Con oltre 2.000 startup costituite negli Stati Uniti nel 2023, è importante che i fondatori conoscano la documentazione legale di cui hanno bisogno per essere operative. Un'adeguata documentazione legale stabilisce la struttura legale dell'attività e gli obblighi fiscali, le responsabilità e i processi decisionali associati, indipendentemente dal fatto che si tratti di una Corporation o di una società a responsabilità limitata (LLC, Limited Liability Company). Senza la giusta struttura, i fondatori potrebbero essere soggetti a responsabilità personale in caso di contestazioni o debiti dell'attività.

I documenti legali definiscono i diritti di proprietà, le relazioni con gli investitori e la tutela della proprietà intellettuale. Specificano i termini di proprietà, le quote di capitale degli investitori, ruoli e responsabilità, prevenendo conflitti tra i fondatori o con gli investitori. Tutelando la proprietà intellettuale attraverso i giusti mezzi legali si salvaguardano le innovazioni e il valore dell'azienda.

I documenti legali consentono alle startup di stabilire e mantenere la conformità legale e normativa. Le startup devono rispettare norme specifiche di settore, leggi sul lavoro e standard di protezione dei dati: una documentazione adeguata garantisce la conformità e aiuta a evitare multe, controversie legali o interruzioni operative.

Inoltre, i documenti legali creano fiducia tra le parti interessate come investitori, clienti e partner, dimostrando l'impegno dell'azienda nei confronti della legalità e della professionalità, che può migliorare la sua reputazione e attrarre maggiori opportunità di business e di investimento.

Riportiamo di seguito una panoramica dei principali documenti legali di cui i fondatori di startup potrebbero aver bisogno durante l'avvio e la gestione di operazioni aziendali negli Stati Uniti.

Contenuto dell'articolo

• Documenti costitutivi e normativi della società
  
• Accordi di cessione della proprietà intellettuale
  
• Accordi di riservatezza e non divulgazione
  
• Contratti di lavoro e lettere di offerta per i dipendenti
  
• Accordi degli azionisti e dei fondatori
  

Documenti costitutivi e normativi della società

I documenti costitutivi e normativi della società rappresentano la spina dorsale della struttura legale e organizzativa di un'azienda. Definiscono il tipo di attività, l'assetto proprietario, lo statuto, le regole interne e le azioni intraprese dal consiglio di amministrazione.

• Atto costitutivo: l'atto costitutivo, che costituisce ufficialmente l'entità aziendale sia che si tratti di una Corporation o di una LLC, riporta le informazioni di base come il nome, lo scopo e la struttura.

• Statuto (per le Corporation) o accordi operativi (per le LLC): questi documenti descrivono in dettaglio le regole interne dell'organizzazione, come ad esempio i ruoli di amministratori e dirigenti, i protocolli delle riunioni e il modo in cui vengono prese le decisioni.

• Verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione: i verbali delle riunioni sono una trascrizione di quanto avviene durante le riunioni tenute dal consiglio di amministrazione e ne documentano le decisioni e le azioni intraprese.

• Accordi degli azionisti: questi accordi delineano i diritti e le responsabilità degli azionisti e comprendono disposizioni relative al trasferimento di azioni e alle modalità con cui vengono prese le decisioni e risolte le contestazioni.

• Certificati azionari: per le Corporation che emettono azioni, i certificati azionari rappresentano la titolarità delle azioni dell'azienda.

• Registrazione dell'EIN (Employer Identification Number): si tratta di un identificativo fiscale federale ottenuto dall'IRS, necessario per dichiarare le imposte, assumere dipendenti e aprire conti bancari aziendali.

• Permessi e licenze commerciali: a seconda del tipo di attività e della località, per operare legalmente potrebbero essere richiesti vari permessi e licenze.

• Accordi dei fondatori: per le startup, questi accordi delineano i ruoli, le responsabilità, la titolarità delle azioni e altri termini concordati dai fondatori.

