Une facture est un document émis par un commerçant à l’intention d’un client pour lui demander le paiement de biens ou de services. Si vous travaillez dans le monde des affaires, vous avez sans doute déjà eu l’occasion d’émettre des factures.

Si les informations figurant sur une facture sont erronées, cela peut potentiellement donner lieu à des litiges entre entreprises. C’est pourquoi le commerçant qui établit la facture doit faire preuve de rigueur lors de la préparation du document pour s’assurer que toutes les informations nécessaires sont exactes. En particulier, lors de la rédaction d’une facture, il est important d’identifier correctement le client (c’est-à-dire le destinataire). Dans cet article, nous nous concentrerons sur le nom du destinataire figurant sur les factures, en expliquant son importance, les règles de base pour l’inscrire et les points clés à garder à l’esprit.

Contenu de cet article

• Pourquoi il est important d’écrire correctement le nom du destinataire sur une facture
  
• Comment établir correctement une facture　
  
• Points clés à prendre en compte lors de l’établissement des factures
  
• Autres informations à inclure sur les factures
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Pourquoi il est important d’inscrire correctement le nom du destinataire sur une facture　

Comme indiqué précédemment, il est important que le nom du destinataire figure correctement sur les factures. Cela vaut tout particulièrement pour les grandes entreprises ; si le service ou l’interlocuteur n’est pas clairement indiqué, la facture risque de mettre beaucoup de temps à parvenir à la personne concernée après son envoi, ce qui entraînerait des tracas inutiles pour votre partenaire commercial. De plus, si vous deviez relancer le client pour obtenir le paiement — alors que le retard a été causé par une erreur de votre part —, cela pourrait donner l’impression que votre entreprise manque de diligence ou de considération, ce qui risquerait d’éroder la confiance et d’avoir un impact négatif sur la relation commerciale elle-même.

De plus, si la facture ne parvient pas au destinataire prévu au sein de l’entreprise cliente, cela causera des désagréments non seulement au client, mais aussi à vous, l’entreprise émettrice de la facture. Les coûts et les efforts supplémentaires comprennent des tâches telles que la vérification de l’adresse du client, la correction de celle-ci et la réémission de la facture.

Par conséquent, même si cela peut sembler être une étape élémentaire, pour garantir que les factures parviennent sans encombre à la personne de contact appropriée, veillez à vérifier au préalable les coordonnées du destinataire auprès du représentant de ce dernier.

Comment établir correctement une facture

Cette section explique les principes de base pour rédiger correctement le nom du destinataire de la facture.

Mise en forme du nom du destinataire

Chaque fois que le nom d’un destinataire figure sur un document, et pas seulement sur une facture, il doit être suivi d’une formule de politesse. En général, dans les documents tels que les factures et les reçus, on utilise 御中 (À qui de droit) ou 様 (Madame, Monsieur), qui sont ajoutés après le nom. Examinons de plus près chacune de ces formules de politesse ci-dessous.

Utilisez « 御中 » (À qui de droit) pour les entreprises ou les services

« 御中 » (À qui de droit) est une formule de politesse utilisée pour adresser des documents à des organisations telles que des entreprises, des services ou des institutions publiques. Par conséquent, si le destinataire d’un document est une entreprise, un établissement scolaire ou un service spécifique (comme la comptabilité ou les ventes), il convient d’utiliser « 御中 » (À qui de droit) comme formule de politesse.

Utilisez « 様 » (Madame, Monsieur) pour vous adresser à une personne

Lorsque le destinataire de la facture est une personne — un entrepreneur individuel ou un interlocuteur spécifique au sein d’une entreprise —, le titre de courtoisie 様 (Madame, Monsieur) est ajouté à la fin du nom du destinataire. Si vous émettez régulièrement des factures et que vous avez défini 御中 (À qui de droit) comme formule de politesse par défaut, car la plupart de vos destinataires sont des entreprises ou des services, veillez à ne pas commettre d’erreur ; vous devrez parfois changer manuellement la formule de politesse pour 様 (Madame, Monsieur).

