业务合作伙伴或客户因遗失账单或发现错误而要求重新开具账单的情况并不罕见。然而，当重新开具已开具的账单时，遵循会计程序并与客户顺畅沟通非常重要。

本文将解释在日本重新开具账单的程序、撰写指南及关键注意点，并提供一份请求邮件样本。

本文内容

• 账单可以重新开具
  
• 合格账单也可以重新开具
  
• 何时以及如何重新开具账单
  
• 如何创建重新开具的账单
  
• 请求重新开具账单的样本邮件
  
• 重新开具账单时的关键点
  
• 如何减少重新开具的账单数量
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

账单可以重新开具

人们常认为账单在发送给业务合作伙伴后无法重新开具。实际上，即使账单已寄出，也可以重新开具。重新开具的程序会根据需要重新开具的原因和具体情况而有所不同。

例如，如果账单遗失，可以开具一份内容相同的新副本。另一方面，如果原始账单存在错误，如金额或日期错误，应当开具更正后的账单。重新开具账单的程序因发现错误的一方不同而异。

无论账单重新开具的具体情况如何，都应根据您公司的会计规则和业务合作伙伴的运营惯例进行回应。

合格账单也可以重新开具

对符合合格账单制度的合格账单也可以重新开具。
然而，在重新开具账单时，必须极其谨慎地确保关键信息，如账单编号、账单开具日期、注册号以及税率与原始账单保持一致。

重新开具账单时，建议在标题或备注栏中注明“重新开具副本”或“修订版”等说明，以明确表明其与原始账单的关系。

何时以及如何重新开具账单

以下是需要重新开具账单的典型情况，以及处理每种情况的程序。

账单遗失或损坏时

当需要重新开具账单且内容不变时，应在标题或备注栏中明确标注“重新开具”，以区别于原始账单，然后以相同内容重新开具。

当金额或其他详情有误时

如果金额、税率或其他内容有误，应创建反映更正信息的新账单并重新开具给客户。

错误的账单将被视为“发送错误”或“误发”，重新开具的版本将被视为正式账单。

公司名称或注册号变更时

如果公司信息有任何变化，请根据最新信息重新开具账单。

如果您使用电子账单，像 Stripe Invoicing 这样的云端开单系统可以通过内置的“重新发送”功能，更方便地重新发送账单。

如何创建重新开具的账单

重新开具账单时，保持与原始账单要求一致非常重要，同时明确表明该账单是重新开具的。

使用标题和备注部分

重新开具账单的格式可以与普通账单相同，但最好在标题中明确注明“账单（重新开具）”，并在备注栏中注明重新开具原因，例如“因遗失原始账单而重新开具”或“因内容更正而替换”。

使用原始开具日期

重新开具账单时，通常应以原始账单日期作为开具日期。如果您想包含重新开具日期，可以在备注栏中添加类似“重新开具日期：[月] [日]， [年]”这样的内容。

为账单编号添加一个子编号

对于账单编号，通常会在原始账单编号末尾附加一个子编号，以表明该编号已被重新开具。例如，如果原始账单是 1000 号，重新开具的账单将使用 1000-1 号。

检查内容

因遗失或损坏重新开具账单时，应确保收款人姓名、金额、税率、付款截止日期和收款人账户信息等详情与原始内容一致。

如果发现内容有误，请开具一份新账单，将该部分更正，并作为替换处理。请勿通过覆盖或使用更正章来纠正原始文件。

请求重新开具账单的样本邮件

如果您是请求重新开具账单的一方，请注意您的请求可能会给您的业务合作伙伴带来不便。因此，应尽量保持礼貌且简洁，以便流程顺畅。清晰说明重新开具的原因，并提供所有必要信息，以便收款人高效处理请求。

以下将举例说明如何请求替换遗失的账单。

主题：
申请重新开具[月份]账单

电子邮件正文：
[收件人公司名称]
[收件人代表姓名]

希望您一切安好。
我是[公司名称]的[您的名字]。

很遗憾地通知您，我不慎遗失了您前几天发送的[月份]账单。

很抱歉给您带来不便，请问您是否可以重新开具账单？可以将其发送至与之前的账单相同的地址。

再次为给您带来的不便表示歉意，感谢您在此事上的协助。

[您的公司名称]
[您公司的客户代表及部门名称]
[您公司的电话号码]
[您公司的电子邮件地址]

重新开具账单时的关键点

重新开具账单时，保持交易详情的一致性非常重要。让我们回顾一下需要特别关注的几点。

明确说明这是重新开具的账单

即使客户请求重新开具账单，请求者与处理交易的人也可能不同。为了防止客户在会计流程中误处理账单，务必在账单上明确注明该账单为重新开具。

避免划掉错误或使用更正章

账单是作为交易证明的重要文件。用双线划掉错误或用更正章更正合格账单，可能会被税务局或审计员视为不可接受。如果内容有错误，最安全的做法是更正错误并开具一份新账单来替换旧账单。

重新开具账单时请附上道歉信

因公司错误而重新开具账单时，务必附上道歉信并以诚恳态度处理此事。在这种情况下，您应尽快通过电子邮件或电话通知收件人错误，信息内容类似如下。

主题：
为账单错误而致歉

电子邮件正文：
[收件人公司名称]
[收件人代表姓名]

希望您一切安好。我是[公司名称]的[姓名]。

我们在最近发送给您的[月份]账单中发现了以下错误，对此我深表歉意。

错误：[产品名称及错误金额]
更正：[产品名称及正确金额]

我已重新开具了金额更正后的账单。请尽快确认。抱歉给您带来麻烦，恳请将原始账单作废。

对于我们的疏忽给您带来的不便，我深感抱歉。我们将进一步加强内部核查体系，努力防止类似错误再次发生。

我们期待未来与贵公司继续合作。

[您的公司名称]
[您公司的客户代表及部门名称]
[您公司的电话号码]
[您公司的电子邮件地址]

如何减少重新开具的账单数量

重新开具账单对双方（开具方和收件方）都是负担，因此采取措施以减少重新开具账单的可能性非常重要。

例如，使用像 Stripe Invoicing 这样的云服务可以让您将客户信息、金额和银行账户详情作为模板登记。这避免了人工录入导致的错误和遗漏，从而减少了重新开具账单的需求。

由于这些服务还能存储账单历史，包括账单的开具和发送时间，它们还能帮助降低账单遗失或损坏等问题的风险。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

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