Het komt vaak voor dat zakenpartners of klanten vragen om een factuur opnieuw te sturen omdat ze deze kwijt zijn geraakt of een fout hebben gevonden. Als een factuur die al is verstuurd opnieuw wordt verstuurd, is het belangrijk om de boekhoudprocedures te volgen en goed te communiceren met de klant.

In dit artikel worden de procedures, schrijfrichtlijnen en belangrijke aandachtspunten bij het opnieuw uitgeven van facturen in Japan uitgelegd en wordt ook een voorbeeld van een verzoek per e-mail gegeven.

Wat staat er in dit artikel?

• Facturen kunnen opnieuw worden uitgegeven
  
• Gekwalificeerde facturen kunnen ook opnieuw worden uitgegeven
  
• Wanneer en hoe een factuur opnieuw uitgeven
  
• Hoe een opnieuw uitgegeven factuur aanmaken
  
• Voorbeeld van een e-mail om een opnieuw uitgegeven factuur aan te vragen
  
• Belangrijke punten bij het opnieuw uitgeven van facturen
  
• Hoe je het aantal opnieuw uitgegeven facturen kunt verminderen
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Facturen kunnen opnieuw worden uitgegeven

Vaak wordt gedacht dat facturen niet opnieuw kunnen worden uitgegeven nadat ze naar een zakenpartner zijn verzonden. In werkelijkheid is het mogelijk om een factuur opnieuw uit te geven, zelfs nadat deze is verzonden. De procedure hiervoor is afhankelijk van de reden en de details die de heruitgifte noodzakelijk hebben gemaakt.

Als een factuur bijvoorbeeld kwijt is geraakt, kan er een nieuw exemplaar met dezelfde inhoud worden uitgegeven. Als de originele factuur daarentegen fouten bevatte, zoals een onjuist bedrag of een onjuiste datum, moet er een gecorrigeerde factuur worden uitgegeven. De procedure voor het opnieuw uitgeven van een factuur hangt af van welke partij de fout heeft ontdekt.

Wat de reden voor het opnieuw versturen van een factuur ook is, het is belangrijk om te reageren in overeenstemming met zowel de boekhoudregels van je eigen onderneming als de werkwijze van je zakenpartner.

Gekwalificeerde facturen kunnen ook opnieuw worden uitgegeven

Gekwalificeerde facturen die voldoen aan het gekwalificeerde factuursysteem kunnen opnieuw worden uitgegeven.
Bij het opnieuw uitgeven moet je er echter goed op letten dat belangrijke gegevens, zoals het factuurnummer, de uitgiftedatum van de factuur, het registratienummer en het belastingtarief, overeenkomen met de originele factuur.

Als je een factuur opnieuw uitgeeft, is het handig om in de titel of het opmerkingenveld een opmerking toe te voegen, zoals ‘Opnieuw uitgegeven exemplaar’ of ‘Herziene versie’, om duidelijk aan te geven dat het om een kopie van de originele factuur gaat.

Wanneer en hoe een factuur opnieuw uitgeven

Hieronder volgen de typische gevallen waarin het nodig is om een factuur opnieuw uit te geven, samen met de procedures voor het afhandelen van elke situatie.

Wanneer een factuur verloren is gegaan of beschadigd is

Als een factuur opnieuw moet worden uitgegeven zonder dat de inhoud verandert, zet dan duidelijk ‘Opnieuw uitgegeven’ in de titel of het opmerkingenveld om 'm te onderscheiden van de originele factuur, en geef 'm dan opnieuw uit met dezelfde inhoud.

Als er fouten zitten in het bedrag of andere details

Als er fouten zitten in het bedrag, het belastingtarief of andere inhoud, maak dan een nieuwe factuur met de gecorrigeerde informatie en geef 'm opnieuw uit aan de klant.

De foutieve factuur wordt dan gezien als ‘verkeerd verzonden’ of ‘per ongeluk verzonden’ en de opnieuw aangemaakte versie wordt als de officiële factuur beschouwd.