La langue japonaise comporte de nombreuses formules de politesse. Le terme 殿 (-dono) est similaire à 様 (-sama). Cependant, 殿 (-dono) est une formule de politesse utilisée par les supérieurs lorsqu’ils s'adressent à leurs subordonnés. Il n’est donc pas utilisé dans les communications B2B.

N’utilisez pas « 御中 » (À qui de droit) et « 様 » (Madame, Monsieur) ensemble

Lorsque vous rédigez le nom du destinataire de la facture, évitez d’utiliser simultanément 御中 (À l’attention de) et 様 (Madame, Monsieur). À cette fin, il est important de déterminer à l’avance si le destinataire visé est une organisation dans son ensemble ou une personne au sein de cette organisation. Pour une organisation, utilisez « Nom de l’organisation + 御中 » (À l’attention de l’organisation). Pour une personne au sein d’une organisation — c’est-à-dire lorsque le nom de la personne suit celui de l’organisation —, utilisez le format « Nom de l’organisation + Nom de la personne + 様 » (M./Mme Nom de la personne au sein de l’organisation). 御中 (À qui de droit) n’est pas nécessaire.

Établissement de factures admissibles

Au Japon, le système de facturation admissible est en vigueur depuis octobre 2023. Dans le cadre du système de facturation, lorsqu’une entreprise émet une facture admissible répondant aux exigences du système, le destinataire indiqué sur la facture doit être le nom de la société, et non le nom de la personne responsable. Cette exigence existe car si une facture qualifiée est adressée à une personne physique par son nom, la dépense pourrait être considérée comme une dépense personnelle plutôt que comme une dépense d’entreprise ; par conséquent, l’entreprise risque de ne pas pouvoir demander le crédit ou la réduction d’impôt à l’achat auquel elle aurait autrement droit.

Le crédit ou la réduction d’impôt à l’achat n'est pas accessible aux personnes employées par une entreprise, mais uniquement aux sociétés ou aux entrepreneurs individuels ayant suivi la procédure d’obtention d'un numéro d’enregistrement au système de facturation. Par conséquent, même si un employé est chargé de réceptionner les factures admissibles, le nom du destinataire figurant sur ces factures doit être celui de l’entreprise.

Toutefois, dans le cas d’une facture admissible émise à l’intention d'un entrepreneur individuel, il est permis d’utiliser soit sa raison sociale principale, soit son nom personnel comme destinataire. Même dans ce cas, il est conseillé de contacter au préalable l’entrepreneur individuel qui recevra la facture admissible pour confirmer la manière dont le nom du destinataire doit figurer sur la facture. Si le nom du destinataire figurant sur une facture admissible ne correspond pas aux informations fournies lors de son inscription au système de facturation, l’entrepreneur individuel risque de ne pas pouvoir demander le crédit ou la réduction d’impôt à l’achat, bien qu’il ait reçu la facture admissible.

Établissement des enveloppes destinées aux factures

Il convient de veiller à la manière dont le nom du destinataire est orthographié, non seulement sur la facture elle-même, mais aussi sur l’enveloppe utilisée pour l’envoyer. Voici les points essentiels à garder à l’esprit :

• Respectez les règles de base relatives aux formules de politesse, telles que 御中 (À qui de droit) et 様 (Madame, Monsieur).
  
• Veuillez noter que l’adresse de livraison indiquée pour les factures peut parfois différer de l’adresse physique réelle du partenaire commercial.
  

Ce deuxième point mérite une attention particulière. Par exemple, lorsque le bureau du partenaire commercial est une succursale et que le service chargé de la facturation se trouve au siège social, il faut garder à l’esprit que l’adresse et le nom du destinataire figurant sur l'enveloppe ne correspondront pas aux informations imprimées sur la facture elle-même.

