Avec plus de 2 000 jeunes entreprises fondées aux États-Unis en 2023, il est important pour les fondateurs de connaître les documents juridiques dont ils ont besoin pour pouvoir fonctionner. Des documents juridiques appropriés établissent la structure juridique de l'entreprise et les obligations fiscales, la responsabilité et les processus décisionnels qui y sont associés, qu'il s'agisse d'une société ou d'une société à responsabilité limitée (SARL). En l'absence d'une structure adéquate, les fondateurs risquent de voir leur responsabilité personnelle engagée en cas de dettes ou de contestation de l'entreprise.

Les documents juridiques clarifient les droits de propriété, les relations avec les investisseurs et la protection de la propriété intellectuelle. Ils définissent les conditions de propriété, parts des investisseurs, les rôles et les responsabilités, évitant ainsi les conflits entre les fondateurs ou avec les investisseurs. La protection de la propriété intellectuelle par des moyens juridiques appropriés permet de sauvegarder les innovations et la valeur de l'entreprise.

Les documents juridiques permettent aux jeunes entreprises d'établir et de maintenir la conformité légale et réglementaire. Les jeunes entreprises doivent respecter les réglementations spécifiques au secteur, les lois sur l'emploi et les normes de protection des données. Une documentation appropriée garantit la conformité et permet d'éviter les amendes, les défis juridiques ou les interruptions opérationnelles.

En outre, les documents juridiques instaurent un climat de confiance avec les parties prenantes telles que les investisseurs, les clients et les partenaires. Ils démontrent l'engagement de l'entreprise en faveur de la légalité et du professionnalisme, ce qui peut améliorer sa réputation et attirer davantage d'opportunités d'affaires et d'investissements.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principaux documents juridiques dont les fondateurs de jeunes entreprises peuvent avoir besoin lors de la création et de la gestion d'une entreprise aux États-Unis.

 Que contient cet article?

• Création d'entreprise et documents de référence
  
• Contrats de cession de droits propriété intellectuelle
  
• Accords de confidentialité et de non-divulgation
  
• Accords avec les employés et lettres d'offre
  
• Pactes d'actionnaires et de fondateurs
  

Documents de constitution et de gouvernance de l’entreprise

Les documents relatifs à la création et à la gestion d'une entreprise constituent l'ossature de la structure juridique et organisationnelle de l'entreprise. Ils définissent le type d'entreprise, la structure de propriété, les statuts, les règles internes et les mesures prises par le conseil d'administration.

• Statuts constitutifs (ou statuts d’organisation) : Les statuts constitutifs (ou statuts d’organisation, dans le cas d’une société à responsabilité limitée/LLC) forment officiellement la personne morale. Ils énoncent des informations de base comme le nom, l’objet et la structure.

• Règlements internes (pour les sociétés par actions) ou conventions d’exploitation (pour les LLC) : Ces documents détaillent les règles internes de l’organisation, notamment le rôle des administrateurs et dirigeants, les protocoles de réunion et les modalités de prise de décision.

• Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration : Les procès-verbaux consignent les décisions et actions prises lors des réunions du conseil d’administration.

• Conventions entre actionnaires : Ces conventions définissent les droits et responsabilités des actionnaires. Elles incluent des dispositions sur le transfert des actions, la prise de décision et le règlement des différends.

• Certificats d’actions : Pour les sociétés par actions qui émettent des titres, les certificats d’actions représentent la propriété des parts dans l’entreprise.

• Numéro d’entreprise (EIN) : Numéro d’identification fiscale fédéral obtenu auprès de l’IRS. Il est requis pour produire les déclarations de revenus, embaucher des employés et ouvrir des comptes bancaires d’entreprise.

• Permis et licences d’exploitation : Selon le type d’entreprise et le lieu d’activité, différents permis ou licences peuvent être requis pour exercer légalement.

• Accords entre fondateurs : Dans le cas d’une jeune entreprise, cette convention précise les rôles, responsabilités, parts de propriété et autres modalités convenues entre les fondateurs.

Contrats de cession de droits de propriété intellectuelle

Les accords de cession de propriété intellectuelle clarifient et protègent la propriété juridique de l'entreprise sur la propriété intellectuelle, telle que les brevets, les marques, les droits d'auteur et les secrets commerciaux.

• Cessions de brevets : Les cessions de brevets transfèrent à l’entreprise les droits liés aux inventions protégées par brevet.

• Cessions de marques de commerce : Elles transfèrent à l’entreprise les droits associés aux marques (ex. logos, noms de marque).

• Cessions de droits d’auteur : Elles transfèrent les droits liés aux œuvres écrites, musicales, artistiques ou créatives de leurs créateurs vers l’entreprise.

