เมื่อพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจจะใช้การโอนเงินผ่านธนาคารเพื่อชำระเงินตามจำนวนที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ ก็จะมีค่าธรรมเนียมการโอนเกิดขึ้น คุณจึงจำเป็นต้องทราบว่าลูกค้าหรือธุรกิจจะเป็นฝ่ายที่ต้องชำระค่าธรรมเนียมการโอน

บทความนี้จะช่วยตอบคำถามนี้ พร้อมให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมการโอนที่ธุรกิจควรรู้เมื่อทำธุรกรรมในประเทศญี่ปุ่น นอกจากนี้ เราพูดถึงประเด็นต่างๆ ที่ควรพิจารณาเมื่อขอให้ชำระค่าธรรมเนียม เช่น ตัวอย่างถ้อยคำที่ใช้ในใบแจ้งหนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• ค่าธรรมเนียมการโอนคืออะไร
  
• ทำไมลูกค้าจึงมักเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียมการโอนในญี่ปุ่น
  
• ภาระประเภทต่างๆ สำหรับค่าธรรมเนียมการโอนในญี่ปุ่น
  
• ตัวอย่างถ้อยคำที่ใช้ในใบแจ้งหนี้เพื่อขอให้ลูกค้าชำระค่าธรรมเนียมการโอน
  
• ข้อควรพิจารณาเมื่อขอให้ลูกค้าชำระค่าธรรมเนียมการโอน
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ค่าธรรมเนียมการโอนคืออะไร

ค่าธรรมเนียมการโอน คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเมื่อมีการโอนเงินระหว่างบัญชีที่สถาบันการเงิน เช่น ธนาคาร ผู้ที่ทำการโอนจะชำระค่าธรรมเนียมการโอนเป็นค่าตอบแทนให้กับสถาบันการเงินสำหรับบริการโอนเงินที่ได้รับ ทั้งนี้ สำหรับธุรกิจในญี่ปุ่น ผู้คนมักจะใช้การโอนเงินผ่านธนาคารเป็นวิธีการชำระเงินหลักในการทำธุรกรรมแบบ B2B

ค่าธรรมเนียมการโอนนั้นไม่คงที่หรือไม่ได้เท่ากันทุกครั้ง และจำนวนเงินก็อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปัจจัยต่อไปนี้

• สถาบันการเงินที่ธุรกิจใช้
  
• สถาบันการเงินที่ลูกค้าใช้
  
• จำนวนเงินที่โอน
  
• วิธีการโอนเงิน (เช่น เคาน์เตอร์ธนาคาร, เครื่องถอนเงินอัตโนมัติของธนาคาร [ATM], ตู้ ATM ของร้านสะดวกซื้อ, อินเทอร์เน็ตแบงก์กิ้ง)
  
• ประเภทการชำระเงินด้วยการโอนเงิน (เช่น เงินสดหรือบัตรธนาคาร)
  

สถาบันการเงินบางแห่งจะยกเว้นค่าธรรมเนียมการโอนในกรณีที่เป็นการโอนเงินภายในสถาบันเดียวกันหรือระหว่างสาขา และในบางกรณี ก็จะไม่มีค่าธรรมเนียมสำหรับการโอนเงินตามจำนวนครั้งที่กำหนดไว้ในแต่ละเดือน

ทำไมลูกค้าจึงมักเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียมการโอนในญี่ปุ่น

สถาบันการเงินจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการโอนสำหรับธุรกรรมแต่ละครั้ง ยกเว้นกรณีต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้น โดยค่าธรรมเนียมการโอนจะต้องชำระโดยธุรกิจหรือลูกค้า

