Wanneer een zakenpartner een bankoverschrijving gebruikt om het op een factuur vermelde bedrag te betalen, worden er overschrijvingskosten in rekening gebracht. Het is belangrijk om te weten wie de overschrijvingskosten betaalt. Is dat de klant of het bedrijf?

In dit artikel leggen we uit hoe het zit en geven we wat basisinfo over overschrijvingskosten die je moet weten als je zaken doet in Japan. We bespreken ook waar je op moet letten als je vraagt om de kosten te betalen, inclusief voorbeelden van wat je op je factuur kunt zetten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn overschrijvingskosten?
  
• Waarom betaalt de klant in Japan meestal de overschrijvingskosten?
  
• Soorten kosten voor overschrijvingskosten in Japan
  
• Voorbeeldtekst voor facturen om klanten te vragen om overschrijvingskosten te betalen
  
• Dingen om te overwegen bij het vragen van overschrijvingskosten aan klanten
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat zijn overschrijvingskosten?

Overschrijvingskosten zijn kosten die worden aangerekend bij het overmaken van geld tussen rekeningen bij een financiële instelling, zoals een bank. De persoon die de overschrijving doet, betaalt de overschrijvingskosten als vergoeding aan de financiële instelling voor de overschrijvingsdiensten die zij levert. Voor Japanse ondernemingen is het niet ongebruikelijk om bankoverschrijvingen als belangrijkste betaalmethode te gebruiken bij B2B-transacties.

Overboekingskosten zijn niet vast of uniform en het bedrag kan variëren afhankelijk van de volgende factoren:

• Financiële instelling die door de onderneming wordt gebruikt
  
• Financiële instelling die door de klant wordt gebruikt
  
• Overgemaakt bedrag
  
• Overboekingsmethode (bijv. bankloket, geldautomaat [ATM], geldautomaat in een buurtwinkel, internetbankieren)
  
• Type overboeking (bijv. contant of bankkaart)
  

Sommige financiële instellingen brengen geen kosten in rekening voor overschrijvingen binnen dezelfde instelling of tussen filialen. In sommige gevallen worden er geen kosten in rekening gebracht voor een bepaald aantal overschrijvingen per maand.

Waarom betaalt de klant in Japan meestal de overboekingskosten?

Financiële instellingen brengen voor elke transactie overboekingskosten in rekening, met uitzondering van de hierboven genoemde gevallen. De overboekingskosten moeten worden betaald door de onderneming of de klant.

In de regel is de partij die verantwoordelijk is voor het betalen van de overboekingskosten de partij die de betaling verricht, dat wil zeggen de klant. In het Japanse Burgerlijk Wetboek wordt in de artikelen 484 en 485 het “beginsel van betaling op de plaats van de schuldeiser” vastgelegd. Simpel gezegd houdt dit in dat, tenzij vooraf anders is overeengekomen in een contract, de partij die de betaling verricht ook de overschrijvingskosten moet betalen. Opmerking: de informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld als algemene referentie. Voor specifieke details raden we aan een jurist te raadplegen.

Als de klant en de onderneming echter andere afspraken maken in het contract, hebben die afspraken voorrang. Om te voorkomen dat er ruzie ontstaat over wie de kosten voor de overschrijving moet betalen, is het belangrijk dat ondernemingen van tevoren afspraken maken en deze duidelijk op papier zetten in hun contracten.

Soorten kosten voor overschrijvingskosten in Japan

Overboekingskosten vallen uiteen in twee categorieën, afhankelijk van wie de kosten draagt: “onze kosten” (d.w.z. de kosten van de klant) en “kosten van de andere partij” (d.w.z. de kosten van het bedrijf).

Een belangrijk punt om op te merken is dat “onze” verwijst naar de klant (d.w.z. de partij die het geld overmaakt), terwijl “de andere partij” verwijst naar de onderneming (d.w.z. de partij die het geld ontvangt). Deze termen kunnen gemakkelijk tot misverstanden leiden. Het is belangrijk om te onthouden dat ‘onze’ niet “ons bedrijf” betekent en “de andere partij” niet “onze zakenpartner” betekent. Wees dus heel voorzichtig met het gebruik van deze termen. Hieronder geven we meer info over elke term.

Onze (klant) kosten

Wat betreft de overboekingskosten verwijst ‘onze’ naar de partij die de betaling overmaakt. Met andere woorden, “onze kosten” betekent dat de partij die het geld betaalt (dus de klant die de factuur heeft ontvangen) de overboekingskosten betaalt.

Concreet betekent dit dat de klant het totale bedrag op de factuur betaalt, inclusief Japanse consumptiebelasting (JCT) en overboekingskosten. De onderneming die de factuur heeft verstuurd, ontvangt het bedrag dat op de factuur staat vermeld.

Voorbeeld

Het factuurbedrag is ¥ 150.000 en de overboekingskosten bedragen ¥ 500.

• De klant die de overschrijving doet, maakt ¥ 150.500 over.
  
• De overschrijvingskosten van ¥ 500 worden door de financiële instelling van het bovenstaande bedrag afgetrokken.
  
• ¥ 150.000 wordt overgemaakt naar de onderneming dat het geld ontvangt.
  

Kosten voor de andere partij (het bedrijf)

De “andere partij” is degene die het geld krijgt. Hieronder leggen we uit hoe het werkt als de onderneming de overboekingskosten betaalt.

