No es raro que los socios de la empresa o los clientes pidan que se vuelva a emitir una factura porque la perdieron o encontraron un error en ella. Sin embargo, cuando se vuelve a emitir una factura que ya se emitió, es importante seguir los procedimientos contables y comunicarse directamente con el cliente.

En este artículo, se explican los procedimientos, las pautas de redacción y los puntos importantes que se deben tener en cuenta a la hora de volver a emitir facturas en Japón. También se proporcionará un ejemplo de correo electrónico de solicitud.

¿Qué contiene este artículo?

• Las facturas se pueden volver a emitir
  
• Las facturas calificadas también se pueden volver a emitir
  
• Cuándo y cómo volver a emitir una factura
  
• Cómo crear una factura reemitida
  
• Ejemplo de correo electrónico de solicitud de reemisión de una factura
  
• Puntos clave sobre la reemisión de facturas
  
• Cómo reducir la cantidad de facturas reemitidas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

Las facturas se pueden volver a emitir

A menudo, se piensa que las facturas no se pueden volver a emitir después de que se envían a un socio de la empresa. En realidad, es posible volver a emitir una factura incluso después de que se envía. El procedimiento para hacerlo variará según el motivo y los detalles que hicieron necesaria esa reemisión.

Por ejemplo, si se pierde una factura, se puede emitir una nueva copia con el mismo contenido. Por otro lado, si la factura original contenía errores, como un importe o una fecha incorrectos, se debe emitir una factura corregida. El procedimiento para volver a emitir una factura varía según cuál de las partes descubrió el error.

Sea cual sea el caso para reemitir facturas, es importante responder de acuerdo con las normas contables de tu propia empresa y las prácticas operativas del socio de la empresa.

Las facturas calificadas también se pueden volver a emitir

Las facturas calificadas que cumplen con el Sistema de facturas calificadas pueden volver a emitirse.
Sin embargo, cuando vuelves a emitir una factura, debes tener el máximo cuidado con los datos críticos, como el número de factura, la fecha de emisión, el número de registro y la tasa impositiva, de modo de mantener la coherencia con la factura original.

Cuando reemites una factura, se recomienda incluir una nota como «Copia reemitida» o «Versión revisada» en el campo del título o los comentarios para indicar claramente la relación con la factura original.

Cuándo y cómo volver a emitir una factura

Estos son los casos típicos en los que es necesario volver a emitir una factura, junto con los procedimientos que se deben respetar en cada situación.

Cuando una factura se pierde o se daña

Cuando es necesario volver a emitir una factura sin ningún cambio en su contenido, indica claramente «Reemitida» en el campo de título u observaciones para distinguirla de la factura original y, a continuación, vuelve a emitirla con el mismo contenido.

Cuando hay errores en el importe u otros detalles

Si hay errores en el importe, la tasa impositiva u otro contenido, crea una nueva factura en la que se refleje la información corregida y vuelve a emitirla al cliente.

La factura errónea se tratará como «enviada incorrectamente» o «enviada por error» y la versión reemitida se considerará como la factura oficial.

Cuando hay un cambio en el nombre o número de registro de la empresa

Si hay algún cambio en la información de la empresa, vuelva a emitir la factura en función de la información más reciente.

Si utilizas la facturación electrónica, un sistema de facturación basado en la nube, como Stripe Invoicing, puede facilitar el reenvío de facturas mediante una funcionalidad integrada de «reenvío».

Cómo crear una factura reemitida

Cuando se vuelve a emitir una factura, es importante mantener la coherencia con los requisitos de la factura original y, al mismo tiempo, indicar claramente que se trata de un documento reemitido.

Usa la sección del título y de observaciones

El formato de las facturas reemitidas puede ser el mismo que el de las normales, pero es útil indicar claramente «Factura (reemitida)» en el título e incluir el motivo de la reemisión en el campo de observaciones, como «Reemitida debido a la pérdida de la factura original» o «Reemplazada debido a la corrección del contenido».

Usa la fecha original de emisión

Cuando se vuelve a emitir una factura, generalmente, se debe usar la fecha de emisión de la factura original. Si quieres incluir la fecha en que se volvió a emitir, puedes agregar una nota como «Reemitida el: [Mes] [Día], [Año]» en el campo de observaciones.

Agrega un subnúmero al número de factura

En el caso de los números de factura, se suele anexar un subnúmero al final del número de factura original como una forma de indicar que se esta se volvió a emitir. Por ejemplo, si la factura original era la n.º 1000, la reemitida sería la n.º 1000-1.