Établissement des factures en anglais　

Ces dernières années, il est devenu de plus en plus nécessaire d’émettre une facture en anglais, même au Japon. Lorsque vous traitez des factures en anglais, il est important de vous familiariser avec la terminologie et les conventions spécifiques à la facturation en anglais. Lorsque vous inscrivez le nom du destinataire en anglais, ajoutez le nom de la société après « Billed to », comme indiqué ci-dessous. (Remarque : bien que LLC se traduise littéralement par « société à responsabilité limitée », au Japon, ce type d’entité est généralement désigné par le terme Godo Kaisha [合同会社].)

• Si le destinataire est ABC Kabushiki Kaisha : « Facturé à ABC Inc. »
  
• Si le destinataire est DEF Godo Kaisha : « Facturé à DEF LLC. »
  

Il convient d’apporter un soin particulier à la rédaction des noms des sociétés et des sociétés à responsabilité limitée. Par exemple, dans le cas des sociétés étrangères implantées au Japon, les noms de société en anglais sont souvent indiqués comme suit, et le nom officiel ne se termine pas nécessairement par Inc. ou LLC. Par conséquent, nous vous recommandons vivement de vérifier au préalable le nom du destinataire auprès de votre partenaire commercial. De plus, les fautes d’orthographe étant particulièrement fréquentes chez ceux qui ne sont pas habitués à établir des factures en anglais, il est important de relire attentivement le contenu avant de les envoyer à vos partenaires commerciaux.

• Société (Kabushiki Kaisha) : K.K. (Si la raison sociale est ABC Kabushiki Kaisha, on écrira « ABC K.K. »)
  
• Société à responsabilité limitée (Godo Kaisha) : G.K. (Si la raison sociale est DEF Godo Kaisha, on écrira « DEF G.K. »)
  

Points clés à prendre en compte lors de l’établissement des factures

Lorsque vous établissez une facture, veuillez tenir compte des points suivants :

Utilisez le nom officiel

Veillez à utiliser la dénomination officielle ou sociale lorsque vous établissez une facture. Vérifiez si 株式会社 (Kabushiki Kaisha) ou 合同会社 (Godo Kaisha) précède ou suit le nom de l’entreprise, et veillez à l’écrire dans sa forme officielle complète, sans l’abréger par 株 (Co./Inc.) ou 同 (Ltd./LLC). Il peut exister deux entreprises différentes dont les éléments du nom sont identiques, la seule distinction étant l’ordre dans lequel ces éléments sont écrits, par exemple Kabushiki Kaisha ABC (avec le nom de l’entreprise en dernier) et ABC Kabushiki Kaisha (avec le nom de l’entreprise en premier).

Vérifiez si les coordonnées du destinataire ont changé

Veillez à entretenir une communication fluide et régulière avec vos partenaires commerciaux pour être informé rapidement de tout changement. Les informations suivantes concernant votre partenaire commercial sont susceptibles d’évoluer :

• Nom de l’entreprise, nom du service ou service compétent en raison de fusions, etc.
  
• Représentant de l’entreprise en raison d’une mutation, d’une démission, etc.
  
• Changement de fonction du représentant de l’entreprise suite à une promotion, une mutation, etc.
  

Par ailleurs, en ce qui concerne les informations relatives aux partenaires commerciaux — y compris les mises à jour des coordonnées —, il est important de veiller à ce que les informations soient échangées de manière exhaustive et cohérente entre les services, tels que les ventes et la comptabilité, pour éviter que des mises à jour concernant les partenaires commerciaux ne soient omises.

Réémettez la facture si le nom du destinataire est incorrect

Si vous constatez une erreur dans le nom du destinataire sur une facture, contactez sans tarder votre partenaire commercial pour vous excuser de cette erreur. Dans ce cas, émettez à la fois la « facture annulée » contenant l’erreur et une « facture réémise » avec le nom corrigé du destinataire, puis envoyez sans délai à votre partenaire commercial la facture réémise contenant les informations correctes. Pour les factures annulées et réémises, indiquez clairement « Annulée » et « Réémise » sur les documents respectifs. L’émetteur doit conserver une copie de chacune d’elles, et le client doit conserver les deux factures ensemble.

