Det är inte ovanligt att företag eller kunder ber om en ny faktura eftersom de tappat bort den eller upptäckt ett fel i den. När en redan utfärdad faktura utfärdas på nytt är det dock viktigt att följa bokföringsrutinerna och kommunicera smidigt med klienten.

I den här artikeln förklarar vi procedurer, riktlinjer och viktiga punkter att tänka på när du utfärdar fakturor på nytt i Japan, och kommer också att tillhandahålla ett exempel på ett e-postmeddelande för en sådan begäran.

Vad innehåller den här artikeln?

• Fakturor kan utfärdas på nytt
  
• Kvalificerade fakturor kan också utfärdas på nytt
  
• När och hur man utfärdar en faktura på nytt
  
• Hur man skapar en återutfärdad faktura
  
• Exempel på e-postmeddelande som begär en ny utfärdad faktura
  
• Viktiga punkter om att utfärda fakturor på nytt
  
• Hur man minskar antalet återutfärdade fakturor
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Fakturor kan utfärdas på nytt

Det antas ofta att fakturor inte kan utfärdas på nytt efter att de har skickats till ett företag. I själva verket är det möjligt att utfärda en faktura på nytt även efter att den har skickats. Proceduren för att göra det varierar beroende på orsaken och detaljerna som gjorde det nödvändigt att utfärda den på nytt.

Om en faktura till exempel kommer bort kan en ny kopia utfärdas med samma innehåll. Om den ursprungliga fakturan innehöll fel, till exempel ett felaktigt belopp eller datum, ska en korrigerad faktura utfärdas. Proceduren för att utfärda en faktura på nytt varierar beroende på vilken part som upptäckte felet.

Oavsett vad som gäller för utfärdande av fakturor är det viktigt att svara i enlighet med både ditt eget företags redovisningsregler och din affärspartners operativa praxis.

Kvalificerade fakturor kan också utfärdas på nytt

Kvalificerade fakturor som uppfyller kraven i det kvalificerade faktureringssystemet kan utfärdas på nytt.
När man utfärdar en ny faktura måste man dock se till att kritiska uppgifter som fakturanummer, datum för utfärdande, organisationsnummer och skattesats stämmer överens med den ursprungliga fakturan.

När du utfärdar en faktura på nytt bör du inkludera en anmärkning som ”Återutfärdad kopia” eller ”Reviderad version” i fältet för titel eller anmärkningar för att tydligt ange dess relation till den ursprungliga fakturan.

När och hur man utfärdar en faktura på nytt

Här är de vanligaste fallen där det är nödvändigt att utfärda en faktura på nytt, tillsammans med rutinerna för att hantera varje situation.

När en faktura försvinner eller skadas

När en faktura behöver utfärdas på nytt utan att innehållet ändras ska du tydligt ange ”Återutfärdad” i fältet för titel eller anmärkningar för att skilja den från den ursprungliga fakturan och sedan utfärda den på nytt med samma innehåll.

När det finns fel i beloppet eller andra uppgifter

Om det finns fel i belopp, skattesats eller annat innehåll skapar du en ny faktura med de korrigerade uppgifterna och utfärdar den på nytt till klienten.

Den felaktiga fakturan kommer att behandlas som ”felaktigt skickad” eller ”fel i utskick” och den nya versionen kommer att betraktas som den officiella fakturan.

När det sker en ändring av företagets namn eller organisationsnummer

Om det sker några ändringar i informationen om företaget ska du utfärda fakturan baserat på den senaste informationen.

Om du använder elektronisk fakturering kan ett molnbaserat faktureringssystem som Stripe Invoicing göra det lättare att skicka fakturor på nytt med hjälp av en inbyggd funktion för att skicka fakturor på nytt.

Hur man skapar en återutfärdad faktura

När du utfärdar en faktura på nytt är det viktigt att se till att den överensstämmer med kraven i den ursprungliga fakturan samtidigt som det tydligt anges att det är ett återutfärdat dokument.

Använd rubriken och anmärkningarna

Formatet för återutfärdade fakturor kan vara detsamma som för vanliga fakturor, men det är bra att tydligt ange ”Faktura (återutfärdad)” i rubriken och inkludera orsaken till återutfärdandet i anmärkningsfältet, till exempel "Återutfärdad på grund av förlust av den ursprungliga fakturan" eller "Ersatt på grund av korrigering av innehållet".

Använd det ursprungliga utfärdandedatumet

När du utfärdar en faktura på nytt ska det ursprungliga faktura i allmänhet användas som utfärdandedatum. Om du vill inkludera datumet då den utfärdades på nytt kan du lägga till något i stil med ”Återutfärdad: [Månad] [Dag], [År]” i anmärkningsfältet.

Lägg till ett undernummer till fakturanumret

För fakturanummer läggs vanligtvis ett undernummer till i slutet av det ursprungliga faktura som ett sätt att indikera att det har utfärdats på nytt. Om det ursprungliga fakturanumret till exempel var nr 1000 skulle den nya fakturanumret använda nr 1000-1.

