Non è raro che partner commerciali o clienti chiedano la riemissione di una fattura perché l'hanno smarrita o perché hanno riscontrato un errore. Tuttavia, quando una fattura già emessa viene riemessa, è fondamentale seguire correttamente le procedure contabili e mantenere una comunicazione fluida con il cliente.

Questo articolo illustra le procedure, le linee guida di redazione e i principali aspetti da considerare nella riemissione delle fatture in Giappone, includendo anche un esempio di email di richiesta.

Contenuto dell'articolo

• Le fatture possono essere riemesse
  
• Anche le fatture qualificate possono essere riemesse
  
• Quando e come riemettere una fattura
  
• Come procedere alla riemissione di una fattura
  
• Esempio di email per chiedere la riemissione di una fattura
  
• Punti chiave sulla riemissione delle fatture
  
• Come ridurre il numero di fatture riemesse
  
• Vantaggi di Stripe Invoicing
  

Le fatture possono essere riemesse

Spesso si pensa che una fattura non possa essere riemessa dopo essere stata inviata a un partner commerciale. In realtà, è possibile procedere alla riemissione anche dopo l'invio. Le modalità operative variano però in base al motivo e alle circostanze che rendono necessaria la riemissione.

Ad esempio, in caso di smarrimento della fattura, è possibile emetterne una nuova copia con gli stessi contenuti. Se invece la fattura originale contiene errori, come un importo o una data non corretti, è necessario emettere una fattura corretta. La procedura di riemissione può inoltre variare a seconda di quale parte abbia individuato l'errore.

In ogni caso, qualunque sia la ragione della riemissione, è fondamentale agire nel rispetto sia delle regole contabili interne della propria attività sia delle prassi operative del partner commerciale.

Anche le fatture qualificate possono essere riemesse

Le fatture qualificate conformi al sistema di fatture qualificate possono essere riemesse.
Tuttavia, in fase di riemissione è necessario prestare la massima attenzione affinché elementi fondamentali come il numero di fattura, la data di emissione, il numero di registrazione e l'aliquota fiscale restino coerenti con quelli della fattura originale.

Quando si riemette una fattura, è consigliabile inserire nel titolo o nel campo delle note una dicitura come "Copia riemessa" o "Versione revisionata", così da chiarire in modo esplicito il collegamento con il documento originale.

Quando e come riemettere una fattura

Di seguito sono illustrati i casi più comuni in cui è necessario riemettere una fattura, insieme alle procedure da seguire per ciascuna situazione.

Quando una fattura viene smarrita o danneggiata

Quando una fattura deve essere riemessa senza apportare modifiche al suo contenuto, indica chiaramente la dicitura "Riemessa" nel titolo o nel campo delle note per distinguerla dalla fattura originale, quindi procedi alla riemissione mantenendo invariati i dati.

Quando sono presenti errori nell'importo o in altri elementi della fattura

Se sono presenti errori nell'importo, nell'aliquota fiscale o in altri contenuti, crea una nuova fattura con le informazioni corrette e procedi alla riemissione al cliente.

La fattura errata sarà considerata "inviata erroneamente" o "inviata per errore" e la versione riemessa sarà considerata la fattura ufficiale.

In caso di modifica di denominazione aziendale o del numero di registrazione

Se cambiano le informazioni societarie, riemetti la fattura sulla base dei dati più aggiornati.

Se utilizzi la fatturazione elettronica, un sistema di fatturazione cloud come Stripe Invoicing può semplificare la riemissione, grazie a funzionalità integrate come l'opzione di reinoltro delle fatture.

Come procedere alla riemissione di una fattura

Quando si riemette una fattura, è importante rispettare i requisiti della fattura originale e, allo stesso tempo, indicare chiaramente che si tratta di un documento riemesso.

Usa il campo del titolo e delle osservazioni

Il formato della fattura riemessa può essere lo stesso di una fattura standard, ma è utile inserire nel titolo una dicitura come "Fattura (Riemessa)" e specificare nel campo delle note il motivo della riemissione, ad esempio "Riemessa per smarrimento della fattura originale" oppure "Sostituita a seguito di correzione del contenuto".

Usa la data di emissione originale

Quando si riemette una fattura, in linea generale è opportuno mantenere come data di emissione quella originale. Se desideri indicare anche la data di riemissione, puoi aggiungere nel campo delle note una dicitura come "Riemissione in data: [mese] [giorno], [anno]" al campo delle osservazioni.

Aggiungi una sottonumerazione al numero di fattura

Per distinguere una fattura riemessa, è prassi aggiungere una sottonumerazione alla fine del numero originale. Ad esempio, se la fattura iniziale era la n. 1000, la fattura riemessa può essere indicata come n. 1000-1.

Controlla il contenuto

Quando la riemissione avviene a seguito di smarrimento o danneggiamento, assicurati che tutti i dati, come il nome del beneficiario, l'importo, l'aliquota fiscale, la scadenza di pagamento e le coordinate per il pagamento, corrispondano esattamente a quelli della fattura originale.

