La fattura è un documento emesso dal venditore nei confronti dell'acquirente per richiedere il pagamento di beni o servizi. Se operi in ambito aziendale, è probabile che tu abbia già esperienza nell'emissione di fatture.

Se le informazioni riportate in fattura sono errate, possono insorgere controversie tra le attività. Pertanto, il venditore che emette la fattura deve prestare attenzione nella preparazione del documento, assicurandosi che tutte le informazioni necessarie siano corrette. In particolare, nella redazione di una fattura è importante identificare correttamente l'acquirente (ossia il destinatario). In questo articolo ci concentreremo sul nome del destinatario nelle fatture, spiegandone l'importanza, le linee guida di base per la sua compilazione e i principali aspetti da tenere presenti.

Contenuto dell'articolo

• Importanza di indicare correttamente il nome del destinatario in fattura
  
• Come intestare correttamente una fattura　
  
• Punti chiave per l'intestazione delle fatture
  
• Altri elementi da includere nelle fatture
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Importanza di indicare correttamente il nome del destinatario in fattura　

Come accennato, è fondamentale che il nome del destinatario sia corretto nelle fatture. Questo è particolarmente importante quando si ha a che fare con grandi attività: se il reparto specifico o la persona di riferimento non sono indicati chiaramente, la fattura potrebbe subire ritardi significativi nel raggiungere il destinatario corretto dopo l'invio, causando disagi per il partner commerciale. Inoltre, se solleciti il pagamento al cliente quando il ritardo è stato causato da un errore della tua azienda, rischi di trasmettere un'immagine di scarsa attenzione o considerazione, con possibili ripercussioni negative sulla fiducia e sulla relazione commerciale.

Inoltre, se la fattura non raggiunge il destinatario previsto presso l'azienda cliente, si generano disagi non solo per il cliente ma anche per l'azienda che la emette. Ciò può comportare costi e attività aggiuntive, come la verifica dell'indirizzo del cliente, la correzione dell'indirizzo e la riemissione della fattura.

Pertanto, anche se può sembrare un passaggio di base, per garantire che le fatture vengano recapitate senza problemi alla persona di riferimento corretta, è importante verificare in anticipo i dati del destinatario con il referente del cliente.

Come intestare correttamente una fattura

Questa sezione illustra le basi per indicare correttamente il nome del destinatario della fattura.

Formattazione del nome del destinatario

Quando includi il nome del destinatario su un documento, non solo nelle fatture, devi aggiungere un titolo di cortesia. In genere, documenti come fatture e ricevute utilizzano 御中 (Spettabile) o 様 Gentile Sig./Sig.ra), che vengono aggiunti dopo il nome. Di seguito analizziamo più nel dettaglio ciascun titolo di cortesia.

Utilizza 御中 (Spettabile) per aziende o reparti

御中 (Spettabile) è una forma di cortesia utilizzata quando si inviano documenti a organizzazioni come aziende, reparti o enti pubblici. Pertanto, se il destinatario del documento è un'azienda, una scuola o un reparto specifico (come Contabilità o Vendite), devi utilizzare 御中 (Spettabile) come titolo di cortesia.

Utilizza 様 (Gentile Sig./Sig.ra) per le persone fisiche

Quando il destinatario della fattura è una persona fisica, come il titolare di ditta individuale o un referente specifico all'interno di un'attività, aggiungi al nome del destinatario il titolo di cortesia 様 (Gentile Sig./Sig.ra). Se emetti regolarmente fatture e hai impostato 御中 (Spettabile) come titolo di cortesia predefinito perché la maggior parte dei destinatari sono aziende o reparti, presta attenzione a evitare errori: in alcuni casi dovrai modificare manualmente il titolo di cortesia in 様 (Gentile Sig./Sig.ra).

Nella lingua giapponese esistono numerosi titoli di cortesia. Il termine 殿 (-dono) è simile a 様 (-sama). Tuttavia, 殿 (-dono) è un titolo di cortesia utilizzato da superiori nei confronti dei subordinati e, pertanto, non viene impiegato nelle comunicazioni business-to-business.

Non utilizzare insieme 御中 (Spettabile) e 様 (Gentile Sig./Sig.ra)

Quando indichi il nome del destinatario della fattura, evita di utilizzare contemporaneamente 御中 (Spettabile) e 様 (Gentile Sig./Sig.ra). A tal fine, è importante stabilire in anticipo se il destinatario è l'organizzazione nel suo insieme oppure una persona specifica all'interno dell'organizzazione. Per un'organizzazione, utilizza il formato "Nome dell'organizzazione + 御中 (Spettabile)". Per una persona all'interno di un'organizzazione ossia quando il nome della persona segue quello dell'organizzazione, utilizza il formato "Nome dell'organizzazione + Nome della persona + 様 (Gentile Sig./Sig.ra)". In questo caso, 御中 (Spettabile) non deve essere utilizzato.

