請求書は、売り手が買い手に商品またはサービスの代金の支払いを求めるために発行する文書です。業務に携わっている場合は、請求書の発行経験があるでしょう。

請求書の情報に誤りがあると、企業間の紛争につながる可能性があります。そのため、請求書を発行する売り手は、必要な情報がすべて正確であることを確認するために、書類の作成に細心の注意を払う必要があります。特に、請求書を作成する際には、買い手 (受取人) を正しく特定することが重要です。この記事では、請求書の受取人の名前に焦点を当て、その重要性、作成の基本的なガイドライン、留意すべきポイントについて説明します。

目次

• 請求書に受取人の名前を正しく記載することが重要な理由
  
• 請求書の正しい宛先指定方法　
  
• 請求書の宛先を指定する際のポイント
  
• 請求書への記載が必要なその他の項目
  
• Stripe Invoicing がどのように役立つか
  

請求書に受取人の名前を正しく記載することが重要な理由　

前述のように、受取人の名前が請求書に正しく記載されていることが重要です。これは特に大企業との取引で当てはまります。特定の部門や担当者を明確に指定しないと、納品後に請求書が適切な担当者に届くまでに大幅な遅延が発生し、ビジネスパートナーに不要な手間が発生する可能性があります。さらに、クライアントに支払いを催促した場合、遅延の原因が自社側のミスであったとしても、会社の勤勉さや配慮が不足しているという印象を醸成し、信頼が損なわれ、ビジネス関係そのものに悪影響を及ぼす可能性があります。

さらに、請求書がクライアント会社の受取人に届かないと、クライアントだけでなく、請求書発行会社にも迷惑がかかります。クライアントの住所の確認、住所の修正、請求書の再発行などの作業には、追加のコストと労力がかかります。

したがって、これは基本的なステップのように思われるかもしれませんが、請求書が適切な担当者に円滑に届くよう、受取人側の担当者に宛先の詳細を事前に確認しておくことが重要です。

請求書の正しい宛先指定方法

このセクションでは、請求書の受取人の名前を正しく記載するための基本事項について説明します。

受取人名の記載形式

請求書に限らず、書類に受取人の名前を記載する場合は、必ず敬称を後に付ける必要があります。通常、請求書や領収書などの書類では、名前の後ろに「御中」または「様」を付けます。以下では、それぞれの敬称を詳しく見ていきましょう。

会社や部門に御中を使用する

「御中」は、会社、部門、公的機関などの組織に書類を送付する際に使用される敬称です。したがって、書類の受取人が会社、学校、または特定の部門 (経理や営業など) である場合は、「御中」を敬称として使用します。

個人の場合は 様

請求書の受取人が個人 (個人事業主や企業の特定の担当者など) の場合、受取人の名前の最後に「様」を付けます。日常的に請求書を作成していて、宛先のほとんどが会社や部門であるため、デフォルトの敬称として「御中」を設定している場合は、見落としに注意が必要です。場合によっては、手動で「様」に切り替える必要があります。

日本語には多くの敬称があります。「殿」は「様」に似ていますが、「殿」は上位者が下位者に対して使用する敬称です。そのため、B2B の取引では使用しません。

御中と様を同時に使用しない

請求書の受取人の名前を記載する際は、御中と様を同時に使用しないよう注意が必要です。そのためには、受取人が組織全体か、組織内の個人かを事前に確認しておくことが重要です。組織の場合は、「組織名 + 御中」を使用します。組織内の個人 (組織名の後に個人名が続く場合) の場合は、「組織名 + 個人名 + 様」の形式を使用します。この場合、「御中」は不要です。

適格請求書の宛先指定

日本では、2023 年 10 月から適格請求書制度が施行されています。インボイス制度では、事業者が制度要件を満たす適格請求書を発行する場合、請求書の宛先は担当者の個人名ではなく会社名である必要があります。この要件があるのは、適格請求書が個人宛てに氏名で宛先指定されている場合、支出が法人経費ではなく個人費とみなされる可能性があるためです。そのため、会社が本来請求できる仕入税額控除を請求できなくなるリスクがあります。

仕入税額控除を利用できるのは、会社に雇用されている個人ではなく、インボイス制度登録番号を取得する手続きを経た法人または個人事業主です。したがって、個人従業員が適格請求書の受領責任を負う場合でも、適格請求書の受取人名は会社名である必要があります。

ただし、個人事業主に発行される適格請求書の場合は、主たる屋号または個人名を受取人として使用できます。その場合も、適格請求書を受け取る個人事業主に事前に連絡し、受取人名の記載方法を確認することが推奨されます。適格請求書の受取人名がインボイス制度の登録情報と一致しない場合、適格請求書を受け取ったにもかかわらず、個人事業主が仕入税額控除を請求できなくなるリスクがあります。

請求書送付用封筒の宛先指定

請求書自体だけでなく、送付に使用する封筒への受取人の名前の記載方法にも注意が必要です。留意すべき主な点は次のとおりです。

• 「御中」「様」など、基本的な敬称のルールに従う。
  
• 請求書の送付先住所は、ビジネスパートナーの実際の所在地とは異なる場合があることに留意する。
  

2 番目の点は特に注意が必要です。たとえば、ビジネスパートナーのオフィスが支店であり、請求書業務を担当する部門が本社にある場合、封筒に記載する住所と受取人名は請求書自体に記載されている情報とは異なることに留意が必要です。

英語での請求書の宛先指定　

近年、日本でも英語で請求書を発行する必要性が高まっています。英語で請求書を作成する場合は、請求書に関連する固有の英語の用語や表記法をよく理解しておくことが重要です。宛先の名前を英語で表記する場合は、以下のように「Billed to」の後に会社名を記載します (注: LLC は直訳すると有限責任会社ですが、日本では一般的にこの法人形態を [合同会社] と呼びます)。

