Com mais de 2.000 Startups fundadas nos Estados Unidos em 2023, é importante que os fundadores conheçam os documentos legais de que precisam para funcionar. O documento legal adequado estabelece a estrutura jurídica da empresa e as obrigações tributárias associadas, a responsabilidade e os processos de tomada de decisão, seja uma corporação ou uma empresa de responsabilidade limitada (LLC). Sem a estrutura correta, os fundadores podem ser responsabilizados por dívidas ou contestações da empresa.

Os documentos legais esclarecem os direitos de propriedade, as relações com os investidores e a proteção da propriedade intelectual. Eles definem os termos de propriedade, o patrimônio do investidor, funções e responsabilidades, evitando conflitos entre os fundadores ou com os investidores. A proteção da propriedade intelectual por meio dos meios jurídicos corretos protege as inovações e o valor da empresa.

Documentos legais permitem que as Startups se estabeleçam e mantenham a conformidade jurídica e regulatória. Elas devem seguir os regulamentos específicos do setor, as leis trabalhistas e os padrões de proteção de dados. A documentação adequada garante a conformidade e ajuda a evitar multas, desafios jurídicos ou interrupções operacionais.

Além disso, os documentos legais geram confiança entre as partes interessadas, como investidores, clientes e parceiros. Eles demonstram o compromisso da empresa com a legalidade e o advogado, o que pode melhorar sua reputação e atrair mais oportunidades de negócios e investimentos.

A seguir, você encontrará um resumo dos principais documentos legais que os fundadores de Startup podem precisar ao estabelecer e executar operações de empresas nos EUA.

O que será abordado neste artigo?

• Formação da empresa e documentos administrativos
  
• Contratos de cessão de propriedade intelectual
  
• Contratos de confidencialidade e de não divulgação
  
• Contratos de trabalho e cartas de oferta
  
• Acordos entre acionistas e fundadores
  

Formação da empresa e documentos administrativos

A formação da empresa e os documentos de administrativos constituem a espinha dorsal da estrutura jurídica e organizacional de uma empresa. Eles definem o tipo de empresa, a estrutura de propriedade, os estatutos, as regras internas e as ações tomadas pelo diretor.

• Artigos de incorporação ou artigos de organização: os artigos de incorporação (ou artigos de organização) formam oficialmente a entidade da empresa, seja ela uma corporação ou uma LLC. Eles descrevem detalhes básicos, como nome, finalidade e estrutura.

• Estatutos (para corporações) ou acordos operacionais (para LLCs):esses documentos detalham as regras internas da organização, como as funções dos diretores e executivos, protocolos de reunião e como as decisões são tomadas.

• Atas das reuniões do conselho de administração: as atas das reuniões são registros das reuniões realizadas pelo conselho de administração que documentam as decisões e ações do conselho.

• Acordos de acionistas: os acordos de acionistas descrevem os direitos e as responsabilidades dos acionistas. Eles incluem disposições sobre a transferência de ações, como as decisões são tomadas e como os conflitos são resolvidos.

• Certificados de ações: para empresas que emitem ações, os certificados de ações representam a propriedade das ações da empresa.

• Cadastro do número de identificação do empregador (EIN): trata-se de um ID fiscal federal obtido do IRS. O EIN é necessário para declarar tributos, contratar funcionários e abrir contas bancárias empresariais.

• Licenças e autorizações de B2B: dependendo do tipo de empresa e da localização, várias licenças e autorizações podem ser necessárias para o funcionamento jurídico.

• Contratos dos fundadores: para Startups, o contrato dos fundadores detalha as funções, as responsabilidades, a participação acionária e outros termos acordados pelos fundadores.

Contratos de cessão de propriedade intelectual

Os contratos de cessão de propriedade intelectual esclarecem e protegem a propriedade jurídica da propriedade intelectual da empresa, como patentes, marcas registradas, direitos autorais e segredos comerciais.

• Cessões de patentes: as cessões de patentes transferem os direitos de invenções protegidas por patentes dos inventores para a empresa.

• Atribuições de marcas registradas: as atribuições de marcas registradas transferem quaisquer direitos associados a marcas registradas (por exemplo, logotipos ou nomes de marcas) de pessoas físicas para a empresa.

• Cessões de direitos autorais: as cessões de direitos autorais transferem os direitos de obras escritas, musicais, artísticas ou outras obras criativas dos criadores originais para a empresa.