• Accords de confidentialité sur les secrets commerciaux : Ces ententes interdisent aux employés ou aux contractuels de divulguer ou d’utiliser à mauvais escient des informations d’affaires confidentielles et précieuses.

• Accords de travail à forfait : Ces ententes précisent que tout travail créé par un employé ou un contractuel dans le cadre de ses fonctions appartient à l’entreprise.

• Accords de cession d'invention : Les accords de cession d'invention sont des accords signés par des employés ou des sous-traitants établissant que toutes les inventions qu'ils créent pendant leur période d'emploi ou de contrat appartiennent à l'entreprise.

• Accords de cession de logiciels : Les accords de cession de logiciels transfèrent les droits de propriété des logiciels des développeurs à l'entreprise.

Accords de confidentialité et de non-divulgation

Les accords de confidentialité et de non-divulgation (NDA) protègent les informations sensibles d'une entreprise en liant juridiquement les parties informées à la confidentialité.

• Accords de confidentialité des employés : Ces accords interdisent aux employés, sur le plan juridique, de divulguer ou d'utiliser à mauvais escient des informations confidentielles pendant ou après leur emploi.

• Accords de confidentialité avec des consultants/contractuels : Ces ententes interdisent légalement les consultants ou contractuels de divulguer ou d’utiliser à mauvais escient toute information confidentielle à laquelle ils pourraient avoir accès dans le cadre de leur travail avec l’entreprise.

• Accords de confidentialité mutuels : Ces ententes interdisent aux deux parties de divulguer les informations confidentielles de l’autre. Elles sont souvent utilisées dans le cadre de négociations ou de partenariats avec d’autres entreprises.

• Ententes de confidentialité avec des investisseurs potentiels : Ces ententes empêchent des investisseurs potentiels de partager des renseignements confidentiels comme des plans d’affaires ou d’autres données sensibles.

• Ententes de confidentialité lors d’entrevues de départ : Ces ententes rappellent aux employés qui quittent l’entreprise leur obligation de ne pas divulguer des informations confidentielles de l’entreprise.

• Ententes de non-concurrence : Ces ententes visent à empêcher d’anciens employés ou associés d’entrer en concurrence directe avec l’entreprise. Elles incluent souvent des clauses liées à la confidentialité des informations sensibles.

• Ententes de cession d’inventions ou de logiciels : Ces ententes de cession, qui confèrent à l’entreprise la propriété de toute invention ou logiciel créé par des employés ou contractuels, comportent souvent des clauses de confidentialité pour protéger les informations associées.

Ententes d’emploi et lettres d’offre

Ces documents définissent la relation entre l’employeur et l’employé. Ils précisent les rôles, les responsabilités et les attentes liées aux conditions d’emploi.

• Lettres d’offre d’emploi : Une lettre d’offre d’emploi est le document initial remis à un candidat. Elle présente les conditions de l’offre, incluant le poste, le salaire, la date d’entrée en fonction et d’autres conditions d’emploi.

• Contrats de travail : Un contrat de travail est une entente plus détaillée qui précise les conditions d’emploi après l’acceptation de l’offre. Il inclut les responsabilités, la rémunération, les avantages, les conditions de fin d’emploi et les obligations de confidentialité.

• Les accords de non-concurrence : Ils limitent la possibilité pour les employés d'entrer en concurrence avec l'entreprise ou de travailler pour un concurrent pendant une certaine période après leur départ de l'entreprise.

• Accords de non-sollicitation : Ils empêchent les anciens employés de solliciter les clients ou les employés de l'entreprise après leur départ.

• Les accords d'arbitrage : Ils stipulent que les litiges en matière d'emploi seront résolus par voie d'arbitrage plutôt que par voie judiciaire. Ils sont souvent inclus comme clause dans les contrats de travail.

• Reçus d’accusé de réception du manuel de l’employé : Ces reçus confirment que les employés ont reçu, lu et accepté de se conformer au manuel de l’employé de l’entreprise.

• Les plans d'amélioration des performances (PIP) : Un PIP décrit les domaines spécifiques dans lesquels les performances d'un employé doivent être améliorées et les objectifs qu'il doit atteindre dans un délai déterminé.

• Ententes de cessation d’emploi : Une entente de départ précise l’indemnité de départ, les avantages sociaux et toute autre compensation à laquelle un employé a droit lors de la fin de son emploi.

• Convention de stage : Une convention de stage définit les conditions d'un stage, y compris le rôle, les responsabilités, la durée et toute compensation ou crédit fourni.

