Lorsqu’un partenaire commercial paie le montant indiqué sur une facture par virement bancaire, des frais de transfert sont générés. Il est essentiel de déterminer qui prend en charge ces frais : est-ce le client ou l’entreprise ? Dans la pratique courante, c’est généralement le client qui paie les frais de transfert, mais il est recommandé de l’indiquer explicitement sur la facture pour éviter toute confusion.

Cet article explique la réponse à cette question et présente les notions de base sur les frais de transfert que les entreprises doivent connaître pour effectuer des transactions au Japon. Il aborde également les points à prendre en compte pour demander le paiement de ces frais, avec des exemples de formulation à inclure sur les factures.

Contenu de l’article

• Que sont les frais transférés ?
  
• Pourquoi le client paie-t-il généralement des frais de transfert au Japon ?
  
• Types de prise en charge des frais de transfert au Japon
  
• Exemple de formulation à inscrire sur la facture pour demander le paiement des frais de transfert par le client
  
• Points à prendre en compte pour demander le paiement des frais de transfert par le client
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Que sont les frais de transfert ?

Un frais de transfert est une somme facturée lorsqu’on transfère de l’argent entre des comptes dans un établissement financier, comme une banque. La personne effectuant le virement paie ces frais en compensation des services de transfert fournis par l’établissement financier. Pour les entreprises japonaises, il n’est pas rare d’utiliser les virements bancaires comme principal mode de paiement dans les transactions B2B.

Les frais de transfert ne sont pas fixes ni uniformes, et leur montant peut varier en fonction des facteurs suivants :

• Établissement financier utilisé par l'entreprise
  
• Établissement financier utilisé par le client
  
• Montant transféré
  
• Méthode de transfert (par exemple, guichet bancaire, distributeur automatique de billets [DAB/ATM], DAB dans un commerce de proximité, ou services bancaires en ligne)
  
• Type de paiement du transfert (par exemple, espèces ou carte bancaire).
  

Certaines institutions financières exonèrent les frais de transfert pour les transferts au sein de la même banque ou entre agences. Dans certains cas, aucun frais n’est appliqué pour un nombre déterminé de virements par mois.

Pourquoi le client paie-t-il généralement des frais de transfert au Japon ?

Les établissements financiers débitent pour chaque transaction des frais de transfert, à l’exception des cas mentionnés ci-dessus. Les frais de transfert doivent être à la charge soit de l’entreprise, soit du client.

En règle générale, la partie responsable du paiement des frais de transfert est celle qui effectue le paiement, c’est-à-dire le client. Selon le Code civil japonais, articles 484 et 485, s’applique le « principe du paiement au domicile du créancier ». En d’autres termes, sauf accord contraire préalable dans le contrat, c’est la partie qui paie qui doit également prendre en charge les frais de transfert. Remarque : les informations de cet article sont fournies à titre indicatif. Pour des précisions, il est recommandé de consulter un professionnel du droit.

Cependant, si le client et l’entreprise conviennent de modalités dans le contrat, ces termes négociés prévalent. Pour éviter tout litige lié à des responsabilités floues concernant les frais de transfert, il est donc conseillé aux entreprises de conclure un accord préalable et de préciser clairement ces détails par écrit dans le contrat.

Types de prise en charge des frais de transfert au Japon

Les frais de transfert se répartissent en deux catégories selon qui en supporte le coût : « à la charge du client » (c’est-à-dire aux frais du client) et « à la charge de l’autre partie » (c’est-à-dire aux frais de l’entreprise).

Un point clé à retenir est que « notre » fait référence au client (c’est-à-dire la partie qui effectue le virement), tandis que « l’autre partie » fait référence à l’entreprise (c’est-à-dire la partie qui reçoit les fonds). Ces termes peuvent facilement prêter à confusion. Il est important de garder à l’esprit que « notre » ne signifie pas « notre entreprise » et que « l’autre partie » ne désigne pas votre partenaire commercial. Une grande prudence est donc de mise lors de l’utilisation de ces expressions. Nous détaillons chaque terme ci-dessous.

À nos frais (le client)

Concernant les frais de virement, « notre » se réfère à la partie qui effectue le paiement. Autrement dit, « à nos frais » signifie que c’est la personne qui verse l’argent (c’est-à-dire le client qui a reçu la facture) qui prend en charge les frais de transfert.

Concrètement, le client paiera le montant total indiqué sur la facture, y compris la taxe sur la consommation japonaise (JCT) et les frais de transfert. L’entreprise ayant émis la facture recevra le montant spécifié sur celle-ci.

Exemple

Le montant facturé est de 150 000 ¥, et les frais de transfert sont de 500 ¥.

• Le client qui prend en charge les frais de transfert enverra 150 500 ¥.
  
• Les frais de transfert de 500 ¥ seront déduits du montant ci-dessus par l’établissement financier.
  
• 150 000 ¥ seront transférés à l'entreprise recevant les fonds.
  

