Il arrive fréquemment que des partenaires entreprises ou des clients demandent la réémission d’une facture parce qu’ils l’ont perdue ou qu’ils y ont trouvé une erreur. Cependant, lorsqu’une facture déjà émise est réémise, il est important de respecter les procédures comptables et de communiquer posément avec le client.

Cet article explique les procédures, les directives de rédaction et les points importants à prendre en compte lors de la réémission de factures au Japon. Il fournit également un exemple de courriel de demande de réémission.

Contenu de l’article

• Les factures peuvent être réémises
  
• Les factures admissibles peuvent également être réémises
  
• Quand et comment réémettre une facture
  
• Comment créer une facture à réémettre
  
• Exemple de courriel de demande de réémission de facture
  
• Points clés en matière de réémission des factures
  
• Comment réduire le nombre de factures réémises?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Les factures peuvent être réémises

On pense souvent que les factures ne peuvent pas être réémises une fois qu’elles ont été envoyées à une entreprise partenaire. En réalité, il est possible de réémettre une facture même après son envoi. La procédure à suivre pour ce faire variera en fonction du motif et des détails qui justifient cette réémission.

Par exemple, si une facture est perdue, une nouvelle copie peut être émise avec le même contenu. En revanche, si la facture initiale contenait des erreurs, comme un montant ou une date incorrects, une facture corrigée doit être émise. La procédure de réémission d’une facture varie en fonction de la partie qui a découvert l’erreur.

Quel que soit le motif de la réémission d’une facture, il est important de procéder conformément aux règles comptables de votre entreprise et aux pratiques opérationnelles de votre entreprise partenaire.

Les factures admissibles peuvent également être réémises

Les factures admissibles conformes au système de facturation admissible peuvent être réémises.
Cependant, lors de la réémission de ce type de facture, il convient de veiller à ce que les détails essentiels tels que le numéro de facture, la date d’émission, le numéro d’immatriculation et taux d’imposition soient identiques à ceux de la facture initiale.

Lors de la réémission d’une facture, il est conseillé d’inclure une mention telle que « Copie réémise » ou « Version révisée » dans le champ « Titre » ou « Remarques » afin d’indiquer clairement son rapport avec la facture initiale.

Quand et comment réémettre une facture

Voici les cas typiques où il est nécessaire de réémettre une facture, ainsi que les procédures à suivre pour gérer chaque cas.

En cas de facture perdue ou endommagée

Lorsqu’une facture doit être réémise sans que son contenu soit modifié, indiquez clairement « Réémise » dans le champ « Titre »titre ou « Remarques » pour la distinguer de la facture initiale, puis réémettez-la sans en modifier le contenu.

En cas de facture comportant un montant erroné ou d’autres informations inexactes

Si le montant, le taux d’imposition ou tout autre élément est erroné, créez une nouvelle facture reflétant les informations corrigées et envoyez-la à nouveau au client.

La facture erronée sera traitée comme « envoyée de manière incorrecte » ou « envoyée par erreur » et la version réémise sera considérée comme la facture officielle.

En cas de changement de nom ou de numéro d’immatriculation de l’entreprise

En cas de modification des informations relatives à l’entreprise, réémettez une facture établie en utilisant les informations les plus récentes.

Si vous utilisez la facturation électronique, un système de facturation infonuagique tel que Stripe Invoicing peut faciliter le renvoi des factures à l’aide d’une fonction « renvoyer » intégrée.

Comment créer une facture à réémettre

Lorsque vous réémettez une facture, il est important de maintenir la cohérence avec les exigences de la facture initiale, tout en indiquant clairement qu’il s’agit d’un document réémis.

Utiliser la section intitulée « Titre et remarques »

Le format des factures réémises peut être le même que celui des factures ordinaires, mais il est utile d’indiquer clairement « Facture (réémise) » dans le titre et d’inclure le motif de la réémission dans le champ « Remarques ». Par exemple, vous pouvez ajouter la mention « Réémise en raison de la perte de la facture initiale » ou « Remplacée en raison d’une correction apportée au contenu ».

Utiliser la date d’émission de la facture initiale

Lors de la réémission d’une facture, la date de la facture initiale doit généralement être utilisée comme date d’émission. Si vous souhaitez inclure la date à laquelle elle a été réémise, vous pouvez ajouter une mention comme « Réémisse le : [Année][Mois][Jour] » dans le champ « Remarques ».

Ajouter un sous-numéro au numéro de la facture

Concernant les numéros de facture, un sous-numéro est généralement ajouté à la fin du numéro de la facture initiale pour indiquer qu’il s’agit d’une facture réémise. Par exemple, si la facture initiale portait le n° 1000, attribuez le n° 1000-1 à la facture réémise.

Vérifier le contenu

Lorsque vous réémettez une facture parce que l’originale est perdue ou endommagée, assurez-vous que les informations (nom, montant, taux d’imposition, date d’échéance du paiement et informations du compte bénéficiaire) correspondent à celles indiquées sur la facture initiale.

