請求書を紛失した、内容に誤りがあったなど、取引先や顧客から再発行を求められるケースは珍しくありません。しかしながら、発行済みの請求書を再度発行する際には、経理処理のルールを守り、取引先とのスムーズな対応が求められます。

本記事では、日本での請求書の再発行の手順や書き方、注意すべきポイント、依頼メールのサンプルを紹介します。

目次

• 請求書の再発行は可能
  
• 適格請求書の再発行も可能
  
• 請求書を再発行すべきケースと対応手順
  
• 再発行する請求書の書き方
  
• 請求書の再発行を依頼するメール例
  
• 請求書の再発行に関する注意点
  
• 請求書の再発行を減らす方法
  
• Stripe Invoicing でできること
  

請求書の再発行は可能

先方に請求書を送信した後は請求書の再発行ができないと思われがちですが、一度送信した後でも再発行が可能です。ただし、再発行が必要となる理由や内容によって、対応方法が変わってきます。

たとえば、取引先が請求書を紛失した場合は、内容が同一のものを再発行します。一方で、金額や日付などの内容に誤りがあり修正が必要な場合は、訂正した請求書を再発行します。

内容の誤りをどちら側が発見したかによって手続きの流れは異なりますが、いずれの場合も、自社の経理ルールや取引先の運用に沿って適切に対応しましょう。

適格請求書の再発行も可能

インボイス制度に対応した適格請求書 (インボイス) も再発行が可能です。
ただし、再発行の際は、請求書番号、請求書の発行日、登録番号、税率といった重要な内容について、元の請求書との内容の整合性を保つよう細心の注意が必要です。

再発行する際は、元の請求書との関係が明確になるよう、タイトルや備考欄に「再発行分」「修正版」などの注記を入れるとよいでしょう。

請求書を再発行すべきケースと対応手順

再発行が必要となる代表的なケースと、それぞれの対応手順を紹介します。

紛失・破損した場合

内容に変更がない請求書を再発行する場合は、元の請求書と区別できるよう、タイトルや備考欄に「再発行」と明記し、同一内容で再度発行します。

金額や内容に誤りがあった場合

金額や税率など、内容に誤りがあった場合は、修正後の内容を反映させた新しい請求書を作成し、取引先に再発行します。

なお、誤りのある請求書は「誤送付」として扱い、再発行したものを正式な請求書とします。

社名・登録番号の変更があった場合

会社情報に変更があった際は、最新の情報に基づいて請求書を再発行します。

Stripe Invoicing のようなクラウド請求書システムには再送機能が搭載されていることが一般的です。そのため、万が一再発行が必要になった時でもストレスなく実行することができます。

再発行する請求書の書き方

請求書を再発行する場合は、元の請求書の必須要件と一貫性を保ちつつ、再発行であることがわかるように記載することが大切です。

タイトルや備考欄を利用する

再発行の書式は通常の請求書と同じで問題ありませんが、タイトルに「請求書 (再発行)」などと明記し、備考欄に「請求書元本紛失のため再発行」「内容訂正のため差し替え」などの理由を添えておくと分かりやすいでしょう。

発行日は元の日付を使用する

請求書を再発行する際の日付については、元の請求書の日付をそのまま使用するのが原則です。再発行した日付を記載したい場合は、備考欄に「再発行日: [XXXX] 年[X]月[X]日」のように併記すると良いでしょう。

請求書番号は枝番を使用する

請求書番号は、再発行であることがわかるように、枝番を付けて管理する方法が一般的です。たとえば、もとの請求書番号が No.1000 であった場合は、No.1000-1 とします。

内容を確認する

紛失や破損などで再発行する場合は、宛名、金額、税率、支払期日、振込先など、記載内容が初回と同一であることを確認しましょう。

内容に誤りが見つかった場合は、その箇所を訂正した新しい請求書を発行し、差し替えとして対応します。その際に、元の書類を上書きしたり、訂正印などを用いて修正したりすることはやめましょう。

請求書の再発行を依頼するメール例

請求書の再発行を依頼する側の場合、その依頼が取引先に不便をかける可能性があることを認識しておく必要があります。そのため、円滑なプロセスを促すためには、丁寧で簡潔なメッセージを心がけましょう。再発行の理由を明確に説明し、相手が効率的に依頼を処理できるよう、必要な情報をすべて提供してください。

ここでは、請求書を紛失した場合の依頼の仕方を紹介します。

件名:
[〇月] 分請求書の再発行依頼

本文:
[先方の社名]
[先方の担当者名] 様

いつも大変お世話になっております。
[自社名] の [自社担当者名] でございます。

先日ご送付いただきました [〇月] 分の請求書ですが、不覚にも紛失してしまいました。

つきましては、大変恐縮ではございますが、請求書の再発行をお願いできますでしょうか。送付先は前回と同じで問題ございません。

重ねてお詫び申し上げますとともに、本件についてご協力いただけますようお願い申し上げます。

[自社名]
[自社担当者名と部署]
[自社電話番号]
[自社メールアドレス]

請求書の再発行に関する注意点

請求書を再発行する際には、取引内容の整合性を保つことが重要です。特に注意すべき点をもう一度確認しましょう。

請求書が再発行であることを明記する

取引先から請求書の再発行を依頼されたとしても、依頼者と実務担当者が同じとは限りません。取引先が経理処理を行う際に誤って二重処理することがないように、再発行分であることを明記するようにしましょう。

二重線や訂正印での修正は避ける

請求書は、取引を証明する重要書類です。二重線や訂正印などを用いて請求書を訂正する方法は税務署や監査で不備とみなされる可能性があります。内容に誤りがあった場合は、内容に誤りがあった場合は、古い請求書を修正して新しいものを発行し、差し替え対応を行うのが安全です。

再発行時のお詫びの文を添える

誤記など、自社の都合で請求書を再発行する場合はお詫びを添えて真摯に対応するようにしましょう。その際には、次のようなメール文や電話でできるだけ早く先方にミスがあったことを伝える必要があります。

件名:
請求書の誤記に関するお詫び

本文:
[先方の社名]
[先方の担当者名] 様

いつも大変お世話になっております。[自社名] の [自社担当者名] でございます。

先日お送りいたしました [該当月] の請求書に以下の誤りがございました。深くお詫び申し上げます。

誤: [商品名と誤った金額]
正: [商品名と正しい金額]

つきましては、訂正済みの金額で請求書を再発行いたしました。お手数ですが、ご確認をお願いいたします。元の請求書は破棄していただきますようお願い申し上げます。

弊社の見落としによりご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。今後、社内確認体制を一層強化し、同様のエラーの発生防止に努めてまいります。

今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

[自社名]
[自社担当者名と部署]
[自社電話番号]
[自社メールアドレス]

請求書の再発行を減らす方法

請求書の再発行は、取引先と社内双方にとって負担となるため、日常業務の中で、再発行を未然に防ぐ工夫をすることが重要です。

たとえば、Stripe Invoicing のようなクラウドサービスを活用すれば、請求先の情報や金額、振込先などの情報をテンプレートとして登録できます。これにより、手入力による誤記や記載漏れを防ぎ、請求書の再発行が必要となる原因を大幅に削減することが可能です。

また、これらのサービスでは送信・発行履歴が保存されるため、請求書の紛失や破損といったトラブルのリスクも低減されます。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金 (AR) プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続課金でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要でプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。
  
• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く入金を得られます。
  
• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供します。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。
  
• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済画面で回収にかかる時間を削減します。
  
• 既存システムとの統合: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP ソフトと連携でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。
  

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。