• Acordos de segredo comercial: proíbem que funcionários ou prestadores de serviços divulguem ou usem indevidamente segredos comerciais, definidos como dados comerciais valiosos e confidenciais.

• Acordos de trabalho por aluguel: os acordos de trabalho por aluguel especificam que qualquer trabalho criado por funcionários ou prestadores de serviços no decorrer de seu trabalho é de propriedade da empresa.

• Acordos de cessão de invenções: os acordos de cessão de invenções são acordos assinados por funcionários ou prestadores de serviços que estabelecem que quaisquer invenções criadas durante o período de emprego ou contrato pertencem à empresa.

• Contratos de cessão de software:os contratos de cessão de software transferem os direitos de propriedade do software dos desenvolvedores para a empresa.

Acordos de confidencialidade e não-divulgação

Os acordos de confidencialidade e não-divulgação (NDAs) protegem as informações confidenciais de uma empresa, vinculando juridicamente as partes informadas à confidencialidade.

• Acordos de confidencialidade com funcionários: esses acordos proíbem juridicamente que os funcionários divulguem ou usem indevidamente informações confidenciais durante ou após o emprego.

• Acordos de confidencialidade com consultores/prestadores de serviços: proíbem juridicamente que consultores ou prestadores de serviços divulguem ou usem indevidamente qualquer informação confidencial a que tenham acesso durante seu trabalho na empresa.

• Acordos mútuos de não-divulgação: proíbem ambas as partes de divulgar as informações confidenciais da outra. Frequentemente usado durante negociações ou parcerias com outras empresas.

• Acordos de confidencialidade para possíveis investidores: esses acordos proíbem os possíveis investidores de compartilhar informações confidenciais, como planos comerciais ou outros dados confidenciais.

• Acordos de confidencialidade da entrevista de saída: lembram os funcionários que estão saindo da empresa de sua obrigação de não divulgar informações confidenciais da empresa.

• Acordos de não concorrência: acordos usados para evitar que ex-funcionários ou associados entrem em concorrência direta com a empresa. Eles geralmente incluem cláusulas relacionadas à não divulgação de informações confidenciais.

• Contratos de cessão de invenção ou software: os contratos de cessão, que concedem à empresa a propriedade de qualquer invenção ou software criado por funcionários ou prestadores de serviços, geralmente incluem cláusulas de confidencialidade para proteger as informações relacionadas.

Contratos de trabalho e cartas de oferta

Esses documentos definem o relacionamento entre o empregador e o funcionário. Eles determinam funções, responsabilidades e expectativas para os termos do contrato de trabalho.

• Cartas de oferta de emprego: uma carta de oferta de emprego é o documento inicial fornecido a um candidato. Ela descreve os termos da oferta de emprego, incluindo cargo, salário, data de início e outras condições de emprego.

• Contrato de emprego: um acordo de emprego é um contrato mais detalhado que descreve os termos do emprego após a aceitação de uma oferta. Ele inclui responsabilidades do trabalho, remuneração, benefícios, condições de rescisão e obrigações de confidencialidade.

• Acordos de não concorrência: esses acordos restringem os funcionários de entrar em concorrência com a empresa ou trabalhar para um concorrente por um determinado período após a saída da empresa.

• Acordos de não solicitação: impedem que ex-funcionários solicitem clientes ou funcionários da empresa após sua saída.

• Acordos de arbitragem: estipulam que os conflitos trabalhistas serão resolvidos por meio de arbitragem em vez de litígio judicial. Geralmente são incluídos como cláusula nos contratos de trabalho.

• Recibos de reconhecimento do manual do funcionário: estes reconhecem que os funcionários receberam, leram e concordam em cumprir o manual do funcionário da empresa.

• Planos de melhoria de desempenho (PIPs): um PIP descreve áreas específicas em que o desempenho de um funcionário precisa ser melhorado e as metas que ele precisa atingir em um prazo definido.

• Acordos de rescisão: um acordo de rescisão detalha a indenização, os benefícios e qualquer outra compensação que um funcionário tem direito a receber após a rescisão, geralmente em troca de uma liberação de reclamações contra o empregador.

• Acordos de estágio: um acordo de estágio define os termos de um estágio, incluindo a função, as responsabilidades, a duração e qualquer compensação ou crédito fornecido.

