Es ist nicht ungewöhnlich, dass Geschäftspartner oder Kundinnen und Kunden eine Rechnung neu ausstellen lassen, weil sie diese verloren oder einen Fehler darin gefunden haben. Wenn eine bereits ausgestellte Rechnung jedoch neu ausgestellt wird, ist es wichtig, die Buchhaltungsverfahren zu befolgen und reibungslos mit dem Kunden zu kommunizieren.

In diesem Artikel werden die Verfahren, die Vorgaben zum Schriftverkehr und wichtige Punkte erläutert, die bei der Neuausstellung von Rechnungen in Japan zu beachten sind. Außerdem erhalten Sie eine Beispiel-E-Mail mit der Anfrage.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Rechnungen können neu ausgestellt werden
  
• Auch qualifizierte Rechnungen können neu ausgestellt werden
  
• Wann und wie eine Rechnung neu ausgestellt wird
  
• So stellen Sie eine Rechnung erneut aus
  
• Beispiel-E-Mail mit Anfrage, eine Rechnung neu auszustellen
  
• Wichtige Punkte zur Neuausstellung von Rechnungen
  
• Reduzierung der Anzahl neu ausgestellter Rechnungen
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Rechnungen können neu ausgestellt werden

Es wird oft angenommen, dass Rechnungen nicht neu ausgestellt werden können, nachdem sie an einen Geschäftspartner gesendet wurden. Tatsächlich ist es möglich, eine Rechnung auch nach dem Versand erneut auszustellen. Das Verfahren dafür hängt vom Grund und den näheren Umständen ab, die diese Neuausstellung erforderlich gemacht haben.

Wenn beispielsweise eine Rechnung verloren geht, kann ein neues Exemplar mit demselben Inhalt ausgestellt werden. Wenn die ursprüngliche Rechnung hingegen Fehler enthielt, z. B. einen falschen Betrag oder ein falsches Datum, sollte eine korrigierte Rechnung ausgestellt werden. Das Verfahren für die erneute Ausstellung einer Rechnung variiert je nachdem, welche Partei den Fehler entdeckt hat.

Unabhängig davon, worin die Neuausstellung einer Rechnung begründet ist, müssen Sie unbedingt darauf achten, sowohl in Übereinstimmung mit den Buchhaltungsregeln Ihres eigenen Unternehmens als auch mit den Betriebspraktiken Ihres Geschäftspartners zu handeln.

Qualifizierte Rechnungen können auch neu ausgestellt werden

Qualifizierte Rechnungen, die dem Qualified Invoice System (System der qualifizierten Rechnungen) entsprechen, können neu ausgestellt werden.
Bei der erneuten Ausstellung einer solchen Rechnung ist jedoch mit äußerster Sorgfalt darauf zu achten, dass kritische Angaben wie Rechnungsnummer, Datum der Rechnungsstellung, Eintragungsnummer und Steuersatz mit der ursprünglichen Rechnung übereinstimmen.

Bei der erneuten Ausstellung einer Rechnung ist es ratsam, im Feld „Titel“ oder „Anmerkungen“ einen Vermerk wie „Neu ausgestelltes Exemplar“ oder „Überarbeitete Version“ anzugeben, um die Beziehung zur ursprünglichen Rechnung deutlich zu machen.

Wann und wie eine Rechnung neu ausgestellt wird

Hier sind die typischen Fälle, in denen eine Rechnung neu ausgestellt werden muss, sowie die Verfahren für den Umgang mit jeder Situation.

Wenn eine Rechnung verloren geht oder beschädigt wird

Wenn eine Rechnung ohne inhaltliche Änderungen neu ausgestellt werden muss, geben Sie im Feld „Titel oder Anmerkungen“ deutlich „Neu ausgestellt“ an, um sie von der ursprünglichen Rechnung zu unterscheiden, und stellen Sie sie dann mit demselben Inhalt neu aus.

Bei Fehlern im Betrag oder bei anderen Angaben

Wenn der Betrag, der Steuersatz oder andere Inhalte fehlerhaft sind, erstellen Sie eine neue Rechnung mit den korrigierten Informationen und stellen Sie sie der Kundin oder dem Kunden erneut aus.

Die irrtümliche Rechnung wird als „falsch gesendet“ oder „irrtümlich gesendet“ behandelt und die neu ausgestellte Version gilt als offizielle Rechnung.

