Een factuur is een document dat door een verkoper aan een koper wordt verstrekt om betaling voor goederen of diensten te vragen. Als je betrokken bent bij zakelijke activiteiten, heb je waarschijnlijk wel eens facturen verstuurd.

Als de informatie op een factuur onjuist is, kan dit mogelijk leiden tot geschillen tussen bedrijven. Daarom moet de verkoper die de factuur opstelt zorgvuldig te werk gaan om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie klopt. Bij het opstellen van een factuur is het vooral belangrijk om de koper (dus de ontvanger) correct te vermelden. In dit artikel richten we ons op de naam van de ontvanger op facturen, waarbij we het belang ervan uitleggen, basisrichtlijnen geven voor het opschrijven ervan en belangrijke punten noemen om in gedachten te houden.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom het belangrijk is om de naam van de ontvanger correct op een factuur te vermelden
  
• Hoe je een factuur correct adresseert　
  
• Belangrijke punten bij het adresseren van facturen
  
• Andere gegevens die op facturen moeten staan
  
• Hoe Stripe Invoicing je kan helpen
  

Waarom het belangrijk is om de naam van de ontvanger correct op een factuur te vermelden　

Zoals gezegd is het belangrijk dat de naam van de ontvanger correct op facturen staat. Dit geldt vooral bij grote bedrijven; als de specifieke afdeling of contactpersoon niet duidelijk is aangegeven, kan de factuur na verzending aanzienlijke vertraging oplopen voordat deze bij de juiste persoon terechtkomt, wat onnodige rompslomp voor je zakenpartner kan veroorzaken. Bovendien, als je de klant zou aansporen tot betaling, ondanks dat de vertraging is veroorzaakt door een fout van jouw kant, zou dit de indruk kunnen wekken dat je bedrijf onzorgvuldig of onattent is, wat het vertrouwen kan ondermijnen en een negatieve invloed kan hebben op de zakelijke relatie zelf.

Bovendien, als de factuur de beoogde ontvanger bij het bedrijf van de klant niet bereikt, veroorzaakt dat niet alleen ongemak voor de klant, maar ook voor jou, het bedrijf dat de factuur verstuurt. Extra kosten en moeite zijn onder andere taken zoals het controleren van het adres van de klant, het corrigeren van het adres en het opnieuw versturen van de factuur.

Daarom is het, hoewel dit misschien een voor de hand liggende stap lijkt, belangrijk om de gegevens van de geadresseerde van tevoren te bevestigen bij de vertegenwoordiger van de ontvanger, zodat facturen soepel bij de juiste contactpersoon terechtkomen.

Hoe schrijf je een factuur correct aan

In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe je de naam van de ontvanger van de factuur correct schrijft.

De naam van de ontvanger opmaken

Wanneer de naam van een ontvanger op een document staat, niet alleen op een factuur, moet er een aanspreektitel achter staan. Meestal wordt op documenten zoals facturen en bonnen 御中 (Aan wie het aangaat) of 様 (Geachte heer/mevrouw) gebruikt, wat achter de naam wordt toegevoegd. Laten we hieronder elk van deze aanspreektitels eens nader bekijken.

Gebruik 御中 (Aan wie het aangaat) voor bedrijven of afdelingen

御中 (Aan wie het aangaat) is een respectvolle aanspreekvorm die wordt gebruikt bij het versturen van documenten naar organisaties zoals bedrijven, afdelingen of openbare instellingen. Als de beoogde ontvanger van een document een bedrijf, een school of een specifieke afdeling (zoals Boekhouding of Verkoop) is, moet je daarom 御中 (Aan wie het aangaat) als aanspreekvorm gebruiken.

Gebruik 様 (Geachte heer/mevrouw) voor individuen

Als de ontvanger van de factuur een persoon is, zoals een eenmanszaak of een specifieke contactpersoon bij een bedrijf, wordt de aanspreektitel 様 (Geachte heer/mevrouw) achter de naam van de ontvanger geplaatst. Als je regelmatig facturen maakt en 御中 (Aan wie het aangaat) als standaard aanspreektitel hebt ingesteld omdat de meeste van je geadresseerden bedrijven of afdelingen zijn, let dan goed op dat je geen fouten maakt; af en toe moet je de aanspreektitel handmatig wijzigen in 様 (Geachte heer/mevrouw).

