พาร์ทเนอร์ธุรกิจหรือลูกค้ามักจะขอให้ออกใบแจ้งหนี้ใหม่เนื่องจากทำหายหรือพบข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้เดิม แต่เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วซ้ำ คุณควรปฏิบัติตามขั้นตอนทางบัญชีและสื่อสารกับลูกค้าอย่างราบรื่น

บทความนี้จะอธิบายขั้นตอนการเขียน แนวทาง และประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ในญี่ปุ่น โดยมีตัวอย่างอีเมลคำขอประกอบด้วย

เนื้อหาหลักในบทความ

• สามารถออกใบแจ้งหนี้ใหม่ได้
  
• สามารถออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ใหม่ได้เช่นกัน
  
• วิธีออกใบแจ้งหนี้ใหม่และสถานการณ์ที่ควรทำ
  
• วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ออกใหม่
  
• ตัวอย่างอีเมลขอใบแจ้งหนี้ที่ออกใหม่
  
• ประเด็นสำคัญในการออกใบแจ้งหนี้ใหม่
  
• วิธีลดจำนวนใบแจ้งหนี้ออกใหม่
  
• Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร
  

สามารถออกใบแจ้งหนี้ใหม่ได้

หลายคนมักเข้าใจผิดว่าไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ใหม่ได้หลังจากที่ส่งให้คู่ค้าไปแล้ว แต่ในความเป็นจริงแล้ว สามารถออกใบแจ้งหนี้ใหม่ได้แม้ว่าจะส่งไปแล้วก็ตาม ขั้นตอนการดำเนินการจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับเหตุผลและรายละเอียดที่ทำให้จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่

ตัวอย่างเช่น หากใบแจ้งหนี้สูญหาย สามารถออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ที่มีเนื้อหาเหมือนเดิมได้ ในทางกลับกัน หากใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมมีข้อผิดพลาด เช่น จำนวนเงินหรือวันที่ไม่ถูกต้อง ควรออกใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขใหม่ ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ใหม่จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าฝ่ายใดเป็นผู้พบข้อผิดพลาด

ไม่ว่าคุณจะต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่ด้วยเหตุผลใด สิ่งสำคัญคือต้องตอบสนองให้สอดคล้องกับทั้งกฎการบัญชีของบริษัทของคุณเองและแนวทางการดำเนินงานของคู่ค้าทางธุรกิจ

สามารถออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ใหม่ได้เช่นกัน

ใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติซึ่งเป็นไปตามระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติสามารถออกใหม่ได้
อย่างไรก็ตาม เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ คุณต้องใช้ความระมัดระวังอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่ารายละเอียดที่สำคัญ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ หมายเลขทะเบียน และอัตราภาษี ยังคงสอดคล้องกับใบแจ้งหนี้เดิม

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ แนะนำให้ใส่หมายเหตุ เช่น "สำเนาฉบับใหม่" หรือ "ฉบับแก้ไข" ในช่องหัวเรื่องหรือหมายเหตุเพื่อระบุความสัมพันธ์กับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับอย่างชัดเจน

วิธีออกใบแจ้งหนี้ใหม่และสถานการณ์ที่ควรทำ

ต่อไปนี้เป็นกรณีทั่วไปที่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่ รวมถึงขั้นตอนการจัดการแต่ละสถานการณ์

เมื่อใบแจ้งหนี้สูญหายหรือเสียหาย

เมื่อจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเนื้อหา ให้ระบุอย่างชัดเจนว่า "ออกใหม่" หรือ "Reissued" ในช่องชื่อหรือหมายเหตุเพื่อแยกจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ จากนั้นจึงออกใบแจ้งหนี้ใหม่ด้วยเนื้อหาเดียวกัน

เมื่อมีจำนวนเงินหรือรายละเอียดอื่นๆ ผิดพลาด

หากจำนวนเงิน อัตราภาษี หรือเนื้อหาอื่นๆ ไม่ถูกต้อง ให้สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ที่แสดงข้อมูลที่แก้ไขแล้วและออกให้ลูกค้าอีกครั้ง

ใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาดจะถือว่า "ส่งไม่ถูกต้อง" หรือ "ส่งผิดพลาด" และใบแจ้งหนี้ออกใหม่จะถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้ทางการ

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงชื่อบริษัทหรือหมายเลขการจดทะเบียน

หากข้อมูลบริษัทมีการเปลี่ยนแปลง ให้ออกใบแจ้งหนี้ใหม่ตามข้อมูลล่าสุด

หากใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ระบบออกใบแจ้งหนี้แบบคลาวด์ เช่น Stripe Invoicing จะช่วยให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้นโดยใช้ฟีเจอร์ "ส่งอีกครั้ง" ในตัว

