Il n’est pas rare de voir les partenaires commerciaux ou les clients demander la réémission d’une facture parce qu’ils l’ont perdue ou qu’ils y ont trouvé une erreur. Toutefois, en cas de réémission d’une facture déjà émise, il est important de respecter les procédures comptables et de communiquer clairement avec le client.

Cet article vous explique les procédures, les directives de rédaction et les points importants à prendre en compte lors de la réémission de factures au Japon. Il vous fournira aussi un exemple d'e-mail formulant une telle demande.

Contenu de cet article

• Les factures peuvent être réémises
  
• Les factures admissibles peuvent également être réémises
  
• Quand et comment réémettre une facture
  
• Comment créer une facture réémise
  
• Exemple d'e-mail de demande de réémission d’une facture
  
• Points à retenir sur de la réémission d’une facture
  
• Comment réduire le nombre de factures réémises
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Les factures peuvent être réémises

On a souvent tendance à penser qu'il est impossible de réémettre une facture après son envoi à un partenaire commercial. En réalité, une telle réémission est possible, même après l’envoi de la facture. La procédure à suivre variera en fonction de la raison et des détails qui ont rendu cette réémission nécessaire.

Par exemple, si une facture est perdue, une nouvelle copie peut être émise avec le même contenu. En revanche, si la facture originale comportait des erreurs, telles qu'un montant ou une date incorrects, une facture rectifiée devait être émise. La procédure de réémission d'une facture varie selon la partie qui a découvert l'erreur.

Quel que soit le motif de la demande de réémission d'une facture, il est important de répondre conformément aux règles comptables de votre propre entreprise et aux pratiques opérationnelles de votre partenaire commercial.

Les factures admissibles peuvent également être réémises

Il est possible de réémettre les factures admissibles qui sont conformes au Système de facturation admissible.
Toutefois, lors d’une telle réémission, il convient de veiller avec la plus grande attention à ce que les informations essentielles telles que le numéro de facture, la date d'émission de la facture, le numéro d'immatriculation et le taux d'imposition restent conformes à la facture originale.

Lors de la réémission d'une facture, il est conseillé d'inclure une mention telle que « Copie réémise » ou « Version révisée » dans le titre ou le champ des remarques afin d'indiquer clairement son lien avec la facture originale.

Quand et comment réémettre une facture

Ce qui suit représente les cas typiques qui nécessitent la réémission d’une facture, ainsi que les procédures à suivre dans chaque situation.

En cas de perte ou de détérioration d’une facture

Lorsqu’une facture doit être réémise sans modification de son contenu, indiquez clairement « Copie réémise » dans le titre ou le champ des remarques pour la distinguer de la facture originale, puis réémettez-la avec le même contenu.

En cas d'erreurs dans le montant ou d'autres détails

En cas d'erreurs relatives au montant, au taux d’imposition ou à tout autre contenu, créez une nouvelle facture reprenant les informations corrigées et réémettez-la au client.

La facture erronée sera traitée comme « envoyée incorrectement » ou « envoyée par erreur » et la version réémise sera considérée comme la facture officielle.

En cas de changement du nom de l'entreprise ou du numéro d’immatriculation

En cas de modification des informations relatives à l'entreprise, entreprenez la réémission de la facture après avoir introduit les informations les plus récentes.

Si vous utilisez la facturation électronique, un système de facturation basé sur le cloud, tel que Stripe Invoicing, peut faciliter le renvoi des factures grâce à la fonctionnalité de « renvoi » intégrée.

Comment créer une facture réémise

Lorsque vous réémettez une facture, il est important de maintenir la cohérence avec les exigences de la facture originale et d’indiquer clairement qu'il s'agit d'un document réémis.

Utiliser le titre et le champ des remarques

Bien que le format des factures réémises peut être identique à celui des factures ordinaires, il est utile d'ajouter clairement la mention « Facture (réémise) » dans le titre et d'inclure la raison de la réémission dans le champ des remarques. Vous pouvez, par exemple, mentionner « Réémise suite à la perte de la facture originale » ou « Remplacée suite à une correction du contenu ».

Utiliser la date d’émission initiale

Lors de la réémission d'une facture, vous devez normalement utiliser la date de la facture originale comme date d'émission. Si vous souhaitez inclure la date de réémission, vous pouvez le faire en ajoutant une mention telle que « Réémise le : [Jour] [Mois], [Année] » dans le champ des remarques.

Ajouter un sous-numéro au numéro de la facture

Quant au numéro de la facture, un sous-numéro est normalement ajouté à la fin du numéro de la facture original pour ainsi indiquer qu'il s'agit d'une réémission. Par exemple, si la facture originale portait le n° 1 000, la facture réémise porterait le numéro 1 000-1.

Vérifier le contenu

Lorsque vous réémettez une facture suite à un cas de perte ou de détérioration, assurez-vous que les détails, tels que le nom du bénéficiaire, le montant, le taux d’imposition, la date d'échéance du paiement et les informations du compte du bénéficiaire, correspondent à l'original.

Si vous constatez la présence d’erreurs dans le contenu, émettez une nouvelle facture avec la section corrigée et traitez-la comme un remplacement. Ne tentez pas de corriger le document original en le modifiant manuellement ou en utilisant un tampon de correction.