Comprueba el contenido

Cuando vuelvas a emitir una factura debido a pérdidas o daños, asegúrate de que los datos, como el nombre del beneficiario, el importe, la tasa impositiva, la fecha de vencimiento del pago y la información de la cuenta del beneficiario, coincidan con los de la original.

Si encuentras algún error en el contenido, emite una nueva factura con esa sección corregida y trátala como reemplazo. No sobrescribas ni uses un sello de corrección para corregir el documento original.

Ejemplo de correo electrónico de solicitud de reemisión de una factura

Si eres la parte que solicita que se vuelva a emitir una factura, ten en cuenta que tu solicitud puede resultar inconveniente para el socio de la empresa. Por lo tanto, redacta un mensaje cortés y conciso para que el procesado sea fluido. Explica con claridad el motivo de la reemisión y proporciona toda la información necesaria para que el destinatario pueda procesar la solicitud con eficiencia.

A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo solicitar el reemplazo de una factura perdida.

Asunto:
Solicitud de reemisión de factura de [mes]

Texto del cuerpo del correo electrónico:
[Nombre de la empresa del destinatario]
[Nombre del representante del destinatario]

Espero que este correo electrónico te encuentre bien.
Soy [tu nombre] de [nombre de la empresa].

Lamento informarte que extravié la factura del mes de [mes] que tuviste la amabilidad de enviar el otro día.

Lamento las molestias, pero ¿podrías volver a emitir la factura? Puedes enviarla a la misma dirección que antes.

Una vez más, me disculpo por las molestias y agradezco tu ayuda en este asunto.

[Nombre de tu empresa]
[El representante de la cuenta y el nombre del departamento de tu empresa]
[Número de teléfono de tu empresa]
[Dirección de correo electrónico de tu empresa]

Puntos clave sobre la reemisión de facturas

A la hora de volver a emitir una factura, es importante mantener la coherencia de los detalles de la transacción. Revisemos los puntos que requieren especial atención.

Indica claramente que se trata de una factura reemitida

Incluso si un cliente solicita que se vuelva a emitir una factura, es posible que quien realiza la solicitud y quien gestiona la transacción no sean la misma persona. Para evitar que el cliente procese dos veces una factura por error durante el proceso contable, asegúrate de indicar con claridad en la factura que se trata de una reemisión.

Evita tachar errores o usar un sello corrector

Las facturas son documentos importantes que sirven como constancia de las transacciones. Es posible que la agencia fiscal o los auditores consideren inaceptable el uso de dobles líneas para tachar un error o de un sello corrector para corregir facturas calificadas. Si hay errores en el contenido, lo más seguro es corregir y emitir una nueva factura para reemplazar la anterior.

Incluye una nota de disculpa cuando reemitas la factura

Cuando vuelvas a emitir una factura por errores de tu empresa, asegúrate de incluir una disculpa y gestionar la situación con transparencia. En tales casos, debes informar al destinatario del error lo antes posible por correo electrónico o teléfono con un mensaje similar al siguiente.

Asunto:
Disculpa por error en factura

Texto del cuerpo del correo electrónico:
[Nombre de la empresa del destinatario]
[Nombre del representante del destinatario]

Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Soy [nombre] de [nombre de la empresa].

Descubrimos el siguiente error en la factura del mes de [mes] que te enviamos hace poco. Lamento sinceramente el error.

Error: [Nombre del producto e importe incorrectos]
Corrección: [Nombre del producto e importe correctos]

Volví a emitir la factura con el importe corregido. Confirma lo antes posible. Lamento las molestias, pero te solicito que descartes la factura original.

Lamento sinceramente las molestias ocasionadas por nuestro descuido. Reforzaremos aún más nuestro sistema de verificación interna y nos esforzaremos por evitar que se produzcan errores similares en el futuro.

Esperamos volver a hacer negocios contigo en el futuro.

[Nombre de tu empresa]
[El representante de la cuenta y el nombre del departamento de tu empresa]
[Número de teléfono de tu empresa]
[Dirección de correo electrónico de tu empresa]

Cómo reducir la cantidad de facturas reemitidas

La reemisión de facturas es una carga para ambas partes involucradas (emisor y destinatario), por lo que es importante implementar medidas con las cuales minimizar la probabilidad de tener que volver a emitir facturas.

Por ejemplo, el uso de un servicio en la nube como Stripe Invoicing te permite registrar información de los clientes, importes y datos bancarios en plantillas. Esto evita que se cometan errores y omisiones debido a la entrada manual de datos, lo que reduce la necesidad de volver a emitir facturas.

Debido a que estos servicios también pueden almacenar historiales de facturas, incluso cuándo se emitieron y enviaron, también pueden ayudar a reducir el riesgo de que surjan problemas como facturas perdidas o dañadas.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
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