Une facture est un document qu’un marchand envoie à un client pour lui demander le paiement de biens ou de services. Si vous travaillez dans le monde des affaires, vous avez sans doute déjà eu l’occasion d’émettre des factures.

Si les informations qui figurent sur une facture sont incorrectes, cela peut entraîner des litiges entre entreprises. Par conséquent, le marchand qui émet la facture doit la préparer avec soin pour s’assurer que toutes les informations nécessaires sont exactes. En particulier, lors de la préparation d’une facture, il est important de déterminer correctement le client (c’est-à-dire le destinataire). Dans cet article, nous nous concentrerons sur le nom du destinataire sur les factures, en expliquant son importance, les directives de base pour la préparation et les points clés à garder à l’esprit.

Qu’est-ce que cet article contient?

• Pourquoi est-il important d’écrire correctement le nom du destinataire sur une facture
  
• Comment bien remplir les coordonnées du bénéficiaire sur une facture　
  
• Points clés relatifs à la gestion des coordonnées sur les factures
  
• Autres informations à inclure sur les factures
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Pourquoi est-il important d’écrire correctement le nom du destinataire sur une facture　

Comme nous l’avons indiqué, il est important que le nom du destinataire sur les factures soit exact. Cela vaut tout particulièrement pour les factures destinées aux grandes entreprises. Si le service ou la personne-ressource précise n’est pas clairement indiqué, la facture risque de mettre beaucoup de temps à parvenir à la bonne personne après son envoi, ce qui entraîne des tracas inutiles pour votre partenaire d’affaires. De plus, si vous deviez relancer le client pour obtenir le paiement (alors même que le retard est dû à une erreur de votre part), cela pourrait donner l’impression que votre entreprise manque de rigueur ou de considération, ce qui pourrait ébranler la confiance et impacter négativement la relation d’affaires elle-même.

De plus, si la facture ne parvient pas au destinataire prévu au sein de l’entreprise cliente, cela causera des désagréments non seulement au client, mais aussi à vous, l’entreprise émettrice de la facture. Les coûts et les efforts supplémentaires comprennent des tâches comme la vérification de l’adresse du client, la correction de celle-ci et la réémission de la facture.

Par conséquent, même si cela peut sembler être une étape élémentaire, tâchez de vérifier au préalable les coordonnées du destinataire auprès du représentant de ce dernier pour s’assurer que les factures soient bien transmises à la personne-ressource appropriée.

Comment bien remplir les coordonnées du bénéficiaire sur une facture

Cette section expose les notions essentielles pour bien écrire le nom du destinataire sur une facture.

Syntaxe du nom du destinataire

Chaque fois que le nom d’un destinataire est inclus sur un document, et pas seulement une facture, il doit être suivi d’un titre honorifique. En règle générale, les documents, tels que les factures et les reçus utilisent 御中 (À qui de droit) ou 様 (Monsieur/Madame), qui sont ajoutés après le nom. Examinons de plus près chacun de ces titres honorifiques ci-dessous.

Utilisez 御中 (À qui de droit) pour les entreprises ou les services au sein d’une entreprise

御中 « À qui de droit » est une formule de respect utilisée lors de l’envoi de documents à des organisations comme des entreprises, des services ou des institutions publiques. Par conséquent, si le destinataire prévu d’un document est une entreprise, une école ou un service spécifique (comme la comptabilité ou le service commercial), vous devez utiliser 御中 (À qui de droit) comme titre honorifique.

Utilisez 様 (Monsieur/Madame) pour les particuliers

Lorsque le destinataire de la facture est un particulier, comme un propriétaire unique ou une personne-ressource particulière dans une entreprise, le titre honorifique 様 (Monsieur/Madame) est ajouté à la fin du nom du destinataire. Si vous générez régulièrement des factures et avez défini 御中 (À qui de droit) comme titre honorifique par défaut parce que la plupart de vos destinataires sont des entreprises ou des services, faites attention aux oublis. Vous devrez occasionnellement passer manuellement au titre honorifique 様 (Monsieur/Madame).

Il existe de nombreux titres honorifiques en langue japonaise. Le terme 殿 (-dono) est proche de 様 (-sama). Cependant, 殿 (-dono) est un titre honorifique utilisé par les supérieurs lorsqu’ils s’adressent à des subordonnés. Il n’est donc pas utilisé dans les communications interentreprises.

N’utilisez pas 御中 (À qui de droit) et 様 (Cher Monsieur/Madame) ensemble

Lorsque vous écrivez le nom du destinataire de la facture, évitez d’utiliser simultanément 御中 (À qui de droit) et 様 (Monsieur/Madame). Pour cela, il est important de déterminer à l’avance si le destinataire prévu est une organisation dans son ensemble ou un particulier au sein de l’organisation. Pour une organisation, utilisez « Nom de l’organisation+ 御中 » (À qui de droit). Pour un particulier au sein d’une organisation, c’est-à-dire que le nom du particulier suit le nom de l’organisation, utilisez le format « Nom de l’organisation+ Nom du particulier+ 様 » dans l’organisation). 御中 (À qui de droit) n’est pas obligatoire.