Er zijn veel aanspreekvormen in de Japanse taal. De term 殿 (-dono) lijkt op 様 (-sama). 殿 (-dono) is echter een aanspreekvorm die door leidinggevenden wordt gebruikt wanneer ze zich tot ondergeschikten richten. Het wordt daarom niet gebruikt in b2b-communicatie.

Gebruik 御中 (Aan wie het aangaat) en 様 (Geachte heer/mevrouw) niet samen

Vermijd bij het vermelden van de naam van de factuurontvanger het gelijktijdig gebruik van 御中 (Ter attentie van) en 様 (Geachte heer/mevrouw). Daarom is het belangrijk om van tevoren vast te stellen of de beoogde ontvanger de organisatie als geheel is of een persoon binnen de organisatie. Gebruik voor een organisatie de notatie ’Naam organisatie + 御中’ (Ter attentie van de organisatie). Voor een persoon binnen een organisatie, wat betekent dat de naam van de persoon volgt op de naam van de organisatie, gebruik je de indeling ’Naam organisatie + Naam persoon + 様” (Dhr./Mevr. Naam persoon bij organisatie). 御中 (Aan wie het aangaat) is niet nodig.

Aanspreken van gekwalificeerde facturen

In Japan is het systeem voor gekwalificeerde facturen sinds oktober 2023 van kracht. Volgens dit systeem moet, wanneer een bedrijf een gekwalificeerde factuur uitgeeft die aan de vereisten voldoet, de geadresseerde op de factuur de bedrijfsnaam zijn, en niet de persoonlijke naam van de verantwoordelijke persoon. Deze vereiste bestaat omdat, als een gekwalificeerde factuur op naam van een persoon is gesteld, de uitgave mogelijk als een persoonlijke uitgave wordt beschouwd in plaats van een zakelijke uitgave; daardoor loopt het bedrijf het risico dat het geen aanspraak kan maken op het aankoopbelastingkrediet waarop het anders recht zou hebben.

Het aankoopbelastingkrediet is niet beschikbaar voor personen die in dienst zijn bij een bedrijf, maar wel voor bedrijven of eenmanszaken die het proces hebben doorlopen om een registratienummer voor het facturatiesysteem te verkrijgen. Daarom moet de naam van de ontvanger op gekwalificeerde facturen de bedrijfsnaam zijn, zelfs als een individuele werknemer verantwoordelijk is voor het ontvangen van gekwalificeerde facturen.

Bij een gekwalificeerde factuur die aan een eenmanszaak wordt verstuurd, mag je echter zowel de bedrijfsnaam als de persoonlijke naam als geadresseerde gebruiken. Ook in zulke gevallen is het raadzaam om van tevoren contact op te nemen met de eenmanszaak die de gekwalificeerde factuur ontvangt, om te bevestigen hoe de naam van de ontvanger moet worden vermeld. Als de naam van de ontvanger op een gekwalificeerde factuur niet overeenkomt met de gegevens in zijn registratie bij het facturatiesysteem, loopt de eenmanszaak het risico dat hij geen aanspraak kan maken op het aankoopbelastingkrediet, ondanks dat hij de gekwalificeerde factuur heeft ontvangen.

Adresseren van enveloppen voor facturen

Let goed op hoe de naam van de ontvanger wordt geschreven, niet alleen op de factuur zelf, maar ook op de envelop waarmee je hem verstuurt. Belangrijke punten om in gedachten te houden zijn:

• Volg de basisregels voor aanspreekvormen, zoals 御中 (Aan wie het aangaat) en 様 (Geachte heer/mevrouw).
  
• Let op: het opgegeven bezorgadres voor facturen kan soms afwijken van de daadwerkelijke fysieke locatie van de zakenpartner.
  

Het tweede punt verdient speciale aandacht. Als het kantoor van de zakenpartner bijvoorbeeld een filiaal is en de afdeling die de facturering verzorgt zich op het hoofdkantoor bevindt, moet je er rekening mee houden dat het adres en de naam van de ontvanger op de envelop zullen verschillen van de informatie die op de factuur zelf staat.

