Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine Verkäuferin oder ein Verkäufer an eine Käuferin oder einen Käufer ausstellt, um die Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen einzufordern. Wenn Sie geschäftlich tätig sind, haben Sie wahrscheinlich schon Erfahrung mit der Ausstellung von Rechnungen.

Sind die Angaben auf einer Rechnung fehlerhaft, kann dies zu Streitigkeiten zwischen Unternehmen führen. Daher muss die Verkäuferin oder der Verkäuer, die bzw. der die Rechnung ausstellt, bei der Erstellung des Dokuments Sorgfalt walten lassen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Angaben korrekt sind. Insbesondere ist es bei der Erstellung einer Rechnung wichtig, die Käuferin oder den Käufer (d. h. die Empfängerin oder den Empfänger) korrekt anzugeben. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf den Namen der Empfängerin oder des Empfängers auf Rechnungen und erläutern dessen Bedeutung, grundlegende Hinweise zum Ausfüllen sowie wichtige Punkte, die zu beachten sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum es wichtig ist, den Empfängernamen korrekt auf einer Rechnung anzugeben
  
• So adressieren Sie eine Rechnung korrekt　
  
• Wichtige Punkte bei der Adressierung von Rechnungen
  
• Weitere Angaben auf Rechnungen
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Warum es wichtig ist, den Empfängernamen auf einer Rechnung korrekt anzugeben　

Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass der Name der Empfängerin/des Empfängers auf den Rechnungen korrekt ist. Dies gilt insbesondere bei großen Unternehmen. Wenn die jeweilige Abteilung oder Ansprechperson nicht klar angegeben ist, kann die Rechnung mit erheblicher Verzögerung bei der entsprechenden Person ankommen, was zu unnötigem Ärger für Ihr Unternehmen führen kann. Sollten Sie zudem die Kundin/den Kunden zur Zahlung drängen – obwohl die Verzögerung durch einen Fehler Ihrerseits verursacht wurde –, könnte dies den Eindruck erwecken, dass Ihr Unternehmen nicht sorgfältig oder rücksichtsvoll arbeitet, was möglicherweise das Vertrauen untergräbt und sich negativ auf die Geschäftsbeziehung selbst auswirkt.

Wenn die Rechnung nicht bei der vorgesehenen Empfängerin/dem vorgesehenen Empfänger im Kundenunternehmen ankommt, verursacht dies nicht nur Unannehmlichkeiten für den Kunden, sondern auch für Sie, also das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt. Zusätzliche Kosten und Aufwand umfassen Aufgaben wie die Überprüfung der Kundenadresse, die Korrektur der Adresse und die erneute Ausstellung der Rechnung.

Auch wenn dies wie ein einfacher Schritt erscheinen mag: Um sicherzustellen, dass Rechnungen reibungslos an die richtige Kontaktperson zugestellt werden, sollten Sie die Adressdaten unbedingt vorab mit der Vertreterin/dem Vertreter der Empfängerseite abklären.

So adressieren Sie eine Rechnung korrekt

In diesem Abschnitt werden die Grundlagen für die korrekte Schreibweise des Namens der Rechnungsempfängerin oder des Rechnungsempfängers erläutert.

Den Empfängernamen formatieren

Immer wenn der Empfängername auf einem Dokument, nicht nur auf einer Rechnung, angegeben wird, muss darauf eine Anrede folgen. In Dokumenten wie Rechnungen und Belegen wird in der Regel 御中 (An die zuständige Stelle) oder 様 (Sehr geehrte Frau/sehr geehrter Herr) verwendet, die nach dem Namen hinzugefügt werden. Sehen wir uns die einzelnen Anredeformen unten genauer an.

Verwenden Sie 御中 (An die zuständige Stelle) für Unternehmen oder Abteilungen

御中 (An die zuständige Stelle) ist eine respektvolle Form der Ansprache, die verwendet wird, wenn Dokumente an Organisationen wie Unternehmen, Abteilungen oder öffentliche Einrichtungen gesendet werden. Wenn der vorgesehene Empfänger eines Dokuments ein Unternehmen, eine Schule oder eine bestimmte Abteilung (wie Buchhaltung oder Vertrieb) ist, sollten Sie 御中 (An die zuständige Stelle) als Anrede verwenden.

Verwenden Sie 様 (Sehr geehrte Frau/sehr geehrter Herr) für Einzelpersonen

Wenn die Rechnungsempfängerin oder der Rechnungsempfänger eine Einzelperson ist – beispielsweise eine Einzelunternehmerin oder ein Einzelunternehmer oder eine bestimmte Ansprechpartnerin bzw. ein bestimmter Ansprechpartner in einem Unternehmen –, wird die Anrede 様 (Sehr geehrte Frau/sehr geehrter Herr) an den Namen der Empfängerin oder des Empfängers angehängt. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen erstellen und 御中 (An die zuständige Stelle) als Standardanrede festgelegt haben, da die meisten Ihrer Adressaten Unternehmen oder Abteilungen sind, vermeiden Sie bitte Flüchtigkeitsfehler; gelegentlich müssen Sie die Anrede manuell in 様 (Sehr geehrte Frau/sehr geehrter Herr) ändern.