Kontrollera innehållet

När du utfärdar en faktura på nytt på grund av förlust eller skada ska du se till att uppgifterna – som betalningsmottagarens namn, belopp, skattesats, förfallodatum och betalningsmottagarens konto – stämmer överens med originaluppgifterna.

Om du upptäcker fel i innehållet ska du utfärda en ny faktura med det avsnittet korrigerat och hantera den som en ersättning. Försök inte korrigera originaldokumentet genom att skriva över eller använda en korrigeringsstämpel.

Exempel på e-post som begär en ny utfärdad faktura

Om du är den part som begär att en faktura utfärdas på nytt ska du vara medveten om att din begäran kan orsaka besvär för din affärspartner. Sträva därför efter ett artigt och kortfattat meddelande för att se till att processen går smidigt. Förklara tydligt orsaken till det nya utfärdandet och tillhandahåll all nödvändig information så att mottagaren kan behandla begäran effektivt.

Här är ett exempel på hur du begär en ersättning för en förlorad faktura.

Ämne:
Begäran om att utfärda faktura för [månad] på nytt

E-postmeddelandets brödtext:
[Mottagarens företagsnamn]
[Namn på mottagarens representant]

Jag hoppas att allt är bra med dig.
Det här är [ditt namn] från [företagets namn].

Jag måste tyvärr meddela att jag har tappat bort fakturan för [månad] som du skickade häromdagen.

Jag ber om ursäkt för besväret, men kan du skicka fakturan på nytt? Den kan skickas till samma adress som tidigare.

Återigen, jag ber om ursäkt för besväret och jag uppskattar din hjälp med ärendet.

[Ditt företags namn]
[Ditt företags kontorepresentant och avdelningsnamn]
[Ditt företags telefonnummer]
[Ditt företags e-postadress]

Viktiga punkter om att utfärda fakturor på nytt

När du utfärdar en faktura på nytt är det viktigt att informationen om transaktionen är konsekvent. Låt oss granska de punkter som kräver särskild uppmärksamhet.

Ange tydligt att det är en återutfärdad faktura

Även om en klient begär att en faktura ska utfärdas på nytt är personen som gör begäran och personen som hanterar transaktionen kanske inte densamma. För att förhindra att klienten av misstag dubbelbehandlar en faktura i bokföringsprocessen ska du vara noga med att tydligt ange på fakturan att det rör sig om ett nytt utfärdande.

Undvik att stryka över fel eller använda en korrigeringsstämpel

Fakturor är viktiga dokument som fungerar som transaktionsbevis. Att använda dubbla rader för att stryka över ett fel eller använda en korrigeringsstämpel för att korrigera kvalificerade fakturor kan betraktas som oacceptabelt av skattekontoret eller revisorerna. Om det finns fel i innehållet är det säkrast att ersätta den gamla fakturan genom att korrigera den och utfärda en ny.

Inkludera en ursäktande anmärkning när du utfärdar på nytt

När du utfärdar en faktura på nytt på grund av fel från ditt företags sida ska du be om ursäkt och hantera situationen på ett uppriktigt sätt. I sådana fall bör du informera mottagaren om misstaget så snart som möjligt via e-post eller telefon med ett meddelande som liknar följande.

Ämne:
Beklagar fel på fakturan

E-postmeddelandets brödtext:
[Mottagarens företagsnamn]
[Namn på mottagarens representant]

Jag hoppas att allt är bra med dig. Det här är [namn] från [företagets namn].

Vi har upptäckt följande fel i fakturan för [månad] som vi nyligen skickade till dig. Jag ber om ursäkt för felet.

Fel: [Produktnamn och felaktigt belopp]
Korrigering: [Produktnamn och korrekt belopp]

Jag har utfärdat fakturan på nytt med det korrigerade beloppet. Bekräfta så snart som möjligt. Jag ber om ursäkt för besväret, men släng den ursprungliga fakturan.

Jag ber om ursäkt för de besvär som vår miss har orsakat. Vi kommer att ytterligare stärka vårt interna verifieringssystem och sträva efter att förhindra att liknande fel uppstår i framtiden.

Vi ser fram emot att göra affärer med dig i framtiden.

[Ditt företags namn]
[Ditt företags kontorepresentant och avdelningsnamn]
[Ditt företags telefonnummer]
[Ditt företags e-postadress]

Hur man minskar antalet återutfärdade fakturor

Att utfärda fakturor på nytt är en börda för båda inblandade parter (utfärdare och mottagare), så det är viktigt att vidta åtgärder för att minimera sannolikheten för att behöva utfärda fakturor på nytt.

Genom att använda en molntjänst som Stripe Invoicing kan du till exempel registrera klientens information, belopp och bankuppgifter som mallar. På så sätt kan du undvika fel och utelämnanden orsakade av manuell datainmatning, vilket minskar behovet av att utfärda fakturor på nytt.

Eftersom dessa tjänster också kan lagra fakturans historik, inklusive när den utfärdades och skickades, kan de också bidra till att minska risken för problem som förlorade eller skadade fakturor.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.