Si vous constatez des erreurs dans le contenu, émettez une nouvelle facture en corrigeant ces erreurs et traitez-la comme une facture de remplacement. N’essayez pas de corriger le document original en écrasant les données ou en utilisant un tampon de correction.

Exemple de courriel de demande de réémission de facture

Si c’est vous qui demandez la réémission d’une facture, sachez que votre requête peut causer un désagrément à votre entreprise partenaire. De ce fait, il est préférable de formuler un message poli et concis en vue de faciliter le processus. Expliquez clairement le motif de la réémission et fournissez toutes les informations nécessaires afin que le destinataire puisse traiter la requête de manière efficace.

Voici un exemple de requête de remplacement d’une facture perdue.

Objet :
Demande de réémission de la facture de [Mois]

Contenu du courriel :
[Nom de l’entreprise destinataire]
[Nom du représentant du destinataire]

J’espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé.
Je suis [votre nom], employé/employée chez [nom de l’entreprise].

J’ai le regret de vous informer que j’ai égaré la facture du mois de [Mois] que vous avez eu la gentillesse de m’envoyer il y a quelques jours.

Je vous prie de m’excuser pour ce désagrément, mais pourriez-vous réémettre la facture? Vous pouvez l’envoyer à la même adresse que celle à laquelle vous avez envoyé la facture précédente.

Une fois de plus, je vous présente mes excuses pour la gêne occasionnée et j’apprécie votre aide dans cette affaire.

[Nom de votre entreprise]
[Le représentant du compte de votre entreprise et le nom du service]
[Numéro de téléphone de votre entreprise]
[Adresse de courriel de votre entreprise]

Points clés en matière de réémission des factures

Lorsque vous réémettez une facture, il est important de maintenir la cohérence des détails de la transaction. Passons en revue les points qui nécessitent une attention particulière.

Indiquer clairement qu’il s’agit d’une facture réémise

Même si un client demande qu’une facture soit réémise, la personne qui en fait la requête et celle qui gère la transaction peuvent ne pas être les mêmes. Pour éviter que le client ne traite par erreur la même facture deux fois lorsqu’il fait sa comptabilité, assurez-vous d’indiquer clairement sur la facture qu’il s’agit d’une réémission.

Éviter de barrer les erreurs ou d’utiliser un tampon de correction

Les factures sont des documents importants qui servent de preuve de transaction. L’utilisation de doubles lignes pour barrer une erreur ou d’un tampon de correction pour corriger des factures admissibles peut être considérée comme inacceptable par le bureau des services fiscaux ou les auditeurs. En cas d’erreurs dans le contenu de la facture, il est plus prudent de remplacer l’ancienne facture en la corrigeant et en émettant une nouvelle facture.

Inclure une note d’excuse lors de la réémission

Lorsque vous réémettez une facture en raison d’erreurs venant de votre entreprise, assurez-vous d’inclure des excuses et de faire preuve de sincérité. Dans de tels cas, vous devez informer le destinataire de l’erreur le plus tôt possible par courriel ou par téléphone, en lui envoyant un message inspiré de l’exemple suivant :

Objet :
Mot d’excuse pour l’erreur sur facture

Contenu du courriel :
[Nom de l’entreprise destinataire]
[Nom du représentant du destinataire]

J’espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Je suis [nom], employé/employée chez [nom de l’entreprise].

Nous avons découvert l’erreur suivante dans la facture du mois de [mois] que nous vous avons envoyée récemment. Nous vous présentons toutes nos excuses pour cela.

Erreur : [nom du produit et montant incorrect]
Correction : [nom du produit et montant correct]

J’ai réémis la facture avec le montant corrigé. Veuillez confirmer l’exactitude de la facture dès que possible. Nous vous prions de nous excuser pour la gêne occasionnée, mais veuillez ignorer la facture précédente.

Nous nous excusons sincèrement pour les désagréments occasionnés par notre oubli. Nous nous engageons à renforcer davantage notre système de vérification interne et nous nous efforcerons d’éviter que de telles erreurs ne se reproduisent à l’avenir.

Nous avons hâte de faire plus d’affaires avec vous à l’avenir.

[Nom de votre entreprise]
[Le représentant du compte de votre entreprise et le nom du service]
[Numéro de téléphone de votre entreprise]
[Adresse de courriel de votre entreprise]

Comment réduire le nombre de factures réémises?

La réémission de factures est un fardeau pour les deux parties concernées (émetteur et destinataire). Par conséquent, il est essentiel de mettre en place des mesures pour minimiser la probabilité d’avoir à réémettre des factures.

Par exemple, l’utilisation d’un service infonuagique tel que Stripe Invoicing permet d’enregistrer les informations, les montants et les coordonnées bancaires des clients sous forme de modèles. Cela permet d’éviter les erreurs et les omissions dues à la saisie manuelle des données, réduisant ainsi la nécessité de réémettre des factures.

Étant donné que ces services peuvent également enregistrer l’historique des factures, y compris leurs dates d’émission et d’envoi, ils peuvent également contribuer à limiter les problèmes tels que des factures perdues ou endommagées.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser les comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.
  
• Accélérer le flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.
  
• Intégration à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.
  

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