In der japanischen Sprache gibt es viele Anreden. Der Begriff 殿 (-dono) ähnelt 様 (-sama). 殿 (-dono) ist jedoch eine Anrede, das von Vorgesetzten verwendet wird, wenn sie sich an Untergebene wenden. Sie wird daher nicht in der Business-to-Business/B2B-Kommunikation verwendet.

Verwenden Sie 御中 (An die zuständige Stell) und 様 (Sehr geehrte Frau/sehr geehrter Herr) nicht zusammen

Vermeiden Sie es, bei der Angabe des Empfängernamens auf der Rechnung die Bezeichnungen „御中“ (An die zuständige Stelle) und „様“ (Sehr geehrte Frau/sehr geehrter Herr) gleichzeitig zu verwenden. Aus diesem Grund ist es wichtig, im Voraus zu klären, ob es sich bei dem vorgesehenen Empfänger um eine Organisation als Ganzes oder um eine Person innerhalb der Organisation handelt. Bei einer Organisation verwenden Sie „Name der Organisation + 御中“ (An die zuständige Stelle bei Organisation). Bei einer Person innerhalb einer Organisation – d. h. wenn der Name der Person auf den Namen der Organisation folgt – verwenden Sie das Format „Name der Organisation + Name der Person + 様“ (Frau/Herr Name der Person bei der Organisation). 御中 (An die zuständige Stelle) ist nicht erforderlich.

Adressieren qualifizierter Rechnungen

In Japan gilt das System für qualifizierte Rechnungen seit Oktober 2023. Im Rahmen des Rechnungssystems müssen Unternehmen, die eine qualifizierte Rechnung ausstellen, die die Anforderungen des Systems erfüllt, als Adressaten auf der Rechnung den Namen des Unternehmens und nicht den Namen der Einzelperson der Zahlung angeben. Diese Vorschrift besteht, weil eine qualifizierte Rechnung, die namentlich an eine Einzelperson adressiert ist, möglicherweise als persönliche Ausgabe und nicht als Betriebsausgabe angesehen wird; folglich läuft das Unternehmen Gefahr, die Steuergutschrift nicht geltend machen zu können, auf die es andernfalls Anspruch hätte.

Die Vorsteuergutschrift steht nicht Einzelpersonen zu, die bei einem Unternehmen angestellt sind, sondern nur Kapitalgesellschaften oder Einzelunternehmern, die das Verfahren zur Erlangung einer Registrierungsnummer für das Rechnungssystem durchlaufen haben. Selbst wenn eine einzelne Person im Unternehmen für den Empfang qualifizierter Rechnungen zuständig ist, muss daher als Empfänger auf den qualifizierten Rechnungen der Name des Unternehmens angegeben sein.

Bei einer qualifizierten Rechnung, die an einen Einzelunternehmer ausgestellt wird, ist es jedoch zulässig, entweder dessen primären Firmennamen oder dessen persönlichen Namen als Empfänger anzugeben. Auch in solchen Fällen ist es ratsam, sich vorab mit dem Einzelunternehmer, der die qualifizierte Rechnung erhalten wird, in Verbindung zu setzen, um zu klären, wie der Empfängername angegeben werden soll. Wenn der Empfängername auf einer qualifizierten Rechnung nicht mit den Angaben in der Registrierung im Rechnungssystem übereinstimmt, läuft der Einzelunternehmer Gefahr, den Vorsteuerabzug nicht geltend machen zu können, obwohl er die qualifizierte Rechnung erhalten hat.

Adressieren von Umschlägen für Rechnungen

Achten Sie darauf, wie der Empfängername nicht nur auf der Rechnung selbst, sondern auch auf dem Versandumschlag angegeben ist. Wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Befolgen Sie die grundlegenden Regeln für die Anrede, wie 御中 (An die zuständige Stelle) und 様 (Sehr geehrte Frau/sehr geehrter Herr).
  
• Beachten Sie, dass die angegebene Lieferadresse für Rechnungen manchmal vom tatsächlichen physischen Standort des Unternehmens abweichen kann.
  

Der zweite Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit. Wenn das Büro der Geschäftspartnerin/des Geschäftspartners beispielsweise ein Standort einer Filiale ist und sich die Rechnungsabteilung am Hauptsitz befindet, weichen die Adresse und der Empfängername von den Angaben auf der Rechnung selbst ab.