Bei einer Änderung des Namens oder der Eintragungsnummer des Unternehmens

Wenn sich die Unternehmensangaben ändern, stellen Sie die Rechnung auf der Grundlage der neuesten Informationen neu aus.

Wenn Sie elektronische Rechnungsstellung verwenden, kann ein cloudbasiertes Rechnungsstellungssystem wie Stripe Invoicing den erneuten Rechnungsversand über die integrierte Funktion „erneut senden“ erleichtern.

So stellen Sie eine Rechnung erneut aus

Bei der erneuten Ausstellung einer Rechnung ist es wichtig, den Anforderungen der ursprünglichen Rechnung weiterhin gerecht zu werden und gleichzeitig deutlich darauf hinzuweisen, dass es sich um ein neu ausgestelltes Dokument handelt.

Titel und Anmerkungen verwenden

Bei neu ausgestellten Rechnungen können Sie ruhig das Format der regulären Rechnungen beibehalten, aber es empfiehlt sich, im Titel deutlich „Rechnung (neu ausgestellt)“ anzugeben. Auch den Grund für die Neuausstellung sollten Sie im Feld für die Anmerkungen angeben, wie z. B. „Neu ausgestellt aufgrund von Verlust der ursprünglichen Rechnung“ oder „Ersetzt aufgrund von Inhaltskorrektur“.

Ursprüngliches Ausstellungsdatum verwenden

Bei der Neuausstellung einer Rechnung sollte in der Regel das Datum der ursprünglichen Rechnung als Ausstellungsdatum verwendet werden. Wenn Sie das Datum der Neuausstellung angeben möchten, können Sie im Feld für die Anmerkungen den Text „Neu ausgestellt am: [Monat] [Tag], [Jahr]“ oder eine ähnliche Formulierung hinzufügen.

Unternummer zur Rechnung hinzufügen

Bei Rechnungen wird in der Regel eine Unternummer, auch Kennziffer genannt, an das Ende der ursprünglichen Rechnung angehängt, um anzuzeigen, dass sie neu ausgestellt wurde. Wenn die ursprüngliche Rechnung beispielsweise die Rechnungsnummer 1000 hatte, bekäme die neu ausgestellte Rechnung die Nummer 1000-1.

Inhalt prüfen

Achten Sie bei der erneuten Ausstellung einer Rechnung aufgrund von Verlust oder Beschädigung darauf, dass die Angaben – wie Name des Zahlungsempfängers, Betrag, Steuersatz, Fälligkeitsdatum der Zahlung und Konto des Zahlungsempfängers/der Zahlungsempfängerin – mit dem Original übereinstimmen.

Wenn Sie Fehler im Inhalt finden, stellen Sie eine neue Rechnung aus, in welcher der entsprechende Abschnitt korrigiert wurde, und handhaben Sie sie als Ersatz. Versuchen Sie bitte nicht, das Originaldokument durch Überschreiben oder Verwenden eines Korrekturstempels zu korrigieren.

Beispiel-E-Mail zur Anforderung einer neu ausgestellten Rechnung

Wenn Sie die Neuausstellung einer Rechnung beantragen, sollten Sie sich bewusst sein, dass Ihre Anfrage Ihrem Geschäftspartner Unannehmlichkeiten bereiten kann. Bemühen Sie sich daher um eine höfliche und prägnante Nachricht, um einen reibungslosen Prozess zu ermöglichen. Erklären Sie klar und deutlich den Grund für die Neuausstellung und stellen Sie alle erforderlichen Informationen bereit, damit der/die Empfänger/in die Anfrage effizient verarbeiten kann.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Anfrage, eine verlorene Rechnung zu ersetzen.

Betreff:
Anfrage zur Neuausstellung der Rechnung für [Monat]

E-Mail-Text:
[Name des Unternehmens der Empfängerin/des Empfängers]
[Name des Vertreters der Empfängerin/des Empfängers]

Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
Mein Name ist [Ihr Name] von [Name des Unternehmens].

Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich die Rechnung für den Monat [Monat], die Sie uns neulich geschickt haben, verlegt habe.

Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten. Könnten Sie die Rechnung bitte erneut ausstellen? Sie kann an dieselbe Adresse wie zuvor gesendet werden.

Ich entschuldige mich für die Mühe und danke Ihnen für Ihre Unterstützung in dieser Angelegenheit.

