No es raro que los socios o clientes pidan que se vuelva a emitir una factura porque la perdieron o vieron un error en ella. Sin embargo, cuando se vuelve a emitir una factura, es importante seguir los procedimientos establecidos de contabilidad y que te comuniques con tacto con el cliente.

En este artículo se explican los procedimientos, las pautas de redacción y los puntos importantes que hay que tener en cuenta a la hora de volver a emitir facturas en Japón. También mostramos un correo electrónico de solicitud de ejemplo.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• Las facturas se pueden volver a emitir
  
• También se pueden volver a emitir facturas cualificadas
  
• Cuándo y cómo volver a emitir una factura
  
• Cómo crear una factura reemitida
  
• Ejemplo de correo electrónico para solicitar que se vuelva a emitir una factura
  
• Puntos clave sobre la reemisión de facturas
  
• Cómo reducir el número de facturas reemitidas
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

Las facturas se pueden volver a emitir

A menudo se piensa que las facturas no se pueden volver a emitir después de haber sido enviadas a un socio. En realidad, es posible volver a emitir una factura incluso después de haber sido enviada. El procedimiento para hacerlo variará en función del motivo y los detalles que hicieron necesaria esa nueva emisión.

Por ejemplo, si se pierde una factura, se puede emitir una nueva copia con el mismo contenido. Por otro lado, si la factura original contenía errores, como un importe o una fecha incorrectos, se debe emitir una factura corregida. El procedimiento para volver a emitir una factura varía dependiendo de quién descubrió el error.

Sea cual sea el caso para reemitir facturas, es importante hacerlo de acuerdo con las normas contables de tu propia empresa y las prácticas operativas de tu socio.

También se pueden volver a emitir facturas cualificadas

Pueden volver a emitirse facturas cualificadas que cumplan con el sistema de facturas cualificadas.
Sin embargo, al reemitir una factura, se debe velar por que los datos esenciales, como el número de factura, fecha de emisión, número de registro y tipo impositivo, sigan siendo coherentes con la factura original.

Al reemitir una factura, es recomendable incluir una nota como «Copia reemitida» o «Versión revisada» en el campo de título o observaciones para indicar claramente su relación con la factura original.

Cuándo y cómo volver a emitir una factura

Estos son los casos típicos en los que es necesario volver a emitir una factura, junto con los procedimientos para gestionar cada situación.

Cuando una factura se pierde o se daña

Cuando sea necesario volver a emitir una factura sin ningún cambio en su contenido, indica claramente «Reemitida» en el campo de título u observaciones para distinguirla de la factura original y, a continuación, vuelve a emitirla con el mismo contenido.

Cuando hay errores en el importe u otros datos

Si hay errores en el importe, tipo impositivo u otro contenido, crea una nueva factura que refleje la información corregida y vuelve a emitirla al cliente.

La factura errónea se considerará «enviada incorrectamente» o «enviada por error» y la versión reemitida se considerará la factura oficial.

Cuando hay un cambio en el nombre o número de registro de la empresa

Si hay algún cambio en la información de la empresa, vuelve a emitir la factura con la información más reciente.

Si estás usando la facturación electrónica, un sistema de facturación en la nube como Stripe Invoicing puede facilitar el reenvío de facturas utilizando una función integrada de «reenvío».

Cómo crear una factura reemitida

Al reemitir una factura, es importante mantener la coherencia con los requisitos de la factura original, indicando claramente que es un documento reemitido.

Usa la sección Título y observaciones

El formato de las facturas reemitidas puede ser el mismo que el de las facturas ordinarias, pero es útil indicar claramente «Factura (reemitida)» en el título e incluir el motivo de la reemisión en el campo de observaciones, como «Reemitida por pérdida de la factura original» o «Reemplazada por corrección de contenido».

Usa la fecha original de emisión

Al reemitir una factura, la fecha de la factura original debe usarse generalmente como fecha de emisión. Si quieres incluir la fecha en que se reemitió, puedes añadir una nota del tipo «Reemitida el: [Día] [Mes], [Año]» en el campo de observaciones.

Añade un subnúmero al número de la factura

Para los números de factura, normalmente se añade un subnúmero al final del número de factura original como forma de indicar que se ha vuelto a emitir. Por ejemplo, si la factura original fuera la n.º 1000, la factura reemitida sería la n.º 1000-1.

Comprueba el contenido

Cuando vuelvas a emitir una factura por pérdidas o daños, asegúrate de que los datos, como el nombre del beneficiario, importe, tipo impositivo, fecha de vencimiento del pago e información de la cuenta del beneficiario, coincidan con el original.

