资金管理政策和控制措施是管理公司如何持有、转移和投资现金的规则和执行机制。政策设定了各种参数，例如最低流动资金、允许的投资、付款审批阈值，以及谁可以开立账户或在账户上签字。控制措施通过银行门户中的双重审批、职责分离、签字人授权和日常对账来执行这些参数。政策和控制措施共同使公司能够准确掌握其拥有多少现金以及谁可以转移这些现金。

下面，我们将介绍资金治理框架的组成部分、审批工作流和职责分离如何阻止不良付款，以及如何在公司发展过程中保持所有内容处于最新状态。

要点

• 资金管理政策设定了公司现金的规则。控制措施（如双重审批和签字人授权）执行这些规则。政策定义了最低流动资金、允许的投资、付款审批阈值以及谁可以开立账户。控制措施使这些政策得以落实，让公司清楚地了解其现金头寸以及谁可以转移这些现金。

• 将供应商设置、付款发起、付款放行和对账等职责分配给不同的人，是打击欺诈付款的有效方法，因为成功的犯罪分子必须攻破多个人员或系统，而不仅仅是一个。将付款金额与签字审批挂钩的审批矩阵通过双重控制来执行，增加了保护。

• 年度资金审查可以发现程序何时慢慢偏离政策，但当公司处理新市场、新实体、新银行或收购时，则需要立即进行政策审查。季度用户访问权限审查会移除已离职或角色发生变化的签字人和门户用户。每季度测试抽样的付款可以确认审批是否按要求进行，并为审计员、贷款人和投资者提供对他们至关重要的证据。

资金管理政策和控制措施为何重要？

资金管理政策和控制措施之所以重要，是因为它们创造了一致性，而企业需要这种一致性才能清楚地了解其现金头寸。例如，一家 30 人的初创企业可以仅凭一个银行账户和创始人的判断来运营资金；但是，当它在三个地区增加财务人员时，每个地区的习惯各不相同，这种不一致可能会对业务造成严重破坏。一个地区的员工可能要求对超过 25000 美元的电汇进行两次审批，而另一个办公室的员工可能没有阈值要求，第三个地区的员工可能会从一个永远不会出现在合并现金报告中的本地账户向供应商付款。如果没有资金管理政策和控制措施，企业将达到没有人知道公司拥有多少现金或谁可以转移现金的地步。

资金治理框架包括哪些内容？

资金治理框架回答了四个问题：谁制定政策，谁执行政策，适用哪些限制，以及如何检查这些限制是否得到执行。

许多公司基于以下六个组成部分构建其框架：

• 权限下放： 董事会或审计委员会批准资金政策，并设定借款和投资的上限。权限下放文件将特定的权力和金额限制分配给首席财务官 (CFO)、财务主管和指定的员工。

• 审批工作流： 每种付款类型都遵循从请求到放行的既定路径，其中的阈值指示了必须有多少位审批人签字，以及他们必须具备什么资历级别。这些审批路径存在于您的银行门户和应付账款系统中，而不是在电子邮件对话中。

• 职责分离： 不兼容的任务由不同的人承担。添加供应商的人不能向该供应商付款，而放行付款的人不会去核对银行对账单。

• 现金处理程序： 这些程序概述了日常资金工作，包括何时提取现金头寸、如何应用收入资金、适用哪些付款截止时间，以及如何存储和记录实体支票。

• 风险控制： 风险控制限制资金敞口。风险控制的例子包括：对存放在任何单一银行的现金强制执行交易对手限制；使用 Positive Pay 作为工具来打击支票和直接借记的欺诈；以及维持最低流动资金。

• 文档编制和监控： 书面政策、程序手册和审查日历使规则具有可审计性。当有人违反规则时，异常报告会通知管理层。

审批工作流和职责分离如何保护您的现金？

审批工作流和职责分离是防范不良付款的最强防御措施之一。它们迫使犯罪分子去攻破多个人员或多个系统，而不是一个。例如，审批矩阵将付款金额和类型与所需的签字审批挂钩：金额低于 10000 美元的需要一名审批人，金额在 10000 到 250000 美元之间的需要两名，而金额超过 250000 美元的需要 CFO 或财务主管加上另一名审批人。确切的阈值不如通过双重控制在您的银行门户中强制执行这些阈值的行为重要，即由一名用户输入的付款将保持待处理状态，直到第二名用户放行它。此外，紧急付款将需要一条定义的例外路径，例如由指定的管理人员进行电话确认并在 24 小时内审查。

职责分离涵盖与付款相关的所有事宜。

经典的分离设置将以下四项职责分开：

• 供应商设置： 由一人创建或编辑供应商记录，包括银行账户详情。对现有供应商记录的更改，要通过拨打已存档的供应商号码来进行验证，绝不要拨打更改请求中包含的号码。

• 付款发起： 第二个人根据已批准的账单创建付款批次；此人无法编辑供应商数据。

• 付款放行： 第三个人（没有修改付款的能力）在银行门户中审查并放行付款批次。

• 对账： 第四个人（在付款流程中没有其他角色）每天或每周将银行活动与分类账进行匹配，以捕获任何不应出现的内容。

常见的资金管理政策涵盖哪些内容？

公司最终通常会形成一套核心的资金管理政策。每一项政策都针对一种可能导致现金出错的不同情况。

流动性管理

该政策设定了公司必须持有的最低现金量，以美元或数周的运营费用来表示。它定义了资金部门预测现金的频率（常见的是 13 周滚动预测）、谁可以提取信用额度，以及当预测跌破指定的最低金额时会发生什么，例如在一个工作日内向 CFO 发出警报并冻结可自由支配的支出。