[Name Ihres Unternehmens]
[Kontovertreter/in und Abteilungsname Ihres Unternehmens]
[Telefonnummer Ihres Unternehmens]
[E-Mail-Adresse Ihres Unternehmen]

Wichtige Punkte zur Neuausstellung von Rechnungen

Bei der erneuten Ausstellung einer Rechnung ist es wichtig, dass die Details der Transaktion einheitlich sind. Lassen Sie uns die Punkte betrachten, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Deutliche Angabe, dass es sich um eine neu ausgestellte Rechnung handelt

Selbst wenn eine Kundin oder ein Kunde die Neuausstellung einer Rechnung anfordert, ist die Person, die die Anfrage stellt, nicht unbedingt dieselbe Person, die den Vorgang bearbeitet. Um zu verhindern, dass die Kundin oder der Kunde eine Rechnung in der Buchhaltung versehentlich doppelt verarbeitet, müssen Sie auf der Rechnung deutlich angeben, dass es sich um eine erneute Ausstellung einer Rechnung handelt.

Fehler durchstreichen oder Korrekturstempel besser vermeiden

Rechnungen sind wichtige Dokumente, die als Nachweis für Transaktionen dienen. Die Verwendung von Doppelstrichen zum Durchstreichen eines Fehlers oder die Verwendung eines Korrekturstempels zur Korrektur qualifizierter Rechnungen kann vom Finanzamt oder von Prüfern als inakzeptabel angesehen werden. Wenn der Inhalt Fehler enthält, ist es am sichersten, die alte Rechnung zu ersetzen, indem Sie sie korrigieren und eine neue ausstellen.

Entschuldigungsschreiben bei der erneuten Ausstellung einfügen

Wenn Sie eine Rechnung aufgrund von Fehlern Ihres Unternehmens erneut ausstellen, entschuldigen Sie sich bitte und gehen Sie mit der Situation aufrichtig um. In solchen Fällen sollten Sie den/die Empfänger/in so schnell wie möglich per E-Mail oder Telefon über den Fehler informieren, etwa in folgender Weise.

Betreff:
Entschuldigung für Fehler in Rechnung

E-Mail-Text:
[Name des Unternehmens der Empfängerin/des Empfängers]
[Name des Vertreters der Empfängerin/des Empfängers]

Ich hoffe, Sie hatten einen angenehmen Start in die Woche. Mein Name ist [Name] von [Unternehmen].

Bei der Prüfung der Rechnung für [Monat], die wir Ihnen kürzlich gesendet haben, haben wir den folgenden Fehler festgestellt. Ich möchte mich aufrichtig dafür entschuldigen.

Fehler: [Produktname und falscher Betrag]
Korrektur: [Produktname und korrekter Betrag]

Ich habe die Rechnung mit dem korrigierten Betrag neu ausgestellt. Bitte bestätigen Sie den Eingang, sobald es Ihnen möglich ist. Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten und bitte Sie, die ursprüngliche Rechnung zu verwerfen.

Bitte nehmen Sie meine Entschuldigung für die Mühe an, die unser internes Versehen verursacht hat. Ich versichere Ihnen, dass wir unser internes Überprüfungssystem weiter stärken und versuchen werden, ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden.

Ich hoffe, Sie bleiben uns auch in Zukunft als geschätzter Geschäftspartner erhalten.

[Name Ihres Unternehmens]
[Kontovertreter/in und Abteilungsname Ihres Unternehmens]
[Telefonnummer Ihres Unternehmens]
[E-Mail-Adresse Ihres Unternehmen]

Reduzierung der Anzahl neu ausgestellter Rechnungen

Da die Neuausstellung von Rechnungen für beide Seiten (Aussteller/in und Empfänger/in) eine Belastung darstellt, ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit einer Neuausstellung von Rechnungen zu minimieren.

Wenn Sie beispielsweise einen Cloud-Dienst wie Stripe Invoicing verwenden, können Sie Kundenangaben, Beträge und Bankdaten als Vorlagen registrieren. Dadurch werden Fehler und Versäumnisse durch manuelle Dateneingabe vermieden und damit die Notwendigkeit der Neuausstellung von Rechnungen verringert.

Da diese Dienste auch Rechnungsverläufe speichern können, einschließlich des Zeitpunkts ihrer Ausstellung und ihres Versands, können sie auch dazu beitragen, das Risiko von Problemen wie verlorene oder beschädigte Rechnungen zu verringern.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.
  
• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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