Accordi di cessione della proprietà intellettuale

Gli accordi di cessione della proprietà intellettuale chiariscono e tutelano la titolarità legale dell'azienda per quanto riguarda i diritti di proprietà intellettuale su brevetti, marchi, copyright e segreti commerciali.

• Cessioni di brevetti: le cessioni di brevetti trasferiscono i diritti delle invenzioni protette da brevetto dagli inventori all'azienda.

• Cessioni di marchi: le cessioni di marchi trasferiscono da persone fisiche all'attività tutti i diritti associati a marchi (ad esempio loghi o nomi di brand).

• Cessioni di copyright: le cessioni di copyright trasferiscono i diritti relativi a opere scritte, musicali, artistiche o di altro tipo dai creatori originali all'azienda.

• Accordi relativi ai segreti commerciali: questi accordi vietano ai dipendenti o agli appaltatori la divulgazione o l'uso improprio di segreti commerciali, definiti come informazioni aziendali preziose e riservate.

• Contratti di lavoro su commissione: i contratti di lavoro su commissione specificano che qualsiasi opera creata da dipendenti o appaltatori nel corso del loro lavoro è di proprietà dell'azienda.

• Accordi di cessione di invenzioni: gli accordi di cessione di invenzioni sono accordi firmati da dipendenti o appaltatori che stabiliscono che qualsiasi invenzione creata durante il loro impiego o contratto appartiene all'azienda.

• Accordi di cessione di software: gli accordi di cessione di software trasferiscono i diritti di proprietà del software dagli sviluppatori all'azienda.

Accordi di riservatezza e non divulgazione

Gli accordi di riservatezza e non divulgazione (NDA, Non Disclosure Agreement) proteggono le informazioni sensibili di un'azienda vincolando giuridicamente alla riservatezza le parti informate.

• Accordi di riservatezza per dipendenti: questi accordi vietano giuridicamente ai dipendenti di divulgare o utilizzare in modo improprio informazioni riservate durante o dopo il loro impiego.

• Accordi di non divulgazione per consulenti/appaltatori: questi accordi vietano giuridicamente a consulenti o appaltatori di divulgare o utilizzare in modo improprio qualsiasi informazione riservata a cui potrebbero avere accesso durante il loro lavoro con l'azienda.

• Accordi reciproci di non divulgazione: questi accordi vietano a entrambe le parti di divulgare le informazioni riservate dell'altra e vengono spesso utilizzati durante trattative o in caso di partnership con altre attività.

• Accordi di non divulgazione per potenziali investitori: questi accordi vietano ai potenziali investitori di condividere informazioni riservate come piani aziendali o altri dati sensibili.

• Accordi di riservatezza per colloqui di uscita: questi accordi ricordano ai dipendenti in uscita il loro obbligo di non divulgare le informazioni riservate dell'azienda.

• Patti di non concorrenza: questi accordi vengono utilizzati per evitare che ex dipendenti o collaboratori entrino in concorrenza diretta con l'azienda e spesso includono clausole relative alla non divulgazione di informazioni sensibili.

• Accordi di cessione di invenzioni o software: gli accordi di cessione, che garantiscono alla società la proprietà di invenzioni o software creati da dipendenti o appaltatori, spesso includono clausole di riservatezza per proteggere le relative informazioni.

Contratti di lavoro e lettere di offerta per i dipendenti

Questi documenti definiscono il rapporto tra datore di lavoro e dipendente e stabiliscono i termini dell'impiego per quanto riguarda ruoli, responsabilità e aspettative.

• Lettere di offerta di lavoro: una lettera di offerta di lavoro è il documento iniziale fornito a un candidato, in cui sono delineati i termini dell'offerta tra cui posizione, stipendio, data di inizio e altre condizioni lavorative.

• Contratti di lavoro: un contratto di lavoro è un accordo più dettagliato che delinea i termini dell'impiego dopo l'accettazione di un'offerta e include responsabilità lavorative, retribuzione, benefit, condizioni di risoluzione e obblighi di riservatezza.