闲置现金的投资

该政策列出了允许的工具，例如短期国库券、政府货币市场基金和高评级商业票据。它还设定了最低信用评级、最长期限和集中度限制（例如，在任何单一非政府发行人处的投资不超过 5% 到 10%，因此资金部门不会用公司下个季度可能需要的资金去盲目追求收益）。

支付

该政策将支付方式与用途相匹配，并设定审批矩阵、付款运行时间表以及更改供应商银行账户详情的协议。它还规定了谁可以申请当日电汇以及该申请需要哪些文件。

银行账户管理

该政策确立了管理银行账户的协议。只有被任命的高管人员才能开立或关闭账户，并且中央清单应列出每个账户。应至少每年将签字人名单与人力资源记录进行一次核对，而且在任何签字人离职时也应核对。休眠账户应在它们成为不良分子的轻易目标之前被关闭。

财务监督

该政策定义了资金部门报告的内容、报告对象以及报告频率。典型的政策会要求向财务主管提供每日现金头寸报告；向 CFO 提供有关流动性、投资和例外的月度报告；以及提供季度审计委员会摘要。被报告并解释的安全漏洞表明治理正在发挥作用，而在审计中发现的漏洞则是一种失败。

资金控制措施如何支持合规与降低风险？

监管机构和审计员评估已记录并经过测试的控制措施，以证明公司在妥善处理现金。资金控制措施的好处体现在四个方面。

上市公司合规

《萨班斯-奥克斯利法案》(Sarbanes-Oxley Act) 第 404 条要求向美国证券交易委员会 (SEC) 提交报告的公司（包括外国证券发行人）对财务报告的内部控制进行年度评估。加速申报者和大型加速申报者（即被要求按加速时间表申报的公司）还需要审计师认证。许多公司参考由特雷德韦委员会发起组织委员会 (COSO) 创建的《内部控制——整合框架》(Internal Control-Integrated Framework)来建立其资金控制模型。该框架有五个组成部分：控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及监控活动。

私营公司审查

贷款人经常在信贷协议中写入最低流动性契约，而资金控制措施可确保企业维持充足的现金储备以履行这些财务义务。投资者在尽职调查期间会要求查看资金管理政策，以了解是否实施了强有力的资金管理政策。并且审计员的管理建议书会指出诸如缺乏职责分离等差距；如果企业实施了充分的资金管理政策和控制措施，这些差距就不会存在。

欺诈敞口

双重控制可防止被攻破的账户自行发送电汇。回调验证挫败了经典的商业电子邮件骗局：伪造要求将付款发送到新银行账户的请求。Positive Pay 能捕获被涂改或伪造的支票，而直接借记拦截则能阻止未经授权的账户提款。

更好的决策

当每天都对现金进行对账，并在各个实体中进行一致的报告时，CFO 就可以根据他们能够信任的数据对信用额度还款或推迟招聘。没有人会去统计存放在未对账子公司账户中的现金——因为不会存在未对账的账户。

您如何建立和维护一个与业务增长同步的治理框架？

以下是建立和维护适合您业务的治理框架的步骤。

• 盘点现有内容： 列出每个银行账户、每个拥有门户访问权限或签字权的人，以及每个可以发起付款的系统。在这里，您会发现那些原本可能被忽视的事情，例如区域团队开立的账户或几个月前离职的用户。

• 先制定政策，再制定程序： 政策设定规则和限制，而程序准确解释员工应如何执行这些规则和限制。将政策和程序分开，可以使程序在不经董事会批准的情况下进行更改，而政策更改通常需要董事会的批准。

• 在您的系统中配置控制措施： 在您的银行门户和企业资源规划 (ERP) 系统中设置审批阈值、双重控制和用户权限，以便默认执行这些政策。

• 将控制措施扩展到您的付款账户： 例如，在 Stripe 管理平台中，管理员、开发者、分析师和查看员等预定义角色允许您限制谁可以管理应用程序编程接口 (API) 密钥、查看财务报告以及编辑提现银行账户详情。开发者和分析师角色无法更改银行账户详情。请将既能管理 API 密钥又能编辑银行账户详情的管理员角色保留给尽可能少的人。提现对账报告将每笔自动提现与其基础交易联系起来。

• 测试付款，并保留证据：每季度抽取付款样本，并确认每笔付款均已获得所需的批准，因为审计员会询问。

• 按既定时间表以及发生关键事件时进行审查：每年重新审查完整的政策，每季度进行用户访问权限审查。此外，每当公司进入新市场、新增实体、在新银行开立账户、完成收购，或者员工人数增长到足以拆分财务职责时，也要进行审查。

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