Não é incomum que parceiros empresariais ou clientes peçam a reemissão de uma fatura porque a perderam ou encontraram um erro nela. No entanto, quando uma fatura já emitida é reemitida, é importante seguir procedimentos contábeis podendo se comunicar sem problemas com o cliente.

Neste artigo vamos explicar os procedimentos, oferecer orientações de escrita para esses casos e pontos importantes a serem considerados ao reemitir faturas no Japão, além de disponibilizarmos um exemplo de e-mail de solicitação.

O que vamos abordar neste artigo?

• As faturas podem ser reemitidas
  
• Faturas qualificadas também podem ser reemitidas
  
• Quando e como reemitir uma fatura
  
• Como criar uma fatura reemitida
  
• Exemplo de e-mail para solicitar uma reemissão de fatura
  
• Principais pontos sobre a reemissão de faturas
  
• Como reduzir o número das faturas em aberto
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

As faturas podem ser reemitidas

Muitas vezes, pensamos que as faturas não podem ser reemitidas depois de terem sido enviadas a um parceiro empresarial, quando na realidade, isso é possível. O procedimento para fazer isso vai variar dependendo do motivo e detalhes que fizeram essa reemissão necessária.

Por exemplo, se uma fatura é perdida, é possível emitir uma nova cópia com o mesmo conteúdo. Por outro lado, se a fatura original continha erros, como um valor ou data incorretos, é preciso emitir uma fatura corrigida. O procedimento para reemitir uma fatura varia dependendo de qual parte descobriu o erro.

Seja qual for o caso da reemissão de faturas, é importante responder de acordo com as regras contábeis da sua própria empresa e as práticas operacionais do seu parceiro empresarial.

Faturas qualificadas também podem ser reemitidas

Faturas qualificadas que estejam em conformidade com o Sistema de Faturas qualificadas podem ser reemitidas.
No entanto, ao reemitir uma fatura, é preciso tomar o máximo cuidado para garantir que os detalhes críticos, como o número da fatura, a data de emissão da fatura, o número do cadastro e a alíquota permaneçam consistentes com a fatura original.

Ao reemitir uma fatura, é aconselhável incluir uma observação como “Cópia reemitida” ou “Versão revisada” no campo de título ou observações para indicar claramente a relação com a fatura original.

Quando e como reemitir uma fatura

Veja os casos típicos em que é necessário reemitir uma fatura, juntamente com os procedimentos para lidar com cada situação.

Quando uma fatura é perdida ou danificada

Quando uma fatura precisa ser reemitida sem qualquer alteração no seu conteúdo, indique claramente “Reemitida” no campo do título ou observações para distingui-la da fatura original e, em seguida, reemita-a com o mesmo conteúdo.

Quando há erros no valor ou em outros detalhes

Se houver erros no valor, alíquota ou outro conteúdo, crie uma nova fatura refletindo as informações corrigidas e emita-a novamente ao cliente.

A fatura incorreta será tratada como “enviada incorretamente” ou “enviada por engano” e a versão reemitida será considerada a fatura oficial.

Quando houver uma mudança no nome da empresa ou número do cadastro

Se houver alguma alteração nas informações da empresa, reemita a fatura com base nas informações mais recentes.

Se estiver usando o faturamento eletrônico, um sistema de faturamento estabelecido na nuvem, como o Stripe Invoicing, pode facilitar o reenvio de faturas usando um recurso de "reenvio" integrado.

Como criar uma reemissão de fatura

Ao reemitir uma fatura, é importante manter a consistência com os requisitos da fatura original, indicando claramente de que se trata de um documento reemitido.

Use títulos e observações

O formato das faturas reemitidas pode ser o mesmo das faturas normais, mas é útil indicar claramente "Fatura (Reemitida)" no título e incluir o motivo da reemissão no campo de observações, como "Reemitida devido à perda da fatura original" ou "Substituída devido à correção de conteúdo".

Use a data de emissão original

Ao reemitir uma fatura, a data original da fatura geralmente deve ser usada como data de emissão. Se quiser incluir a data de reemissão, você pode adicionar algo como "Reemitido em: [Mês] [Dia], [Ano]" ao campo de observações.

Adicione um número secundário ao número da fatura

Para números de fatura, um número secundário geralmente é anexado ao fim do número da fatura original como forma de indicar que foi reemitida. Por exemplo, se a fatura original era de número 1000, a fatura reemitida usaria o número 1000-1.

Verifique o conteúdo

Ao reemitir uma fatura devido a perdas ou danos, certifique-se de que os detalhes, como nome do beneficiário, valor, alíquota, data de vencimento do pagamento e informações da conta do beneficiário, correspondam ao original.