Gestion des coordonnées sur les factures admissibles

Au Japon, le système de facture admissible est en vigueur depuis octobre 2023. Dans le cadre de ce système, lorsqu’une entreprise émet une facture admissible qui répond aux exigences du système, cette facture doit comprendre le nom de l’entreprise, pas le nom personnel de la personne à qui elle est destinée. Cette exigence existe, car si une facture admissible est adressée nommément à un particulier, la dépense peut être considérée comme personnelle plutôt que professionnelle. Par conséquent, l’entreprise risque de ne pas pouvoir demander le crédit d’impôt à l’achat auquel elle aurait autrement droit.

Le crédit d’impôt à l’achat n’est pas disponible pour les particuliers employés par une entreprise, mais plutôt pour les entreprises ou les propriétaires uniques qui ont suivi le processus d’obtention d’un numéro d’inscription au système de facturation. Par conséquent, même si un employé particulier est responsable de la réception de factures admissibles, le nom du destinataire sur les factures admissibles doit être le nom de l’entreprise.

Toutefois, dans le cas d’une facture admissible émise à l’intention d’un propriétaire unique, il est permis d’utiliser soit sa raison sociale principale, soit son nom personnel comme destinataire. Même dans ce cas, il est conseillé de contacter au préalable le propriétaire unique qui recevra la facture admissible pour confirmer la manière dont le nom du destinataire doit figurer sur la facture. Si le nom du destinataire figurant sur une facture admissible ne correspond pas aux informations fournies lors de son inscription au système de facturation, le propriétaire unique risque de ne pas pouvoir demander le crédit d’impôt sur les achats, bien qu’il ait reçu la facture admissible.

Coordonnées sur les enveloppes pour les factures

Il faut veiller à ce que le nom du destinataire soit inscrit non seulement sur la facture elle-même, mais aussi sur l’enveloppe utilisée pour l’envoyer. Les points clés à garder à l’esprit sont les suivants :

• Suivez les règles de base pour les titres honorifiques comme 御中 (À qui de droit) et 様 (Monsieur/Madame).
  
• Remarque : il peut arriver que l’adresse de livraison désignée pour les factures soit différente de l’emplacement physique réel du partenaire d’affaires.
  

Le deuxième point mérite une attention particulière. Par exemple, lorsque le bureau du partenaire d’affaires est un emplacement de succursale et que le service qui gère la facturation est au siège social, vous devez vous rappeler que l’adresse et le nom du destinataire sur l’enveloppe diffèrent des informations imprimées sur la facture elle-même.

Coordonnées des factures en anglais　

Ces dernières années, il est devenu de plus en plus nécessaire d’émettre une facture en anglais, même au Japon. Lorsque vous traitez des factures en anglais, il est important de vous familiariser avec la terminologie et les conventions spécifiques anglaises en matière de facturation. Lorsque vous écrivez le nom du destinataire en anglais, incluez le nom de l’entreprise après « Billed to » comme indiqué ci-dessous. (Remarque : bien que LLC se traduise littéralement par « Entreprise à responsabilité limitée », au Japon, ce type d’entité est généralement appelé Godo Kaisha [合同会社].)

• Si le destinataire est ABC Kabushiki Kaisha : « Billed to ABC Inc. »
  
• Si le destinataire est DEF Godo Kaisha : « Billed to DEF LLC ».
  

Une attention particulière est requise lors de l’écriture des noms d’entreprises et d’entreprises à responsabilité limitée. Par exemple, dans le cas des Entreprises étrangères implantées au Japon, les noms d’entreprise en anglais sont souvent indiqués comme suit, et le nom officiel ne se termine pas nécessairement par Inc. ou LLC. Par conséquent, et encore une fois, assurez-vous de confirmer le nom du destinataire auprès de votre partenaire d’affaires à l’avance. De plus, étant donné que les fautes d’orthographe sont particulièrement courantes pour ceux qui ne sont pas habitués à la création de factures en anglais, il est important de vérifier attentivement le contenu avant de les envoyer à vos partenaires d’affaires.

• Entreprise (Kabushiki Kaisha) : K.K. (Si le nom de l’entreprise est ABC Kabushiki Kaisha, alors ce serait « ABC K.K. »)
  
• Entreprise à responsabilité limitée (Godo Kaisha) : G.K. (Si le nom de l’entreprise est DEF Godo Kaisha, alors ce serait « DEF G.K. »)
  

Points clés relatifs à la gestion des coordonnées sur les factures

Lorsque vous remplissez les coordonnées sur une facture, veuillez garder à l’esprit les points suivants :

Utilisez le nom officiel

Assurez-vous d’utiliser la dénomination sociale ou nom officiel lorsque vous mettez les coordonnées sur une facture. Vérifiez bien si 株式会社 (Kabushiki Kaisha) ou 合同会社 Godo Kaisha précède ou suit le nom de l’entreprise, et assurez-vous de l’écrire dans sa forme officielle complète sans l’abréger en 株 (Co./Inc.) ou 同 (Ltd./LLC). Deux entreprises différentes peuvent avoir des éléments de nom identiques, la seule distinction étant l’ordre dans lequel ces éléments sont écrits, par exemple Kabushiki Kaisha ABC (avec le nom de l’entreprise en dernier) et ABC Kabushiki Kaisha (avec le nom de l’entreprise en premier).

