Lorsqu’une entreprise partenaire s’acquitte d’une facture par virement bancaire, des frais de transfert sont encourus. Il est important de savoir qui est responsable de payer ces frais. Est-ce le client ou l’entreprise?

Cet article répond à la question susmentionnée, tout en expliquant les notions de base des frais de transfert que les entreprises doivent connaître lorsqu’elles effectuent des transactions au Japon. Nous abordons également les éléments à prendre en compte lorsqu’on demande le paiement de frais, y compris des exemples de formulations des factures.

Contenu de l’article

• Qu’entend-on par frais de transfert?
  
• Pourquoi les frais de transfert sont-ils généralement à la charge du client au Japon?
  
• Types de charges concernant les frais de transfert au Japon
  
• Exemple de formulation de facture demandant le paiement des frais de transfert par les clients
  
• Éléments à prendre en compte lorsqu’on demande le paiement des frais de transfert par le client
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’entend-on par frais de transfert?

Les frais de transfert sont des frais encourus lors d’un transfert de fonds entre des comptes d’une institution financière, telle qu’une banque. La personne qui effectue le transfert paie les frais de transfert à titre de compensation à l’institution financière pour les services de transfert qu’elle fournit. Pour les entreprises japonaises, les virements bancaires sont généralement le principal mode de paiement pour les transactions interentreprises.

Les frais de transfert ne sont ni fixes ni harmonisés et leur montant peut varier en fonction des facteurs suivants :

• Institution financière à laquelle l’entreprise a recours
  
• Institution financière à laquelle le client a recours
  
• Montant transféré
  
• Méthode de transfert (p. ex. guichet bancaire, guichet automatique bancaire[GAB], guichet automatique de dépanneur, services bancaires en ligne)
  
• Type de paiement pour le transfert (p. ex. argent comptant ou carte bancaire)
  

Certaines institutions financières renoncent aux frais de transfert pour les virements effectués au sein d’une même institution ou entre les succursales d’une même institution. Dans certains cas, des frais ne s’appliquent pas pour un nombre défini de virements effectués par mois.

Pourquoi les frais de transfert sont-ils généralement à la charge du client au Japon?

Les institutions financières facturent des frais de transfert pour chaque transaction, à l’exception des cas mentionnés ci-dessus. Ces frais doivent être payés par l’entreprise ou par le client.

En règle générale, la partie responsable de payer les frais de transfert est la partie qui effectue le paiement, c’est-à-dire le client. En vertu du Code civil japonais, les articles 484 et 485 établissent le « principe du paiement au domicile du créancier ». Autrement dit, sauf accord contractuel préalable, la partie qui effectue le paiement doit également payer les frais de transfert. Remarque : Les informations contenues dans cet article ont été conçues à des fins d’information générale uniquement. Pour obtenir des détails particuliers, nous recommandons de consulter un professionnel du droit.

Cependant, si le client et l’entreprise conviennent de conditions particulières dans le contrat, ces conditions négociées peuvent prévaloir. Par conséquent, pour éviter tout litige découlant de responsabilités non déterminées en matière de frais de transfert, les entreprises doivent conclure des accords au préalable et préciser clairement ces modalités par écrit dans leurs contrats.

Types de charges concernant les frais de transfert au Japon

On distingue deux catégories de frais de transfert, répartis en fonction de la personne qui assume les coûts : « notre charge » (c’est-à-dire les dépenses du client) et « la charge de l’autre partie » (c’est-à-dire les dépenses de l’entreprise).

Il est important de noter que « notre » désigne le client (c’est-à-dire la partie qui transfère les fonds), tandis que « l’autre partie » désigne l’entreprise (c’est-à-dire la partie qui reçoit les fonds). Ces termes peuvent facilement prêter à confusion. Il est important de se rappeler que « notre » ne signifie pas « notre entreprise » et que « l’autre partie » ne signifie pas « notre entreprise partenaire ». Il est essentiel de faire preuve d’une extrême prudence lorsque vous utilisez ces termes. Nous expliquons ces termes de manière plus détaillée ci-dessous.

Notre charge (celle du client)

Concernant les frais de transfert, le terme « notre » désigne la partie qui transfère les fonds en guise de paiement. Autrement dit, « notre charge » signifie que la partie qui verse les fonds (c’est-à-dire le client qui a reçu la facture) paiera les frais de transfert.

En termes plus clairs, le client paiera le montant total indiqué sur la facture, y compris la taxe japonaise à la consommation (JCT) et les frais de transfert. L’entreprise qui a envoyé la facture recevra le montant indiqué sur la facture.

Exemple

Le montant facturé est de 150 000 yens et les frais de transfert s’élèvent à 500 yens.

• Le client effectuant le transfert enverra 150 500 yens.
  
• L’institution financière déduira les frais de transfert de 500 yens du montant ci-dessus.
  
• 150 000 yens seront transférés à l’entreprise qui reçoit les fonds.
  