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ออกใหม่

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องรักษาความสอดคล้องกับข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม พร้อมทั้งระบุอย่างชัดเจนว่าเป็นเอกสารที่ออกใหม่

ใช้ส่วนหัวเรื่องและความคิดเห็น

รูปแบบของใบแจ้งหนี้ออกใหม่สามารถเหมือนกับใบแจ้งหนี้ปกติได้ แต่ควรระบุอย่างชัดเจนว่า "ใบแจ้งหนี้ (ออกใหม่)" ในส่วนหัวเรื่อง และระบุเหตุผลในการออกใหม่ในช่องหมายเหตุ เช่น "ออกใหม่เนื่องจากใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมสูญหาย" หรือ "ออกใหม่เนื่องจากแก้ไขเนื้อหา"

ใช้วันที่ต้นฉบับที่ออกใบแจ้งหนี้

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ โดยทั่วไปควรใช้วันที่ในใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมเป็นวันที่ออกใบแจ้งหนี้ หากต้องการระบุวันที่ออกใบแจ้งหนี้ใหม่ สามารถเพิ่มข้อความเช่น "ออกใหม่เมื่อ: [วัน] [เดือน] [ปี]" ในช่องหมายเหตุได้

เพิ่มหมายเลขย่อยลงในใบแจ้งหนี้

สำหรับหมายเลขใบแจ้งหนี้ โดยปกติแล้วจะมีการเพิ่มหมายเลขย่อยต่อท้ายหมายเลขใบแจ้งหนี้เดิม เพื่อระบุว่าใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่นี้ได้ออกใหม่แล้ว ตัวอย่างเช่น หากใบแจ้งหนี้เดิมคือหมายเลข 1000 ใบแจ้งหนี้ที่ออกใหม่จะใช้หมายเลข 1000-1

ตรวจสอบเนื้อหา

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่เนื่องจากการสูญหายหรือเสียหาย รายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อผู้รับเงิน จำนวนเงิน อัตราภาษี วันครบกำหนดชำระ และข้อมูลบัญชีผู้รับเงิน ต้องตรงกับใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม

หากพบข้อผิดพลาดในเนื้อหา ให้จัดทำใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่โดยแก้ไขส่วนที่ผิดพลาดนั้น และดำเนินการในฐานะเอกสารทดแทน ห้ามพยายามแก้ไขเอกสารต้นฉบับโดยการเขียนทับหรือใช้ตราประทับแก้ไข

ตัวอย่างอีเมลขอใบแจ้งหนี้ที่ออกใหม่

หากคุณเป็นฝ่ายขอรับใบแจ้งหนี้ใบใหม่ครั้ง โปรดทราบว่าคำขอของคุณอาจสร้างความไม่สะดวกให้กับพาร์ทเนอร์ธุรกิจ ดังนั้น พยายามใช้ข้อความที่สุภาพและกระชับเพื่อช่วยให้กระบวนการนี้ราบรื่น โปรดอธิบายเหตุผลที่อยากให้ออกใบแจ้งหนี้ใหม่อย่างชัดเจนและให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น เพื่อให้ผู้รับสามารถทำตามได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างคำขอเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ที่สูญหาย

ชื่อเรื่อง:
โปรดออกใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับ[เดือน]

ข้อความเนื้อหาอีเมล
[ชื่อบริษัทของผู้รับ]
[ชื่อตัวแทนของผู้รับ]

ผม/ดิฉันหวังว่าคุณจะได้รับอีเมลนี้
สวัสดีครับ/ค่ะ ผม/ดิฉัน [ชื่อของคุณ] จาก[ชื่อบริษัท]

ขออภัยที่ต้องแจ้งให้ทราบว่าผม/ดิฉันได้ส่งใบแจ้งหนี้สำหรับ[เดือน]ที่คุณส่งมาเมื่อวันก่อนผิดใบ

ขออภัยสำหรับความไม่สะดวก โปรดช่วยออกใบแจ้งหนี้ใหม่โดยสามารถส่งใบแจ้งหนี้ใหม่ไปยังที่อยู่เดิมได้

ขออภัยอีกครั้งสำหรับความไม่สะดวกและขอขอบคุณอย่างสูงที่ให้ความช่วยเหลือ

[ชื่อบริษัทของคุณ]
[ตัวแทนบัญชีและชื่อแผนกของบริษัท]
[หมายเลขโทรศัพท์บริษัท]
[ที่อยู่อีเมลบริษัท]