Gestione delle fatture qualificate

In Giappone, il sistema delle fatture qualificate è in vigore da ottobre 2023. In base a questo sistema, quando un'attività emette una fattura qualificata che soddisfa i requisiti previsti, il destinatario indicato in fattura deve essere il nome dell'azienda e non quello della persona incaricata. Questo requisito esiste perché, se una fattura qualificata è intestata a una persona fisica, la spesa potrebbe essere considerata personale anziché aziendale; di conseguenza, l'azienda rischia di non poter richiedere il credito d'imposta sugli acquisti a cui avrebbe diritto.

Il credito d'imposta sugli acquisti non è disponibile per le persone fisiche dipendenti di un'azienda, ma per le società o i titolari di ditta individuale che hanno completato la procedura per ottenere un numero di registrazione al sistema di fatturazione. Pertanto, anche se un singolo dipendente è incaricato di ricevere fatture qualificate, il nome del destinatario su tali fatture deve essere quello dell'azienda.

Tuttavia, nel caso di una fattura qualificata emessa a un titolare di ditta individuale, è possibile indicare come destinatario sia il nome commerciale sia il nome personale. Anche in questi casi, è consigliabile contattare preventivamente il lavoratore autonomo che riceverà la fattura qualificata per confermare come deve essere indicato il nome del destinatario. Se il nome del destinatario su una fattura qualificata non corrisponde ai dati di registrazione nel sistema di fatturazione, il titolare di ditta individuale rischia di non poter richiedere il credito d'imposta sugli acquisti, anche se ha ricevuto la fattura qualificata.

Intestazione delle buste per le fatture

Presta attenzione a come viene indicato il nome del destinatario non solo sulla fattura, ma anche sulla busta utilizzata per l'invio. I principali punti da tenere presenti sono:

• Segui le regole di base per i titoli di cortesia, come 御中 (Spettabile) e 様 (Gentile Sig./Sig.ra).
  
• Tieni presente che l'indirizzo di spedizione indicato per le fatture può talvolta essere diverso dalla sede fisica del partner commerciale.
  

Il secondo punto richiede particolare attenzione. Ad esempio, se la sede del partner commerciale è una filiale mentre il reparto che gestisce la fatturazione si trova presso la sede centrale, è necessario ricordare che l'indirizzo e il nome del destinatario sulla busta saranno diversi rispetto a quelli riportati sulla fattura.

Intestazione delle buste per le fatture　

Negli ultimi anni è diventato sempre più necessario emettere fatture in inglese, anche in Giappone. Quando si gestiscono fatture in inglese, è importante acquisire familiarità con la terminologia e le convenzioni specifiche utilizzate in ambito di fatturazione. Quando indichi il nome del destinatario in inglese, inserisci il nome dell'azienda dopo “Intestatario”, come mostrato di seguito. (Nota: sebbene LLC significhi letteralmente "società a responsabilità limitata", in Giappone questo tipo di entità è generalmente indicato come Godo Kaisha [合同会社].)

• Se il destinatario è ABC Kabushiki Kaisha: "Addebitare a ABC Inc.".
  
• Se il destinatario è DEF Godo Kaisha: "Addebitare a DEF LLC."
  

È necessaria particolare attenzione quando si scrivono i nomi di società e società a responsabilità limitata. Ad esempio, nel caso di società estere operanti in Giappone, i nomi delle aziende in inglese sono spesso indicati come sopra e la denominazione ufficiale non termina necessariamente con "Inc." o "LLC". Pertanto, è importante confermare in anticipo il nome del destinatario con il partner commerciale. Inoltre, dato che gli errori di ortografia sono particolarmente frequenti per chi non ha familiarità con la redazione di fatture in inglese, è fondamentale verificare con attenzione il contenuto prima di inviarlo ai partner commerciali.

• Società per azioni (Kabushiki Kaisha): K.K. (Se il nome dell'azienda è ABC Kabushiki Kaisha, sarà indicato come "ABC K.K.")
  
• Società a responsabilità limitata (Godo Kaisha): G.K. (Se il nome dell'azienda è DEF Godo Kaisha, sarà indicato come "DEF G.K.")
  

Punti chiave per l'intestazione delle fatture

Quando compili l'intestazione di una fattura, tieni presenti i seguenti punti:

Utilizza la denominazione ufficiale

Assicurati di utilizzare la denominazione ufficiale o la ragione sociale quando compili l'intestazione di una fattura. Presta attenzione al fatto che 株式会社 (Kabushiki Kaisha) o 合同会社 (Godo Kaisha) compaiano prima o dopo il nome dell'azienda e assicurati di riportarli nella forma completa e ufficiale, senza abbreviarli come 株 (Co./Inc.) o 同 (Ltd./LLC). Possono esistere due aziende con componenti del nome identici, distinguibili solo dall'ordine in cui sono riportati, ad esempio Kabushiki Kaisha ABC (con il nome dell'azienda alla fine) e ABC Kabushiki Kaisha (con il nome dell'azienda all'inizio).