• Patti di non concorrenza: questi accordi impediscono ai dipendenti di entrare in concorrenza con l'azienda o di lavorare per un concorrente per un certo periodo di tempo dopo la loro uscita dall'azienda.

• Accordi di non sollecitazione: questi impediscono agli ex dipendenti di contattare dopo la loro uscita i clienti o i dipendenti dell'azienda.

• Accordi di arbitrato: questi accordi stabiliscono che le contestazioni lavorative saranno risolte tramite arbitrato anziché tramite contenzioso giudiziario e sono spesso inclusi come clausola nei contratti di lavoro.

• Ricevute di accettazione del manuale dei dipendenti: queste attestano che i dipendenti hanno ricevuto, letto e accettato di rispettare il manuale dei dipendenti dell'azienda.

• Piani di miglioramento delle prestazioni: questi piani delineano aree specifiche in cui le prestazioni di un dipendente necessitano di miglioramento e gli obiettivi che devono essere raggiunti entro un determinato periodo di tempo.

• Accordi di fine rapporto: questi accordi specificano dettagliatamente il trattamento di fine rapporto, i benefit ed eventuali altri compensi che un dipendente ha diritto di ricevere al momento della cessazione del rapporto di lavoro, spesso in cambio di rinuncia a rivendicazioni nei confronti del datore di lavoro.

• Contratti di tirocinio: questo tipo di contratto definisce i termini di un tirocinio, tra cui ruolo, responsabilità, durata ed eventuale retribuzione o credito fornito.

Accordi degli azionisti e dei fondatori

Gli accordi degli azionisti e dei fondatori definiscono il rapporto tra gli azionisti e l'azienda, descrivendo in dettaglio i ruoli, i diritti e le responsabilità di tutte le parti coinvolte, in particolare in relazione alla vendita o al trasferimento di azioni.

• Accordi dei fondatori: questi accordi delineano i ruoli, le responsabilità, la partecipazione azionaria e altri termini concordati dai fondatori dell'azienda. Possono anche descrivere quello che accade se un fondatore lascia l'azienda.

• Accordi degli azionisti: in questi accordi si specificano in dettaglio i diritti e gli obblighi degli azionisti, comprese le modalità in cui è possibile acquistare, vendere o trasferire le azioni e come verranno prese le decisioni che riguardano gli azionisti.

• Contratti di acquisto di azioni: un contratto di acquisto di azioni illustra i dettagli di una vendita o di un trasferimento di azioni tra l'azienda e i suoi azionisti, tra cui il numero di azioni vendute, il prezzo e altri termini della vendita.

• Accordi sui diritti degli investitori: in genere utilizzati in operazioni di venture capital, questi accordi delineano i diritti di informazione, di prelazione e di co-vendita degli investitori.

• Accordi di voto: questi accordi specificano come voteranno gli azionisti su determinate questioni e vengono spesso utilizzati per garantire che gli azionisti fondatori mantengano il controllo su decisioni specifiche.

• Accordi di prelazione e co-vendita: questo tipo di accordo attribuisce agli azionisti esistenti il ​​diritto di acquistare le azioni prima che vengano vendute a una parte esterna (diritto di prelazione) e consente agli azionisti di unirsi (co-vendita) se un altro azionista vende le proprie azioni.

• Accordi di acquisto-vendita: un accordo di acquisto-vendita stabilisce una procedura per l'acquisto delle azioni di un azionista in uscita e viene spesso utilizzato per garantire la continuità e la stabilità dell'azienda.

• Piani di stock option: questi concedono ai dipendenti la possibilità di acquistare azioni dell'azienda a un prezzo prestabilito. Sono spesso utilizzati come strumento per attrarre e trattenere talenti.

• Certificati azionari: un certificato azionario è un documento emesso dall'azienda che certifica la titolarità di un certo numero di azioni dell'azienda stessa.

• Delibera del consiglio di amministrazione per l'approvazione dell'emissione di azioni: registra la decisione del consiglio di amministrazione di emettere nuove azioni e delinea i termini e le condizioni dell'emissione.