Avec plus de 2 000 jeunes entreprises fondées aux États-Unis en 2023, il est important pour les fondateurs de connaître les documents juridiques dont ils ont besoin pour pouvoir fonctionner. Des documents juridiques appropriés établissent la structure juridique de l'entreprise et les obligations fiscales, la responsabilité et les processus décisionnels qui y sont associés, qu'il s'agisse d'une société ou d'une société à responsabilité limitée (SARL). En l'absence d'une structure adéquate, les fondateurs risquent de voir leur responsabilité personnelle engagée en cas de dettes ou de contestation de l'entreprise.

Les documents juridiques clarifient les droits de propriété, les relations avec les investisseurs et la protection de la propriété intellectuelle. Ils définissent les conditions de propriété, parts des investisseurs, les rôles et les responsabilités, évitant ainsi les conflits entre les fondateurs ou avec les investisseurs. La protection de la propriété intellectuelle par des moyens juridiques appropriés permet de sauvegarder les innovations et la valeur de l'entreprise.

Les documents juridiques permettent aux jeunes entreprises d'établir et de maintenir la conformité légale et réglementaire. Les jeunes entreprises doivent respecter les réglementations spécifiques au secteur, les lois sur l'emploi et les normes de protection des données. Une documentation appropriée garantit la conformité et permet d'éviter les amendes, les défis juridiques ou les interruptions opérationnelles.

En outre, les documents juridiques instaurent un climat de confiance avec les parties prenantes telles que les investisseurs, les clients et les partenaires. Ils démontrent l'engagement de l'entreprise en faveur de la légalité et du professionnalisme, ce qui peut améliorer sa réputation et attirer davantage d'opportunités d'affaires et d'investissements.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principaux documents juridiques dont les fondateurs de jeunes entreprises peuvent avoir besoin lors de la création et de la gestion d'une entreprise aux États-Unis.

 Que contient cet article?

• Création d'entreprise et documents de référence
  
• Contrats de cession de droits propriété intellectuelle
  
• Accords de confidentialité et de non-divulgation
  
• Accords avec les employés et lettres d'offre
  
• Pactes d'actionnaires et de fondateurs
  

Documents de constitution et de gouvernance de l’entreprise

Les documents relatifs à la création et à la gestion d'une entreprise constituent l'ossature de la structure juridique et organisationnelle de l'entreprise. Ils définissent le type d'entreprise, la structure de propriété, les statuts, les règles internes et les mesures prises par le conseil d'administration.

• Statuts constitutifs (ou statuts d’organisation) : Les statuts constitutifs (ou statuts d’organisation, dans le cas d’une société à responsabilité limitée/LLC) forment officiellement la personne morale. Ils énoncent des informations de base comme le nom, l’objet et la structure.

• Règlements internes (pour les sociétés par actions) ou conventions d’exploitation (pour les LLC) : Ces documents détaillent les règles internes de l’organisation, notamment le rôle des administrateurs et dirigeants, les protocoles de réunion et les modalités de prise de décision.

• Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration : Les procès-verbaux consignent les décisions et actions prises lors des réunions du conseil d’administration.

• Conventions entre actionnaires : Ces conventions définissent les droits et responsabilités des actionnaires. Elles incluent des dispositions sur le transfert des actions, la prise de décision et le règlement des différends.

• Certificats d’actions : Pour les sociétés par actions qui émettent des titres, les certificats d’actions représentent la propriété des parts dans l’entreprise.

• Numéro d’entreprise (EIN) : Numéro d’identification fiscale fédéral obtenu auprès de l’IRS. Il est requis pour produire les déclarations de revenus, embaucher des employés et ouvrir des comptes bancaires d’entreprise.

• Permis et licences d’exploitation : Selon le type d’entreprise et le lieu d’activité, différents permis ou licences peuvent être requis pour exercer légalement.

• Accords entre fondateurs : Dans le cas d’une jeune entreprise, cette convention précise les rôles, responsabilités, parts de propriété et autres modalités convenues entre les fondateurs.

Contrats de cession de droits de propriété intellectuelle

Les accords de cession de propriété intellectuelle clarifient et protègent la propriété juridique de l'entreprise sur la propriété intellectuelle, telle que les brevets, les marques, les droits d'auteur et les secrets commerciaux.

• Cessions de brevets : Les cessions de brevets transfèrent à l’entreprise les droits liés aux inventions protégées par brevet.

• Cessions de marques de commerce : Elles transfèrent à l’entreprise les droits associés aux marques (ex. logos, noms de marque).

• Cessions de droits d’auteur : Elles transfèrent les droits liés aux œuvres écrites, musicales, artistiques ou créatives de leurs créateurs vers l’entreprise.

• Accords de confidentialité sur les secrets commerciaux : Ces ententes interdisent aux employés ou aux contractuels de divulguer ou d’utiliser à mauvais escient des informations d’affaires confidentielles et précieuses.