Se encontrar algum erro no conteúdo, emita uma nova fatura com essa seção corrigida e trate-a como uma substituição. Não tente corrigir o documento original sobrescrevendo-o ou usando um corretivo.

Exemplo de e-mail solicitando uma fatura reemitida

Se você é a parte que solicita a reemissão de uma fatura, esteja ciente de que sua solicitação pode causar inconvenientes para o parceiro da sua empresa. Portanto, procure uma mensagem educada e concisa para facilitar um processamento tranquilo. Explique claramente o motivo da reemissão e forneça todas as informações necessárias para que o beneficiário possa processar a solicitação de forma eficiente.

Veja um exemplo de como solicitar a substituição de uma fatura perdida.

Assunto:
Solicitação de reemissão de fatura para [mês]

Corpo do e-mail:
[Nome da empresa do beneficiário]
[Nome do representante do beneficiário]

Espero que você esteja bem.
Sou o(a) [seu nome] em nome do(a) [nome da empresa].

Lamento informar que perdi a fatura do mês de [mês] que você gentilmente enviou há alguns dias.

Desculpe o inconveniente, mas seria possível você reemitir a fatura? Ela pode ser enviada para o mesmo endereço que antes.

Mais uma vez, sinto muito pelo incômodo e agradeço sua ajuda nesta questão.

[Nome da sua empresa]
[Representante da conta da sua empresa e nome do departamento]
[Número de telefone da sua empresa]
[Endereço de e-mail da sua empresa]

Principais pontos sobre a reemissão de faturas

Ao reemitir uma fatura, é importante manter a consistência dos detalhes da transação. Vamos revisar os pontos que exigem atenção especial.

Indique claramente que se trata de uma fatura reemitida

Mesmo que um cliente solicite que uma fatura seja reemitida, a pessoa que faz a solicitação e a pessoa que processa a transação talvez não sejam a mesma. Para evitar que o cliente duplique acidentalmente o processamento de uma fatura durante a fase contábil, certifique-se de indicar claramente na fatura que se trata de uma nova emissão.

Evite rasurar as faturas

As faturas são documentos importantes que servem como comprovação das transações. Riscar erros manualmente ou usar um corretivo para corrigir faturas qualificadas pode ser considerado inaceitável pelo órgão tributário ou por auditores. Se houver erros no conteúdo, é mais seguro substituir a fatura antiga corrigindo-a e realizando a emissão de uma nova.

Inclua uma nota de desculpas ao reemitir

Ao reemitir uma fatura devido a erros da parte da sua empresa, certifique-se de incluir uma desculpa e lidar com a situação com sinceridade. Nesses casos, você deve informar o erro o mais rápido possível, seja por e-mail ou telefone, usando uma mensagem semelhante ao modelo abaixo.

Assunto:
Pedimos desculpas pelo erro na sua fatura

Corpo do e-mail:
[Nome da empresa do beneficiário]
[Nome do representante do beneficiário]

Esperamos que você esteja bem. Sou o(a) [seu nome] em nome do(a) [nome da empresa].

Descobrimos o seguinte erro na fatura de [mês] que enviamos recentemente. Peço sinceras desculpas pelo erro.

Erro: [nome do produto e valor incorreto]
Correção: [nome do produto e valor correto]

Reemitimos a fatura com o valor corrigido e pedimos que confirme o recebimento assim que possível. Lamentamos o incômodo, mas aconselhamos que a fatura original seja descartada.

Lamentamos sinceramente o inconveniente causado sob nossa supervisão. Vamos fortalecer ainda mais nosso sistema interno de verificação e nos esforçar para evitar que erros semelhantes ocorram no futuro.

Esperamos fazer negócios com você no futuro.

[Nome da sua empresa]
[Representante da conta da sua empresa e nome do departamento]
[Número de telefone da sua empresa]
[Endereço de e-mail da sua empresa]

Como reduzir o número das faturas em aberto

A reemissão de faturas é um fardo para ambas as partes envolvidas (emissor e beneficiário), por isso é importante implementar medidas para minimizar a probabilidade de ter que realizar esse processo.

Por exemplo, usar um serviço em nuvem como o Stripe Invoicing permite registrar dados de clientes, valores e dados bancários como modelos, evitando erros e omissões causados pela inserção manual de dados, reduzindo a necessidade de reemitir faturas.

Como esses serviços também podem armazenar históricos de faturas, inclusive quando foram emitidas e enviadas, eles também podem ajudar a reduzir o risco de problemas como faturas perdidas ou danificadas.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.
  
• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.
  
• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.
  
• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.
  

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