När en affärspartner använder en banköverföring för att betala det belopp som anges på en faktura tillkommer en överföringsavgift. Det är viktigt att veta vem som betalar överföringsavgiften. Är det kunden eller företaget?

Den här artikeln förklarar svaret på denna fråga tillsammans med grunderna kring överföringsavgifter som företag bör känna till när de genomför transaktioner i Japan. Vi diskuterar också saker att tänka på när man begär avgiftsbetalning, inklusive exempel på formuleringar för fakturor.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är överföringsavgift?
  
• Varför betalar kunden vanligtvis överföringsavgifter i Japan?
  
• Typer av överföringsavgifter i Japan
  
• Exempel på fakturaformulering för att begära överföringsavgifter från kunder
  
• Punkter att tänka på när man begär överföringsavgifter från kunder
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är överföringsavgifter?

En överföringsavgift är en avgift som uppstår när pengar överförs mellan konton hos en finansiell institution, såsom en bank. Den som gör överföringen betalar överföringsavgifterna som ersättning till finansinstitutet för de överföringstjänster de tillhandahåller. För japanska företag är det inte ovanligt att banköverföringar är en viktig betalningsmetod vid B2B-transaktioner.

Övergångsavgifterna är inte fasta eller enhetliga, och beloppet kan variera beroende på följande faktorer:

• Finansiell institution som används av företaget
  
• Finansiell institution som används av kunden
  
• Belopp som överförts
  
• Överföringsmetod (t.ex. bankdisk, bankomat [ATM], bankomat i närbutik, internetbank)
  
• Överföringsbetalningstyp (t.ex. kontant eller bankkort)
  

Vissa finansiella institutioner avstår från överföringsavgifter för överföringar inom samma institution eller mellan filialer. I vissa fall gäller inte avgifter för ett visst antal överföringar varje månad.

Varför betalar kunden vanligtvis överföringsavgifter i Japan?

Finansiella institutioner tar ut överföringsavgifter för varje transaktion, med undantag för de fall som nämnts ovan. Överföringsavgiften måste betalas av antingen företaget eller kunden.

Som en allmän regel är den part som betalar överföringsavgiften den part som gör betalningen – det vill säga kunden. Under Japans civillag, artiklarna 484 och 485 fastställer ”betalningsprincipen hos borgenären”. Enkelt uttryckt, om inget annat i förväg avtalats i förväg är det fastställt att den part som betalar också måste betala överföringsavgifterna. Observera: Informationen i denna artikel är avsedd som allmän referens. För specifika detaljer rekommenderar vi att du konsulterar en jurist.

Men om kunden och företaget kommer överens om villkoren i kontraktet kan dessa förhandlade villkor ha företräde. Därför bör företag, för att undvika tvister som uppstår på grund av oklara skyldigheter för överföringsavgifter, upprätta avtal i förväg och tydligt specificera dessa detaljer skriftligen i sina avtal.

Typer av överföringsavgifter i Japan

Överföringsavgifter delas in i två kategorier beroende på vem som bär kostnaden: ”vår börda” (dvs. kundens kostnad) och ”den andra partens börda” (dvs. företagets kostnad).

En viktig punkt att notera är att ”vår” syftar på kunden (dvs. den part som överför pengarna), medan ”den andra parten” syftar på företaget (dvs. parten som tar emot pengarna). Dessa termer kan lätt leda till missförstånd. Det är viktigt att komma ihåg att ”vår” inte betyder ”vårt företag” och ”den andra parten” inte betyder ”vår affärspartner”. Det är viktigt att vara extremt försiktig när man använder dessa termer. Vi ger mer information om varje term nedan.

Vår (kundens) börda

När det gäller överföringsavgifter syftar ”vår” på den part som överför betalningen. Med andra ord betyder ”vår börda” att den part som betalar pengarna (dvs. kunden som har fått fakturan) kommer att betala överföringsavgiften.

Specifikt kommer kunden att betala det totala beloppet som anges på fakturan, inklusive japansk konsumtionsskatt (JCT) och överföringsavgifter. Företaget som skickade fakturan kommer att få det belopp som anges på fakturan.

Exempel

Det fakturerade beloppet är 150 000 JPY och överföringsavgiften är 500 JPY.

• Kunden som gör överföringen skickar 150 500 JPY.
  
• Överföringsavgiften på 500 JPY kommer att dras från ovanstående belopp av finansinstitutet.
  
• 150 000 JPY kommer att överföras till företaget som tar emot medlen.
  

Den andra partens (företagets) börda

Den ”andra parten” är mottagaren av pengarna. Vi förklarar nedan hur det fungerar när företaget betalar överföringsavgiften.