Aux frais de l’autre partie (l’entreprise)

« L’autre partie » désigne le destinataire de l’argent. Nous expliquons ci-dessous comment cela fonctionne lorsque l’entreprise prend en charge les frais de transfert.

La « charge de l’autre partie » fait référence à l’entreprise émettrice de la facture qui prend en charge les frais de transfert. Autrement dit, le montant transféré par l’institution financière à l’entreprise correspond au montant total indiqué sur la facture, taxes comprises, moins les frais de transfert.

Exemple

Le montant facturé est de 150 000 ¥, et les frais de transfert sont de 500 ¥.

• Le client transferts 150 000 ¥, soit le montant indiqué sur la facture.
  
• Les frais de transfert de 500 ¥ seront déduits du montant ci-dessus par l’établissement financier.
  
• 149 500 ¥ seront transférés à l'entreprise recevant les fonds.
  

Selon le droit civil japonais et les pratiques commerciales courantes, les frais de transfert sont généralement à la charge du client. Si l’entreprise décide de prendre en charge ces frais, il est essentiel d’indiquer clairement sur la facture que l’entreprise paiera les frais de transfert.

Exemples de formulations de facture pour demander le paiement des frais de transfert aux clients

Sauf indication contraire dans le contrat, les frais de virement sont à la charge du client effectuant le transfert. Bien qu’il soit courant que le client prenne en charge ces frais (c’est-à-dire « à notre charge »), il est recommandé d’inclure sur la facture une mention précisant explicitement que le client est responsable de tout frais de virement. Cette mention constitue une précaution et relève d’une pratique courante.

Vous pouvez créer une section « Remarques » sur la facture et y inclure le texte suivant pour demander au client de prendre en charge les frais :

Remarques

• Bénéficiaire
  Banque A, agence B (épargne) 0000000
  
• Titulaire du compte
  Société ABC
  
• Frais de transfert
  Les frais de transfert sont à la charge du client.
  
• Paiement dû
  le 31 janvier 2025
  

Bien qu’il soit important d’inclure une mention demandant le paiement des frais de transfert, l’objectif principal d’une facture reste de constituer un document de facturation valide. Veillez donc à bien comprendre le cadre légal actuel au Japon, notamment le système de factures admissibles et la loi sur la tenue de registres électroniques. Assurez-vous que vos documents respectent les exigences pour les factures admissibles au Japon.

Points à prendre en compte pour demander le paiement des frais de transfert par le client

À mesure que le nombre de virements augmente, le montant des frais de transfert s’accumule également. Les entreprises cherchent généralement à éviter de payer ces frais.

Ci-dessous, nous abordons les points que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu’elles demandent aux clients de payer les frais de transfert. Les considérations diffèrent selon qu’il s’agisse de nouveaux clients ou de clients existants.

Pour les nouveaux clients

Lors de la première transaction avec un nouveau client, il est conseillé de définir à l’avance, et d’un commun accord, qui prendra en charge les frais de transfert avant la signature du contrat. Cela permet de bâtir une bonne relation avec le client et d’éviter tout problème après la conclusion du contrat. Veillez à inclure sur chaque facture la mention : « Veuillez noter que tous les frais de transfert sont à la charge du client ».

Pour les clients existants

Lors de la première transaction avec un nouveau client, il est conseillé de définir au préalable une règle convenue mutuellement concernant le paiement des frais de transfert avant la signature du contrat. Cela permet à l’entreprise d’instaurer une bonne relation avec le client sans qu’aucun problème ne survienne après la conclusion du contrat. Veillez à inclure la mention suivante sur chaque facture : « Veuillez noter que tous les frais de transfert seront à la charge du client ».

Dans ce cas, évitez d’envoyer un message générique du type : « Veuillez noter que tous les frais de transfert seront à la charge du client ». Mettre en place des changements soudains sans préavis ni concertation risque de nuire à la confiance du client.

Au lieu de cela, lorsqu’une entreprise souhaite modifier la répartition des frais de transfert, il est conseillé que les deux parties en discutent directement, plutôt que de se fier uniquement à une communication écrite. Si le client refuse le changement, il est important de montrer une certaine souplesse. L’entreprise doit faire preuve de considération pour le client et éviter de perdre un client de longue date pour quelques centaines de yens.

Si le client accepte de prendre en charge les frais de transfert, il est recommandé d’ajouter sur la facture la mention : « Veuillez noter que tous les frais de transfert sont à la charge du client ». Cela permet de clarifier la situation et de rassurer le client.

Lors de l’émission de factures, l’utilisation d’un système automatisé de génération de factures offrant une grande flexibilité de personnalisation peut considérablement réduire le temps et les efforts nécessaires. Cela permet également aux entreprises de gérer les tâches de facturation plus efficacement. Pour des améliorations globales de l’efficacité du back-office, les entreprises peuvent envisager de mettre en place un système comptable complet fourni par un prestataire de paiement au Japon.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.
  
• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.
  
• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.
  

En savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de gestion des comptes clients, ou démarrez dès aujourd’hui.