Facturen adresseren in het Engels　

De laatste jaren is het steeds vaker nodig om een factuur in het Engels op te stellen, zelfs in Japan. Als je met facturen in het Engels werkt, is het belangrijk om vertrouwd te raken met de specifieke Engelse terminologie en conventies die bij facturering horen. Als je de naam van de ontvanger in het Engels schrijft, zet je de bedrijfsnaam achter ’Billed to’, zoals hieronder te zien is. (Opmerking: Hoewel LLC letterlijk vertaald 'Limited Liability Company' betekent, wordt dit type onderneming in Japan over het algemeen aangeduid als een Godo Kaisha [合同会社].)

• Als de ontvanger ABC Kabushiki Kaisha is: ’Gefactureerd aan ABC Inc.’
  
• Als de ontvanger DEF Godo Kaisha is: ’Gefactureerd aan DEF LLC.’
  

Je moet extra goed opletten bij het schrijven van de namen van bedrijven en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid. Bijvoorbeeld, bij buitenlandse bedrijven met een vestiging in Japan worden Engelse bedrijfsnamen vaak als volgt vermeld, en de officiële naam eindigt niet per se op Inc. of LLC. Daarom, nogmaals, zorg ervoor dat je de naam van de ontvanger van tevoren met je zakenpartner controleert. Bovendien komen spelfouten vaak voor bij mensen die niet gewend zijn om Engelse facturen op te stellen. Het is dus belangrijk om de inhoud zorgvuldig te controleren voordat je de facturen naar je zakenpartners verstuurt.

• Naamloze vennootschap (Kabushiki Kaisha): K.K. (Als de bedrijfsnaam ABC Kabushiki Kaisha is, dan wordt het ’ABC K.K.’)
  
• Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (Godo Kaisha): G.K. (Als de bedrijfsnaam DEF Godo Kaisha is, dan wordt het ’DEF G.K.’)
  

Belangrijke punten bij het adresseren van facturen

Houd bij het adresseren van een factuur rekening met de volgende punten:

Gebruik de officiële naam

Zorg ervoor dat je de officiële of wettelijke naam gebruikt bij het adresseren van een factuur. Let erop of 株式会社 (Kabushiki Kaisha) of 合同会社 (Godo Kaisha) voor of achter de bedrijfsnaam staat, en schrijf het in de volledige, officiële vorm zonder afkortingen zoals 株 (Co./Inc.) of 同 (Ltd./LLC). Er kunnen twee verschillende bedrijven zijn met identieke naamonderdelen, waarbij het enige verschil de volgorde is waarin die onderdelen worden geschreven, bijvoorbeeld Kabushiki Kaisha ABC (met de bedrijfsnaam als laatste) en ABC Kabushiki Kaisha (met de bedrijfsnaam als eerste).

Controleer of er wijzigingen zijn in de gegevens van de ontvanger

Probeer soepel en regelmatig contact te houden met je zakenpartners, zodat je meteen op de hoogte bent van eventuele wijzigingen. De volgende gegevens van je zakenpartner kunnen veranderen:

• Bedrijfsnaam, afdelingsnaam of verantwoordelijke afdeling als gevolg van fusies, enz.
  
• Bedrijfsvertegenwoordiger vanwege overplaatsing, ontslag, enz.
  
• Functie van de bedrijfsvertegenwoordiger door promotie, overplaatsing, enz.
  

Bovendien is het belangrijk om, wat betreft informatie over zakenpartners, inclusief updates van contactgegevens, te zorgen voor een grondige, consistente uitwisseling van informatie tussen afdelingen, zoals Verkoop en Boekhouding, om te voorkomen dat updates van zakenpartners over het hoofd worden gezien.