ตามกฎทั่วไป ฝ่ายที่มีหน้าที่ชำระค่าธรรมเนียมการโอนคือฝ่ายที่ชำระเงิน ซึ่งก็คือลูกค้านั่นเอง แต่ประมวลกฎหมายแพ่งของประเทศญี่ปุ่นในมาตราที่ 484 และ 485 ได้วาง "หลักการชำระเงิน ณ สถานที่ของเจ้าหนี้" พูดง่ายๆ ก็คือ ฝ่ายที่ชำระเงินจะต้องชำระค่าธรรมเนียมการโอนด้วยเว้นแต่จะตกลงกันเป็นอย่างอื่นไว้ล่วงหน้าตามสัญญา หมายเหตุ: ข้อมูลในบทความนี้มีไว้สำหรับการอ้างอิงทั่วไปเท่านั้น หากต้องการรายละเอียดแบบเฉพาะ เราขอแนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมาย

อย่างไรก็ตาม หากลูกค้าและธุรกิจตกลงข้อกำหนดเอาไว้ในสัญญา ก็ให้ยึดถือตามข้อกำหนดที่เจรจากันไว้นั้น ดังนั้น ในการป้องกันข้อพิพาทที่เกิดจากความไม่ชัดเจนว่าฝ่ายใดจะต้องชำระค่าธรรมเนียมการโอน ธุรกิจควรจัดทำข้อตกลงไว้ล่วงหน้าและระบุรายละเอียดเหล่านี้อย่างชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ในสัญญา

ภาระประเภทต่างๆ สำหรับค่าธรรมเนียมการโอนในญี่ปุ่น

ค่าธรรมเนียมการโอนแบ่งออกเป็น 2 ประเภทตามผู้ที่มีหน้าที่ชำระค่าธรรมเนียมนี้ ได้แก่ "ภาระของเรา" (กล่าวคือ ลูกค้าเป็นผู้จ่าย) และ "ภาระของอีกฝ่ายหนึ่ง" (กล่าวคือ ธุรกิจเป็นผู้จ่าย)

ประเด็นสำคัญที่ควรทราบคือ "ของเรา" หมายถึงลูกค้า (กล่าวคือ ฝ่ายที่โอนเงิน) ส่วน "อีกฝ่ายหนึ่ง" หมายถึงธุรกิจ (กล่าวคือ ฝ่ายที่ได้รับเงิน) คำเหล่านี้อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ง่าย คุณควรจำไว้ว่า "ของเรา" ไม่ได้หมายถึง "บริษัทของเรา" และ "อีกฝ่ายหนึ่ง" ไม่ได้หมายถึง "พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจของเรา" คุณควรใช้ความระมัดระวังอย่างยิ่งเมื่อใช้คำเหล่านี้ โดยเราจะให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละคำไว้ที่ด้านล่าง

ภาระของเรา (ของลูกค้า)

เมื่อพูดถึงค่าธรรมเนียมการโอน คำว่า "ของเรา" จะหมายถึงฝ่ายที่โอนเงิน หรือกล่าวอีกอย่างก็คือ "ภาระของเรา" หมายความว่าฝ่ายที่จ่ายเงิน (กล่าวคือ ลูกค้าที่ได้รับใบแจ้งหนี้) จะเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียมการโอน

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ลูกค้าจะชำระยอดเงินทั้งหมดที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ ได้แก่ ภาษีโภคภัณฑ์ของญี่ปุ่น (Japanese Consumption Tax หรือ JCT) และค่าธรรมเนียมการโอน ธุรกิจที่ส่งใบแจ้งหนี้ก็จะได้รับเงินตามจำนวนที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้

ตัวอย่าง

จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้คือ 150,000 เยน และค่าธรรมเนียมการโอนอยู่ที่ 500 เยน

• ลูกค้าที่ทำการโอนเงินจะส่งเงิน 150,500 เยน
  
• สถาบันการเงินจะหักค่าธรรมเนียมการโอน 500 เยนออกจากจำนวนเงินข้างต้น
  
• เงิน 150,000 เยนจะถูกโอนไปยังธุรกิจที่ได้รับเงิน
  

ภาระของอีกฝ่ายหนึ่ง (ของธุรกิจ)

"อีกฝ่ายหนึ่ง" คือผู้รับเงิน เราได้อธิบายวิธีการทำงานเมื่อธุรกิจเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียมการโอนไว้ที่ด้านล่างแล้ว