• 受取人が ABC 株式会社の場合: 「Billed to ABC Inc.」
  
• 受取人が DEF 合同会社の場合: 「Billed to DEF LLC.」
  

法人や有限責任会社の名前を書く際には特に注意が必要です。たとえば、国内の外資系企業の場合、英語の会社名は以下のように記載されていることが多く、正式名称の末尾が Inc. や LLC であるとは限りません。そのため、受取人名を事前に確認しておくことが重要です。また、英語の請求書に慣れていない場合はスペルミスが特に多いため、ビジネスパートナーに送付する前に内容を慎重に確認することが重要です。

• 株式会社 (Kabushiki Kaisha): K.K. (会社名が ABC 株式会社の場合は「ABC K.K.」)
  
• 合同会社 (Godo Kaisha): G.K. (会社名が DEF 合同会社の場合は「DEF G.K.」)
  

請求書の宛先を指定する際のポイント

請求書の宛先を指定する際には、次の点に注意が必要です。

正式名称を使用する

請求書の宛先を指定する際は、必ず正式名称または法人名を使用する必要があります。会社名の前後に「株式会社」または「合同会社」のどちらが来るかに注意し、「株」や「同」と略さず、完全な正式な形式で記載するようにしてください。同じ構成要素を持つ 2 つの異なる会社が存在する可能性があります。唯一の違いは、それらの構成要素の表記順序です。たとえば、株式会社 ABC (会社名が末尾) と ABC 株式会社 (会社名が先頭) です。

受取人の情報に変更がないか確認する

ビジネスパートナーとの円滑かつ定期的なコミュニケーションを維持し、変更を速やかに把握できるよう努めることが重要です。ビジネスパートナーに関する以下の情報は変更される可能性があります。

• 合併などによる会社名、部門名、または担当部門の変更
  
• 異動、退職などによる会社担当者の変更
  
• 昇進、異動などによる会社担当者の役職名の変更
  

また、取引先の情報 (連絡先情報の更新など) についても、営業や経理などの部門間で情報を漏れなく一貫して共有し、取引先情報の更新漏れを防ぐことが重要です。

受取人の名前が正しくない場合の請求書の再発行

請求書の受取人の名前に誤りがあることに気付いた場合は、速やかにビジネスパートナーに連絡し、誤りについて謝罪します。このような場合は、誤りのある「取消請求書」と受取人の名前を修正した「再発行請求書」の両方を発行し、正しい情報を記載した再発行請求書を速やかにビジネスパートナーに送付します。取消請求書と再発行請求書については、それぞれの書類に「取消済み」と「再発行済み」と明記します。請求書発行会社はそれぞれのコピーを保管し、クライアントは両方の請求書をまとめて保管する必要があります。

特にインボイス制度では、適格請求書の受取人の氏名に誤りがあった場合、発行事業者は、取消請求書 (発行済みの元の請求書) と再発行した請求書のコピーを保管する際に、訂正内容が明確にわかるように注意し、廃棄しないようにする必要があります。適格請求書の原本を廃棄すると、受取人が仕入税額控除の請求をする際に問題が発生する可能性があるためです。

なお、誤りに二重線を引く行為や修正液・修正テープを使用する行為は、取引先に対して失礼であり、過失や不適切な行為と見なされる可能性があります。また、文書の改ざんが疑われる可能性もあるため、厳に慎む必要があります。

請求書への記載が必要なその他の項目

請求書に特定のレイアウト要件はありません。任意の形式で作成できます。ただし、ビジネスパートナーが正しい請求内容を十分に把握できるように、請求書の各項目が明確かつわかりやすいことが重要です。

請求書には次の情報を含める必要があります。

• 請求書の受取人 (買い手) の名前
  
• 請求書の発行会社 (売り手) の会社名と氏名
  
• 取引金額
  
• 取引内容
  

さらに、必須ではありませんが、次の項目は実際には請求書発行時に不可欠です。請求書にも必ず含めるようにしてください。

• 書類のタイトル: 「請求書」
  
• 請求書番号
  
• 請求書の発行日
  
• 支払期限
  
• 銀行振込情報
  
• 銀行振込手数料の取り扱い (どちらの当事者が手数料を負担するか)
  

銀行振込手数料の負担者に関する問題は、特に後で紛争が起こりやすいため、契約時に企業がこの件について合意することが重要です。請求書自体には、「ご不便をおかけしますが、電信送金手数料はお客様にご負担いただきますようお願いいたします」などの簡単なメモを記載し、この合意を明確に文書化することが重要です。

このように、請求書にはさまざまな情報を記載する必要があり、受取人の名前だけでも詳細な検討事項が含まれているため、請求書の作成にはある程度の労力が必要であることは明らかです。したがって、請求書がその役割を果たし、取引を円滑に進めるためには、発行者がビジネスパートナーのニーズに対応し、効率的な業務体制を維持する必要があります。

さらに、請求書を作成する際には、高度なカスタマイズが可能な請求書自動生成システムを使用することで、時間と労力を大幅に削減し、請求書処理を効率化できます。経理業務を含むバックオフィス機能全体の改善を目指す場合は、決済代行業者が提供する包括的なシステムの導入を検討することが推奨されます。スムーズかつ正確に請求書を発行できる企業であれば、ビジネスパートナーとのより強固で信頼の置ける関係を構築できます。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から決済回収までの売掛金 (AR) プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続課金でも、Stripe は入金の迅速化と業務の効率化を支援します:

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe がホストする請求書決済ページにより、回収業務にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと連携でき、システム間の同期を保ちながらデータの手入力を減らします。

Stripe が売掛金 (AR) プロセスをどのように簡素化できるかについては、こちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。