”Den andra partens börda” avser att företaget som utfärdar fakturan inklusive överföringsavgiften. Med andra ord är det belopp som överförs till företaget från finansinstitutet det totala belopp som anges på fakturan och inkluderar skatt, minus överföringsavgiften.

Exempel

Det fakturerade beloppet är 150 000 JPY och överföringsavgiften är 500 JPY.

• Kunden överför 150 000 JPY, det belopp som anges på fakturan.
  
• Överföringsavgiften på 500 JPY kommer att dras från ovanstående belopp av finansinstitutet.
  
• 149 500 JPY kommer att överföras till företaget som tar emot medlen.
  

Enligt japanska civilrättsliga principer och allmänna kommersiella metoder betalar kunden vanligtvis överföringsavgifterna. När man inför företagsbetalda avgifter är det mycket viktigt att företag tydligt anger på sina fakturor att de kommer att betala överföringsavgifterna.

Exempel på fakturaformulering för att begära överföringsavgifter från kunder

Om inget annat anges i avtalet betalas överföringsavgiften av kunden som gör överföringen. Även om det är vanligt att kunden betalar överföringsavgifter (dvs. ”vår börda”), är det ändå klokt att inkludera ett uttalande på fakturan som uttryckligen anger att kunden är ansvarig för eventuella överföringsavgifter. Detta uttalande ingår som en försiktighetsåtgärd och är standardpraxis.

Nedan tillhandahåller vi exempeltext för att begära att kunden betalar avgifterna. Skapa en sektion märkt ”Anmärkningar” på fakturan och inkludera denna text:

Anmärkningar

• Payee
  Bank A, Branch B (Savings) 0000000
  
• Account holder
  ABC Corporation
  
• Transfer fee
  Please note that transfer fees are the responsibility of the customer.
  
• Payment due
  January 31, 2025
  

Även om det är viktigt att bifoga en anmärkning som begär betalning av överföringsavgifter är fakturans huvudsakliga syfte att fungera som ett giltigt faktureringsdokument. Se därför till att noggrant förstå nuvarande rättsliga ramar i Japan, såsom det kvalificerade fakturasystemet och lagen om bevarande av elektroniska böcker. Se till att skapa dokument som uppfyller kraven för kvalificerade fakturor i Japan.

Punkter att tänka på när man begär överföringsavgifter från kunder

När antalet överföringar ökar så ökar även överföringsavgifterna. Företag vill vanligtvis undvika att betala överföringsavgifter.

Nedan diskuterar vi punkter som företag bör överväga när de ber kunder att betala överföringsavgifter. Det finns olika överväganden för nya och befintliga kunder.

För nya kunder

När man genomför den första transaktionen med en ny kund är det klokt att upprätta en ömsesidigt överenskommen regel om vem som ska betala överföringsavgifter innan ett avtal ingås. Detta gör att företaget kan bygga en god relation med kunden utan problem efter att kontraktet har skrivits under. Se till att inkludera uttalandet ”“Please note that any transfer fees will be the customer’s responsibility” på varje faktura.

För befintliga kunder

Vid transaktioner med befintliga kunder kan det finnas fall där företaget vill ändra avtalet så att kunden betalar överföringsavgifterna. Detta kan hända även om företaget tidigare har täckt dem.

I detta fall, undvik att skicka ett generiskt meddelande som: ”Observera att eventuella överföringsavgifter är kundens ansvar.” Att plötsligt genomföra förändringar utan föregående förvarning eller samråd kan riskera att skada kundens förtroende.

Istället, när ett företag vill ändra vem som betalar överföringsavgifterna, är det lämpligt att båda parter diskuterar ärendet direkt istället för att förlita sig på skriftlig kommunikation. Om kunden vägrar ändringarna är det också viktigt att visa vilja att ge efter. Företaget bör visa hänsyn till kunden och försöka att inte förlora en långvarig kund över några hundra yen.

Om kunden går med på att stå för överföringsavgiften är det rekommenderat att lägga till en notering på fakturan där det står ”Observera att eventuella överföringsavgifter är kundens ansvar.” Detta kan hjälpa till att säkerställa kundens sinnesro och klarhet.

Vid utfärdande av fakturor kan användning av ett automatiserat fakturagenereringssystem med hög flexibilitet för anpassning avsevärt minska tid och ansträngning. Detta kan också göra det möjligt för företag att hantera faktureringsarbetet mer effektivt. För omfattande förbättringar av backoffice-effektiviteten kan företag också överväga att införa ett omfattande redovisningssystem som erbjuds av en betalningsagent i Japan.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.