• Accords de travail à forfait : Ces ententes précisent que tout travail créé par un employé ou un contractuel dans le cadre de ses fonctions appartient à l’entreprise.

• Accords de cession d'invention : Les accords de cession d'invention sont des accords signés par des employés ou des sous-traitants établissant que toutes les inventions qu'ils créent pendant leur période d'emploi ou de contrat appartiennent à l'entreprise.

• Accords de cession de logiciels : Les accords de cession de logiciels transfèrent les droits de propriété des logiciels des développeurs à l'entreprise.

Accords de confidentialité et de non-divulgation

Les accords de confidentialité et de non-divulgation (NDA) protègent les informations sensibles d'une entreprise en liant juridiquement les parties informées à la confidentialité.

• Accords de confidentialité des employés : Ces accords interdisent aux employés, sur le plan juridique, de divulguer ou d'utiliser à mauvais escient des informations confidentielles pendant ou après leur emploi.

• Accords de confidentialité avec des consultants/contractuels : Ces ententes interdisent légalement les consultants ou contractuels de divulguer ou d’utiliser à mauvais escient toute information confidentielle à laquelle ils pourraient avoir accès dans le cadre de leur travail avec l’entreprise.

• Accords de confidentialité mutuels : Ces ententes interdisent aux deux parties de divulguer les informations confidentielles de l’autre. Elles sont souvent utilisées dans le cadre de négociations ou de partenariats avec d’autres entreprises.

• Ententes de confidentialité avec des investisseurs potentiels : Ces ententes empêchent des investisseurs potentiels de partager des renseignements confidentiels comme des plans d’affaires ou d’autres données sensibles.

• Ententes de confidentialité lors d’entrevues de départ : Ces ententes rappellent aux employés qui quittent l’entreprise leur obligation de ne pas divulguer des informations confidentielles de l’entreprise.

• Ententes de non-concurrence : Ces ententes visent à empêcher d’anciens employés ou associés d’entrer en concurrence directe avec l’entreprise. Elles incluent souvent des clauses liées à la confidentialité des informations sensibles.

• Ententes de cession d’inventions ou de logiciels : Ces ententes de cession, qui confèrent à l’entreprise la propriété de toute invention ou logiciel créé par des employés ou contractuels, comportent souvent des clauses de confidentialité pour protéger les informations associées.

Ententes d’emploi et lettres d’offre

Ces documents définissent la relation entre l’employeur et l’employé. Ils précisent les rôles, les responsabilités et les attentes liées aux conditions d’emploi.

• Lettres d’offre d’emploi : Une lettre d’offre d’emploi est le document initial remis à un candidat. Elle présente les conditions de l’offre, incluant le poste, le salaire, la date d’entrée en fonction et d’autres conditions d’emploi.

• Contrats de travail : Un contrat de travail est une entente plus détaillée qui précise les conditions d’emploi après l’acceptation de l’offre. Il inclut les responsabilités, la rémunération, les avantages, les conditions de fin d’emploi et les obligations de confidentialité.

• Les accords de non-concurrence : Ils limitent la possibilité pour les employés d'entrer en concurrence avec l'entreprise ou de travailler pour un concurrent pendant une certaine période après leur départ de l'entreprise.

• Accords de non-sollicitation : Ils empêchent les anciens employés de solliciter les clients ou les employés de l'entreprise après leur départ.

• Les accords d'arbitrage : Ils stipulent que les litiges en matière d'emploi seront résolus par voie d'arbitrage plutôt que par voie judiciaire. Ils sont souvent inclus comme clause dans les contrats de travail.

• Reçus d’accusé de réception du manuel de l’employé : Ces reçus confirment que les employés ont reçu, lu et accepté de se conformer au manuel de l’employé de l’entreprise.

• Les plans d'amélioration des performances (PIP) : Un PIP décrit les domaines spécifiques dans lesquels les performances d'un employé doivent être améliorées et les objectifs qu'il doit atteindre dans un délai déterminé.

• Ententes de cessation d’emploi : Une entente de départ précise l’indemnité de départ, les avantages sociaux et toute autre compensation à laquelle un employé a droit lors de la fin de son emploi.

• Convention de stage : Une convention de stage définit les conditions d'un stage, y compris le rôle, les responsabilités, la durée et toute compensation ou crédit fourni.

Contrats d'actionnaires et de fondateurs

Les actionnaires et le fondateur définissent les relations entre les actionnaires et l'entreprise. Ils précisent également les rôles, les droits et les responsabilités de toutes les parties concernées, notamment en cas de vente ou de transfert d'actions.

• Accord des fondateurs : L'accord des fondateurs décrit les rôles, les responsabilités, la participation au capital et les autres conditions convenues par les fondateurs de l'entreprise. Il peut également prévoir ce qui se passe si un fondateur quitte l'entreprise.

• Accord des actionnaires : Un pacte d'actionnaires détaille les droits et obligations des actionnaires, y compris les modalités d'achat, de vente ou de transfert des actions, ainsi que les modalités de prise de décisions concernant les actionnaires.