Exemple d'e-mail de demande de réémission d’une facture

Si vous êtes la partie qui demande la réémission d'une facture, sachez que votre demande peut causer un désagrément à votre partenaire commercial. Par conséquent, veillez à rédiger un message poli et concis dans le but de faciliter le bon déroulement de ce processus. Expliquez clairement les raisons d’une telle demande de réémission et fournissez toutes les informations nécessaires pour que le destinataire puisse traiter votre demande efficacement.

Voici un exemple de demande d’émission d’un duplicata d’une facture perdue.

Objet :
Demande de réémission d’une facture pour le mois de [Mois]

Texte du corps de l’e-mail :
[Nom de l'entreprise destinataire]
[Nom du représentant du destinataire]

J’espère que tout se passe bien de votre côté.
Je m’appelle [votre nom] de [nom de l'entreprise].

Je regrette de vous informer que j'ai égaré la facture du mois de [Mois] que vous avez eu la gentillesse de m'envoyer l'autre jour.

Je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses pour ce désagrément. Pourriez-vous, s'il vous plaît, me la réémettre et me la renvoyer à la même adresse qu'auparavant ?

Je vous prie de bien vouloir m'excuser à nouveau pour la gêne occasionnée et vous remercie de votre aide dans cette affaire.

[Nom de votre entreprise]
[Nom du responsable de compte et du service concerné au sein de votre entreprise]
[Numéro de téléphone de votre entreprise]
[Adresse e-mail de votre entreprise]

Points à retenir sur de la réémission d’une facture

Lorsque vous réémettez une facture, il est important de maintenir la cohérence des détails de la transaction. Examinons donc les points qui exigent une attention particulière.

Indiquer clairement qu’il s’agit d’une facture réémise

Même si un client vous a demandé la réémission d'une facture, la personne qui fait la demande et celle qui traite la transaction peuvent être différentes. Pour éviter que le client ne comptabilise une facture deux fois par erreur, assurez-vous d’indiquer clairement sur la facture qu'il s'agit d'une réémission.

Éviter de barrer les erreurs ou d’utiliser un tampon de correction

Les factures représentent des documents importants qui servent de preuve des transactions effectuées. L'utilisation de doubles traits pour barrer une erreur ou d'un tampon de correction pour rectifier des factures admissibles peut être considérée comme inacceptable par l'administration fiscale ou le bureau d’audit. En cas d'erreurs dans le contenu, il est plus prudent de remplacer la facture erronée par une autre nouvelle, après l'avoir corrigée.

Envoyer un mot d’excuse joint à la facture réémise

Lorsque vous réémettez une facture suite à des erreurs de la part de votre entreprise, veillez à inclure des excuses et à traiter la situation avec sincérité. Dans de tels cas, vous devez informer le destinataire de l'erreur dès que possible par e-mail ou par téléphone, en utilisant un message similaire à celui qui suit.

Objet :
Toutes nos excuses pour l’erreur sur la facture

Texte du corps de l’e-mail :
[Nom de l'entreprise destinataire]
[Nom du représentant du destinataire]

J’espère que tout se passe bien de votre côté. Je m’appelle [votre nom] de [nom de l'entreprise].

Nous avons découvert l'erreur suivante dans la facture du mois de [mois] que nous vous avons envoyée récemment. Nous vous prions de bien vouloir accepter nos sincères excuses pour cette erreur.

Erreur : [nom du produit et montant incorrect]
Correction : [nom du produit et montant correct]

Par conséquent, nous avons réémis la facture avec le montant corrigé. Veuillez confirmer réception dès que possible. Nous vous prions de nous excuser pour ce désagrément et vous demandons de bien vouloir éliminer la facture originale.

Nous vous prions de bien vouloir accepter nos sincères excuses pour les désagréments causés par notre négligence. Nous allons renforcer davantage notre système de vérification interne et nous efforcer d'empêcher que des erreurs similaires ne se reproduisent à l'avenir.

Nous espérons avoir le plaisir de collaborer de nouveau avec vous à l’avenir.

[Nom de votre entreprise]
[Nom du responsable de compte et du service concerné au sein de votre entreprise]
[Numéro de téléphone de votre entreprise]
[Adresse e-mail de votre entreprise]

Comment réduire le nombre de factures réémises

La réémission de factures représente un fardeau pour les deux parties concernées (l’émetteur et le destinataire). Pour cette raison, il est important d’instaurer des mesures qui visent à minimiser la probabilité d'avoir à réémettre des factures.

Par exemple, l'utilisation d'un service sur le cloud, comme Stripe Invoicing, permet d'enregistrer les informations client, les montants et les coordonnées bancaires sous forme de modèles. Ceci permet d'éviter les erreurs et les omissions dues à la saisie manuelle des données et réduit la nécessité de réémettre des factures.

Étant donné que ces services peuvent aussi conserver l'historique des factures, dont leur date d'émission et d'envoi, ils peuvent donc contribuer également à réduire le risque de survenue de problèmes tels que la perte ou la détérioration des factures.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.
  
• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux recouvrements grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.
  

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