Als er een wijziging is in de bedrijfsnaam of het registratienummer

Als er iets verandert in de bedrijfsgegevens, maak dan de factuur opnieuw aan op basis van de nieuwste info.

Als je elektronische facturering gebruikt, kan een cloudgebaseerd factureringssysteem zoals Stripe Invoicing het makkelijker maken om facturen opnieuw te versturen met behulp van een ingebouwde “opnieuw versturen”-functie.

Hoe maak je een nieuwe factuur aan?

Als je een factuur opnieuw aanmaakt, is het belangrijk dat je dezelfde opmaak gebruikt als de oorspronkelijke factuur en duidelijk aangeeft dat het om een nieuwe factuur gaat.

Gebruik de titel en het opmerkingenveld

Het formaat voor opnieuw uitgegeven facturen kan hetzelfde zijn als voor gewone facturen, maar het is handig om duidelijk ‘Factuur (opnieuw uitgegeven)’ in de titel te vermelden en de reden voor het opnieuw uitgeven in het opmerkingenveld te vermelden, bijvoorbeeld ‘Opnieuw uitgegeven vanwege verlies van de originele factuur’ of ‘Vervangen vanwege correctie van de inhoud’.

Gebruik de oorspronkelijke uitgiftedatum

Bij het opnieuw uitgeven van een factuur moet over het algemeen de oorspronkelijke factuurdatum als uitgiftedatum worden gebruikt. Als je de datum van heruitgifte wilt vermelden, kun je iets toevoegen als ‘Heruitgegeven op: [maand] [dag], [jaar]’ in het opmerkingenveld.

Voeg een subnummer toe aan het factuurnummer

Voor factuurnummers wordt meestal een subnummer toegevoegd aan het einde van het oorspronkelijke factuurnummer om aan te geven dat de factuur opnieuw is uitgegeven. Als de oorspronkelijke factuur bijvoorbeeld nr. 1000 was, zou de opnieuw uitgegeven factuur nr. 1000-1 krijgen.

Controleer de inhoud

Wanneer je een factuur opnieuw uitgeeft vanwege verlies of beschadiging, zorg er dan voor dat de gegevens, zoals de naam van de begunstigde, het bedrag, het belastingtarief, de betalingstermijn en de rekeninggegevens van de begunstigde, overeenkomen met het origineel.

Als je fouten in de inhoud vindt, maak dan een nieuwe factuur met die sectie gecorrigeerd en behandel deze als een vervanging. Probeer het originele document niet te corrigeren door het te overschrijven of een correctiestempel te gebruiken.

Voorbeeld van een e-mail waarin je om een nieuwe factuur vraagt

Als je degene bent die om een nieuwe factuur vraagt, houd er dan rekening mee dat je verzoek ongemak kan veroorzaken voor je zakenpartner. Probeer daarom een beleefd en beknopt bericht te sturen om het proces soepel te laten verlopen. Leg duidelijk uit waarom je een nieuwe factuur nodig hebt en geef alle nodige info zodat de ontvanger je verzoek efficiënt kan verwerken.

Hier is een voorbeeld van hoe je een vervanging kunt aanvragen voor een verloren factuur.

Onderwerp:
Verzoek om heruitgifte van factuur voor [maand]

Tekst van de e-mail:
[Naam van het bedrijf van de ontvanger]
[Naam van de vertegenwoordiger van de ontvanger]

Ik hoop dat het goed met je gaat.
Dit is [je naam] van [bedrijfsnaam].

Het spijt me je te moeten mededelen dat ik de factuur voor de maand [Maand] die je mij laatst zo toestuurde, kwijt ben geraakt.

Mijn excuses voor het ongemak, maar kun je de factuur opnieuw versturen? Deze kan naar hetzelfde adres als voorheen.

Nogmaals mijn excuses voor het ongemak en bedankt voor je hulp.