• Contrat d'achat d'actions : Un contrat d'achat d'actions documente les détails d'une vente ou d'un transfert d'actions entre l'entreprise et ses actionnaires. Il précise le nombre d'actions vendues, le prix et les autres conditions de la vente.

• Accord sur les droits des investisseurs : Généralement utilisé dans les opérations de capital-risque, un accord sur les droits des investisseurs décrit les droits d'information, les droits de préemption et les droits de covente des investisseurs.

• Accord de vote : Un accord de vote spécifie comment les actionnaires voteront sur certaines émissions. Il est souvent utilisé pour s'assurer que les actionnaires fondateurs conservent le contrôle de certaines décisions.

• Accords de droit de préemption et de covente : Ce type d’accord donne aux actionnaires existants le droit d’acheter des actions avant qu’elles ne soient vendues à un tiers (droit de préemption) et permet aux actionnaires de se joindre à la vente (covente) si un autre actionnaire vend ses actions.

• Accords d’achat-vente : Un accord d'achat-vente établit un processus de rachat des actions d'un actionnaire sortant. Il est souvent utilisé pour assurer la continuité et la stabilité de l'entreprise.

• Plans d’options d’achat d’actions : Ces plans donnent aux employés la possibilité d’acheter des actions de l’entreprise à un prix déterminé. Ils sont souvent utilisés pour attirer et retenir les talents.

• Certificats d'actions : Un certificat d'actions est un document émis par l'entreprise qui atteste de la propriété d'un certain nombre d'actions de la société.

• Résolution du conseil d'administration approuvant l'émission d'actions: Cette résolution consigne la décision du conseil d'administration d'émettre de nouvelles actions et décrit les conditions de l'émission.

17. Évaluez les opportunités de prêts aux entreprises

Utiliser les prêts commerciaux dans le cadre de votre stratégie financière peut être une mesure efficace pour accélérer la croissance de votre entreprise. Voici comment procéder :

• Déterminer votre besoin de prêt : avant de vous lancer dans une procédure de demande de prêt, vérifiez si vous avez réellement besoin d'un prêt. Vous avez peut-être besoin de fonds pour développer vos activités, acheter de l'équipement, augmenter vos stocks, embaucher du personnel ou stabiliser le flux de trésorerie. En définissant clairement les besoins financiers de votre entreprise, vous pourrez prendre une décision plus éclairée.

• Évaluer les différents types de prêts : différents types de prêts sont disponibles pour les entreprises, du prêt bancaire traditionnel au prêt de la Small Business Administration (SBA), en passant par les prêts en ligne et les lignes de crédit. Chaque type de prêt fait l'objet de conditions, de taux d'intérêt et d'exigences qui lui sont propres. Le choix qui vous convient le mieux dépend de vos besoins spécifiques, de votre situation financière ainsi que du stade de développement de votre entreprise.

• Tenir compte des conditions d'admissibilité : les critères d'approbation des prêts varient d'un prêteur à l'autre. Il peut s'agir de facteurs tels que votre cote de crédit, le chiffre d'affaires de votre entreprise, sa rentabilité et son ancienneté. Avant de demander un prêt, consultez attentivement les critères suivants pour savoir si vous pouvez en bénéficier.

• Préparer votre demande de prêt : une fois que vous avez choisi un type de prêt et confirmé que vous répondez aux critères du prêteur, l'étape suivante consiste à préparer votre demande de prêt. Il s'agit de rassembler des documents financiers tels que votre plan d'affaires, vos états financiers, vos déclarations fiscales et les détails de votre garantie. Vous devrez peut-être également présenter un plan décrivant l'utilisation que vous comptez faire du prêt et la manière dont vous le rembourserez.

• Comparer les offres de prêt : si votre demande de prêt est approuvée, il est possible que vous receviez des offres de différents prêteurs. Examinez attentivement les conditions de chaque offre, notamment le taux d'intérêt, le montant du prêt, sa durée et les éventuels frais supplémentaires. Assurez-vous de bien comprendre le coût total du prêt et la manière dont les conditions de remboursement s'alignent sur les projections financières de votre entreprise.

Contracter une dette est un engagement sérieux qui nécessite une planification et une réflexion rigoureuses. Pour obtenir des conseils supplémentaires tout au long du processus, consultez un conseiller financier ou un mentor.

Il n'y a pas de raccourci simple pour créer une entreprise. Sauter des étapes lors des premiers jours peut engendrer des difficultés inutiles, de la confusion, voire une responsabilité juridique par la suite. Si la plupart des démarches liées à la création d'une nouvelle entreprise peuvent sembler fastidieuses, elles ne sont pas pour autant trop complexes. En adoptant une approche réfléchie et méthodique de ce processus, et en abordant chaque étape de manière ordonnée, vous établirez les bases qui vous permettront de réaliser tous vos objectifs et vos rêves pour votre entreprise, c'est-à-dire exactement ce qui vous a motivé à vous lancer dans cette aventure.