Si encuentras algún error en el contenido, emite una nueva factura con esa sección corregida y gestiónala como un reemplazo. No intentes corregir el documento original sobrescribiendo o usando un sello para corregir la información.

Ejemplo de correo electrónico para solicitar que se vuelva a emitir una factura

Si eres la parte que solicita que se vuelva a emitir una factura, ten en cuenta que tu solicitud puede causar inconvenientes a tu socio. Por este motivo, envía un mensaje educado y conciso para facilitar el proceso. Explica claramente el motivo de la reemisión y proporciona toda la información necesaria para que el destinatario pueda procesar tu solicitud con eficiencia.

A continuación, te mostramos un ejemplo de solicitud de reemplazo de una factura que se ha perdido.

Subject:
Solicitud de volver a emitir una factura de [mes]

Texto del cuerpo del correo electrónico
[Nombre de la empresa destinataria]
[Nombre del representante del destinatario]

Espero que estés muy bien.
Soy [tu nombre] de [nombre de la empresa].

Disculpa que te moleste pero he perdido la factura del mes de [mes] que me habías enviado el otro día.

Necesitaría que, si puedes, me vuelvas a emitir dicha factura. La dirección es la misma que antes.

Una vez más, te pido disculpas por las molestias ocasionadas y agradezco enormemente tu ayuda.

[Nombre de tu empresa]
[El representante de la cuenta y el nombre del departamento de tu empresa]
[Número de teléfono de tu empresa]
[Dirección de correo electrónico de tu empresa]

Puntos clave sobre la reemisión de facturas

A la hora de volver a emitir una factura, es importante mantener la coherencia en los detalles de la transacción. Vamos a revisar los puntos que necesitan que prestes una atención especial.

Indica claramente que es una factura reemitida

Incluso si un cliente solicita que se vuelva a emitir una factura, es posible que la persona que hace la petición y la persona que gestiona la transacción no sean las mismas. Para evitar que el cliente procese una factura dos veces por error mientras gestiona la contabilidad, asegúrate de indicar claramente en la factura que se trata de una reemisión.

Evita tachar los errores o usar un sello para corregirlos

Las facturas son documentos importantes que sirven como prueba de las transacciones. La oficina fiscal o los auditores pueden considerar inadmisible el uso de una línea para tachar un error o el uso de un sello para corregir facturas cualificadas. Si hay errores en el contenido, la mejor opción es reemplazar la factura antigua por la corregida y emitir una nueva.

Incluye una nota de disculpa cuando vuelvas emitir una factura

Cuando vuelvas a emitir una factura debido a errores por parte de tu empresa, asegúrate de incluir una disculpa y manejar la situación con sinceridad. En estos casos, debes informar al destinatario del error lo antes posible por correo electrónico o teléfono, utilizando un mensaje similar al siguiente.

Subject:
Disculpa, ha habido un error en la factura

Texto del cuerpo del correo electrónico
[Nombre de la empresa destinataria]
[Nombre del representante del destinatario]

Espero que estés bien. Soy [nombre] de [nombre de la empresa].

Nos hemos dado cuenta del siguiente error en la factura de [mes] que te enviamos hace poco. Mis más sinceras disculpas por este error.

Error: [Nombre del producto e importe incorrecto]
Corrección: [Nombre del producto e importe correcto]

He vuelto a emitir la factura con el importe corregido, confírmame su correcta recepción en cuanto puedas y, por favor, descarta la primera factura enviada.

Lamento sinceramente las posibles molestias causadas por nuestro descuido. Seguiremos fortaleciendo nuestro sistema de verificación interna y nos esforzaremos por evitar que se produzcan errores similares en el futuro.

Esperamos poder seguir colaborando con vosotros.

[Nombre de tu empresa]
[El representante de la cuenta y el nombre del departamento de tu empresa]
[Número de teléfono de tu empresa]
[Dirección de correo electrónico de tu empresa]

Cómo reducir el número de facturas reemitidas

La reemisión de facturas es una carga para ambas partes involucradas (emisor y destinatario), por lo que es importante implementar medidas para minimizar la probabilidad de tener que reemitir facturas.

Por ejemplo, el uso de un servicio en la nube como Stripe Invoicing te permite registrar información del cliente, importes y datos bancarios en forma de plantillas. Esto evita errores y omisiones causados por la introducción manual de datos, lo que reduce la necesidad de volver a emitir facturas.

Debido a que estos servicios también pueden almacenar historiales de facturas, incluido cuándo se emitieron y enviaron, también pueden ayudar a reducir el riesgo de posibles problemas como la pérdida de facturas o que estas se dañen.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.
  
• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.
  
• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.
  

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