Rechnungen auf Englisch adressieren　

In den letzten Jahren ist es zunehmend wichtig geworden, eine Rechnung auf Englisch auszustellen, auch in Japan. Bei der Bearbeitung von Rechnungen auf Englisch ist es wichtig, sich mit der spezifischen englischen Terminologie und den Konventionen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung vertraut zu machen. Wenn Sie den Namen der Adressatin oder des Adressaten auf Englisch schreiben, geben Sie den Namen des Unternehmens nach „Billed to“ (Rechnungsempfänger) an, wie unten gezeigt. (Hinweis: Während LLC wörtlich übersetzt „Unternehmen mit beschränkter Haftung“ bedeutet, wird dieser Unternehmenstyp in Japan im Allgemeinen als Godo Kaisha [合同会社] bezeichnet.)

• Wenn der Empfänger ABC Kabushiki Kaisha lautet: „Billed to ABC Inc.“
  
• Wenn der Empfänger DEF Godo Kaisha lautet: „Billed to DEF LLC.“
  

Beim Schreiben der Namen von Kapitalgesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist besondere Sorgfalt geboten. Bei in Japan ansässigen Unternehmen mit ausländischer Beteiligung werden englische Firmennamen beispielsweise häufig wie folgt angegeben, wobei der offizielle Name nicht unbedingt mit „Inc.“ oder „LLC“ endet. Wir möchten daher noch einmal betonen, dass Sie den Namen der Empfängerseite unbedingt vorab mit Ihrer Geschäftspartnerin/Ihrem Geschäftspartner abklären sollten. Da Rechtschreibfehler besonders häufig bei Personen vorkommen, die mit der Erstellung englischer Rechnungen nicht vertraut sind, ist es zudem wichtig, den Inhalt sorgfältig zu überprüfen, bevor Sie die Rechnungen an Ihre Geschäftspartner/innen versenden.

• Kapitalgesellschaft (Kabushiki Kaisha): K.K. (Wenn der Name des Unternehmens ABC Kabushiki Kaisha lautet, dann wäre es „ABC K.K.“)
  
• Unternehmen mit beschränkter Haftung (Godo Kaisha): G.K. (Wenn der Name des Unternehmens DEF Godo Kaisha lautet, dann wäre es „DEF G.K.“)
  

Wichtige Punkte bei der Adressierung von Rechnungen

Beachten Sie bei der Adressierung einer Rechnung bitte folgende Punkte:

Den offiziellen Namen verwenden

Achten Sie darauf, bei der Adressierung einer Rechnung den offiziellen oder rechtsgültiger Name zu verwenden. Achten Sie darauf, ob 株式会社 (Kabushiki Kaisha) oder 合同会社 Godo Kaisha vor oder nach dem Unternehmen steht, und stellen Sie sicher, dass Sie die vollständige, offizielle Form verwenden, ohne sie mit 株 (Co./Inc.) oder 同 (Ltd./LLC) abzukürzen. Es kann zwei verschiedene Unternehmen mit identischen Namensbestandteilen geben, wobei der einzige Unterschied in der Reihenfolge besteht, in der diese Bestandteile geschrieben werden, z. B. Kabushiki Kaisha ABC (mit dem Unternehmensnamen hinten) und ABC Kabushiki Kaisha (mit dem Unternehmensnamen vorne).

Auf Änderungen an den Empfängerinformationen achten

Sorgen Sie für eine reibungslose und regelmäßige Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnerinnen/Geschäftspartern, damit Sie umgehend über Änderungen informiert werden. Die folgenden Informationen Ihrer Geschäftspartner/innen können sich ändern:

• Name des Unternehmens, Name der Abteilung oder verantwortliche Abteilung aufgrund von Fusionen usw.
  
• Ansprechperson im Unternehmen aufgrund von Versetzung, Kündigung usw.
  
• Titel der Ansprechperson im Unternehmen aufgrund von Beförderung, Versetzung usw.
  

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Angaben zu Geschäftspartnerinnen/Geschäftspartnern – einschließlich Aktualisierungen der Kontaktdaten – genau und konsistent zwischen Abteilungen wie Vertrieb und Buchhaltung geteilt werden, damit Änderungen der Informationen von Geschäftspartnerinnen/Geschäftspartnern nicht übersehen werden.