"ภาระของอีกฝ่ายหนึ่ง" หมายถึงธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้ โดยรวมค่าธรรมเนียมการโอนเอาไว้ด้วย กล่าวอีกอย่างก็คือ จำนวนเงินที่สถาบันการเงินจะโอนให้กับธุรกิจก็คือจำนวนเงินทั้งหมดที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้แบบรวมภาษี โดยหักค่าธรรมเนียมการโอน

ตัวอย่าง

จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้คือ 150,000 เยน และค่าธรรมเนียมการโอนอยู่ที่ 500 เยน

• ลูกค้าโอนเงิน 150,000 เยน (ซึ่งเป็นจำนวนเงินตามที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้)
  
• สถาบันการเงินจะหักค่าธรรมเนียมการโอน 500 เยนออกจากจำนวนเงินข้างต้น
  
• เงิน 149,500 เยนจะถูกโอนให้กับธุรกิจที่ได้รับเงิน
  

ตามหลักกฎหมายแพ่งของประเทศญี่ปุ่นและแนวปฏิบัติทางการค้าทั่วไปแล้ว ลูกค้ามักจะเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียมการโอน ด้วยเหตุนี้ เมื่อธุรกิจเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียม ธุรกิจจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องระบุให้ชัดเจนในใบแจ้งหนี้ว่าตนจะชำระค่าธรรมเนียมการโอน

ตัวอย่างถ้อยคำที่ใช้ในใบแจ้งหนี้เพื่อขอให้ลูกค้าชำระค่าธรรมเนียมการโอน

ลูกค้าที่ทำการโอนจะเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียมการโอน เว้นแต่จะระบุไว้เป็นอย่างอื่นในสัญญา และแม้ว่าลูกค้ามักจะเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียมการโอน (กล่าวคือ "ภาระของเรา") แต่เราก็ขอแนะนำให้คุณระบุเอาไว้ในใบแจ้งหนี้ให้ชัดเจนด้วยว่าลูกค้ามีหน้าที่รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอน โดยคำชี้แจงนี้จะให้ไว้เป็นข้อควรระวังและเป็นแนวทางมาตรฐานที่พึงปฏิบัติ

เราได้ให้ตัวอย่างข้อความในการขอให้ลูกค้าชำระค่าธรรมเนียมไว้ที่ด้านล่างนี้แล้ว ให้สร้างส่วน "หมายเหตุ" ในใบแจ้งหนี้แล้วใส่ข้อความนี้ลงไป

หมายเหตุ

• ผู้รับเงิน
  Bank A, Branch B (Savings) 0000000 (ธนาคาร A สาขา B (ออมทรัพย์) 0000000)
  
• เจ้าของบัญชี
  ABC Corporation (เอบีซี คอร์ปอเรชัน)
  
• ค่าธรรมเนียมการโอน
  Please note that transfer fees are the responsibility of the customer. (โปรดทราบว่าลูกค้ามีหน้าที่รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอน)
  
• วันครบกำหนดชำระ
  January 31, 2025 (31 มกราคม 2025)
  

แม้ว่าการใส่หมายเหตุเพื่อขอให้ชำระค่าธรรมเนียมการโอนจะเป็นเรื่องสำคัญ แต่ใบแจ้งหนี้ก็มีจุดประสงค์หลักเพื่อใช้เป็นเอกสารการเรียกเก็บเงินที่ถูกต้อง ดังนั้น อย่าลืมทำความเข้าใจกรอบกฎหมายในปัจจุบันของประเทศญี่ปุ่นอย่างถี่ถ้วน เช่น ระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์และ Electronic Books Preservation Act (กฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์) อย่าลืมจัดทำเอกสารให้ตรงตามข้อกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ในญี่ปุ่น

ข้อควรพิจารณาเมื่อขอให้ลูกค้าชำระค่าธรรมเนียมการโอน

เมื่อการโอนเงินมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ภาระเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมการโอนก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ธุรกิจจึงมักอยากจะหลีกเลี่ยงการชำระค่าธรรมเนียมการโอน

ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงประเด็นต่างๆ ที่ธุรกิจควรคำนึงถึงเมื่อขอให้ลูกค้าชำระค่าธรรมเนียมการโอน โดยข้อควรพิจารณาสำหรับลูกค้าใหม่กับลูกค้าที่มีอยู่เดิมก็จะแตกต่างกันไป

สำหรับลูกค้าใหม่

เมื่อทำธุรกรรมครั้งแรกกับลูกค้าใหม่ เราขอแนะนำให้กำหนดกฎที่เห็นพ้องต้องกันขึ้นมาว่าใครจะเป็นฝ่ายที่ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมการโอนก่อนเข้าทำสัญญา วิธีนี้จะช่วยให้ธุรกิจสามารถสานสัมพันธ์กับลูกค้าได้เป็นอย่างดีโดยไม่มีปัญหาเกิดขึ้นหลังจากลงนามในสัญญาไปแล้ว ทั้งนี้ อย่าลืมใส่ข้อความ "Please note that any transfer fees will be the customer’s responsibility" (โปรดทราบว่าลูกค้าจะมีหน้าที่รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอน) ในใบแจ้งหนี้แต่ละใบด้วย

สำหรับลูกค้าที่มีอยู่เดิม

ในส่วนของการทำธุรกรรมกับลูกค้าที่มีอยู่เดิม ก็อาจมีบางกรณีที่ธุรกิจต้องการเปลี่ยนแปลงข้อตกลงเพื่อให้ลูกค้าเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียมการโอน เหตุการณ์เช่นนี้อาจเกิดขึ้นได้แม้ว่าธุรกิจจะเป็นฝ่ายรับผิดชอบค่าธรรมเนียมดังกล่าวก่อนหน้านี้ก็ตาม

ในกรณีนี้ ให้หลีกเลี่ยงการส่งข้อความทั่วไป เช่น "Please note that any transfer fees will be the customer’s responsibility." (โปรดทราบว่าลูกค้าจะมีหน้าที่รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอน) การเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้าหรือพูดคุยหารือกันอาจทำให้เกิดความเสี่ยงที่จะบั่นทอนความไว้วางใจของลูกค้าได้

เมื่อบริษัทต้องการเปลี่ยนผู้ที่มีหน้าที่ชำระค่าธรรมเนียมการโอน เราขอแนะนำให้ทั้งสองฝ่ายมาพูดคุยหารือกันในเรื่องนี้แบบพบหน้าแทนที่จะพูดคุยกันผ่านทางตัวอักษร หากลูกค้าปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงนี้ คุณก็จำเป็นต้องแสดงให้ลูกค้าเห็นถึงความเต็มใจที่จะยอมรับการตัดสินใจนั้นๆ ธุรกิจควรแสดงความเข้าใจลูกค้าและพยายามที่จะรักษาลูกค้าที่ทำธุรกิจด้วยกันมายาวนานไว้ ไม่ให้ต้องเสียลูกค้าไปเพียงเพราะเงินเพียงเล็กน้อย

หากลูกค้าตกลงที่จะเป็นฝ่ายชำระค่าธรรมเนียมการโอน เราขอแนะนำให้ใส่หมายเหตุไว้ในใบแจ้งหนี้ โดยระบุว่า "Please note that any transfer fees will be the customer’s responsibility." (โปรดทราบว่าลูกค้าจะมีหน้าที่รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอน) วิธีนี้จะช่วยให้ลูกค้ามีความอุ่นใจและมีความชัดเจน

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ การใช้ระบบจัดทำใบแจ้งหนี้อัตโนมัติที่มีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งสูงจะช่วยลดเวลาและการดำเนินการลงได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจจัดการงานต่างๆ ในการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ธุรกิจยังสามารถเลือกใช้ระบบทำบัญชีแบบครอบคลุมจากตัวแทนชำระเงินในประเทศญี่ปุ่นได้ เพื่อยกระดับประสิทธิภาพของระบบหลังบ้านแบบครบครัน

Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้