De “kosten voor de andere partij” zijn de kosten die de onderneming dat de factuur stuurt, inclusief de overboekingskosten. Met andere woorden, het bedrag dat de financiële instelling naar de onderneming overmaakt, is het totale bedrag op de factuur inclusief belasting, minus de overboekingskosten.

Voorbeeld

Het factuurbedrag is ¥ 150.000 en de overboekingskosten bedragen ¥ 500.

• De klant maakt ¥ 150.000 over, het bedrag dat op de factuur staat vermeld.
  
• De overschrijvingskosten van ¥ 500 worden door de financiële instelling van het bovenstaande bedrag afgetrokken.
  
• Er wordt ¥ 149.500 overgemaakt naar de onderneming dat het geld ontvangt.
  

Volgens de Japanse burgerlijke wetgeving en algemene handelspraktijken betaalt de klant doorgaans de overboekingskosten. Wanneer ondernemingen de kosten betalen, is het uiterst belangrijk dat zij op hun facturen duidelijk vermelden dat zij de overboekingskosten zullen betalen.

Voorbeeldtekst voor een factuur om klanten te vragen om overboekingskosten te betalen

Tenzij anders vermeld in het contract, worden de overschrijvingskosten betaald door de klant die de overschrijving doet. Hoewel het gebruikelijk is dat de klant de overschrijvingskosten betaalt (d.w.z. “onze last”), is het toch raadzaam om op de factuur expliciet te vermelden dat de klant verantwoordelijk is voor eventuele overschrijvingskosten. Deze vermelding is een voorzorgsmaatregel en is gebruikelijk.

Hieronder vind je een voorbeeldtekst om de klant te vragen de kosten te betalen. Maak een sectie ‘Opmerkingen’ op de factuur en neem deze tekst op:

Opmerkingen

• Begunstigde
  Bank A, Filiaal B (Spaarrekening) 0000000
  
• Rekeninghouder
  ABC Corporation
  
• Overschrijvingskosten
  Houd er rekening mee dat de overschrijvingskosten voor rekening van de klant zijn.
  
• Betalingsdatum
  31 januari 2025
  

Hoewel het belangrijk is om een opmerking op te nemen waarin om betaling van de overschrijvingskosten wordt gevraagd, is het primaire doel van een factuur om als geldig factuurdocument te dienen. Zorg er daarom voor dat je de huidige wettelijke kaders in Japan goed begrijpt, zoals het gekwalificeerde factuursysteem en de wet op de bewaring van elektronische boekhouding. Zorg ervoor dat je documenten maakt die voldoen aan de vereisten voor gekwalificeerde facturen in Japan.

Dingen om te overwegen bij het vragen van overschrijvingskosten aan klanten

Naarmate het aantal overschrijvingen toeneemt, nemen ook de overschrijvingskosten toe. Bedrijven willen meestal overschrijvingskosten vermijden.

Hieronder bespreken we punten waarmee ondernemingen rekening moeten houden wanneer ze klanten vragen om overschrijvingskosten te betalen. Er zijn verschillende overwegingen voor nieuwe en bestaande klanten.

Voor nieuwe klanten

Bij de eerste transactie met een nieuwe klant is het raadzaam om voorafgaand aan het sluiten van een contract een onderling overeengekomen regel vast te stellen over wie de overschrijvingskosten betaalt. Zo kan de onderneming een goede relatie met de klant opbouwen zonder dat er na het sluiten van het contract problemen ontstaan. Zorg ervoor dat je op elke factuur de vermelding “Houd er rekening mee dat eventuele overschrijvingskosten voor rekening van de klant zijn” opneemt.

Voor bestaande klanten

Bij transacties met bestaande klanten kan het voorkomen dat de onderneming de overeenkomst wil wijzigen, zodat de klant de overschrijvingskosten betaalt. Dit kan zelfs gebeuren als de onderneming deze kosten eerder voor zijn rekening heeft genomen.

Stuur in dat geval geen algemeen bericht zoals: “Houd er rekening mee dat eventuele overschrijvingskosten voor rekening van de klant zijn.” Als je plotseling wijzigingen doorvoert zonder voorafgaande kennisgeving of overleg, loop je het risico het vertrouwen van de klant te schaden.

Als een onderneming wil wijzigen wie de overschrijvingskosten betaalt, is het raadzaam dat beide partijen de kwestie rechtstreeks bespreken in plaats van te vertrouwen op schriftelijke communicatie. Als de klant de wijzigingen weigert, is het ook belangrijk om bereidheid tot concessies te tonen. De onderneming moet rekening houden met de klant en proberen geen langdurige klant te verliezen om een paar honderd yen.

Als de klant ermee instemt om de overschrijvingskosten te dragen, is het raadzaam om een opmerking toe te voegen aan de factuur met de tekst: “Houd er rekening mee dat eventuele overschrijvingskosten voor rekening van de klant zijn.” Dit kan helpen om de klant gemoedsrust en duidelijkheid te bieden.

Bij het versturen van facturen kan het gebruik van een geautomatiseerd facturatiesysteem met veel flexibiliteit voor aanpassingen veel tijd en moeite besparen. Hierdoor kunnen ondernemingen ook efficiënter omgaan met factureringstaken. Voor uitgebreide verbeteringen in de efficiëntie van de backoffice kunnen ondernemingen ook overwegen om een uitgebreid boekhoudsysteem te implementeren dat wordt aangeboden door een betalingsagent in Japan.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
  
• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.