisen auf Lücken wie fehlende Funktionstrennung hin; diese Lücken treten nicht auf, wenn das Unternehmen über ausreichende Treasury-Richtlinien und -Kontrollen verfügt.

Betrugsrisiko

Das Vier-Augen-Prinzip verhindert, dass ein kompromittiertes Konto selbstständig eine Banküberweisung sendet. Eine Rückrufverifizierung wehrt einen klassischen Geschäfts-E-Mail-Betrug ab: eine gefälschte Anfrage, Zahlungen auf ein neues Bankkonto zu senden. Positive Pay fängt geänderte oder gefälschte Schecks ab, und Sperren für Lastschriftverfahren unterbinden unautorisierte Kontoabhebungen.

Bessere Entscheidungen

Wenn Barmittel täglich abgeglichen und konsistent über alle Rechtsträger hinweg gemeldet werden, kann der CFO einen Kreditrahmen zurückzahlen oder eine Einstellung basierend auf Zahlen verzögern, denen er vertrauen kann. Niemand wird letztendlich Barmittel zählen, die auf einem nicht abgeglichenen Konto einer Tochtergesellschaft liegen, da es keine nicht abgeglichenen Konten mehr geben wird.

Wie bauen und pflegen Sie ein Governance-Framework, das mit dem Wachstum Schritt hält?

Hier sind die Schritte zum Aufbau und zur Pflege eines Governance-Frameworks, das für Ihr Unternehmen funktioniert.

• Inventarisieren Sie, was vorhanden ist: Listen Sie jedes Bankkonto, jede Person mit Portalzugang oder Zeichnungsberechtigung und jedes System auf, das eine Zahlung veranlassen kann. Hier entdecken Sie Dinge, die sonst vielleicht übersehen worden wären, wie Konten, die von einem regionalen Team eröffnet wurden, oder Nutzerinnen und Nutzer, die das Unternehmen bereits vor Monaten verlassen haben.

• Verfassen Sie zuerst Richtlinien, dann Verfahren: Richtlinien legen Regeln und Grenzen fest, während Verfahren genau erklären, wie die Belegschaft diese Regeln und Grenzen durchsetzen sollte. Die getrennte Handhabung von Richtlinien und Verfahren ermöglicht es, Verfahren ohne die für Richtlinienänderungen üblicherweise erforderliche Zustimmung des Vorstands zu ändern.

• Konfigurieren Sie Kontrollen in Ihren Systemen: Legen Sie Freigabeschwellenwerte, das Vier-Augen-Prinzip und Nutzerberechtigungen in Ihrem Bankportal und Ihrem ERP-System (Enterprise Resource Planning) fest, damit die Richtlinien standardmäßig durchgesetzt werden.

• Erweitern Sie Kontrollen auf Ihr Zahlungskonto: Im Stripe-Dashboard können Sie beispielsweise durch vordefinierte Rollen wie Administrator, Entwickler/in, Analyst und Anzeige einschränken, wer API-Schlüssel (Application Programming Interface) verwalten, Finanzberichte einsehen und Bankdaten für Auszahlungen bearbeiten darf. Personen mit der Rolle Entwickler/in oder Analyst können Bankdaten nicht ändern. Reservieren Sie die Administrator-Rolle, die sowohl API-Schlüssel verwalten als auch Bankdaten bearbeiten kann, für so wenige Personen wie möglich. Der Bericht zum Auszahlungsabgleich verknüpft jede automatische Auszahlung mit ihren zugrunde liegenden Transaktionen.

• Testen Sie Zahlungen und bewahren Sie Beweise auf: Ziehen Sie jedes Quartal eine Stichprobe von Zahlungen und bestätigen Sie, dass jede über die erforderlichen Genehmigungen verfügte, da Prüfer danach fragen werden.

• Prüfen Sie nach einem festgelegten Zeitplan und bei wichtigen Ereignissen: Überprüfen Sie die gesamte Richtlinie jährlich und führen Sie vierteljährlich Zugriffsüberprüfungen für Nutzer/innen durch. Führen Sie außerdem eine Überprüfung durch, wenn das Unternehmen in einen neuen Markt eintritt, eine juristische Person hinzufügt, Konten bei einer neuen Bank eröffnet, eine Übernahme abschließt oder die Mitarbeiterzahl so stark wächst, dass die Finanzverantwortlichkeiten aufgeteilt werden.

So kann Stripe Treasury helfen

Stripe Treasury führt Zahlungen und Finanzen auf Stripe zusammen, sodass Unternehmen Geld an einem Ort empfangen, aufbewahren, senden und ausgeben können. Die Lösung richtet sich an Start-ups und wachsende Unternehmen, die Geld schneller transferieren und weniger Zeit für ihre Finanzprozesse aufwenden möchten. Plattformen, Marktplätze und FinTechs können ihren Nutzerinnen und Nutzern mit Treasury für Plattformen zudem Finanzdienstleistungen anbieten.

Mit Treasury können Sie Folgendes umsetzen:

• Vereinfachen Sie Ihre Finanzabläufe: Verwalten Sie Geld, Zahlungen, Kartenausgaben, Auszahlungen und mehr über das Stripe-Dashboard.

• Bewegen Sie Geld schneller: Greifen Sie sofort auf abgerechnete Stripe-Einnahmen zu und senden Sie kostenlos sofortige Transfers an andere Unternehmen bei Stripe.

• Machen Sie mehr aus Ihrem Geld: Erhalten Sie Cashback auf Kartenausgaben und Stripe-Gebührengutschriften für berechtigte Guthaben.

• Agieren Sie problemlos weltweit: Halten Sie Guthaben in mehreren Währungen, wandeln Sie diese nur bei Bedarf um und senden Sie Auszahlungen an Empfänger/innen in 160+ Ländern.

• Automatisieren Sie Finanzabläufe: Verwenden Sie Agenten, um den Cashflow zu analysieren und Aufgaben wie das Bezahlen von Rechnungen, das Bewegen von Geld und das Umwandeln von Währungen innerhalb der von Ihnen festgelegten Limits zu automatisieren.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Treasury Ihnen helfen kann, Ihre Finanzen und Zahlungen an einem Ort zu verwalten, oder legen Sie noch heute los.

FAQs zu Treasury-Richtlinien und -Kontrollen