Vérifiez si les informations du destinataire ont changé

Tâchez d’entretenir une communication fluide et régulière avec vos partenaires d’affaires afin d’être informé rapidement de tout changement. Les informations suivantes concernant votre partenaire d’affaires sont susceptibles d’évoluer :

• Nom de l’entreprise, nom du service, ou service responsable en raison de fusions, etc.
  
• Représentant de l’entreprise pour cause de transfert, de démission, etc.
  
• Titre du représentant de l’entreprise pour cause de promotion, de transfert, etc.
  

En outre, en ce qui concerne les informations sur les partenaires d’affaires, y compris les mises à jour des coordonnées, il est important d’assurer un partage approfondi et cohérent des informations entre les services, comme le service commercial et la comptabilité, afin d’éviter que des mises à jour concernant les partenaires d’affaires ne soient omises.

Réémettez la facture si le nom du destinataire est incorrect

Si vous remarquez qu’il y a une erreur dans le nom du destinataire sur une facture, contactez rapidement votre partenaire d’affaires pour vous excuser pour l’erreur. Dans de tels cas, émettez à la fois la « facture annulée » contenant l’erreur et une « facture réémise » avec le nom du destinataire corrigé, et envoyez rapidement à votre partenaire d’affaires la facture réémise avec les bonnes informations. Pour les factures annulées et réémises, indiquez clairement « Annulée » et « Réémise » sur les documents respectifs. L’émetteur doit conserver une copie de chacune d’entre elles, et le client doit garder les deux factures ensemble.

En particulier, dans le cadre du système de facture, s’il y a une erreur dans le nom du destinataire sur une facture admissible, l’émetteur doit veiller à ce que les corrections soient clairement identifiables lorsqu’il conserve des copies de la facture annulée (la facture initiale qui a été émise) et de la facture réémise, et ne doit pas s’en débarrasser. En effet, si la facture admissible initiale est jetée, cela peut causer des problèmes lorsque le destinataire tente de demande le crédit d’impôt à l’achat.

Remarque : tracer des lignes doubles sur les erreurs ou utiliser du fluide correcteur ou du ruban adhésif pour apporter des corrections est considéré comme impoli vis-à-vis des partenaires d’affaires et pourrait être perçu comme un signe de négligence ou comme inapproprié. De plus, de telles actions pourraient éveiller des soupçons de falsification de documents. Il convient donc de les éviter strictement.

Autres informations à inclure sur les factures

Il n’existe pas d’exigence de mise en page particulière pour les factures. Elles peuvent être créées dans n’importe quel format. Cependant, il est important que chaque poste (de facture) soit clair et facilement compréhensible afin que votre partenaire d’affaires soit pleinement informé des détails de facturation corrects.

Les informations suivantes doivent figurer sur toute facture :

• Nom du destinataire de la facture (client)
  
• Nom de l’entreprise et nom personnel de l’émetteur de la facture (marchand)
  
• Montant de la transaction
  
• Détails de la transaction
  

De plus, bien que non obligatoires, les éléments suivants sont, en pratique, indispensables lors de l’émission des factures. Veillez à les inclure également sur vos factures.

• Nom du document : « Facture »
  
• Numéro de facture
  
• Date d’émission de la facture
  
• Date d’échéance du paiement
  
• Coordonnées pour virement bancaire
  
• Prise en charge des frais de virement bancaire (qui supportera les frais)
  

La question de savoir qui supporte les frais de virement bancaire est particulièrement sujette aux litiges par la suite. Il est donc important que les entreprises s’entendent sur cette question au moment de la signature du contrat. Sur la facture elle-même, veillez à inclure une brève note comme « Nous nous excusons pour la gêne occasionnée, mais demandons au client de bien vouloir prendre en charge les frais de virement bancaire », afin que cette entente soit explicitement documentée.

Comme vous pouvez le voir, diverses informations doivent figurer sur une facture. Même le nom du destinataire appelle à lui seul des considérations détaillées, ce qui indique clairement que la création de factures nécessite un certain effort. Par conséquent, pour qu’une facture remplisse son rôle et pour s’assurer que la transaction se fasse sans heurt, la partie émettrice doit répondre aux besoins de ses partenaires d’affaires et maintenir une structure opérationnelle efficace.

De plus, lors de la création de factures, l’utilisation d’un système automatisé de génération de factures avec un haut degré de personnalisation aide à réduire considérablement le temps et les efforts, ce qui permet un traitement efficace des factures. Si votre objectif est d’améliorer vos fonctions administratives dans l’ensemble, y compris la comptabilité, pensez à mettre en œuvre un système complet proposé par un agent de paiement. Si les entreprises peuvent émettre des factures de manière fluide et précise, cela peut contribuer à établir des relations plus solides et plus fiables avec leurs partenaires d’affaires.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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