Verifica eventuali modifiche alle informazioni del destinatario

Mantieni una comunicazione fluida e costante con i partner commerciali per ricevere informazioni di eventuali variazioni. Le seguenti informazioni relative al partner commerciale possono cambiare:

• Nome dell'azienda, nome del reparto o reparto di riferimento, ad esempio a seguito di fusioni ecc.
  
• Rappresentante dell'azienda, ad esempio per trasferimenti o dimissioni
  
• Titolo del rappresentante aziendale, ad esempio per promozioni o trasferimenti
  

Inoltre, per quanto riguarda le informazioni sui partner commerciali, inclusi gli aggiornamenti dei dati di contatto, è importante garantire una condivisione completa e coerente tra i diversi reparti, come Vendite e Contabilità, per evitare che tali aggiornamenti vengano trascurati.

Emetti nuovamente la fattura se il nome del destinatario non è corretto

Se ti accorgi che il nome del destinatario su una fattura è errato, contatta tempestivamente il partner commerciale per scusarti dell'errore. In questi casi, è necessario emettere sia la "fattura annullata" contenente l'errore sia la "fattura riemessa" con il nome corretto del destinatario, e inviare prontamente al partner commerciale la fattura riemessa con i dati corretti. Per le fatture annullate e riemesse, indica chiaramente "Annullata" e "Riemessa" sui rispettivi documenti. L'emittente deve conservarne una copia, mentre il cliente deve conservare entrambe le fatture insieme.

In particolare, nell'ambito del sistema di fatturazione, se su una fattura qualificata è presente un errore nel nome del destinatario, la società emittente deve assicurarsi che le correzioni siano chiaramente identificabili quando conserva sia la fattura annullata (la fattura originale già emessa) sia quella riemessa, e non deve eliminarle. Questo perché, se la fattura qualificata originale viene scartata, potrebbero sorgere problemi quando il destinatario tenta di richiedere il credito d'imposta sugli acquisti.

È importante evitare di tracciare doppie linee sugli errori o utilizzare correttori liquidi o nastri correttivi per apportare modifiche, poiché queste pratiche sono considerate poco appropriate nei confronti dei partner commerciali e possono essere percepite come segno di scarsa attenzione o inadeguatezza. Inoltre, possono generare sospetti di manomissione del documento.

Altri elementi da includere nelle fatture

Non esiste un formato obbligatorio per le fatture: possono essere create secondo qualsiasi impostazione. Tuttavia, è importante che ogni voce riportata in fattura sia chiara e facilmente comprensibile, in modo che il partner commerciale possa disporre di tutte le informazioni corrette relative all'addebito.

Le seguenti informazioni devono essere incluse in ogni fattura:

• Nome del destinatario della fattura (acquirente)
  
• Nome dell'azienda e nome della persona che emette la fattura (venditore)
  
• Importo dell'operazione
  
• Dettagli della transazione
  

Inoltre, sebbene non siano obbligatori, i seguenti elementi sono nella pratica indispensabili per l'emissione delle fatture. Assicurati quindi di includerli anche nelle tue fatture.

• Nome del documento: "Fattura"
  
• Numero di fattura
  
• Data di emissione della fattura
  
• Data di scadenza del pagamento
  
• Dati bonifico bancario
  
• Gestione delle commissioni per bonifico bancario (quale parte sostiene i costi)
  

La questione di chi sostiene le commissioni del bonifico è particolarmente soggetta a contestazioni successive; pertanto, è importante che le attività raggiungano un accordo su questo aspetto già in fase contrattuale. Nella fattura, assicurati di inserire una breve nota, ad esempio: "Ci scusiamo per il disagio, ma chiediamo gentilmente al cliente di farsi carico delle commissioni di bonifico", così da rendere questo accordo esplicito. che tale comprensione sia esplicitamente documentata.

Come si può notare, le informazioni da riportare in una fattura sono numerose e anche il solo nome del destinatario richiede attenzione a diversi dettagli, il che evidenzia come la creazione delle fatture richieda un certo impegno. Pertanto, affinché la fattura svolga correttamente la sua funzione e la transazione proceda senza problemi, la parte emittente deve rispondere alle esigenze dei partner commerciali e mantenere una struttura operativa efficiente.

Inoltre, quando si creano le fatture, utilizzare un sistema automatizzato di generazione delle fatture con un elevato livello di personalizzazione consente di ridurre in modo significativo tempi e fatica, rendendo il processo più efficiente. Se l'obiettivo è migliorare nel complesso le funzioni di back office, inclusa la contabilità, può essere utile valutare l'adozione di un sistema completo offerto da un fornitore di servizi di pagamento. Se le attività riescono a emettere fatture in modo agevole e accurato, possono rafforzare le relazioni con i partner commerciali e consolidare la fiducia reciproca.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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