Charge de l’autre partie (celle de l’entreprise)

L’« autre partie » fait référence au bénéficiaire qui reçoit l’argent. Nous vous expliquons ci-dessous comment se déroule la procédure lorsque l’entreprise paie les frais de transfert.

La « charge de l’autre partie » désigne l’entreprise qui émet la facture, y compris les frais de transfert. En d’autres termes, le montant transféré à l’entreprise par l’institution financière équivaut au montant total indiqué sur la facture, taxes comprises, moins les frais de transfert.

Exemple

Le montant facturé est de 150 000 yens et les frais de transfert s’élèvent à 500 yens.

• Le client transfère 150 000 yens, soit le montant indiqué sur la facture.
  
• L’institution financière déduira les frais de transfert de 500 yens du montant ci-dessus.
  
• 149 500 yens seront transférés à l’entreprise qui reçoit les fonds.
  

En vertu des principes du droit civil japonais et des pratiques commerciales générales, les frais de transfert sont généralement à la charge du client. Lors de l’établissement des frais payés par l’entreprise, il est extrêmement important que les entreprises indiquent clairement sur leurs factures qu’elles assumeront les frais de transfert.

Exemple de formulation de facture demandant le paiement des frais de transfert par les clients

Sauf indication contraire dans le contrat, les frais de transfert sont imputés au client qui effectue le transfert. Bien qu’il soit de notoriété publique que les frais de transfert sont à la charge du client (c’est-à-dire « notre charge »), il est tout de même conseillé d’inclure une mention sur la facture précisant explicitement que le client est responsable de tous les frais de transfert. Cette mention est incluse par précaution et relève de la pratique courante.

Dans cet article, nous proposons un exemple de texte pour demander au client de payer les frais. Créez une section « Remarques » sur la facture, et incluez le texte suivant :

Remarques

• Bénéficiaire
  Banque A, succursale B (épargne) 0000000
  
• Titulaire du compte
  ABC Corporation
  
• Frais de transfert
  « Veuillez noter que les frais de transfert sont à la charge du client. »
  
• Échéance du paiement
  31 janvier 2025
  

Bien qu’il soit important d’y inclure une mention demandant le paiement des frais de transfert, une facture est avant tout un document de facturation valide. De ce fait, assurez-vous de comprendre parfaitement les cadres juridiques en vigueur au Japon, tels que le système de facturation admissible et la loi sur la conservation des livres électroniques. Prenez soin de créer des documents qui répondent aux exigences du Japon en matière de factures admissibles.

Éléments à prendre en compte lorsqu’on demande le paiement des frais de transfert par le client

À mesure que le volume de transferts augmente, la charge des frais y relatifs s’alourdit également. Les entreprises souhaitent généralement être exonérées de ces frais.

Dans cet article, nous présenterons les aspects que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu’elles demandent à leurs clients de payer des frais de transfert. Les facteurs qui entrent en ligne de compte varient selon qu’il s’agit de nouveaux clients ou de clients existants.

Pour les nouveaux clients

Lors de la première transaction avec un nouveau client, il est conseillé d’établir une règle convenue mutuellement concernant la responsabilité des frais de transfert avant de conclure un contrat. Cela permet à l’entreprise d’établir une bonne relation avec le client, en évitant que des malentendus surviennent après la signature du contrat. Assurez-vous d’inclure la mention « Veuillez noter que les frais de transfert sont à la charge du client » sur chaque facture.

Pour les clients existants

En ce qui concerne les transactions avec des clients existants, il peut arriver que l’entreprise souhaite modifier le contrat de sorte que les frais de transfert soient imputables aux clients. Ce changement est possible, même si l’entreprise a eu à payer les frais de transfert par le passé.

Dans ce cas, évitez d’envoyer un message générique du style « Veuillez noter que les frais de transfert sont à la charge du client ». Le fait de mettre en œuvre soudainement des changements sans préavis ni consultation pourrait ébranler la confiance des clients.

Bien au contraire, lorsqu’une entreprise veut attribuer la responsabilité des frais de transfert à une autre partie, il est conseillé à l’entreprise de discuter directement de la question avec l’autre partie, plutôt que d’envoyer une communication écrite unilatérale. Si le client est réticent, il est essentiel de se montrer disposé à faire des concessions. L’entreprise doit faire preuve de respect envers le client et éviter de perdre un client de longue date à cause de quelques centaines de yens.

Si le client accepte de prendre en charge les frais de transfert, il est recommandé d’ajouter à la facture une mention indiquant : « Veuillez noter que les frais de transfert sont à la charge du client ». Cette mesure apportera au client plus de tranquillité d’esprit et de précisions.

Lors de l’émission de factures, l’utilisation d’un système automatisé de génération de factures offrant une grande flexibilité de personnalisation peut réduire considérablement le temps et les efforts engagés. Cela peut également permettre aux entreprises de gérer les tâches de facturation de manière plus efficace. Pour améliorer de leur efficacité en matière de tâches administratives, les entreprises peuvent également envisager de mettre en place un système comptable complet proposé par un agent de paiement au Japon.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser les comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.
  
• Accélérer le flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.
  
• Intégration à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.
  

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