[Naam van je bedrijf]
[Accountmanager en afdelingsnaam van je bedrijf]
[Telefoonnummer van je bedrijf]
[E-mailadres van je bedrijf]

Belangrijke punten bij het opnieuw versturen van facturen

Bij het opnieuw versturen van een factuur is het belangrijk om de consistentie in de transactiegegevens te behouden. Laten we de punten bekijken die speciale aandacht vereisen.

Geef duidelijk aan dat het om een opnieuw verstuurde factuur gaat

Zelfs als een klant vraagt om een factuur opnieuw te versturen, zijn de persoon die het verzoek doet en de persoon die de transactie afhandelt misschien niet dezelfde. Om te voorkomen dat de klant een factuur per ongeluk dubbel verwerkt tijdens het boekhoudproces, moet je duidelijk op de factuur aangeven dat het om een opnieuw verstuurde factuur gaat.

Vermijd het doorstrepen van fouten of het gebruik van een correctiestempel

Facturen zijn belangrijke documenten die dienen als bewijs van transacties. Het doorstrepen van een fout met dubbele lijnen of het gebruik van een correctiestempel om gekwalificeerde facturen te corrigeren, kan door het belastingkantoor of accountants als onaanvaardbaar worden beschouwd. Als er fouten in de inhoud staan, is het het veiligst om de oude factuur te vervangen door deze te corrigeren en een nieuwe factuur uit te geven.

Voeg een verontschuldiging toe bij het opnieuw uitgeven

Wanneer je een factuur opnieuw uitgeeft vanwege fouten van jouw kant, zorg er dan voor dat je een verontschuldiging toevoegt en de situatie oprecht afhandelt. In dergelijke gevallen moet je de ontvanger zo snel mogelijk via e-mail of telefoon op de hoogte brengen van de fout, met een bericht dat lijkt op het volgende.

Onderwerp:
Verontschuldiging voor fout op factuur

Tekst van de e-mail:
[Naam van het bedrijf van de ontvanger]
[Naam van de vertegenwoordiger van de ontvanger]

Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik ben [naam] van [bedrijfsnaam].

We hebben de volgende fout ontdekt in de factuur voor [maand] die we onlangs naar je hebben gestuurd. Mijn excuses voor de fout.

Fout: [Productnaam en onjuist bedrag]
Correctie: [Productnaam en juist bedrag]

Ik heb de factuur met het gecorrigeerde bedrag opnieuw verstuurd. Kun je dit zo snel mogelijk controleren? Mijn excuses voor het ongemak, maar kun je de oorspronkelijke factuur verwijderen?

Mijn excuses voor het ongemak dat door onze vergissing is ontstaan. We zullen ons interne controlesysteem verder versterken en ons best doen om soortgelijke fouten in de toekomst te voorkomen.

We kijken ernaar uit om ook in de toekomst zaken met je te doen.

[Naam van je bedrijf]
[Accountmanager en afdelingsnaam van je bedrijf]
[Telefoonnummer van je bedrijf]
[E-mailadres van je bedrijf]

Hoe je het aantal opnieuw verstuurde facturen kunt verminderen

Het opnieuw versturen van facturen is een last voor beide partijen (verzender en ontvanger), dus het is belangrijk om maatregelen te nemen om de kans dat facturen opnieuw moeten worden verstuurd zo klein mogelijk te maken.

Door bijvoorbeeld een clouddienst zoals Stripe Invoicing te gebruiken, kun je klantgegevens, bedragen en bankgegevens als sjablonen opslaan. Dit voorkomt fouten en omissies als gevolg van handmatige gegevensinvoer, waardoor je minder vaak facturen hoeft te heruitgeven.

Omdat deze diensten ook factuurgeschiedenis kunnen opslaan, inclusief wanneer ze zijn uitgegeven en verzonden, kunnen ze ook helpen om het risico op problemen zoals verloren of beschadigde facturen te verminderen.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
  
• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.