Acordos entre acionistas e fundadores

Os acordos entre acionistas e fundadores definem o relacionamento entre os acionistas e a empresa. Eles também detalham as funções, os direitos e as responsabilidades de todas as partes envolvidas, especialmente quando se trata da venda ou transferência de ações.

• Acordos de fundadores: um acordo de fundadores descreve as funções, responsabilidades, participação acionária e outros termos acordados pelos fundadores da empresa. Ele também pode cobrir o que acontece se um fundador deixar a empresa.

• Acordos de acionistas: um acordo de acionistas detalha os direitos e as obrigações dos acionistas, inclusive como as ações podem ser compradas, vendidas ou transferidas, e como serão tomadas as decisões que afetam os acionistas.

• Contratos de compra de ações: um contrato de compra de ações documenta os detalhes de uma venda ou transferência de ações entre a empresa e seus acionistas. Ele inclui o número de ações vendidas, o preço e outros termos da venda.

• Acordos de direitos dos investidores: normalmente usado em negócios de capital de risco, um acordo de direitos dos investidores descreve os direitos de informação dos investidores, direitos de primeira recusa e direitos de venda partilhada.

• Acordos de voto: um acordo de voto especifica como os acionistas votarão suas ações em determinadas questões. É frequentemente usado para garantir que os acionistas fundadores mantenham o controle sobre decisões específicas.

• Acordos de primeira recusa e venda partilhada: esse tipo de acordo dá aos acionistas existentes o direito de comprar ações antes que elas sejam vendidas a uma parte externa (direito de primeira recusa) e permite que os acionistas participem (venda partilhada) se outro acionista vender suas ações.

• Acordos de compra e venda: um acordo de compra e venda estabelece um processo para a compra das ações de um acionista que está deixando a empresa. É frequentemente usado para garantir a continuidade e a estabilidade da empresa.

• Planos de opção de compra de ações: concedem aos funcionários a opção de comprar ações da empresa a um preço definido, e são frequentemente usados como uma ferramenta para atrair e reter talentos.

• Certificados de ações: um certificado de ações é um documento emitido pela empresa que certifica a propriedade de um determinado número de ações da corporação.

• Resolução do conselho de administração que aprova a emissão de ações: registra a decisão do conselho de administração de emitir novas ações e descreve os termos e condições da emissão.

Como economizar ao constituir uma empresa

Embora algumas tarifas de incorporação sejam inevitáveis, é possível reduzir os custos da empresa assumindo internamente o máximo de etapas possível e buscando ajuda profissional quando necessário. Confira algumas estratégias importantes para economizar:

• Incorporação por conta própria: se a estrutura da empresa for simples e houver familiaridade com a documentação, fazer o cadastro de incorporação sem apoio externo pode economizar centenas ou até milhares de dólares em tarifas jurídicas. Existem recursos e guias online que ajudam ao longo do processo.

• Compare serviços de agente registrado: as tarifas de agente registrado variam entre provedores de serviços. Compare preços e ofertas de diferentes empresas para encontrar a melhor opção para as suas necessidades.

• Considere constituir uma LLC: sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) costumam ser mais simples e mais baratas de constituir do que corporações, o que as torna uma opção econômica para pequenas empresas.

• Escolha o local certo: algumas localidades têm tarifas de registro e impostos de franquia mais baixos do que outras. Pesquise diferentes lugares para identificar quais oferecem o ambiente de negócios mais favorável para o seu setor e orçamento. Delaware, por exemplo, é uma escolha popular nos EUA devido à legislação favorável às empresas e às baixas tarifas.

• Aproveite serviços jurídicos online: serviços jurídicos online oferecem pacotes acessíveis que orientam ao longo do processo de incorporação e fornecem modelos dos documentos necessários. Alguns também podem oferecer descontos e promoções para novos clientes. Isso pode ser mais econômico do que contratar um advogado.

• Negocie tarifas profissionais: caso seja necessário contratar um advogado ou contador, negocie as tarifas. Alguns profissionais oferecem descontos para startups ou pequenas empresas.

• Planeje os custos recorrentes: embora economizar nos custos iniciais de incorporação seja importante, considere também despesas contínuas, como tarifas de relatórios anuais, impostos de franquia e tarifas de agente registrado.