Contrats d'actionnaires et de fondateurs

Les actionnaires et le fondateur définissent les relations entre les actionnaires et l'entreprise. Ils précisent également les rôles, les droits et les responsabilités de toutes les parties concernées, notamment en cas de vente ou de transfert d'actions.

• Accord des fondateurs : L'accord des fondateurs décrit les rôles, les responsabilités, la participation au capital et les autres conditions convenues par les fondateurs de l'entreprise. Il peut également prévoir ce qui se passe si un fondateur quitte l'entreprise.

• Accord des actionnaires : Un pacte d'actionnaires détaille les droits et obligations des actionnaires, y compris les modalités d'achat, de vente ou de transfert des actions, ainsi que les modalités de prise de décisions concernant les actionnaires.

• Contrat d'achat d'actions : Un contrat d'achat d'actions documente les détails d'une vente ou d'un transfert d'actions entre l'entreprise et ses actionnaires. Il précise le nombre d'actions vendues, le prix et les autres conditions de la vente.

• Accord sur les droits des investisseurs : Généralement utilisé dans les opérations de capital-risque, un accord sur les droits des investisseurs décrit les droits d'information, les droits de préemption et les droits de covente des investisseurs.

• Accord de vote : Un accord de vote spécifie comment les actionnaires voteront sur certaines émissions. Il est souvent utilisé pour s'assurer que les actionnaires fondateurs conservent le contrôle de certaines décisions.

• Accords de droit de préemption et de covente : Ce type d’accord donne aux actionnaires existants le droit d’acheter des actions avant qu’elles ne soient vendues à un tiers (droit de préemption) et permet aux actionnaires de se joindre à la vente (covente) si un autre actionnaire vend ses actions.

• Accords d’achat-vente : Un accord d'achat-vente établit un processus de rachat des actions d'un actionnaire sortant. Il est souvent utilisé pour assurer la continuité et la stabilité de l'entreprise.

• Plans d’options d’achat d’actions : Ces plans donnent aux employés la possibilité d’acheter des actions de l’entreprise à un prix déterminé. Ils sont souvent utilisés pour attirer et retenir les talents.

• Certificats d'actions : Un certificat d'actions est un document émis par l'entreprise qui atteste de la propriété d'un certain nombre d'actions de la société.

• Résolution du conseil d'administration approuvant l'émission d'actions: Cette résolution consigne la décision du conseil d'administration d'émettre de nouvelles actions et décrit les conditions de l'émission.

Comment économiser de l’argent lors de la constitution d’une entreprise en entreprise

Bien que certains frais de constitution en entreprise soient inévitables, il est possible de réduire les coûts de votre entreprise en gérant autant que possible en interne et en demandant de l’aide professionnelle lorsque cela est nécessaire. Voici quelques stratégies clés pour économiser de l’argent :

• Se constituer en entreprise par soi-même : si la structure de votre entreprise est simple et que vous êtes à l’aise avec la paperasse, déposer vous-même les documents de constitution peut vous faire économiser des centaines, voire des milliers de dollars en frais juridiques. Des ressources et des guides en ligne sont disponibles pour vous aider tout au long de la procédure.

• Comparer les services d’agents enregistrés : les frais des agents enregistrés varient d’un fournisseur à l’autre. Comparez les prix et les services de différentes entreprises pour trouver la meilleure offre pour vos besoins.

• Envisager de former une SARL : les entreprises à responsabilité limitée (SARL) sont souvent plus simples et moins coûteuses à former que les entreprises par actions, ce qui en fait une option rentable pour les petites entreprises.

• Choisir le bon emplacement : certains endroits ont des frais de dépôt et des taxes de franchise inférieurs à d’autres. Faites des recherches sur différents endroits pour voir lesquels ont l’environnement commercial le plus favorable pour votre secteur et votre budget. Le Delaware est un choix populaire aux États-Unis pour ses lois favorables aux entreprises et ses faibles frais, par exemple.

• Profiter des services juridiques en ligne : les services juridiques en ligne proposent des forfaits abordables qui peuvent vous guider tout au long de la procédure de constitution et fournir des modèles pour les documents nécessaires. Certains peuvent même offrir des rabais et des promotions aux nouveaux clients. Cela peut être moins coûteux que d’engager un avocat.

• Négocier les honoraires professionnels : si vous devez engager un avocat ou un comptable, n’hésitez pas à négocier leurs honoraires. Certains professionnels peuvent offrir des rabais aux jeunes pousses ou aux petites entreprises.

• Planifier les coûts continus : bien qu’il soit important d’économiser sur les coûts initiaux de constitution en entreprise, assurez-vous de prendre en compte les dépenses continues, comme les frais de rapport annuel, les taxes de franchise et les frais d’agent enregistré.