Stuur de factuur opnieuw als de naam van de ontvanger niet klopt

Als je merkt dat er een fout staat in de naam van de ontvanger op een factuur, neem dan meteen contact op met je zakenpartner om je excuses aan te bieden voor de fout. In zulke gevallen moet je zowel de 'geannuleerde factuur' met de fout als een 'heruitgegeven factuur' met de gecorrigeerde naam van de ontvanger opstellen, en de heruitgegeven factuur met de juiste gegevens meteen naar je zakenpartner sturen. Geef bij geannuleerde en opnieuw uitgegeven facturen duidelijk 'Geannuleerd' en 'Opnieuw uitgegeven' aan op de betreffende documenten. De uitgever moet van beide een kopie bewaren en de klant moet beide facturen bij elkaar bewaren.

Vooral binnen het facturatiesysteem geldt dat als er een fout staat in de naam van de ontvanger op een geldige factuur, de uitgever ervoor moet zorgen dat de correcties duidelijk herkenbaar zijn wanneer hij kopieën bewaart van zowel de geannuleerde factuur (de oorspronkelijke factuur die is uitgegeven) als de opnieuw uitgegeven factuur, en hij mag deze niet weggooien. Dit komt omdat als de oorspronkelijke geldige factuur wordt weggegooid, dit problemen kan veroorzaken wanneer de ontvanger het belastingkrediet probeert te claimen.

Houd er rekening mee dat het doorstrepen van fouten met dubbele lijnen of het gebruik van correctievloeistof of correctietape om correcties aan te brengen, als onbeleefd wordt beschouwd tegenover zakenpartners en kan worden opgevat als nalatig of ongepast. Bovendien kunnen dergelijke handelingen argwaan wekken over het knoeien met documenten, dus moeten ze strikt worden vermeden.

Andere gegevens die je op facturen moet vermelden

Er zijn geen specifieke opmaakvereisten voor facturen; ze kunnen in elk formaat worden opgesteld. Het is echter belangrijk dat elk item op de factuur duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is, zodat je zakenpartner volledig op de hoogte is van de juiste factuurgegevens.

De volgende informatie moet op elke factuur staan:

• Naam van de ontvanger van de factuur (koper)
  
• Bedrijfsnaam en persoonlijke naam van de factuuruitgever (verkoper)
  
• Transactiebedrag
  
• Transactiegegevens
  

Bovendien zijn de volgende elementen, hoewel niet verplicht, in de praktijk onmisbaar bij het opstellen van facturen. Zorg ervoor dat je ze ook op je facturen vermeldt.

• Titel van het document: ’Factuur’
  
• Factuurnummer
  
• Datum van factuuruitgifte
  
• Vervaldatum
  
• Gegevens van bankoverschrijving
  
• Hoe gaan we om met de kosten voor de bankoverschrijving (wie betaalt die kosten)?
  

De kwestie van wie de kosten voor de bankoverschrijving draagt leidt later vaak tot geschillen; daarom is het belangrijk dat bedrijven hierover afspraken maken op het moment dat ze het contract sluiten. Zorg ervoor dat je op de factuur zelf een korte opmerking zet, bijvoorbeeld: ’Onze excuses voor het ongemak, maar we vragen de klant vriendelijk om de kosten voor de bankoverschrijving te dragen’, zodat deze afspraak duidelijk vastgelegd is.

Zoals je ziet, moet er allerlei informatie op een factuur worden vermeld, en zelfs alleen al de naam van de ontvanger vereist gedetailleerde afwegingen, wat duidelijk maakt dat het opstellen van facturen een zekere inspanning vergt. Om ervoor te zorgen dat een factuur zijn rol vervult en de transactie soepel verloopt, moet de uitgever daarom inspelen op de behoeften van zijn zakenpartners en een efficiënte operationele structuur handhaven.

Bovendien kun je bij het opstellen van facturen met een geautomatiseerd facturatiesysteem dat in hoge mate aanpasbaar is, veel tijd en moeite besparen, waardoor een efficiënte factuurverwerking mogelijk wordt. Als het je doel is om je backoffice-functies in het algemeen te verbeteren, inclusief de boekhouding, kun je overwegen om een uitgebreid systeem te implementeren dat wordt aangeboden door een betalingsagent. Als bedrijven facturen soepel en nauwkeurig kunnen versturen, kan dit helpen om sterkere, op vertrouwen gebaseerde relaties met zakenpartners op te bouwen.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.