Rechnung erneut ausstellen, wenn der Empfängername falsch ist

Sollten Sie einen Fehler im Empfängernamen auf einer Rechnung feststellen, setzen Sie sich umgehend mit Ihrer Geschäftspartnerin/Ihrem Geschäftspartner in Verbindung und entschuldigen Sie sich für den Fehler. Stellen Sie in solchen Fällen sowohl die fehlerhafte „stornierte Rechnung“ als auch eine „neu ausgestellte Rechnung“ mit dem korrigierten Empfängernamen aus und senden Sie Ihrer Geschäftspartnerin/Ihrem Geschäftspartner die neu ausgestellte Rechnung mit den korrekten Angaben umgehend zu. Vermerken Sie bei stornierten und neu ausgestellten Rechnungen deutlich „Storniert“ bzw. „Neu ausgestellt“ auf den jeweiligen Dokumenten. Die ausstellende Stelle sollte jeweils eine Kopie aufbewahren, und die Kundin oder der Kunde sollte beide Rechnungen zusammen aufbewahren.

Bei einem Fehler im Empfängernamen auf einer qualifizierten Rechnung muss die ausstellende Person insbesondere in einem Rechnungssystem darauf achten, dass die Korrekturen eindeutig erkennbar sind, wenn Kopien sowohl der stornierten Rechnung (der ursprünglich ausgestellten Rechnung) als auch der neu ausgestellten Rechnung aufbewahrt werden, und darf diese nicht entsorgen. Denn wenn die ursprüngliche qualifizierte Rechnung entsorgt wird, könnte dies zu Problemen führen, wenn die empfangende Person versucht, die Vorsteuergutschrift geltend zu machen.

Bitte beachten Sie, dass das Durchstreichen von Fehlern mit doppelten Strichen oder die Verwendung von Korrekturflüssigkeit oder Korrekturband als unhöflich gegenüber Geschäftspartnerinnen/Geschäftspartnern gilt und als nachlässig oder unangemessen empfunden werden könnte. Darüber hinaus könnten solche Maßnahmen den Verdacht einer Dokumentenfälschung erwecken und sollten daher unbedingt vermieden werden.

Weitere Angaben auf Rechnungen

Es gibt keine speziellen Layoutanforderungen für Rechnungen. Sie können in jedem Format erstellt werden. Es ist jedoch wichtig, dass jeder Posten auf der Rechnung klar und leicht verständlich ist, damit Ihre Geschäftspartnerin/Ihr Geschäftspartner vollständig über die korrekten Abrechnungsdetails informiert ist.

Jede Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Name der Empfängerin oder des Empfängers der Rechnung (Käufer/in)
  
• Name des Unternehmens und persönlicher Name der Ausstellerin oder des Ausstellers der Rechnung (Verkäufer/in)
  
• Transaktionsbetrag
  
• Transaktionsdetails
  

Darüber hinaus sind die folgenden Angaben in der Praxis unverzichtbar, wenn Sie Rechnungen ausstellen, obwohl sie nicht zwingend erforderlich sind. Achten Sie darauf, sie auch auf Ihren Rechnungen anzugeben.

• Dokumenttitel: „Rechnung“
  
• Rechnungsnummer
  
• Rechnungsdatum
  
• Zahlungsziel
  
• Details zur Banküberweisung
  
• Umgang mit Banküberweisungsgebühren (welche Partei die Gebühren trägt)
  

Die Frage, wer die Banküberweisungsgebühren trägt, kann zu einem späteren Zeitpunkt häufig zu Zahlungsanfechtungen führen. Daher ist es wichtig, dass sich die Unternehmen zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses darüber einigen. Fügen Sie auf der Rechnung selbst einen kurzen Vermerk bei, wie z. B. „Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten, bitten aber die Kundin oder den Kunden, die Überweisungsgebühren zu tragen“, um sicherzustellen, dass diese Übereinkunft ausdrücklich dokumentiert wird.

Wie Sie sehen, müssen auf einer Rechnung verschiedene Angaben gemacht werden, und schon allein die Angabe des Empfängernamens erfordert eine sorgfältige Überlegung. Es ist also offensichtlich, dass die Erstellung von Rechnungen einen gewissen Aufwand erfordert. Damit eine Rechnung ihren Zweck erfüllt und der reibungslose Ablauf der Transaktion gewährleistet ist, muss die ausstellende Partei daher auf die Anforderungen ihrer Geschäftspartner/innen eingehen und eine effiziente Betriebsstruktur aufrechterhalten.

DDarüber hinaus lässt sich durch den Einsatz eines automatisierten Rechnungserstellungssystems mit umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten bei der Rechnungserstellung ein erheblicher Zeit- und Arbeitsaufwand einsparen, was eine effiziente Rechnungsbearbeitung ermöglicht. Wenn es Ihr Ziel ist, Ihre Backoffice-Abläufe insgesamt zu verbessern, einschließlich der Buchhaltung, sollten Sie die Einführung eines umfassenden Systems in Betracht ziehen, das von einem Zahlungsdienstleister angeboten wird. Wenn Unternehmen Rechnungen reibungslos und korrekt ausstellen können, kann dies dazu beitragen, stärkere und vertrauensvollere Beziehungen zu Unternehmen aufzubauen.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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