Se invece individui errori nel contenuto, emetti una nuova fattura correggendo esclusivamente le parti necessarie e gestiscila come documento sostitutivo. Evita in ogni caso di modificare la fattura originale sovrascrivendo i dati o utilizzando timbri di correzione.

Esempio di email per richiedere la riemissione di una fattura

Se sei tu a richiedere la riemissione di una fattura, tieni presente che la richiesta può arrecare un disagio al partner commerciale. È quindi opportuno utilizzare un messaggio cortese e conciso, così da facilitare una gestione fluida della richiesta. Spiega chiaramente il motivo della riemissione e fornisci tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario possa procedere in modo efficiente.

Di seguito un esempio di richiesta di riemissione per una fattura smarrita.

Oggetto:
Richiesta di riemissione fattura per [mese]

Corpo dell'email
[Nome dell'azienda del destinatario]
[Nome del referente del destinatario]

Ti sto contattando in merito all'oggetto.
Sono [il tuo nome] da [nome azienda].

Ti scrivo per informarti che, purtroppo, ho smarrito la fattura relativa al mese di [mese] che ci avevi gentilmente inviato nei giorni scorsi.

Mi scuso per il disagio e ti chiedo cortesemente se puoi procedere alla sua riemissione. Puoi inviarla allo stesso indirizzo utilizzato in precedenza.

Ti ringrazio anticipatamente per la disponibilità e mi scuso per l'inconveniente.

[Nome dell'azienda]
[Nome del rappresentante dell'account dell'azienda e reparto di appartenenza]
[Numero di telefono dell'azienda]
[Indirizzo email dell'azienda]

Punti chiave sulla riemissione delle fatture

Quando si riemette una fattura, è importante mantenere la coerenza dei dettagli della transazione. Vediamo ora i punti a cui prestare particolare attenzione.

Indica chiaramente che si tratta di una fattura riemessa

Anche quando è il cliente a richiedere la riemissione di una fattura, la persona che presenta la richiesta potrebbe non coincidere con chi gestisce la contabilità. Per evitare che la fattura venga contabilizzata due volte per errore, è quindi fondamentale indicare chiaramente sul documento che si tratta di una fattura riemessa.

Evita di cancellare gli errori o di utilizzare timbri di correzione

Le fatture sono documenti importanti che costituiscono prova delle transazioni. Cancellare un errore con una doppia riga o applicare un timbro di correzione su una fattura qualificata può essere considerato inaccettabile dall'ufficio tributario o dai revisori. In presenza di errori nel contenuto, la soluzione più sicura è sostituire la fattura errata correggendo i dati ed emettendo una nuova fattura.

Includi una nota di scuse in caso di riemissione

Quando la riemissione di una fattura è dovuta a un errore imputabile alla tua azienda, è importante accompagnare la comunicazione con delle scuse e gestire la situazione con la massima correttezza. In questi casi, è opportuno informare il destinatario dell'errore il prima possibile, tramite email o telefono, utilizzando un messaggio simile al seguente.

Oggetto:
Scuse per errore in fattura

Corpo dell'email
[Nome dell'azienda del destinatario]
[Nome del referente del destinatario]

Ti sto contattando in merito all'oggetto. Sono [nome] da [nome azienda].

Abbiamo riscontrato il seguente errore nella fattura relativa al mese di [mese] che ti abbiamo inviato recentemente. Ci scusiamo sinceramente per l'errore.

Errore: [nome prodotto e importo errato]
Correzione: [nome prodotto e importo corretto]

Ho riemesso la fattura con l'importo corretto. Ti chiedo cortesemente di verificarla appena possibile. Mi scuso per il disturbo e ti chiedo gentilmente di eliminare la fattura originale.

Ci scusiamo sinceramente per il disagio causato dalla nostra mancanza. Provvederemo a rafforzare ulteriormente i nostri sistemi di verifica interna per prevenire il ripetersi di errori simili in futuro.

Restiamo a disposizione e confidiamo di poter continuare il nostro rapporto di collaborazione.

[Nome dell'azienda]
[Nome del rappresentante dell'account dell'azienda e reparto di appartenenza]
[Numero di telefono dell'azienda]
[Indirizzo email dell'azienda]

Come ridurre il numero di fatture riemesse

La riemissione delle fatture rappresenta un onere per entrambe le parti coinvolte, sia per chi le emette sia per il destinatario: è quindi importante adottare misure che riducano il più possibile la necessità di riemettere le fatture.

Ad esempio, l'utilizzo di un servizio cloud come Stripe Invoicing consente di registrare come modelli le informazioni dei clienti, gli importi e i dati bancari. Questo aiuta a prevenire errori e omissioni dovuti all'inserimento manuale dei dati, riducendo il rischio di dover riemettere le fatture.

Inoltre, poiché questi servizi conservano lo storico delle fatture, comprese le date di emissione e di invio, contribuiscono anche a limitare problemi come lo smarrimento o il danneggiamento dei documenti.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.
  
• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.
  
• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.
  
• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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