ประเด็นสำคัญในการออกใบแจ้งหนี้ใหม่

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องรักษาความสอดคล้องกันในรายละเอียดธุรกรรม โดยเราจะตรวจสอบเรื่องที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ

ระบุอย่างชัดเจนว่าเป็นใบแจ้งหนี้ออกใหม่

แม้ว่าลูกค้าจะขอให้ออกใบแจ้งหนี้ใหม่ แต่บุคคลที่ส่งคำขอและผู้จัดการธุรกรรมอาจเป็นคนละคน ดังนั้นเพื่อป้องกันไม่ให้ลูกค้าประมวลผลใบแจ้งหนี้ซ้ำซ้อนโดยไม่ได้ตั้งใจระหว่างการทำบัญชี จึงต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นใบแจ้งหนี้ที่ออกซ้ำ

หลีกเลี่ยงการข้ามข้อผิดพลาดหรือใช้ตราประทับการแก้ไข

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรม การใช้เส้นคู่ขีดทับข้อผิดพลาด หรือการใช้ตราประทับแก้ไขเพื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาด อาจถูกมองว่าไม่เหมาะสมโดยกรมสรรพากรหรือผู้ตรวจสอบบัญชี หากมีข้อผิดพลาดในเนื้อหา วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือการแทนที่ใบแจ้งหนี้ฉบับเก่าด้วยใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้วและออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

ใส่หมายเหตุขออภัยเมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่เนื่องจากความผิดพลาดของบริษัท โปรดอย่าลืมใส่คำขอโทษและจัดการสถานการณ์ด้วยความจริงใจ ในกรณีเช่นนี้ คุณควรแจ้งให้ผู้รับทราบถึงความผิดพลาดโดยเร็วที่สุดทางอีเมลหรือโทรศัพท์ โดยใช้ข้อความที่คล้ายกับตัวอย่างต่อไปนี้

ชื่อเรื่อง:
ขออภัยสำหรับข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้

ข้อความเนื้อหาอีเมล:
[ชื่อบริษัทของผู้รับ]
[ชื่อตัวแทนของผู้รับ]

ผม/ดิฉันหวังว่าคุณจะได้รับอีเมลนี้ ผม/ดิฉัน [ชื่อ] จาก [ชื่อบริษัท]

เราพบข้อผิดพลาดต่อไปนี้ในใบแจ้งหนี้ของ [เดือน] ที่เราส่งให้เมื่อเร็วๆ นี้ และต้องขออภัยที่เกิดข้อผิดพลาด

ข้อผิดพลาด: [ชื่อผลิตภัณฑ์และจำนวนเงินไม่ถูกต้อง]
การแก้ไข: [ชื่อผลิตภัณฑ์และจำนวนที่ถูกต้อง]

ผม/ดิฉันได้ออกใบแจ้งหนี้ที่มีจำนวนเงินที่แก้ไขแล้ว โปรดยืนยันโดยเร็วที่สุด ขออภัยสำหรับความไม่สะดวก และโปรดเพิกถอนใบแจ้งหนี้ต้นฉบับเดิม

ผม/ดิฉันขออภัยอย่างสุดซึ้งสำหรับความไม่สะดวกที่เกิดขึ้นเนื่องจากความผิดพลาดของเรา เราจะเสริมสร้างระบบการตรวจสอบภายในของเราให้ดียิ่งขึ้น และมุ่งมั่นที่จะป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดเช่นนี้ขึ้นอีกในอนาคต

เราหวังว่าจะได้ทำธุรกิจกันต่อไปในอนาคต

[ชื่อบริษัทของคุณ]
[ตัวแทนบัญชีและชื่อแผนกของบริษัท]
[หมายเลขโทรศัพท์บริษัท]
[ที่อยู่อีเมลบริษัท]

วิธีลดจำนวนใบแจ้งหนี้ออกใหม่

การออกใบแจ้งหนี้ใหม่เป็นภาระสำหรับทั้งสองฝ่าย (ทั้งผู้ออกและผู้รับ) ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีมาตรการเพื่อลดโอกาสที่จะต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่

ตัวอย่างเช่น การใช้บริการคลาวด์อย่าง Stripe Invoicing ช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลลูกค้า จำนวนเงิน และรายละเอียดธนาคารเป็นเทมเพลตได้ ซึ่งจะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดและการตกหล่นที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ลดความจำเป็นในการออกใบแจ้งหนี้ซ้ำ

เนื่องจากบริการเหล่านี้สามารถจัดเก็บประวัติใบแจ้งหนี้ รวมถึงวันที่ออกและส่งได้ จึงช่วยลดความเสี่ยงของปัญหาต่างๆ เช่น ใบแจ้งหนี้สูญหายหรือเสียหายได้

Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้