En particulier dans le cadre du système de facturation, si le nom du destinataire figure de manière erronée sur une facture admissible, l'émetteur doit veiller à ce que les corrections soient clairement identifiables lorsqu’il conserve des copies à la fois de la facture annulée (la facture originale qui a été émise) et de la facture réémise, et ne doit pas les détruire. En effet, si la facture originale admissible est jetée, cela pourrait poser des problèmes lorsque le destinataire tentera de demander le crédit ou la réduction d’impôt à l’achat.

Veuillez noter que le fait de tracer des lignes doubles sur les erreurs ou d’utiliser du liquide correcteur ou du ruban correcteur pour apporter des corrections est considéré comme impoli envers les partenaires commerciaux et pourrait être perçu comme un manque de rigueur ou un comportement inapproprié. De plus, de tels gestes pourraient éveiller des soupçons de falsification de documents ; il convient donc de les éviter à tout prix.

Autres informations à mentionner sur les factures

Il n’y a pas d’exigences particulières concernant la mise en page des factures ; celles-ci peuvent être établies dans n’importe quel format. Il est toutefois important que chaque élément de la facture soit claire et facile à comprendre, afin que votre partenaire commercial soit parfaitement au courant des informations de facturation.

Les informations suivantes doivent figurer sur toute facture :

• Nom du destinataire de la facture (client)
  
• Nom de l’entreprise et nom personnel de l’émetteur de la facture (commerçant)
  
• Montant de la transaction
  
• Détails de la transaction
  

D’autre part, bien qu’ils ne soient pas obligatoires, les éléments suivants sont, dans la pratique, indispensables lors de l’établissement des factures. Veillez à les mentionner également sur vos factures.

• Titre du document : « Facture »
  
• Numéro de facture
  
• Date d’émission de la facture
  
• Date d’échéance du paiement
  
• Détails du virement bancaire
  
• Prise en charge des frais de virement bancaire (quelle partie prendra ces frais à sa charge)
  

La question de savoir qui prend en charge les frais de virement bancaire est particulièrement susceptible de donner lieu à des litiges par la suite ; il est donc important que les entreprises s’accordent sur ce point dès la signature du contrat. Sur la facture elle-même, veillez à ajouter une brève mention — par exemple : « Nous vous prions de nous excuser pour ce désagrément, mais nous demandons au client de bien vouloir prendre en charge les frais de virement bancaire » — pour garantir que cet accord soit clairement consigné par écrit.

Comme vous pouvez le constater, de nombreuses informations doivent figurer sur une facture, et même le simple nom du destinataire nécessite des précisions, ce qui montre bien que la création de factures demande un certain effort. Par conséquent, pour qu’une facture remplisse son rôle et garantisse le bon déroulement de la transaction, l’émetteur doit répondre aux besoins de ses partenaires commerciaux et maintenir une structure opérationnelle efficace.

De plus, lors de la création de factures, l’utilisation d'un système de génération automatisée offrant un haut degré de personnalisation permet de gagner un temps considérable et de réduire les efforts nécessaires, ce qui se traduit par un traitement efficace des factures. Si votre objectif est d’améliorer l’ensemble de vos fonctions administratives, y compris la comptabilité, vous pourriez envisager de mettre en place un système complet proposé par un agent de paiement. Si les entreprises peuvent émettre des factures sans heurt et avec précision, cela peut aider à établir des relations plus solides et plus confiantes avec les entreprises partenaires.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion de vos créances clients, de l’émission des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à accélérer les paiements et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucune compétence technique. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, pour une meilleure maîtrise de votre trésorerie.

• Accélérer l’encaissement : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et recevez vos paiements plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : proposez une expérience de paiement moderne, disponible dans plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et limitez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• S’intégrer à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux principaux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP), afin de maintenir la cohérence des données et de réduire les saisies manuelles.

En savoir plus sur la manière dont Stripe peut simplifier la gestion de vos créances clients, ou commencer dès aujourd’hui.